財務(wù)共享在實(shí)踐中存在問題及優(yōu)化研究

文/湯瑩（海信集團(tuán)財務(wù)共享中心）

一、引言

隨著全球經(jīng)濟(jì)一體化以及自由貿(mào)易的不斷推進(jìn)和國外公司在我國的投資力度日益加大，企業(yè)財務(wù)體系亦在實(shí)踐中不斷得提升和發(fā)展，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)在企業(yè)財務(wù)管理中的作用日益凸顯，如大數(shù)據(jù)、人工智能、云計算等，讓財務(wù)工作發(fā)生了翻天覆地的變化，在提升管理效率的同時，降低了差錯率，讓財務(wù)管理工作得到了優(yōu)化，成為現(xiàn)代企業(yè)管理制度中十分智能化的一環(huán)。伴隨信息化建設(shè)水平的提升，財務(wù)的集約化管理提上了日程，大多數(shù)企業(yè)開始試水財務(wù)共享中心建設(shè)，進(jìn)一步提升財務(wù)管理效率和質(zhì)量。

二、財務(wù)共享概念

財務(wù)共享是財務(wù)管理程序和內(nèi)容的集約化管理，將分散于成員單位、下屬機(jī)構(gòu)的財務(wù)業(yè)務(wù)集中到總部，成立財務(wù)共享中心，完成多層次財務(wù)業(yè)務(wù)。國際財務(wù)共享服務(wù)管理協(xié)會的權(quán)威定義為：“所謂財務(wù)共享服務(wù)，是以流程化處理財務(wù)業(yè)務(wù)為基礎(chǔ)，依托信息技術(shù)，目的是規(guī)范流程，提升流程效率，優(yōu)化組織結(jié)構(gòu)，降低運(yùn)營成本，并以市場化的視角為內(nèi)外部客戶提供專業(yè)化生產(chǎn)式服務(wù)的管理模式?！必攧?wù)共享的前提是信息化建設(shè)的全面覆蓋，將業(yè)務(wù)流程、數(shù)據(jù)、人員和監(jiān)管集中到一起，合理優(yōu)化管理流程，節(jié)約人力，并通過大數(shù)據(jù)分析不斷提升管理效率。在國內(nèi)的財務(wù)共享中心建設(shè)中，已經(jīng)完成了信息化建設(shè)、管理理念提升的環(huán)節(jié)，但在管理手段和創(chuàng)新方面，還存在較大的不足。由此可見，財務(wù)共享理念的施行，其根本目的是降低企業(yè)的管理成本，向管理要效益、要質(zhì)量，并增強(qiáng)企業(yè)在財務(wù)報表、審計監(jiān)督方面的嚴(yán)謹(jǐn)性。

三、企業(yè)財務(wù)共享實(shí)踐發(fā)展現(xiàn)狀簡析

（一）財務(wù)共享組織不斷優(yōu)化

新形勢下由于受到信息技術(shù)創(chuàng)新發(fā)展的影響，商業(yè)模式不斷發(fā)生變革，企業(yè)的組織形式也因發(fā)展階段不同而異。組織形式創(chuàng)新和選擇標(biāo)準(zhǔn)是切合現(xiàn)階段企業(yè)發(fā)展實(shí)際和滿足主要業(yè)務(wù)需求，主旨目的是最大限度地發(fā)揮運(yùn)營潛能和創(chuàng)造運(yùn)營價值。雖然各個公司財務(wù)共享的模式不一，但財務(wù)共享服務(wù)中心實(shí)質(zhì)上由三層架構(gòu)組成，即決策性質(zhì)的戰(zhàn)略財務(wù)、協(xié)同性質(zhì)的業(yè)務(wù)財務(wù)以及記錄和控制性質(zhì)的共享財務(wù)。由于每個公司的戰(zhàn)略目標(biāo)、財務(wù)中心運(yùn)營，集權(quán)/分權(quán)模式、組織架構(gòu)等均不相同，各個公司的財務(wù)共享體系也不同。

（二）業(yè)務(wù)流程不斷完善

財務(wù)共享是對企業(yè)財務(wù)管理流程的顛覆，重新定義了企業(yè)財務(wù)管理的概念，避免了大量重復(fù)核算工作，再加上信息化技術(shù)的運(yùn)用，企業(yè)財務(wù)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和安全性得以提升。從業(yè)務(wù)內(nèi)容上來看，財務(wù)共享涵蓋了資金的全程流動，從業(yè)務(wù)發(fā)生到收支、歸檔、數(shù)據(jù)分析的全過程，讓所有財務(wù)流程集約到一個部門、一套系統(tǒng)、一種數(shù)據(jù)語言中，還能起到更好的監(jiān)管作用。

（三）財務(wù)共享信息化平臺持續(xù)優(yōu)化和改善

財務(wù)共享平臺的建設(shè)與發(fā)展是一個漫長的過程，信息系統(tǒng)一般包含會計核算、費(fèi)用報銷、客戶開票、供應(yīng)商結(jié)算、報表等子系統(tǒng)，各個系統(tǒng)互聯(lián)互通，相互作用，共同支撐和保障獨(dú)立財務(wù)共享服務(wù)中心的有效運(yùn)轉(zhuǎn)和順暢運(yùn)行。財務(wù)共享平臺是企業(yè)實(shí)現(xiàn)財務(wù)共享的重要載體，為了更好地實(shí)現(xiàn)財務(wù)共享，企業(yè)必須在財務(wù)共享平臺加大投入，不斷改造。

（四）企業(yè)財務(wù)共享中心智能化運(yùn)營

財務(wù)共享服務(wù)中心的運(yùn)營管理簡單來說就是保證共享中心輸出的服務(wù)水平，能夠按時、按質(zhì)并在最優(yōu)化的成本下實(shí)現(xiàn)。運(yùn)營管理的服務(wù)定位一般是圍繞高效、低成本，為此向共享中心的團(tuán)隊(duì)提供支持服務(wù)，可以包括：共享中心的運(yùn)營分析、人員管理與培訓(xùn)、績效考核、標(biāo)準(zhǔn)化與流程化、精益管理、信息化、客戶服務(wù)、項(xiàng)目管理、創(chuàng)新孵化等服務(wù)。運(yùn)營智能化是企業(yè)財務(wù)共享中心是否成熟的重要標(biāo)志，由于引入財務(wù)機(jī)器人、大數(shù)據(jù)計算等，目前財務(wù)共享中心基本實(shí)現(xiàn)智能化運(yùn)營，如智能派單、搶單模式、智能績效、風(fēng)險提示、銀企對賬、客服機(jī)器人、AI計算等已運(yùn)用較普遍。

四、財務(wù)共享實(shí)踐中存在的主要問題

（一）組織形式問題

企業(yè)財務(wù)共享中心發(fā)展到一定時期和階段，其組織結(jié)構(gòu)一旦發(fā)生變化將導(dǎo)致與實(shí)際不相適應(yīng)，導(dǎo)致運(yùn)營成本不斷提高。因此，為了適應(yīng)集團(tuán)戰(zhàn)略規(guī)劃發(fā)展，需要不斷促進(jìn)業(yè)務(wù)處理流程的標(biāo)準(zhǔn)化，同時不斷調(diào)整優(yōu)化組織結(jié)構(gòu)。財務(wù)共享的組織形式，既要有整個集團(tuán)組織的集中概念，同時還要在業(yè)務(wù)數(shù)量多、資金流動大、監(jiān)管要求高的部門或區(qū)域，施行財務(wù)專員委派，確保管理不出漏洞。

（二）業(yè)務(wù)流程問題

主要為流程不規(guī)范、不標(biāo)準(zhǔn)和流程效率等問題，集團(tuán)內(nèi)公司普遍存在標(biāo)準(zhǔn)化水平不高的弊端，重復(fù)多余流程也導(dǎo)致客戶體驗(yàn)滿意度不高，同時降低FSSC運(yùn)營效率。以企業(yè)費(fèi)用報銷為例，原來多是人工審核，存在不公正、審批時間和規(guī)則與審批人有關(guān)，不同產(chǎn)業(yè)公司之間標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一等問題。

（三）信息系統(tǒng)風(fēng)險管理

由于財務(wù)共享平臺嚴(yán)重依賴各系統(tǒng)之間的配合，因而對信息系統(tǒng)穩(wěn)定性、業(yè)務(wù)流程標(biāo)準(zhǔn)化和人員配置科學(xué)性要求都非常高，而實(shí)際運(yùn)營中難免有所疏忽，存在信息數(shù)據(jù)丟失毀損和法律法規(guī)方面的風(fēng)險隱患。在提高系統(tǒng)穩(wěn)定性的前提下，還應(yīng)該建立信息化備災(zāi)系統(tǒng)，新出現(xiàn)數(shù)據(jù)自動上傳，修改數(shù)據(jù)即時更新，確保數(shù)據(jù)安全穩(wěn)定。

（四）人員管理問題

企業(yè)管理工作的核心環(huán)節(jié)是“人”，加強(qiáng)人員培訓(xùn)和創(chuàng)新引導(dǎo)，是解決企業(yè)財務(wù)共享理念落地的重要因素。主要表現(xiàn)在以下幾個方面：

一是人員的業(yè)務(wù)能力提升問題，當(dāng)企業(yè)運(yùn)用了財務(wù)共享服務(wù)中心模式后，部分財務(wù)人員遇到新事物難以接受，業(yè)務(wù)熟練程度低，需要進(jìn)一步挖掘和培養(yǎng)人才；

二是新環(huán)境下財務(wù)人員的業(yè)務(wù)能力退化，財務(wù)共享運(yùn)用信息化技術(shù)，大量涉及運(yùn)算、分析等因素的工作學(xué)習(xí)內(nèi)容，讓財務(wù)人員無所適從，難以形成更強(qiáng)大戰(zhàn)斗力。

五、企業(yè)財務(wù)共享服務(wù)中心的優(yōu)化建議

（一）完善組織形式和運(yùn)營方法

對企業(yè)財務(wù)共享服務(wù)中心的建設(shè)來說，在不同的發(fā)展時期具有不同的特點(diǎn)，應(yīng)當(dāng)不斷創(chuàng)新財務(wù)共享的組織構(gòu)架，這是十分必要的內(nèi)容。當(dāng)財務(wù)共享服務(wù)中心草創(chuàng)之初，屬于業(yè)務(wù)和人員的整合時期，需要加強(qiáng)內(nèi)部溝通、制度建設(shè)，應(yīng)對可能發(fā)生的管理危機(jī)，管理人員應(yīng)當(dāng)利用溫和的管理方式，讓各層級的財務(wù)管理人員了解共享中心理念，加深管理優(yōu)化對企業(yè)發(fā)展的積極作用。尤其在國有企業(yè)中，加強(qiáng)前期籌備能夠起到事半功倍的作用。國有企業(yè)管理人員存在效率低、安于現(xiàn)狀等問題，大規(guī)模的改革勢在必行，但如果一步到位往往影響全員的工作積極性，觸及一部分人的切身利益，這種情況下如果冒進(jìn)，就會造成管理團(tuán)隊(duì)的不穩(wěn)定，因此需要循序漸進(jìn)優(yōu)化財務(wù)管理流程，逐漸提高財務(wù)共享理念的落實(shí)，減輕各方面的阻力。

對已經(jīng)建立管理制度和共享中心的企業(yè)而言，需要進(jìn)一步完善內(nèi)部組織形式，提高管理水平，搭建起財務(wù)共享服務(wù)中心的基本組織構(gòu)架，并能夠持續(xù)更新組織結(jié)構(gòu)，做好人員分工和組織劃分。

到了獨(dú)立運(yùn)營階段，財務(wù)共享服務(wù)中心已經(jīng)成為穩(wěn)定的業(yè)務(wù)流程，并積累了豐富經(jīng)驗(yàn)和大量財務(wù)數(shù)據(jù)，并在企業(yè)對內(nèi)對外的財務(wù)工作中發(fā)揮出積極作用，此時要提倡管理創(chuàng)新，從財務(wù)大數(shù)據(jù)分析中尋找創(chuàng)新點(diǎn)，利用分析結(jié)論尋找企業(yè)健康發(fā)展的動力。

（二）加強(qiáng)財務(wù)共享服務(wù)風(fēng)險管理

財務(wù)共享服務(wù)工作的廣泛應(yīng)用，必須要持續(xù)更新財務(wù)管理系統(tǒng)的技術(shù)基礎(chǔ)，創(chuàng)新管理思路，確保在財務(wù)共享服務(wù)中心打好技術(shù)基礎(chǔ)和管理理念基礎(chǔ)。目前發(fā)展迅速的區(qū)塊鏈技術(shù)，應(yīng)該成為財務(wù)管理的重要基礎(chǔ)，構(gòu)成企業(yè)獨(dú)特的區(qū)塊鏈結(jié)構(gòu)，同時財務(wù)管理人員要將財務(wù)共享服務(wù)中心的建設(shè)，當(dāng)成核心業(yè)務(wù)來抓，不斷優(yōu)化內(nèi)部操作流程和管理邏輯。

（三）實(shí)現(xiàn)流程自動化、智能化

通過流程自動化、智能化可以對流程進(jìn)行重新審視，從根本上解決標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一，大量重復(fù)流程問題。根據(jù)財務(wù)共享管理專家們的溝通，總結(jié)體系化的流程自動化、智能化設(shè)計可以參考如下步驟：原有流程的理解與簡化、工作重排與數(shù)字化、流程自動化整合、優(yōu)化人工。

首先，最重要的就是要理解最初的流程的管理要求，梳理原來的流程需要到一線具體觀察真實(shí)的流程，發(fā)現(xiàn)其中的問題、管控點(diǎn)，挖掘其中可以提升效率、標(biāo)準(zhǔn)化的環(huán)節(jié)。

工作流程重新編排，結(jié)合數(shù)字化可以思考兩個方面，一個是工作相關(guān)中產(chǎn)生的數(shù)據(jù)，變成結(jié)構(gòu)化的數(shù)字?jǐn)?shù)據(jù)，即收集的環(huán)節(jié)自動化，而后智能化；一個是工作流在線上、異地或不需要人工但包含管控要求的操作方式，即處理數(shù)據(jù)自動化、應(yīng)用數(shù)據(jù)智能化。

當(dāng)流程已經(jīng)實(shí)現(xiàn)數(shù)字化，就可以把相關(guān)的流程進(jìn)行整合，已實(shí)現(xiàn)數(shù)字化的子流程進(jìn)行自動化改造、整合進(jìn)一步推動流程的自動化。

（四）解決財務(wù)共享工作人員流失問題

（1）完善企業(yè)員工晉升通道，打通集團(tuán)戰(zhàn)略財務(wù)、業(yè)務(wù)支持財務(wù)及財務(wù)共享中心；財務(wù)共享中心因其獨(dú)特性質(zhì)，現(xiàn)因科學(xué)不斷進(jìn)步，傳統(tǒng)記賬會計已逐漸消失，共享中心財務(wù)人員更多是執(zhí)行操作相應(yīng)規(guī)則，隨著規(guī)則不斷代碼化，人工干預(yù)越來越少，所應(yīng)用財會知識并不需很全面。建議開放企業(yè)不同會計角色，有助于骨干級員工穩(wěn)定。（2）加強(qiáng)數(shù)字、流程化、項(xiàng)目管理等能力培養(yǎng)，現(xiàn)代化財務(wù)共享中心對員工不僅要求具備財會知識，也要求有項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)能力，能不斷完善優(yōu)化現(xiàn)有流程，在數(shù)字化時代，也要求員工能積極運(yùn)用數(shù)字化工具，通過大數(shù)據(jù)分析發(fā)現(xiàn)并找到問題。（3）豐富員工文化生活，提高其歸屬感；財務(wù)工作人員因工作性質(zhì)原因，存在每月底月初加班嚴(yán)重等現(xiàn)象，共享中心普遍存在女員工占比高現(xiàn)象，公司可多組織員工活動，豐富員工文化，如舉辦員工生日會、婦女節(jié)、母親節(jié)、兒童節(jié)等節(jié)日活動，增加員工歸屬感；也加大女員工福利待遇，如提供哺乳室、員工休息室、健身房、補(bǔ)妝間等，充分體現(xiàn)對女員工關(guān)懷。

（五）提升中小企業(yè)財務(wù)共享的接受度

目前財務(wù)共享理念的時間，主要集中在大型企業(yè)集團(tuán)，在中小型企業(yè)的管理者，受限于業(yè)務(wù)量、資金量和管理不完善等因素，大多數(shù)中小企業(yè)尚未考慮財務(wù)共享服務(wù)中心的運(yùn)用。伴隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的應(yīng)用，中小企業(yè)的財務(wù)管理也逐漸升級，具備了信息化融合的條件，政府有關(guān)部門及行業(yè)協(xié)會，應(yīng)該推動財務(wù)共享的拓展，加大對技術(shù)和管理培訓(xùn)的投入，鼓勵企業(yè)深研財務(wù)共享對企業(yè)的推動作用，并開發(fā)適用于不同行業(yè)的財務(wù)共享管理軟件，創(chuàng)造良好的基礎(chǔ)條件。

六、總結(jié)與展望

信息化的優(yōu)勢在于解放人力，提高工作效率，而財務(wù)共享中心在大型企業(yè)財務(wù)管理工作中的作用，不僅僅是信息化的便利，也讓財務(wù)管理工作進(jìn)一步集約化，從工作手段升級轉(zhuǎn)化到管理理念的升級。企業(yè)的財務(wù)人員不應(yīng)該僅僅是與數(shù)字打交道，還應(yīng)該利用大數(shù)據(jù)分析等創(chuàng)新技術(shù)和理念，將數(shù)字轉(zhuǎn)化為企業(yè)發(fā)展的建議，為企業(yè)規(guī)避風(fēng)險、尋求發(fā)展之路提供指導(dǎo)。