事業(yè)單位人事檔案管理存在的問題及對(duì)策要素探索

文/張楊麗（菏澤市定陶區(qū)發(fā)展和改革局）

在科技進(jìn)步與經(jīng)濟(jì)的發(fā)展下，事業(yè)單位步入了全新的發(fā)展階段，對(duì)于人事檔案管理工作也提出了新要求。針對(duì)人事檔案的管理，需要做到與時(shí)俱進(jìn)，創(chuàng)新管理模式，合理利用各類新技術(shù)，實(shí)現(xiàn)人事檔案管理的信息化發(fā)展。

一、事業(yè)單位人事檔案管理存在的問題

（一）缺乏管理意識(shí)

部分事業(yè)單位管理者的人事檔案管理意識(shí)薄弱。這項(xiàng)工作本身復(fù)雜、系統(tǒng)，對(duì)管理者要求頗高，由于檔案管理人員的整體意識(shí)不強(qiáng)，導(dǎo)致檔案管理工作未能真正落到實(shí)處，也沒有將其納入單位議事日常，影響了人事檔案管理工作的效率。

（二）人員不夠?qū)I(yè)

管理人員的綜合素質(zhì)對(duì)于人事檔案管理效果有直接影響，從管理現(xiàn)狀來看，管理人員的專業(yè)性還有待提升，存在身兼多職的現(xiàn)象。部分管理人員對(duì)人事檔案管理了解不夠深入，影響了檔案管理的效率。

（三）規(guī)章制度不健全

在信息技術(shù)的發(fā)展下，事業(yè)單位已經(jīng)意識(shí)到人事檔案管理工作的重要意義，但是，受制于各類因素影響，與之相關(guān)的規(guī)章制度不夠健全，具體表現(xiàn)為檔案管理模式不科學(xué)、管理機(jī)制陳舊、管理目標(biāo)不明確等。如果上述問題未得到及時(shí)解決，不僅會(huì)影響事業(yè)單位的檔案管理水平，還會(huì)影響整體工作效率。

二、事業(yè)單位人事檔案管理工作的創(chuàng)新對(duì)策

（一）完善管理制度

要發(fā)揮人事檔案管理工作的效果，需要構(gòu)建與之相符的管理制度，利用信息技術(shù)來實(shí)現(xiàn)人事檔案的信息化。單位管理人員要意識(shí)到人事檔案的重要性，制定管理標(biāo)準(zhǔn)，明確當(dāng)前工作的不足，為人事檔案管理工作的實(shí)施提供制度保障。同時(shí)，推進(jìn)數(shù)字化人事檔案管理工作的開展，健全人事檔案管理機(jī)制，關(guān)注電子檔案管理工作，建設(shè)檔案信息公開制度，形成科學(xué)的約束機(jī)制，保證數(shù)據(jù)庫的建設(shè)安全性，全面推進(jìn)事業(yè)單位人事檔案管理工作順利實(shí)施。

（二）提升人員素質(zhì)

管理人員的素質(zhì)和專業(yè)水平對(duì)于人事檔案管理工作的實(shí)施具有直接影響，作為管理人員，要發(fā)揮自身的主體地位。事業(yè)單位要重視管理人員的培訓(xùn)與教育，提高其專業(yè)水平，強(qiáng)化人員的整體意識(shí)。在實(shí)際的人員配置、崗位調(diào)動(dòng)上，要根據(jù)單位發(fā)展需求對(duì)人事檔案管理人員開展考核，保證每一名檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力都能夠滿足標(biāo)準(zhǔn)要求。另外，制定科學(xué)完善的考核制度，定期對(duì)管理人員進(jìn)行考核，利用考核讓他們明確工作中的不足，主動(dòng)完善自我，并制定相關(guān)的激勵(lì)制度，對(duì)工作表現(xiàn)優(yōu)異者予以獎(jiǎng)勵(lì)。

（三）創(chuàng)新工作思路

創(chuàng)新是事業(yè)單位生存、發(fā)展的動(dòng)力所在，為了發(fā)揮人事檔案管理工作的價(jià)值，需根據(jù)人事單位的發(fā)展要求來創(chuàng)新工作思路。在傳統(tǒng)的人事檔案管理工作中，這項(xiàng)工作是封閉進(jìn)行的，檔案管理人員也是采用被動(dòng)的工作模式，進(jìn)入新的歷史時(shí)期后，人事檔案管理工作變得日益復(fù)雜，呈現(xiàn)出新特點(diǎn)，對(duì)此，需創(chuàng)新工作思路，擺脫傳統(tǒng)思維的禁錮。對(duì)此，事業(yè)單位可以設(shè)置專門的人事檔案管理小組，根據(jù)單位的發(fā)展要求來實(shí)施檔案管理檢查工作，針對(duì)人事檔案管理工作的問題進(jìn)行深層次分析，做到具體問題具體分析。在具體實(shí)踐中，要全程落實(shí)“優(yōu)質(zhì)服務(wù)”“主動(dòng)服務(wù)”理念，充分發(fā)揮出新技術(shù)的優(yōu)勢(shì)，打造完善的信息化管理系統(tǒng)和全新的人事檔案管理模式。

（四）加強(qiáng)檔案基礎(chǔ)建設(shè)

為了提升人事檔案的管理成效，需要做好檔案基礎(chǔ)建設(shè)工作，增加資金投入，為基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)提供足夠的資金支持，提升管理系統(tǒng)、庫房的建設(shè)質(zhì)量，為檔案庫房配備足夠的凈化器、除濕機(jī)、消毒劑、滅火消防器等，配備火災(zāi)報(bào)警系統(tǒng)與滅火控制系統(tǒng)。另外，在信息化時(shí)代，事業(yè)單位要主動(dòng)應(yīng)用新型數(shù)字技術(shù)，做好人事檔案的分類整理和歸檔工作，保證人事檔案管理工作的真實(shí)性，并做好傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案、人事管理檔案的補(bǔ)充、催還工作，提升檔案管理質(zhì)量。

（五）推行信息化管理模式

事業(yè)單位要主動(dòng)應(yīng)用現(xiàn)代信息化技術(shù)手段，取代傳統(tǒng)滯后的管理模式，促進(jìn)計(jì)算機(jī)、數(shù)字化的深度結(jié)合，為檔案的調(diào)取、查閱提供保障。每一次信息錄入、保存完畢后，需要做好后續(xù)的容錯(cuò)、容災(zāi)工作。事業(yè)單位還要應(yīng)用三向保存并行模式，第一是采用傳統(tǒng)模式，以紙質(zhì)資源來收集、保存信息；第二是信息向，應(yīng)用計(jì)算機(jī)來錄入、保存信息；第三是移動(dòng)向，在數(shù)字化資源生成后，利用便攜式終端來儲(chǔ)存資源，提升人事檔案管理工作的效率。

三、結(jié)語

人事檔案管理屬于事業(yè)單位管理工作的重點(diǎn)，對(duì)于事業(yè)單位的發(fā)展具有重要影響。在事業(yè)單位發(fā)展過程中，人事檔案管理工作是不可或缺的部分，新時(shí)期，為了更好地發(fā)揮這項(xiàng)工作的功能，必須確保規(guī)范化管理。各個(gè)事業(yè)單位需要高度關(guān)注人事檔案管理工作的實(shí)施，創(chuàng)新管理模式，改變管理理念，根據(jù)時(shí)代發(fā)展需求來改進(jìn)傳統(tǒng)的人事檔案管理模式，打造與之相符的管理制度，為事業(yè)單位的全面發(fā)展奠定基礎(chǔ)。