工傷保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案信息化管理推進(jìn)路徑研究

文/賈艷（偏關(guān)縣人力資源和社會(huì)保障局勞動(dòng)監(jiān)察大隊(duì)）

工傷保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案，就是在保險(xiǎn)業(yè)務(wù)工作的過程中，將相關(guān)的文字、圖像等內(nèi)容以檔案的方式保存下來，通過對客戶個(gè)性化的服務(wù)，滿足用戶的需求，提升保險(xiǎn)服務(wù)質(zhì)量。信息化管理手段的運(yùn)用，不僅可以保證檔案信息收集、儲(chǔ)存效果，同時(shí)能夠提升檔案的利用率，為后續(xù)服務(wù)工作提供便利。本文就如何將信息化管理方式運(yùn)用在工傷保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案中進(jìn)行分析。

一、信息化工傷保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理相關(guān)內(nèi)容

（一）工傷保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案信息化管理特點(diǎn)

根據(jù)當(dāng)前工傷保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案信息管理工作的分析，可以發(fā)現(xiàn)其具備實(shí)用性的特點(diǎn)。人們生活水平的提升，促使保險(xiǎn)意識(shí)增強(qiáng)[1]。在這一背景下，利用信息化管理方式進(jìn)行工傷保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案的管理，可以將分散的檔案信息整合在一起，采用統(tǒng)一管理的方式開展檔案管理工作，為后續(xù)的使用提供便利。信息技術(shù)與檔案管理工作的結(jié)合，可以避免出現(xiàn)檔案丟失或者利用不當(dāng)?shù)膯栴}出現(xiàn)。通過信息化檔案管理工作的開展，為檔案信息共享提供便利，促使該工作有序進(jìn)行。

（二）工傷保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案信息化建設(shè)的作用

1.滿足工傷保險(xiǎn)的實(shí)際需求

工傷保險(xiǎn)是國家推行的一種保險(xiǎn)業(yè)務(wù)，是保障職工生命財(cái)產(chǎn)權(quán)益的一種保障手段[2]。通過對我國工傷保險(xiǎn)檔案管理工作的分析，發(fā)現(xiàn)部分地區(qū)仍以紙質(zhì)文字檔案方式進(jìn)行保存。因?yàn)槲覈鴧⒈Ｈ藛T相對較多，若仍以傳統(tǒng)的方式進(jìn)行檔案的保存與管理工作，不僅無法保證檔案管理工作的科學(xué)性，同時(shí)會(huì)影響檔案的運(yùn)行[3]。信息技術(shù)與檔案管理工作的結(jié)合，可以有效避免這一問題出現(xiàn)，提升檔案資源的收集與管理效果，滿足工傷保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案發(fā)展需求，為更多的職工提供檔案數(shù)據(jù)保障。

2.優(yōu)化檔案管理工作效果

在工傷保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案中，參保檔案、事故快報(bào)檔案占據(jù)檔案總量的一大部分。對于征繳形式的檔案原件仍以手工的方式進(jìn)行分類管理。這種工作方式，對檔案管理工作產(chǎn)生非常大的影響，消耗較多的人力與物力，同時(shí)無法保證檔案原件保存效果。信息化檔案管理工作的開展，解決了這一問題，實(shí)現(xiàn)多種不同類型檔案數(shù)據(jù)化統(tǒng)一管理，優(yōu)化檔案管理工作效果。在工傷保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理工作中，提升對信息化檔案管理工作的重視，將此作為優(yōu)化檔案管理工作效果的媒介，促使檔案事業(yè)健康發(fā)展[4]。

3.提升檔案管理質(zhì)量

在工傷保險(xiǎn)檔案管理工作中，信息技術(shù)的運(yùn)用提升檔案管理的質(zhì)量，保證該工作有序進(jìn)行。實(shí)際工作中，需要加強(qiáng)對信息技術(shù)的應(yīng)用，構(gòu)建數(shù)據(jù)庫與檔案管理平臺(tái)，利用此進(jìn)行工傷保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案的收集與管理工作，優(yōu)化檔案工作效果，為工作人員檔案管理工作開展提供便利，促使工傷保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理工作有序進(jìn)行[5]。

二、工傷保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案信息化建設(shè)中存在的問題

（一）信息化檔案管理工作重視程度不夠

通過對實(shí)際工作情況的分析，發(fā)現(xiàn)信息化檔案管理工作并沒有得到工作人員的重視，部分人員雖然意識(shí)到信息技術(shù)與檔案管理工作結(jié)合的重要性，但是并沒有將信息技術(shù)與檔案管理有機(jī)結(jié)合在一起，展示信息技術(shù)的優(yōu)勢。這一問題出現(xiàn)的原因，就是工作人員的思想觀念問題，部分人員已經(jīng)習(xí)慣傳統(tǒng)的檔案管理工作方式，認(rèn)為信息技術(shù)的運(yùn)用會(huì)消耗較多的物力與財(cái)力，且無法保證檔案信息的安全[6]。因?yàn)榉N種原因，失去利用信息技術(shù)進(jìn)行檔案管理的意識(shí)。

（二）檔案信息安全得不到保障

工傷保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案信息管理工作十分重要，關(guān)系到參保人的參保信息與個(gè)人信息。信息化檔案管理工作的開展，雖然可以提升檔案信息處理效果，但是無法保證檔案的安全性。不法分子為了在參保信息中獲得利益，會(huì)利用網(wǎng)絡(luò)病毒、入侵等手段竊取檔案信息，對參保人的信息安全造成影響[7]。此外，數(shù)字信息與紙質(zhì)信息有很大的不同，容易被修改，且無法被檔案管理人員發(fā)現(xiàn)，造成一些無法估計(jì)的損失。這一問題，需要得到相關(guān)人員的重視。若工傷保險(xiǎn)業(yè)務(wù)信息的安全無法保證，那么將會(huì)對信息化檔案管理工作產(chǎn)生巨大的影響。

（三）工作人員信息化操作能力有待提升

工傷保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案信息化管理工作中，對工作人員的要求相對較高。也就是說檔案管理人員不僅要具備基礎(chǔ)知識(shí)與檔案管理能力，同時(shí)還要具備信息技術(shù)操作能力，能夠靈活運(yùn)用信息技術(shù)進(jìn)行檔案管理工作。但是通過對工作人員綜合情況的分析，發(fā)現(xiàn)部分工作人員雖然具備檔案管理知識(shí)，但是缺乏信息技術(shù)操作能力，無法將信息技術(shù)與檔案管理工作結(jié)合在一起，影響檔案管理信息化發(fā)展[8]。工作人員作為推動(dòng)檔案信息化發(fā)展的重要媒介，其專業(yè)能力與綜合素質(zhì)直接影響檔案管理工作效果。若檔案管理人員不具備專業(yè)的技能與知識(shí)，將會(huì)對信息化檔案管理工作發(fā)展產(chǎn)生消極影響。

三、工傷保險(xiǎn)業(yè)務(wù)信息化檔案管理工作開展對策

在工傷保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案信息化管理工作中，若想提升檔案管理工作效果，促使檔案管理工作穩(wěn)定運(yùn)行與發(fā)展，需要加強(qiáng)對以往檔案管理工作情況的分析，制定科學(xué)的管理手段，加強(qiáng)對信息技術(shù)的運(yùn)用，提升工作人員的職業(yè)能力，為信息化檔案管理工作開展打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

（一）加強(qiáng)檔案信息檢索工作

在工傷保險(xiǎn)檔案信息化建設(shè)的過程中，檔案信息的檢索十分重要，是保證檔案信息化管理水平的關(guān)鍵。因此在檔案信息化建設(shè)的過程中，應(yīng)提升對信息檢索環(huán)節(jié)的重視，將此作為檔案信息化建設(shè)的重點(diǎn)。工傷保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理工作涉及的內(nèi)容比較豐富，涵蓋較多的保險(xiǎn)類別。在檢索系統(tǒng)設(shè)計(jì)的過程中，應(yīng)根據(jù)不同類別的檔案合理使用信息技術(shù)，通過關(guān)鍵詞、時(shí)間等重點(diǎn)詞匯的搜索查找相關(guān)的信息，保證信息檢索的科學(xué)性。實(shí)際工作中，可以從以下兩個(gè)方面入手：第一，健全電子檔案信息系統(tǒng)檢索工具。目錄檢索、題錄檢索、文摘檢索都是當(dāng)前比較常用的信息檢索方式。工傷保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案信息化建設(shè)的過程中，可以根據(jù)檔案管理工作的實(shí)際情況，選擇適合的檢索工具進(jìn)行此項(xiàng)工作，提升檢索工作效果，提升信息的利用率。第二，加大設(shè)備與技術(shù)的投入，強(qiáng)化電子檔案信息系統(tǒng)檢索功能。在實(shí)際工作中，應(yīng)引進(jìn)先進(jìn)的組合檢索技術(shù)，利用網(wǎng)絡(luò)檔案信息檢索功能，為工作人員提供信息檢索的便利性，使工作人員在實(shí)踐操作的過程中可以快速獲取相關(guān)的信息，做好本職工作。通過這一功能的建設(shè)與完善，可以保證檔案信息化管理工作的有序進(jìn)行，同時(shí)能夠提升檔案管理質(zhì)量與水平，為檔案事業(yè)可持續(xù)發(fā)展提供技術(shù)保障。

（二）引進(jìn)安全管理技術(shù)

在信息化工傷保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理工作中，引進(jìn)安全技術(shù)，將此作為保障檔案信息安全的媒介，提升檔案的安全性與可靠性。在實(shí)際工作中，加強(qiáng)對影響檔案安全管理因素的分析，根據(jù)此制定科學(xué)的管理對策，利用信息技術(shù)提升檔案管理質(zhì)量。第一，引進(jìn)防火墻技術(shù)。防火墻是一種比較常見的防病毒手段，有效控制計(jì)算機(jī)病毒對檔案信息的影響。防火墻的應(yīng)用，能夠在計(jì)算機(jī)的外部與內(nèi)部形成一道安全防護(hù)屏障，能夠防止外部人員進(jìn)入計(jì)算機(jī)內(nèi)容，對內(nèi)部信息造成損傷。在工傷保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理工作中，需要提升對防火墻技術(shù)的運(yùn)用，將此作為保護(hù)信息安全的一種手段，提升檔案管理效率。第二，引進(jìn)加密技術(shù)，對檔案信息進(jìn)行加密管理。加密技術(shù)是電子商務(wù)比較常用的安全保密手段，通過信息技術(shù)的運(yùn)用將重要的數(shù)據(jù)信息轉(zhuǎn)化成加密的形式進(jìn)行傳送。當(dāng)信息到達(dá)目的地后，利用信息技術(shù)解密，以此保證檔案信息在運(yùn)輸過程中的安全。在工傷保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理工作中，加密技術(shù)的運(yùn)用，不僅保證檔案信息傳輸?shù)陌踩?，同時(shí)可以減少外界因素的影響。第三，引進(jìn)識(shí)別技術(shù)，提升檔案管理的效果。識(shí)別技術(shù)包含人臉識(shí)別、指紋識(shí)別、聲音識(shí)別等等。在工傷保險(xiǎn)業(yè)務(wù)管理工作中，引進(jìn)識(shí)別技術(shù)，對進(jìn)入系統(tǒng)的人員進(jìn)行識(shí)別管理，保證工作人員的合規(guī)操作，保證檔案管理信息系統(tǒng)使用過程的安全性。該技術(shù)的運(yùn)用，能夠減少不法分子的入侵，提升信息化檔案管理工作效果。第四，控制訪問技術(shù)的運(yùn)用。在信息化檔案管理工作中，引進(jìn)控制訪問技術(shù)，對工作人員進(jìn)行授權(quán)管理，要求工作人員輸入相關(guān)的賬號，通過流程化操作進(jìn)入系統(tǒng)，了解系統(tǒng)中的實(shí)際情況。這一技術(shù)的運(yùn)用，規(guī)范工作人員的行為舉止，同時(shí)可以保證檔案管理質(zhì)量。

（三）加強(qiáng)工作人員培訓(xùn)教育

在工傷保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案信息化管理工作中，提升對工作人員能力、素質(zhì)培養(yǎng)的重視，針對工作人員的職業(yè)發(fā)展需求，組織以下培訓(xùn)教育活動(dòng)：第一，進(jìn)行信息技術(shù)技能的培養(yǎng)教育，提升工作人員的綜合素質(zhì)。信息化檔案管理是工作人員必須掌握的技能與技巧，是推動(dòng)檔案管理信息化發(fā)展的核心。因此，需要針對工作人員進(jìn)行技術(shù)技能培訓(xùn)教育，為工作人員提供學(xué)習(xí)的平臺(tái)，使其主動(dòng)參與學(xué)習(xí)，彌補(bǔ)自身信息技術(shù)操作能力不強(qiáng)的問題，提升信息技術(shù)應(yīng)用水平。當(dāng)培訓(xùn)結(jié)束后，需要針對這一問題進(jìn)行考核，對其信息技術(shù)使用能力與操作水平進(jìn)行全方位的評價(jià)，為后續(xù)針對性的培訓(xùn)活動(dòng)開展提供依據(jù)。第二，對工作人員進(jìn)行理論知識(shí)教育，增強(qiáng)工作人員的信息技術(shù)操作意識(shí)。對工作人員進(jìn)行基礎(chǔ)知識(shí)的教育，可以提高其信息操作能力，使其構(gòu)建完整的知識(shí)結(jié)構(gòu)與理論結(jié)構(gòu)，為接下來信息化檔案管理工作開展提供知識(shí)保障。第三，組織業(yè)務(wù)交流活動(dòng)，為工作人員提供交流的空間，引導(dǎo)其分享工作經(jīng)驗(yàn)與方法，使工作人員在互動(dòng)的過程中獲得更多的經(jīng)驗(yàn)與方法，并在實(shí)踐中提升自身職業(yè)能力，保證檔案信息化管理工作有序開展。通過對工傷保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理人員技能的培養(yǎng)，提升其信息技術(shù)操作能力，使其掌握信息技術(shù)運(yùn)用的方法，并將此應(yīng)用在實(shí)際工作中，提高工傷保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理效率。

四、結(jié)語

總而言之，當(dāng)前背景下，信息化管理方式已經(jīng)成為提升檔案管理工作效果與方法的重要手段。實(shí)際工作中，做好檔案數(shù)字化工作，強(qiáng)化信息檢索工作與安全技術(shù)的運(yùn)用，保證檔案信息的安全性。同時(shí)組織相關(guān)的培訓(xùn)，提升工作人員信息技術(shù)操作能力，促進(jìn)信息化檔案管理工作開展。

相關(guān)鏈接

工傷保險(xiǎn)，是指勞動(dòng)者在工作中或在規(guī)定的特殊情況下，遭受意外傷害或患職業(yè)病導(dǎo)致暫時(shí)或永久喪失勞動(dòng)能力以及死亡時(shí)，勞動(dòng)者或其遺屬從國家和社會(huì)獲得物質(zhì)幫助的一種社會(huì)保險(xiǎn)制度。工傷保險(xiǎn)的認(rèn)定：勞動(dòng)者因工負(fù)傷或職業(yè)病暫時(shí)或永久失去勞動(dòng)能力以及死亡時(shí)，工傷不管什么原因，責(zé)任在個(gè)人或在企業(yè)，都享有社會(huì)保險(xiǎn)待遇，即補(bǔ)償不究過失原則。

工傷保險(xiǎn)，又稱職業(yè)傷害保險(xiǎn)。工傷保險(xiǎn)是通過社會(huì)統(tǒng)籌的辦法，集中用人單位繳納的工傷保險(xiǎn)費(fèi)，建立工傷保險(xiǎn)基金，對勞動(dòng)者在生產(chǎn)經(jīng)營活動(dòng)中遭受意外傷害或職業(yè)病，并由此造成死亡、暫時(shí)或永久喪失勞動(dòng)能力時(shí)，給予勞動(dòng)者及其實(shí)用性法定的醫(yī)療救治以及必要的經(jīng)濟(jì)補(bǔ)償?shù)囊环N社會(huì)保障制度。這種補(bǔ)償既包括醫(yī)療、康復(fù)所需費(fèi)用，也包括保障基本生活的費(fèi)用。

2016年5月1日起各地要繼續(xù)貫徹落實(shí)國務(wù)院2015年關(guān)于降低工傷保險(xiǎn)平均費(fèi)率0.25個(gè)百分點(diǎn)和生育保險(xiǎn)費(fèi)率0.5個(gè)百分點(diǎn)的決定和有關(guān)政策規(guī)定，確保政策實(shí)施到位。生育保險(xiǎn)和基本醫(yī)療保險(xiǎn)合并實(shí)施工作，待國務(wù)院制定出臺(tái)相關(guān)規(guī)定后統(tǒng)一組織實(shí)施。