淺析信息化系統(tǒng)在集團化企業(yè)人力資源管理中的應(yīng)用

文/楊信文（珠海匯華人力資源服務(wù)有限公司）

近年來，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)發(fā)展迅猛，已經(jīng)融入人們的衣、食、住、行等領(lǐng)域，與人們的生活息息相關(guān)。而移動互聯(lián)網(wǎng)的廣泛應(yīng)用，讓工作、學習、生活更離不開互聯(lián)網(wǎng)。在此背景下，本文就集團化企業(yè)人力資源管理按傳統(tǒng)管理方式存在的問題進行深入剖析，并提出行之有效地解決對策。

一、傳統(tǒng)管理方式存在的問題

傳統(tǒng)管理方式主要指使用傳統(tǒng)的EXCEL、WORD等辦公軟件，沒有使用與互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)相關(guān)的信息化工具進行的人力資源管理，存在的問題：

（一）傳統(tǒng)管理方式落后，工作效率低下

受EXCEL、WORD等工具自身功能定位、軟件適應(yīng)性等影響，此類辦公軟件僅適用于數(shù)據(jù)量不大、自動化和智能化要求不高、功能單一的場景，對于集團化企業(yè)動輒十多家下屬企業(yè)、上千人的管理，數(shù)據(jù)量稍大即出現(xiàn)卡頓、無法打開、文件損失等現(xiàn)象，數(shù)據(jù)的存儲安全性不足，經(jīng)辦人員變動后造成數(shù)據(jù)丟失，工作效率極其低下。

（二）統(tǒng)計口徑不統(tǒng)一，數(shù)據(jù)信度及效度差

因集團化企業(yè)業(yè)務(wù)版塊多元化，下屬企業(yè)類別多樣、自成體系，導(dǎo)致在企業(yè)薪酬結(jié)構(gòu)、人事體系等管理上，難以統(tǒng)籌管理。集團在數(shù)據(jù)分析時，需要花費大量時間和精力歸集、整理；同時，因經(jīng)辦人員素質(zhì)參差不齊，統(tǒng)計口徑不統(tǒng)一，容易出現(xiàn)主觀或客觀的統(tǒng)計誤差,數(shù)據(jù)整理效率低，數(shù)據(jù)的信度及效度差，無法為管理決策提供科學有效的依據(jù)。

（三）企業(yè)地理位置分布廣，信息數(shù)據(jù)無法共享

各企業(yè)地理位置分布廣、獨立管理，人員進出、薪酬調(diào)整等無法有效監(jiān)管，集團對下屬企業(yè)人力資源信息掌握不準確、不及時、不全面，管理滯后。同時，因各企業(yè)數(shù)據(jù)管理分散、相互割裂，形成信息孤島和數(shù)據(jù)壁壘，無法實現(xiàn)數(shù)據(jù)的有效互聯(lián)與共享，數(shù)據(jù)大多數(shù)處于割裂和休眠狀態(tài)，沒法發(fā)揮大數(shù)據(jù)的價值，無法實時、動態(tài)掌握人力資源數(shù)據(jù)。

（四）疲于應(yīng)付日常瑣碎事務(wù)，無法為企業(yè)發(fā)展賦能

人力資源管理人員大部分的工作時間和精力集中在信息收集統(tǒng)計、入職辦理、工資制表、勞動合同簽訂等日常事務(wù)性工作上，工作重復(fù)、瑣碎且技術(shù)含量不高；沒有時間和精力深入思考組織優(yōu)化與發(fā)展、人才盤點與開發(fā)、職業(yè)發(fā)展通道規(guī)劃等人力資源管理專業(yè)性工作，管理職能沒有充分發(fā)揮，無法為企業(yè)發(fā)展有效賦能。而人力資源管理工作是企業(yè)管理重中之重的工作，企業(yè)執(zhí)行力差、管理不善等，基本是人力資源管理工作不到位所導(dǎo)致。

二、信息化系統(tǒng)在人力資源管理中的應(yīng)用

（一）應(yīng)用于人力資源戰(zhàn)略管理，實時監(jiān)控實施過程及進度

根據(jù)企業(yè)制訂的戰(zhàn)略目標，使用信息化系統(tǒng)的平衡計分卡指標數(shù)據(jù)，繪制戰(zhàn)略地圖及平衡計分表，直觀、清晰展示組織戰(zhàn)略目標及為實現(xiàn)組織戰(zhàn)略員工應(yīng)當采取的措施。同時，按月填報完成的目標任務(wù)，生成數(shù)字儀表盤，以進度條監(jiān)控人力成本支付進度，以餅狀圖顯示年齡結(jié)構(gòu)圖，以柱形圖顯示年度工資總額對比圖等，對戰(zhàn)略的實施過程及進度進行監(jiān)控。

（二）應(yīng)用于數(shù)字化檔案建設(shè)，科學、高效管理人事檔案

改變傳統(tǒng)使用紙質(zhì)對勞動合同、人事信息表、工資表等的管理，使用信息化系統(tǒng)進行電子勞動合同的簽訂與管理，對即將期滿的勞動合同自動預(yù)警提示；對人員基本信息、學歷信息、工作經(jīng)歷等進行采集與管理，生成電子人事檔案；對工資福利發(fā)放進行制表與管理，對數(shù)據(jù)異常情況進行預(yù)警提示，生成電子工資表。

（三）實行可視化報表管理，為管理決策提供依據(jù)

根據(jù)實際管理需要，用戶可自定義選擇報表字段（如個人信息的姓名、性別、年齡等），設(shè)置報表的篩選條件（如性別為男性、學歷為本科等），生成自定義報表。通用數(shù)據(jù)報表（如人員結(jié)構(gòu)表、人力成本表等）生成可視化圖表，將主要指標數(shù)據(jù)展示出來，讓管理層充分了解公司人力資源管理狀況，隨時獲取企業(yè)的關(guān)鍵數(shù)據(jù)信息，真正做到了然于心、謀定而動。

（四）應(yīng)用于員工互動，提升員工獲得感

信息化系統(tǒng)連接微信公眾號等平臺，將日常工資清單、生日祝福、重要提醒等，通過微信公眾號后臺的“消息模板”發(fā)送給員工手機，員工也可通過公眾號關(guān)聯(lián)的網(wǎng)址隨時查詢工資清單、個人簡歷等，提升員工的歸屬感和獲得感；通過互動平臺對公司發(fā)展建言獻策，提合理化建議；對員工工作見聞、思想情緒發(fā)表感想，舒緩心理壓力負擔。

（五）應(yīng)用于工作流程化管理，提升工作質(zhì)量和效率

通過信息化系統(tǒng)工作流模塊，對用工需求、招聘入職、員工調(diào)動、工資調(diào)整等流程進行審批，實施規(guī)范化、標準化流程管控，既有利于領(lǐng)導(dǎo)層全面掌控審批權(quán)限及進度，又有利于提升了工作質(zhì)量和效率。

三、結(jié)語

綜上，依靠計算機技術(shù)的發(fā)展，將信息化應(yīng)用到人力資源管理的規(guī)劃、招聘、薪酬、培訓(xùn)、考核、測評等各個環(huán)節(jié)，實施流程化、規(guī)范化、標準化管理，實現(xiàn)數(shù)據(jù)共享，助推人力資源高效發(fā)展，進一步為企業(yè)經(jīng)營發(fā)展賦能，讓企業(yè)在激烈的市場競爭中獲得優(yōu)勢、脫穎而出。