國有企業(yè)人事檔案信息化管理現(xiàn)狀分析及對策研究

文/趙云華（內(nèi)蒙古昆明卷煙有限責(zé)任公司）

信息化、智能化在不斷發(fā)展，而且逐步應(yīng)用到各行各業(yè)中，在人事檔案管理工作中也不例外，信息技術(shù)也為人事檔案管理提供了新的思路和可能性，人事檔案管理的效率明顯提高，加強國有企業(yè)人事檔案管理是大勢所趨，能夠有效解決傳統(tǒng)管理方式的弊端和不足，實現(xiàn)人事檔案管理的優(yōu)化。

一、國有企業(yè)人事檔案管理的現(xiàn)狀及存在問題

（一）人事檔案管理理念不強、管理模式落后

當(dāng)前，國有企業(yè)人事檔案管理仍然以紙質(zhì)檔案材料為主，這種檔案管理模式下管理的效率不高，而且效果也不好，檔案不能及時更新，提檔入檔循環(huán)時間長等，這些都是傳統(tǒng)的手工檔案管理模式的不足。與此同時，傳統(tǒng)的管理模式容易出現(xiàn)管理漏洞，導(dǎo)致大量的人力、物力、財力被耗費，人事檔案管理效率低下。此外，國有企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)不夠重視人事檔案管理工作，并沒有認(rèn)識到人事檔案管理對于企業(yè)的重要性，有關(guān)規(guī)定只是流于表面，只將人事檔案的完整性和保密性工作作為重中之重，認(rèn)為人事檔案只是個人材料的不斷累積，并沒有對人事檔案進(jìn)行系統(tǒng)化管理，檔案信息利用率低下。

（二）人事檔案信息化建設(shè)技術(shù)水平不高

信息技術(shù)以及系統(tǒng)的建設(shè)是國有企業(yè)人事檔案管理信息化建設(shè)的重要前提和基礎(chǔ)，但是當(dāng)前其信息化建設(shè)的技術(shù)水平不高。一方面是信息安全問題沒有辦法完全避免。信息化管理能夠極大地提高管理效率，但國有企業(yè)的部分信息對保密性和安全性要求比較高，黑客以及病毒危機會影響人事檔案的信息化，國有企業(yè)在這方面的研究還需要進(jìn)一步加強。另一方面，檔案信息化管理過程中應(yīng)該有效利用信息技術(shù)進(jìn)行信息的收集和處理等，實現(xiàn)人力資源的優(yōu)化利用。但是目前對人事檔案的信息化管理大多還是停留在信息輸入等初始環(huán)節(jié)，深入應(yīng)用水平不高。

（三）人事檔案管理體制不完善

國有企業(yè)人事檔案管理體制是基于之前的發(fā)展所形成的，與當(dāng)前的發(fā)展形勢以及信息化的發(fā)展趨勢不相適應(yīng)，一些規(guī)定并沒有與時俱進(jìn)，管理制度、工作方法以及工作形式等仍然遵循20世紀(jì)出臺的管理條例，并不適應(yīng)當(dāng)前的人事管理。而且隨著社會的發(fā)展，國有企業(yè)人事檔案管理也出現(xiàn)了新的問題，需要建立新的規(guī)范制度和管理體制規(guī)范管理，推進(jìn)國有企業(yè)人事檔案管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。

二、國有企業(yè)人事檔案信息化管理建設(shè)的對策建議

（一）加強人事檔案管理人員隊伍建設(shè)，提高管理人員素質(zhì)

在加強國有企業(yè)人事檔案信息化管理中需要重視檔案管理人員隊伍的建設(shè)，要基于信息化管理的要求提高其綜合素質(zhì)以及信息技術(shù)的應(yīng)用能力，只有這樣才能適應(yīng)信息化管理的需要。與此同時，國有企業(yè)還應(yīng)該定期組織培訓(xùn)與考核，使檔案管理人員的工作技能與時俱進(jìn)。此外，檔案管理人員還需要具備一定的政治素養(yǎng)，這對于國有企業(yè)而言是十分重要的，要有安全意識，確保國有企業(yè)檔案管理的安全性以及保密性。

（二）建立人事檔案管理信息系統(tǒng)，推動資源共享

人事檔案的信息化管理是基于信息系統(tǒng)完成的，這就需要建設(shè)信息管理網(wǎng)絡(luò)，建立一個功能全面的檔案信息系統(tǒng)，切實推動檔案管理的信息化以及電子化，不斷深入應(yīng)用計算機以及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，實現(xiàn)人事檔案的信息化管理和數(shù)據(jù)化管理，提高管理效率。而且，信息系統(tǒng)的建立能夠?qū)崿F(xiàn)人事檔案的動態(tài)管理，便于及時更新和完善人事檔案信息，有利于優(yōu)化人才選用機制，使得人力資源管理水平提高。

（三）優(yōu)化人事檔案管理制度，實現(xiàn)管理規(guī)范化

人事檔案管理制度的優(yōu)化和完善為國有企業(yè)的人事檔案信息化管理提供了制度保障，使得人事檔案管理工作更加規(guī)范，避免了不當(dāng)行為。人事檔案管理制度要根據(jù)信息化管理的需要以及新的發(fā)展形勢而進(jìn)行內(nèi)容的完善，制度的內(nèi)容更加全面，而且更加規(guī)范嚴(yán)謹(jǐn)，避免制度管理的漏洞。而且人事檔案管理制度能夠為管理人員提供行為依據(jù)和規(guī)范，使得其不斷規(guī)范自身的管理行為，使檔案管理進(jìn)一步優(yōu)化。此外，在優(yōu)化制度的過程中還需要明確權(quán)限與責(zé)任，確保人事檔案信息的安全性。

（四）完善人事檔案管理安全標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案信息安全

人事檔案信息化管理需要重視信息的安全，通過采取相應(yīng)的舉措推動人事檔案信息化管理的穩(wěn)步推進(jìn)。首先要對人事檔案的安全標(biāo)準(zhǔn)有所了解，嚴(yán)格按照有關(guān)保密規(guī)定確保內(nèi)部材料的安全。其次，則需要加強網(wǎng)絡(luò)安全建設(shè)，這是人事檔案信息化管理發(fā)展或者進(jìn)行電子資料管理的重點所在，需要通過防護(hù)墻的加強等措施避免人事檔案信息出現(xiàn)泄露。最后，要對安全管理的條例進(jìn)行健全，尤其是關(guān)于信息化的相關(guān)管理內(nèi)容，確保制度與信息化建設(shè)相適應(yīng)，確保人事檔案的信息安全。

三、結(jié)語

國有企業(yè)人事檔案管理工作面臨著許多新的需求，加快人事檔案的信息化建設(shè)和管理是必然趨勢，通過一系列措施優(yōu)化人事檔案信息化管理建設(shè)，避免人事檔案管理安全問題的出現(xiàn)，有效提高人事檔案管理的效率和質(zhì)量，實現(xiàn)國有企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。