基于內(nèi)控視角下企業(yè)采購活動(dòng)檔案管理的實(shí)踐與思考

文/李立（寧夏天鷹電力物資有限公司）

結(jié)合《國家電網(wǎng)公司采購活動(dòng)檔案及資料移交范圍管理細(xì)則》，編制《國網(wǎng)寧夏電力有限公司招標(biāo)及競爭性談判采購文件及資料移交清單》，涉及的相關(guān)文件及資料移交范圍和內(nèi)容都有明確要求，這在保證采購活動(dòng)管控過程的規(guī)范性方面發(fā)揮重要作用。

一、加強(qiáng)采購活動(dòng)檔案管理工作的重要性

（一）提升采購活動(dòng)檔案管理水平

采購活動(dòng)所形成的檔案主要是招標(biāo)和競爭性談判所形成的文件和資料，最終歸檔管理形成檔案。其中，招標(biāo)及競爭性談判等采購活動(dòng)形成的文件及資料歸檔形成的檔案是采購活動(dòng)規(guī)范性的直接反映，在這方面，筆者編制了《國網(wǎng)寧夏電力有限公司招標(biāo)及競爭性談判采購文件及資料移交清單》，實(shí)現(xiàn)國網(wǎng)寧夏公司系統(tǒng)內(nèi)招標(biāo)及非招標(biāo)檔案規(guī)范化管理，可切實(shí)提高國網(wǎng)寧夏電力有限公司采購檔案管理水平。《國網(wǎng)寧夏電力有限公司采購活動(dòng)的文件及資料移交范圍清單》的編制是提升公司檔案管理水平的重要部分，涉及到具體的采購活動(dòng)檔案管理內(nèi)容。對于招標(biāo)、競爭性談判等采購活動(dòng)檔案及資料的整理、歸檔過程，能夠?qū)Σ少徎顒?dòng)實(shí)施過程中的各個(gè)程序、環(huán)節(jié)運(yùn)行全過程進(jìn)行記錄和督導(dǎo)。

（二）為采購活動(dòng)提供制度支撐

為了切實(shí)落實(shí)國網(wǎng)公司省管產(chǎn)業(yè)單位基于ECP平臺(tái)電工交易專區(qū)采購活動(dòng)和相關(guān)要求，必須要加強(qiáng)對平臺(tái)電工交易專區(qū)采購活動(dòng)資料歸檔范圍和移交范圍的合理梳理，以此為國網(wǎng)寧夏公司提高采購活動(dòng)檔案資料規(guī)范性發(fā)揮支撐作用，簡單說就是為相關(guān)產(chǎn)業(yè)單位采購活動(dòng)規(guī)范管理提供相應(yīng)的制度依據(jù)。

二、國網(wǎng)寧夏公司采購活動(dòng)文件與資料移交范圍分析

（一）國家電網(wǎng)采購活動(dòng)分析

通過對《國家電網(wǎng)公司采購檔案及資料移交范圍管理細(xì)則》進(jìn)行深入了解，對有關(guān)采購資料不規(guī)范、移交范圍不清晰以及部分采購資料出現(xiàn)遺失等情況都有具體的規(guī)定和要求。具體有物資類招標(biāo)文件清單和資料清單、競爭性談判文件清單和資料清單，工程、物資類文件資料移交清單與招標(biāo)文件等。經(jīng)過修訂后，結(jié)合《國家電網(wǎng)公司采購活動(dòng)檔案及資料移交管理細(xì)則》所提出的各項(xiàng)要求，編制《國網(wǎng)寧夏公司關(guān)于重新確定采購活動(dòng)檔案及資料移交范圍》，對涉及的招標(biāo)及競爭性談判采購活動(dòng)中形成的文件及資料的移交范圍、內(nèi)容和格式均有明確規(guī)定。為了進(jìn)一步提高國網(wǎng)寧夏公司對檔案的管理水平，相關(guān)人員開始對國網(wǎng)寧夏公司系統(tǒng)各類采購活動(dòng)流程管理制定出更為規(guī)范且符合需求的制度予以保障。

（二）資料移交范圍分析

資料移交范圍包括多個(gè)方面，具體有招標(biāo)采購文件資料（檔案歸檔）移交清單、招標(biāo)采購文件資料（資料存放）移交清單、招標(biāo)文件、中標(biāo)人的投標(biāo)文件正本（檔案歸檔）移交清單、非招標(biāo)采購文件資料（檔案歸檔）移交清單等。其中，在招標(biāo)采購文件資料移交清單中，需要嚴(yán)格按照檔案管理制度要求進(jìn)行，首先對發(fā)布招標(biāo)公告需完成公司內(nèi)部審批手續(xù)，其次還要注重投標(biāo)文件送達(dá)時(shí)間和密封情況，在非招標(biāo)采購文件資料移交清單管理中也要予以足夠重視，同樣要做好采購邀請函的內(nèi)審批以及相關(guān)文件的送達(dá)和密封。

三、關(guān)于改進(jìn)國網(wǎng)寧夏公司采購檔案管理工作的具體建議

（一）夯實(shí)基礎(chǔ)

在此環(huán)節(jié)中，管理人員需要做好以下幾點(diǎn)工作：一是，嚴(yán)格按照要求明確立卷歸檔的具體范圍。根據(jù)企業(yè)采購工作情況，對涉及的各個(gè)環(huán)節(jié)信息進(jìn)行有效歸檔整理，具體包括招投標(biāo)檔案及資料管理、競爭性談判檔案及資料管理、合同管理和采購管理相關(guān)信息等，同時(shí)企業(yè)管理人員還應(yīng)對歸檔時(shí)限和責(zé)任予以明確，做好相關(guān)人員的績效考核[4]。二是，明確采購檔案的歸檔格式和要求，特別是紙張、編號(hào)和編頁碼等相關(guān)流程。三是，不斷完善現(xiàn)有的軟硬件設(shè)施，根據(jù)采購檔案管理需求，針對性地引進(jìn)相關(guān)設(shè)備。

（二）開發(fā)招標(biāo)檔案管理信息系統(tǒng)，推動(dòng)信息化建設(shè)

根據(jù)實(shí)際需求，合理設(shè)計(jì)適合公司招標(biāo)業(yè)務(wù)的檔案管理信息系統(tǒng)。在應(yīng)用系統(tǒng)方面應(yīng)體現(xiàn)務(wù)實(shí)原則，在設(shè)計(jì)方面則要將檔案信息化系統(tǒng)納入物資信息化建設(shè)整體中。為了進(jìn)一步推動(dòng)企業(yè)采購檔案管理信息化建設(shè)，企業(yè)需要結(jié)合以下幾點(diǎn)進(jìn)行：一是，不斷推進(jìn)有關(guān)紙質(zhì)類采購檔案的數(shù)字化進(jìn)程。在此環(huán)節(jié)中，可通過業(yè)務(wù)外包形式進(jìn)行相關(guān)工作，也可通過招聘管理人員的方式對相關(guān)管理模式進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)變。二是，最大程度地避免各個(gè)部門之間出現(xiàn)“信息孤島”的局面，強(qiáng)化當(dāng)前檔案資源統(tǒng)籌能力，確保后續(xù)工作有序進(jìn)行。

四、結(jié)語

綜上所述，采購活動(dòng)檔案能夠?qū)W(wǎng)寧夏公司管理工作中獲取的信息資源進(jìn)行有效記錄，因而需要企業(yè)對此予以足夠重視。針對當(dāng)前國網(wǎng)寧夏公司在采購檔案管理工作中存在的各項(xiàng)問題，要及時(shí)采取有效措施，結(jié)合實(shí)際情況科學(xué)規(guī)劃現(xiàn)有的采購管理流程，最大程度地提高檔案管理效率。