淺析以檔案管理科學化促進機關(guān)管理高效化——政協(xié)壤塘縣委員會辦公室

文/胥綠翠（政協(xié)壤塘縣委員會辦公室）

檔案管理是管理政府機構(gòu)的重要組成部分。只有勇于面對各種挑戰(zhàn)，我們才能提高檔案管理的科學水平，并為持續(xù)改進檔案信息化作出貢獻。只有這樣，我們才能適應社會發(fā)展和檔案管理的要求，促進機關(guān)有效管理，使機構(gòu)和部門更好地為全面建設小康社會服務。

一、檔案管理科學化概念

（1）檔案目錄數(shù)據(jù)庫建設。檔案目錄數(shù)據(jù)庫的建設相對較早地在政府機構(gòu)中進行，并且在許多城市機構(gòu)中都有先例，并且已被廣泛使用。數(shù)據(jù)庫開發(fā)和構(gòu)建可以執(zhí)行諸如在線請求和目錄下載之類的功能，但是使用該功能系統(tǒng)的速度不是很高，并且不主要。這項工作尚未被許多組織開發(fā)，這是歸檔計算機化工作的主要內(nèi)容。（2）共享型目錄中心建設。可以在數(shù)據(jù)庫的基礎上實現(xiàn)新的發(fā)展。研發(fā)過程可以通過VPN技術(shù)進行。由于該技術(shù)是基于原始文件目錄的數(shù)據(jù)庫開發(fā)的，因此它實現(xiàn)了請求文件數(shù)據(jù)的高效功能，這是另一項開發(fā)。（3）電子文件歸檔。管理和存儲電子檔案是建立機構(gòu)檔案的重要核心。這類工作主要是通過電子文件中心創(chuàng)建文件填充分類系統(tǒng)，以及存儲和連接系統(tǒng)中接收到的數(shù)據(jù)和信息。在網(wǎng)絡環(huán)境中實現(xiàn)電子文檔的檔案管理，并快速、輕松地實現(xiàn)文件管理和按需工作的目標。

二、檔案管理工作中存在的問題

（一）不重視檔案管理工作

如今，許多部門都很少關(guān)注檔案管理，而沒有意識到檔案是非常重要的信息資源。這些工作人員的職位不固定，知識不完善，薪水低于其他部門。所有這些嚴重影響了檔案工作的發(fā)展。

（二）檔案的管理模式落后

目前，該組織的檔案部門存儲檔案，但是檔案部門已經(jīng)關(guān)閉，而且混亂不堪。但是，大多數(shù)文檔管理者尚未接受過正式培訓，并且他們對文檔管理的知識是有限的。文件管理主要采用信袋式，不利于文件的獲取和使用。

（三）檔案管理科學化水平低下

隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展，辦公自動化和電子文檔等新主題不斷涌現(xiàn)，導致檔案格式的重大變化。從編制到修訂和發(fā)布，文檔都是由計算機完成的，并且易于復制，因此，最能反映文檔原始記錄的表單功能不再存在。與諸如容易損壞電子文件之類的缺點相比，紙質(zhì)文件相對安全且穩(wěn)定。因此，利用現(xiàn)代信息技術(shù)解決電子文件原始信息的長期保存和穩(wěn)定問題，還有很長的路要走。

三、檔案管理科學化的對策

檔案的科學管理要求檔案管理與時俱進。要建立科學的檔案管理機制，完善檔案管理，提高代理管理效率?？梢圆扇∫韵聝蓚€對策：

（一）國家政府政策

（1）為了不斷完善和制定公開的檔案法規(guī)，行政部門應積極加強檔案執(zhí)法隊伍的建設、監(jiān)督和領(lǐng)導。地方政府應將檔案用于行政執(zhí)法檢查，還可以通過創(chuàng)建諸如《檔案法》之類的月份并利用現(xiàn)代媒體（例如電視和報紙）來進行標準化檔案活動，從而積極促進檔案的創(chuàng)建。（2）對于模型主動建模，我們可以獲得先進和落后的方法。首先，選擇一些在檔案活動中取得卓越成就的示范單位，以他們?yōu)榘駱?，向他們學習，并促進檔案管理工作。（3）持續(xù)的業(yè)務培訓和領(lǐng)導能力。檔案管理部要采取積極措施。一方面，有必要組織培訓，以傳遞有關(guān)檔案工作的基礎知識，提高檔案工作者的專業(yè)素質(zhì)，并更好更快地執(zhí)行檔案管理工作。認識機構(gòu)和部門，進行現(xiàn)場指導和培訓，并利用各種機會在各個部門進行現(xiàn)場指導和培訓。（4）文檔中介服務可以通過文件社會化服務的形式滿足案例管理、代理和案例管理等服務的要求，因此積極提供文件中介服務至關(guān)重要。為了執(zhí)行諸如存儲、托管和文件管理之類的服務，必須將文件中介用作平臺。

（二）機關(guān)單位本身

（1）要加強檔案人員的檔案意識，在檔案工作建設中牢固樹立這一觀念，提高檔案人員的檔案意識，增強實效意識。（2）創(chuàng)建科學的文件管理機制。對于文件管理機制而言，及時完整地收集文件是最重要的。如果文檔管理只是一種形成趨勢而不能保證業(yè)務需求，那么即使它做得很好也很完美，但也毫無用處，效率低下并且沒有實際價值。（3）現(xiàn)代信息方法應科學使用。管理檔案的一部分應該是構(gòu)建合理數(shù)量的信息，充分利用大型計算機存儲的優(yōu)勢和快速的檢索速度，并繼續(xù)開發(fā)適合計算機檢索和存儲檔案的方法。

四、結(jié)束語

加強檔案館管理體系是一項至關(guān)重要的任務，也是檔案相關(guān)部門的新課題。每個部門特別是檔案管理部門，都應從戰(zhàn)略角度重視和加強機構(gòu)檔案管理，以促進機構(gòu)的有效管理。