辦公室工作管理的精細(xì)化方案

文/譚湘波（益陽市赫山區(qū)歐江岔鎮(zhèn)中心衛(wèi)生院）

辦公室是現(xiàn)代企業(yè)的重要組成部分，辦公室管理工作的質(zhì)量，直接影響著領(lǐng)導(dǎo)的決策合理性與科學(xué)性。高效且有序的辦公室管理工作，能夠促進(jìn)多部門之間的合作，保持信息實(shí)時交流、互動，提升工作質(zhì)量與效率，也是促進(jìn)企業(yè)發(fā)展的基礎(chǔ)保障。隨著現(xiàn)代市場經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，辦公室工作內(nèi)容不斷增加，精細(xì)化、專業(yè)化要求也在逐步提升。辦公室工作管理需要結(jié)合市場環(huán)境及企業(yè)現(xiàn)狀，不斷改進(jìn)與創(chuàng)新工作管理方式，進(jìn)而更好地適應(yīng)工作要求，發(fā)揮辦公室工作管理價(jià)值。文章將根據(jù)當(dāng)前辦公室工作管理的現(xiàn)狀進(jìn)行分析，提出精細(xì)化管理的方案與建議，希望能夠?qū)ο嚓P(guān)工作有參考作用。

一、辦公室工作管理的現(xiàn)存問題分析

（一）管理理念相對落后

精細(xì)化管理是辦公室工作發(fā)展的必然趨勢，結(jié)合當(dāng)前辦公室工作管理的現(xiàn)狀而言，多存在職工精細(xì)化管理理念認(rèn)知不足，管理理念比較落后等問題[1]。在這種情況下，直接影響著精細(xì)化方案的執(zhí)行效果。每一位辦公室工作人員均需要堅(jiān)持細(xì)節(jié)控制的理念，強(qiáng)化自身的責(zé)任意識，進(jìn)而全面提升辦公室工作管理的質(zhì)量。

（二）崗位責(zé)任不夠清晰

辦公室崗位設(shè)置較多，不同的崗位具有不同工作職能與責(zé)任。在緊密配合的方式下，有助于提升工作效率與質(zhì)量[2]。但是基于當(dāng)前辦公室工作管理的情況來看，多存在崗位責(zé)任不夠清晰的問題，很多崗位的權(quán)責(zé)交叉、重疊，而一些崗位存在空缺或者頂職的情況。辦公室崗位責(zé)任不夠清晰，在面對問題時，則易于出現(xiàn)相互推卸責(zé)任的情況，影響具體工作開展的效果。

（三）管理制度不夠完善

辦公室日常工作量較大，面對的事物繁雜，突發(fā)性問題較多，需要做好日常管理工作。以完善的管理制度，約束每一位職工的行為，確保各類工作與事物處理的質(zhì)量。但是縱觀當(dāng)前辦公室工作管理現(xiàn)狀，多存在管理制度不夠完善的問題。很多工作人員的突發(fā)問題應(yīng)對能力較差，整體素質(zhì)有待提升。

二、辦公室工作精細(xì)化管理的措施

（一）強(qiáng)化認(rèn)知能力，落實(shí)工作細(xì)節(jié)

辦公室工作繁雜，精細(xì)化管理有利于提升辦公室工作管理質(zhì)量，規(guī)范工作秩序，提升職工工作的積極性，創(chuàng)設(shè)良好的工作環(huán)境。在現(xiàn)代辦公室管理期間，首先企業(yè)管理人員、辦公室管理人員需要強(qiáng)化對精細(xì)化管理的重視程度，積極學(xué)習(xí)精細(xì)化管理的內(nèi)容、執(zhí)行方法等，學(xué)習(xí)與借鑒優(yōu)秀企業(yè)的管理經(jīng)驗(yàn)?；谌忠暯牵治鼍?xì)化理念在辦公室管理中應(yīng)用的價(jià)值與方法，并加強(qiáng)管理工作細(xì)節(jié)的監(jiān)管。

其次，需要強(qiáng)化每一位辦公室職工的精細(xì)化管理意識。比如定期開展專題知識講解活動，介紹精細(xì)化管理的內(nèi)容、操作方式等等。嚴(yán)格規(guī)范辦公室工作流程，加強(qiáng)細(xì)節(jié)內(nèi)容的檢查核對，降低不良問題發(fā)生率。

（二）清晰崗位責(zé)任，加強(qiáng)信息交流

辦公室工作的精細(xì)化管理，需要基于具體的工作內(nèi)容、要求等，制定明確的崗位責(zé)任，引入“權(quán)責(zé)分明”的管理制度。讓每一位職工均能夠清晰其具體的工作責(zé)任、內(nèi)容及要求等，保持認(rèn)真、負(fù)責(zé)的工作狀態(tài)。

辦公室的職能具體包含參謀職能、協(xié)調(diào)職能及服務(wù)職能等，需要為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者提供科學(xué)數(shù)據(jù)、準(zhǔn)確信息及意見，協(xié)調(diào)各個部門之間的關(guān)系，且為各個部門服務(wù)。在具體的辦公室工作中，需要制定程序簡潔、目標(biāo)明確的工作流程。根據(jù)具體工作內(nèi)容，合理安排崗位人員數(shù)量，且對其專業(yè)能力進(jìn)行崗前測評。在具體的工作過程中，每一位職工均需要嚴(yán)格按照工作流程開展工作[3]。在確保自身崗位工作質(zhì)量的同時，還需要加強(qiáng)與其他部門之間的交流，做好數(shù)據(jù)交流與互動，為辦公室工作的精細(xì)化管理奠定良好基礎(chǔ)。

（三）完善管理制度，健全考評體系

完善的辦公室工作管理制度，可為精細(xì)化方案的深入、持續(xù)應(yīng)用提供保障。企業(yè)需要根據(jù)辦公室工作的內(nèi)容與要求，完善相關(guān)管理制度。比如可以建立健全檔案與資料規(guī)范管理制度、會議信息管理制度等等。同時可以根據(jù)信息時代的特征，構(gòu)建定期人才培養(yǎng)計(jì)劃，落實(shí)內(nèi)部培育制度等等。引入信息化技術(shù)的應(yīng)用方式，強(qiáng)化職工的信息化操作能力。同時，還需要制定相關(guān)的考核制度，以量化、定期考核的方式，對辦公室職工的工作質(zhì)量、能力等進(jìn)行測評[4]。引入激勵機(jī)制，給予工作狀態(tài)較好的職工嘉獎，對工作質(zhì)量較差的職工處罰。將考核結(jié)果與職工績效、晉升資格等相互關(guān)聯(lián)，創(chuàng)設(shè)積極、向上的辦公室工作環(huán)境。

三、小結(jié)

現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展中，需要強(qiáng)化對精細(xì)化管理的重視程度，將其靈活融入到辦公室工作管理中，提升工作的質(zhì)量與效率，明確辦公室工作管理內(nèi)容與責(zé)任，完善相關(guān)管理制度，為企業(yè)的發(fā)展奠定良好基礎(chǔ)。