新醫(yī)改背景下醫(yī)院檔案管理改進(jìn)思路探討

文/鄭志濤 于海洋 宋永麗（齊齊哈爾市第一醫(yī)院）

醫(yī)院檔案管理內(nèi)容既包含醫(yī)務(wù)人員檔案和醫(yī)院醫(yī)療服務(wù)檔案，同時(shí)也包含了患者就診檔案。因此，醫(yī)院檔案管理的規(guī)范性和科學(xué)性能夠直接影響到醫(yī)院各項(xiàng)工作的順利開(kāi)展。在如今新醫(yī)改背景下，我國(guó)醫(yī)院檔案管理工作需要結(jié)合時(shí)代發(fā)展潮流進(jìn)行改進(jìn)。

一、醫(yī)院檔案管理改進(jìn)的意義

醫(yī)院的檔案管理對(duì)醫(yī)院開(kāi)展醫(yī)療服務(wù)、后勤安排工作都有著重要的參考意義。目前在信息技術(shù)和大數(shù)據(jù)處理技術(shù)發(fā)展背景下，電子信息數(shù)據(jù)已經(jīng)逐漸取代了醫(yī)院手工病例填寫(xiě)，同時(shí)醫(yī)院醫(yī)療人員也開(kāi)始擺脫復(fù)雜的手寫(xiě)報(bào)告，醫(yī)生可以通過(guò)電子檔案對(duì)病人跟蹤觀察，為醫(yī)療工作人員節(jié)省了大量的時(shí)間。電子檔案的出現(xiàn)提高了病人信息的傳輸速率，加強(qiáng)了醫(yī)院內(nèi)部信息的共享。病人也可以從網(wǎng)上進(jìn)行掛號(hào)，提高醫(yī)院的工作效率。檔案信息庫(kù)的建立在一定程度上促進(jìn)了信息無(wú)紙化工作的開(kāi)展。醫(yī)院利用計(jì)算機(jī)對(duì)病人的信息調(diào)查、采集、整理以及歸納，可以節(jié)省醫(yī)院人力資源。

二、醫(yī)院檔案管理現(xiàn)狀

（1）檔案管理制度缺乏。我國(guó)部分醫(yī)院缺乏完善的檔案管理制度，導(dǎo)致檔案管理人員對(duì)檔案管理工作隨性為之。醫(yī)院工作人員查閱檔案沒(méi)有相應(yīng)的申請(qǐng)手續(xù)，可隨時(shí)查閱檔案，沒(méi)有對(duì)應(yīng)的檔案監(jiān)管制度，容易造成醫(yī)院機(jī)密和病人的病例信息泄露。甚至由于檔案管理制度的缺乏，醫(yī)院沒(méi)有明確檔案管理工作的責(zé)任，出現(xiàn)檔案記錄不規(guī)范和不準(zhǔn)確現(xiàn)象。（2）檔案管理工作人員專業(yè)素質(zhì)水平較低。在我國(guó)傳統(tǒng)醫(yī)院管理工作理念的影響下，大部分醫(yī)院缺乏專業(yè)的檔案管理人員。目前在職的部分檔案管理人員不具備相應(yīng)的專業(yè)知識(shí)，同時(shí)在進(jìn)行檔案管理工作的過(guò)程中，醫(yī)院也未對(duì)檔案管理人員進(jìn)行技能培訓(xùn)。因此造成開(kāi)展檔案管理工作中會(huì)遇到很多困難，嚴(yán)重影響檔案工作的開(kāi)展。另外存在部分檔案管理工作人員對(duì)工作的重要性認(rèn)知不到位，缺乏責(zé)任心和提高工作水平的學(xué)習(xí)精神，做不到與時(shí)俱進(jìn)學(xué)習(xí)現(xiàn)代化檔案管理技術(shù)。（3）檔案管理工作資金投入過(guò)少。檔案管理工作要實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化和科學(xué)化，需要投入大量的資金，引進(jìn)先進(jìn)的設(shè)備和高素質(zhì)的人才，但是醫(yī)院在進(jìn)行管理過(guò)程中由于對(duì)檔案管理工作不夠重視，所以在資金投入方面嚴(yán)重不足。首先由于資金的不足，無(wú)法引進(jìn)現(xiàn)代化的辦公設(shè)備，無(wú)法實(shí)現(xiàn)高效率和現(xiàn)代化的信息處理。其次，檔案的保存對(duì)環(huán)境具有一定要求，特別是一些以前紙質(zhì)的檔案保存需要一定的物理空間進(jìn)行存放，對(duì)于空氣溫度、濕度以及防水功能都有著一定的要求，一個(gè)完善的檔案管理環(huán)境是檔案保存的最基礎(chǔ)工作。最后是引進(jìn)高素質(zhì)的管理工作人員需要資金的投入，對(duì)現(xiàn)有的檔案管理人員進(jìn)行技能培訓(xùn)也需要資金投入，資金的缺乏造成無(wú)法建立一個(gè)高素質(zhì)檔案管理人力隊(duì)伍。

三、新醫(yī)改背景下醫(yī)院檔案管理改進(jìn)策略

（1）完善檔案管理制度。在新醫(yī)改不斷深入發(fā)展推動(dòng)下，我國(guó)醫(yī)院在檔案管理方面進(jìn)行了完善和改進(jìn)，針對(duì)以前檔案管理制度出現(xiàn)缺漏的問(wèn)題，開(kāi)始通過(guò)分析當(dāng)前醫(yī)院管理整體情況，不斷完善相應(yīng)的檔案管理制度。制度的完善和改進(jìn)要從醫(yī)院管理日常工作中出發(fā)，首先要明確醫(yī)院檔案管理的范圍，其次要明確檔案管理的負(fù)責(zé)人。檔案管理人員要充分利用大數(shù)據(jù)處理技術(shù)和信息技術(shù)構(gòu)建信息數(shù)據(jù)庫(kù)，可以通過(guò)電子備份和掃描錄入的方式，形成完整的電子檔案，然后根據(jù)科學(xué)和固定編排原則對(duì)檔案進(jìn)行編制目錄。（2）加強(qiáng)醫(yī)院各部門(mén)的交流。由于醫(yī)院檔案管理工作所牽涉的內(nèi)容較為廣泛，所以在進(jìn)行醫(yī)院檔案管理時(shí)，往往是由多個(gè)部門(mén)共同開(kāi)展的。如果各部門(mén)之間缺乏交流和溝通，會(huì)阻礙檔案管理工作的開(kāi)展。加強(qiáng)醫(yī)院各部門(mén)之間的交流能夠及時(shí)發(fā)現(xiàn)醫(yī)院檔案管理中出現(xiàn)的問(wèn)題，然后進(jìn)行改正，此舉可以保障檔案管理工作規(guī)范性和準(zhǔn)確性。（3）加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)的培訓(xùn)。檔案管理人員是檔案管理工作的主要責(zé)任承擔(dān)者，其專業(yè)素質(zhì)水平能夠直接影響到工作的開(kāi)展。因此，醫(yī)院要對(duì)即將入職的管理人員進(jìn)行系統(tǒng)的培訓(xùn)，幫助他們對(duì)檔案管理工作有一個(gè)全面的了解，能夠更快地融入工作中。此外，對(duì)于一些醫(yī)院檔案管理老員工也要經(jīng)常的進(jìn)行專業(yè)素質(zhì)培訓(xùn)，讓這些老員工能夠跟上時(shí)代的發(fā)展，學(xué)習(xí)檔案管理專業(yè)新知識(shí)。此外，醫(yī)院也可以建立檔案管理獎(jiǎng)懲制度。對(duì)工作中表現(xiàn)優(yōu)異的人員可以進(jìn)行物質(zhì)獎(jiǎng)。對(duì)工作中不認(rèn)真的工作人員要及時(shí)地溝通，這樣做既可以增加檔案管理工作人員的工作熱情，同時(shí)也能夠培養(yǎng)工作人員具有較高的責(zé)任心，清楚意識(shí)到檔案管理工作的順利開(kāi)展能夠影響到醫(yī)院未來(lái)的發(fā)展。（4）加大檔案管理工作資金投入。檔案管理工作開(kāi)展需要大量資金的保障，因?yàn)槟壳皺n案管理工作朝著數(shù)字化和現(xiàn)代化的趨勢(shì)發(fā)展，需要大量的資金購(gòu)買(mǎi)一些管理設(shè)備以及對(duì)管理設(shè)備進(jìn)行更新和維護(hù)。此外，引進(jìn)高素質(zhì)檔案管理專業(yè)人才和對(duì)現(xiàn)有的檔案管理人員進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)都需要大量資金投入。高素質(zhì)的檔案工作人員具備較高的責(zé)任意識(shí)和專業(yè)技術(shù)水平，能夠?yàn)闄n案管理工作的順利開(kāi)展打下良好的人力資源保障。

四、結(jié)束語(yǔ)

檔案管理工作能夠影響醫(yī)院長(zhǎng)久發(fā)展，所以目前在醫(yī)療改革不斷深入背景下，醫(yī)院要從多方面加強(qiáng)檔案管理工作，可以從醫(yī)院管理制度、資金以及管理人員素質(zhì)等方面入手。檔案管理工作數(shù)字化和現(xiàn)代化的發(fā)展為醫(yī)院的日后發(fā)展打下良好的基礎(chǔ)。