關(guān)于信息時(shí)代綜合檔案室數(shù)字化管理問(wèn)題及對(duì)策

文/李堯玲（湖南省地質(zhì)礦產(chǎn)勘查開(kāi)發(fā)局403隊(duì)）

一、引言

信息技術(shù)的飛速發(fā)展有效拓寬了信息技術(shù)的應(yīng)用范圍，在檔案管理工作中應(yīng)用信息化技術(shù)和數(shù)字化技術(shù)是當(dāng)下檔案管理工作的必然發(fā)展趨勢(shì)。

二、當(dāng)前綜合檔案室數(shù)字化管理問(wèn)題分析

（一）檔案室管理設(shè)備更新?lián)Q代速度較快，資金投入較高

目前我國(guó)很多綜合檔案室已經(jīng)初步實(shí)現(xiàn)了檔案室的數(shù)字化管理，通過(guò)數(shù)字化技術(shù)的有效覆蓋，一方面可以大幅提高檔案管理效率，另一方面也減輕了檔案管理人員的工作負(fù)擔(dān)。但是檔案數(shù)字化建設(shè)對(duì)檔案管理設(shè)備和軟件系統(tǒng)的更新要求較高。

結(jié)合部分案例可知，很多政府單位在開(kāi)發(fā)建設(shè)數(shù)字化檔案室的過(guò)程中，都要聘請(qǐng)專(zhuān)業(yè)的開(kāi)發(fā)團(tuán)隊(duì)來(lái)進(jìn)行檔案系統(tǒng)建設(shè)工作，同時(shí)還要根據(jù)實(shí)際要求做好檔案管理系統(tǒng)的更新和維護(hù)工作。此外還要進(jìn)行相關(guān)聯(lián)設(shè)備的購(gòu)買(mǎi)工作。上述活動(dòng)都需要較大的資金投入。如果資金不足，則會(huì)影響數(shù)字化檔案館建設(shè)工作。

（二）綜合檔案數(shù)字化管理對(duì)管理人員的綜合素質(zhì)要求較高

綜合檔案館室的數(shù)字化建設(shè)工作迫切需要人才技術(shù)的支撐。和傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理工作不同，數(shù)字化檔案管理模式對(duì)檔案管理工作人員的信息知識(shí)掌握能力和專(zhuān)業(yè)知識(shí)能力都有著非常高的要求。但是就我國(guó)綜合檔案室的人才資源情況來(lái)看，很多檔案員并沒(méi)有經(jīng)過(guò)系統(tǒng)化和專(zhuān)業(yè)化的培訓(xùn)，在引入新的檔案管理系統(tǒng)后，很多檔案管理人員存在操作不熟練的情況，對(duì)提高檔案管理工作質(zhì)量產(chǎn)生了一定的影響。

（三）綜合檔案室安全性和利用率有限

數(shù)字化檔案管理工作檔案管理工作的安全性和機(jī)密性有著較高的要求，但是就我國(guó)很多綜合檔案室的網(wǎng)絡(luò)安全管理意識(shí)來(lái)看，存在領(lǐng)導(dǎo)干部和管理人員安全意識(shí)薄弱的現(xiàn)象。很多檔案室都沒(méi)有針對(duì)檔案系統(tǒng)進(jìn)行權(quán)限設(shè)置，從而在一定程度上增加了檔案管理信息泄露的風(fēng)險(xiǎn)。此外，當(dāng)前很多企業(yè)的檔案管理工作集中在人事資料以及基建資料等模塊，很多檔案室雖然利用數(shù)字化檔案系統(tǒng)進(jìn)行管理，但是卻沒(méi)有做好檔案電子資料和實(shí)物資料的統(tǒng)籌管理工作，由此大幅降低檔案管理的利用效率。

三、提升綜合檔案室數(shù)字化管理水平的相關(guān)策略分析

（一）更新觀念，認(rèn)識(shí)到數(shù)字檔案管理工作數(shù)字化的重要性

信息技術(shù)的快速發(fā)展不僅提高了信息的傳播速度，同時(shí)也增加了信息的容量，大眾每天都在接收各式各樣的信息。信息技術(shù)的迅速發(fā)展對(duì)檔案數(shù)字化建設(shè)工作提出了更高的要求。為了進(jìn)一步提高檔案的數(shù)字化質(zhì)量和共享能力，提升檔案資料的利用率，從事檔案資料管理的領(lǐng)導(dǎo)干部以及檔案管理人員一定要及時(shí)更新自身陳舊的觀念，認(rèn)識(shí)到數(shù)字化的重要性，系統(tǒng)化地學(xué)習(xí)數(shù)字化檔案管理方法，以此來(lái)提高檔案管理工作數(shù)字化水平。

（二）做好電子檔案的處理工作

在數(shù)字化檔案管理模式下，可以對(duì)檔案進(jìn)行電子化處理。鑒于此在實(shí)際的檔案管理工作中，一定要充分做好電子檔案的處理工作。首先，檔案管理人員要根據(jù)電子檔案的操作流程做好檔案的分類(lèi)和歸檔工作。同時(shí)為了進(jìn)一步提高電子檔案管理的安全性和機(jī)密性，還要做好數(shù)字化檔案管理安全系統(tǒng)和防火墻系統(tǒng)的建設(shè)工作。其次，還要做好檔案電子信息文檔的拓展工作，利用網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)可以增加檔案信息處理方法，以此來(lái)提高電子檔案管理質(zhì)量。最后，還可以通過(guò)提升數(shù)字檔案管理保存來(lái)增加數(shù)字檔案的存儲(chǔ)空間。

（三）數(shù)字化檔案存儲(chǔ)方法和共享技術(shù)分析

在針對(duì)數(shù)字化檔案進(jìn)行存儲(chǔ)和共享的過(guò)程中，可以借助云計(jì)算技術(shù)來(lái)優(yōu)化檔案的存儲(chǔ)模式和管理模式。在云計(jì)算技術(shù)的加持下，不僅可以有效提高數(shù)字化檔案的存儲(chǔ)空間，同時(shí)還可以將數(shù)字化檔案上傳到專(zhuān)用的加密云盤(pán)之中進(jìn)行存儲(chǔ)。由此可見(jiàn)，借助云計(jì)算存儲(chǔ)技術(shù)，可以有效解決數(shù)字化檔案存儲(chǔ)空間不足的問(wèn)題。但是云計(jì)算技術(shù)也存在一定的缺陷，如果不對(duì)其進(jìn)行安全監(jiān)管，可能導(dǎo)致存儲(chǔ)數(shù)據(jù)流失或者被盜，鑒于此，相關(guān)部門(mén)一定要加強(qiáng)云計(jì)算技術(shù)的安全監(jiān)管工作。

（四）應(yīng)用于實(shí)物檔案的存放管理

隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展和進(jìn)步，物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)也得到了飛速發(fā)展，在檔案管理數(shù)字化建設(shè)工作中可以應(yīng)用物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)來(lái)對(duì)實(shí)物檔案進(jìn)行管理。當(dāng)前可以應(yīng)用物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的衍生產(chǎn)品RFID電子標(biāo)簽技術(shù)來(lái)對(duì)紙質(zhì)檔案或者實(shí)物檔案進(jìn)行管理。該技術(shù)具有無(wú)線通信識(shí)別能力，可以對(duì)實(shí)物信息進(jìn)行處理。和傳統(tǒng)的實(shí)物檔案管理模式相比，該電子標(biāo)簽技術(shù)可以依靠自身的性能和技術(shù)優(yōu)勢(shì)來(lái)對(duì)檔案進(jìn)行管理。在紙質(zhì)檔案中添加標(biāo)簽，可以針對(duì)檔案的存放位置、編號(hào)以及名稱(chēng)和存檔日期進(jìn)行有效記錄。如果想要使用這類(lèi)信息，即可以借助物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)來(lái)對(duì)檔案進(jìn)行迅速查找。同時(shí)，由于該RFID電子標(biāo)簽還具備感知功能，可以對(duì)實(shí)物檔案周?chē)沫h(huán)境進(jìn)行有效感知，可以借此來(lái)做好檔案的防霉和防潮工作。同時(shí)，在添加RFID電子標(biāo)簽后如果沒(méi)有接收到移動(dòng)指令對(duì)檔案進(jìn)行移動(dòng)，該標(biāo)簽會(huì)將報(bào)警信號(hào)傳輸?shù)綑n案管理系統(tǒng)之中，以此來(lái)有效降低檔案遺失風(fēng)險(xiǎn)。

（五）做好檔案管理人員的培訓(xùn)工作

檔案管理系統(tǒng)均為專(zhuān)業(yè)的數(shù)據(jù)工程人員完成，但是卻缺少專(zhuān)業(yè)化的檔案管理人員。鑒于此，如果想要進(jìn)一步提高檔案數(shù)字化建設(shè)質(zhì)量，一定要采取各類(lèi)措施來(lái)加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)工作。

首先，在選拔檔案管理人才的過(guò)程中，應(yīng)該重點(diǎn)挑選一些具備一定數(shù)字化專(zhuān)業(yè)基礎(chǔ)知識(shí)的檔案管理人員，同時(shí)還要對(duì)其進(jìn)行檔案管理專(zhuān)業(yè)基礎(chǔ)知識(shí)培訓(xùn)工作。其次，要定期對(duì)檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)進(jìn)行考核，將考核結(jié)果和其績(jī)效工資相掛鉤，以此來(lái)提高檔案管理人員的工作能力。最后，還要引導(dǎo)檔案管理人員去學(xué)習(xí)一些數(shù)字信息技術(shù)知識(shí)和網(wǎng)絡(luò)維護(hù)知識(shí)等，有效拓寬管理人員的知識(shí)面。同時(shí)還應(yīng)注重電子檔案使用習(xí)慣的培養(yǎng)，將與工作密切相關(guān)的工程信息、設(shè)計(jì)方案、核算文件等內(nèi)容編研并匯編成冊(cè)，以達(dá)到檔案資源建設(shè)覆蓋全面，開(kāi)發(fā)利用服務(wù)高效的目的。

四、結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，在數(shù)字檔案建設(shè)過(guò)程中，一定要重視當(dāng)前檔案室建設(shè)過(guò)程中存在的問(wèn)題，如資金投入過(guò)大、管理人員綜合素質(zhì)不高、檔案管理安全性不足等，并結(jié)合問(wèn)題提出行之有效的管理措施和解決方案，如加強(qiáng)檔案管理人員的培訓(xùn)、做好電子檔案處理工作和實(shí)物檔案的管理工作等，以此來(lái)更好地促進(jìn)我國(guó)檔案管理工作的創(chuàng)新發(fā)展。