高校教學(xué)秘書(shū)對(duì)教學(xué)管理工作的認(rèn)識(shí)與思考

劉 媛，陳 明，李 僉，付冬梅，劉冰南

（大連工業(yè)大學(xué)生物工程學(xué)院，遼寧 大連 116034）

教學(xué)工作是高校建設(shè)工作中的核心。教育部在四川成都召開(kāi)的新時(shí)代全國(guó)高等學(xué)校本科教育工作會(huì)議中提出堅(jiān)持“以本為本”，推進(jìn)“四個(gè)回歸”，即特別強(qiáng)調(diào)了高校回歸本科教育的重要性。教育教學(xué)機(jī)制的良好運(yùn)行是人才培養(yǎng)順利進(jìn)行的保障，同時(shí)教學(xué)管理工作又是維護(hù)教學(xué)秩序，提高教學(xué)質(zhì)量的根本。高校教學(xué)管理隊(duì)伍是由學(xué)校教務(wù)部門(mén)各科室管理人員和二級(jí)學(xué)院教學(xué)管理人員組成的。其中，教學(xué)秘書(shū)是基層的教學(xué)管理人員，隸屬于二級(jí)學(xué)院，是連接教務(wù)處與學(xué)院、學(xué)院與師生之間的橋梁，在教學(xué)管理活動(dòng)中起著必不可少的作用。在工程教育專(zhuān)業(yè)認(rèn)證背景下，教學(xué)秘書(shū)只有根據(jù)自己的工作特點(diǎn)，明確崗位職責(zé)，不斷改進(jìn)工作方法和途徑，才能推進(jìn)教學(xué)管理改革的實(shí)施，為優(yōu)異的教學(xué)質(zhì)量提供保障。

一、高校教學(xué)秘書(shū)工作職責(zé)與特點(diǎn)

（一）工作職責(zé)

教學(xué)秘書(shū)的工作事項(xiàng)細(xì)致而煩瑣，關(guān)聯(lián)到很多具體的人和事。主要工作職責(zé)包括：教學(xué)計(jì)劃和教學(xué)運(yùn)行的管理，學(xué)生學(xué)籍與成績(jī)的管理，教學(xué)檔案的管理，各類(lèi)競(jìng)賽的組織和管理以及各類(lèi)考試安排，等等，工作內(nèi)容多樣化、復(fù)雜化。

（二）工作特點(diǎn)

1.全面管理的綜合性。教學(xué)秘書(shū)的工作范圍涵蓋了學(xué)院教學(xué)工作的各個(gè)方面，不僅要協(xié)助教學(xué)院長(zhǎng)做好日常教學(xué)把關(guān)，還要為教師的教學(xué)活動(dòng)提供服務(wù)，更要為每個(gè)學(xué)生從入學(xué)到畢業(yè)的各個(gè)階段做好組織和管理工作。

2.下達(dá)通知的及時(shí)性。教學(xué)秘書(shū)在工作中需要及時(shí)傳達(dá)教務(wù)處下達(dá)的各項(xiàng)通知和任務(wù)，并組織教師和學(xué)生及時(shí)開(kāi)展各項(xiàng)工作，才能保證教學(xué)環(huán)節(jié)的有序進(jìn)行。時(shí)效性是教學(xué)秘書(shū)必須注意和堅(jiān)持的原則。

3.上報(bào)材料的準(zhǔn)確性。教務(wù)處要求學(xué)院上報(bào)的各類(lèi)材料都有嚴(yán)格的時(shí)間要求，教學(xué)秘書(shū)要做到細(xì)致、準(zhǔn)確地完成上報(bào)工作，容不得半點(diǎn)差錯(cuò)。

4.溝通服務(wù)的協(xié)調(diào)性。教學(xué)秘書(shū)的工作不僅常常需要與教務(wù)處、學(xué)生處等職能部門(mén)打交道，還要與學(xué)院師生進(jìn)行聯(lián)絡(luò)。注意溝通對(duì)象，懂得溝通方式，是順利進(jìn)行各項(xiàng)工作的前提，教學(xué)秘書(shū)必須學(xué)會(huì)借助有效的溝通手段，善于協(xié)調(diào)，得到他人的理解與支持，建立起彼此協(xié)作、共同進(jìn)步的和諧關(guān)系。

二、高校教學(xué)秘書(shū)工作改進(jìn)途徑

怎樣使教學(xué)管理工作高效有序地進(jìn)行，如何保障教學(xué)質(zhì)量，是作為一名高校教學(xué)秘書(shū)值得思考和探究的。筆者結(jié)合自身實(shí)際工作內(nèi)容，提出以下幾點(diǎn)改進(jìn)教學(xué)管理工作的途徑。

（一）不斷提高自身素質(zhì)能力

作為高校教學(xué)秘書(shū)，要有提高自身素質(zhì)能力的意識(shí)。首先，工作中，要善于與其他教學(xué)秘書(shū)探討交流，總結(jié)他人經(jīng)驗(yàn)，彌補(bǔ)自身不足，共同提高業(yè)務(wù)水平。其次，要及時(shí)領(lǐng)會(huì)教學(xué)文件精神和關(guān)注教學(xué)動(dòng)態(tài)，收集有關(guān)教學(xué)改革與教學(xué)建設(shè)方面的新觀(guān)點(diǎn)、新理念，革新自身的知識(shí)素養(yǎng)。最后，要充分利用每次培訓(xùn)、外出參觀(guān)學(xué)習(xí)的機(jī)會(huì)，學(xué)習(xí)優(yōu)秀的教學(xué)管理經(jīng)驗(yàn)，以適應(yīng)形勢(shì)的發(fā)展需要。

（二）增強(qiáng)創(chuàng)新意識(shí)

高校教學(xué)秘書(shū)工作內(nèi)容繁復(fù)冗雜，工作對(duì)象千變?nèi)f化，若想保證工作順利開(kāi)展，就需要教學(xué)秘書(shū)具有創(chuàng)新意識(shí)和理念，不能因循守舊，要不斷汲取前言?xún)?nèi)容，不斷更新教學(xué)管理理念，在自己的工作崗位上有所創(chuàng)新和突破。

（三）各崗位人員相互協(xié)作

教學(xué)秘書(shū)的各項(xiàng)工作需要領(lǐng)導(dǎo)的大力支持以及教師和學(xué)生的配合，這樣才能得以順利開(kāi)展。

1.教學(xué)秘書(shū)與系主任之間的相互協(xié)作。教學(xué)秘書(shū)可以與系主任協(xié)作共同服務(wù)于學(xué)院教師，以專(zhuān)業(yè)為單位，以系主任為主導(dǎo)來(lái)開(kāi)展各項(xiàng)教學(xué)活動(dòng)。教學(xué)秘書(shū)可將教務(wù)處下發(fā)給教師的通知及需要上報(bào)的材料傳達(dá)給各系主任，系主任負(fù)責(zé)向本專(zhuān)業(yè)教師傳達(dá)，并收集匯總材料，以專(zhuān)業(yè)為單位上報(bào)給教學(xué)秘書(shū)。例如，負(fù)責(zé)組織教師編寫(xiě)教學(xué)大綱、收集實(shí)習(xí)材料、修訂培養(yǎng)方案、修訂專(zhuān)業(yè)教學(xué)計(jì)劃、分配教學(xué)任務(wù)等。這樣不僅大大提高了教學(xué)秘書(shū)的工作效率，簡(jiǎn)化了工作量，還避免了單線(xiàn)聯(lián)系教師導(dǎo)致消息接收不及時(shí)，出現(xiàn)材料上報(bào)的遺漏。同時(shí)，教學(xué)秘書(shū)還可以與各系主任之間適當(dāng)?shù)亻_(kāi)展經(jīng)驗(yàn)交流活動(dòng)，系主任可將教師所提出的問(wèn)題和建議反饋給教學(xué)秘書(shū)，共同研討和學(xué)習(xí)，使教學(xué)秘書(shū)再遇到此類(lèi)問(wèn)題時(shí)能夠采取更及時(shí)有效的方法解決，提高管理的時(shí)效性。

2.教學(xué)秘書(shū)與輔導(dǎo)員之間的相互協(xié)作。教學(xué)秘書(shū)與輔導(dǎo)員作為學(xué)生教學(xué)管理和日常管理中的基層工作者，二者的培養(yǎng)目標(biāo)具有一致性。日常工作中，教學(xué)秘書(shū)把學(xué)生的成績(jī)和學(xué)分情況，特別是學(xué)業(yè)困難的學(xué)生情況及時(shí)反饋給輔導(dǎo)員，輔導(dǎo)員根據(jù)教學(xué)秘書(shū)提供的信息，有針對(duì)性地進(jìn)行引導(dǎo)，幫助學(xué)生克服困難，順利完成學(xué)業(yè)。反之，輔導(dǎo)員經(jīng)常深入學(xué)生中間，最能了解學(xué)生的想法及在學(xué)業(yè)上所遇到的問(wèn)題和困難，特別是涉及專(zhuān)業(yè)課設(shè)置、教學(xué)計(jì)劃、能力培養(yǎng)方面，輔導(dǎo)員將這些情況反饋給教學(xué)秘書(shū)，二者之間密切協(xié)作，可以更好地服務(wù)于高校的教學(xué)和管理。

三、工程教育專(zhuān)業(yè)認(rèn)證背景下教學(xué)秘書(shū)工作新思路

工程教育專(zhuān)業(yè)認(rèn)證在各高校的穩(wěn)步推進(jìn)，使教學(xué)秘書(shū)的教學(xué)管理工作迎來(lái)了新挑戰(zhàn)，專(zhuān)業(yè)認(rèn)證在教學(xué)管理、原始數(shù)據(jù)材料、過(guò)程性歸檔材料等方面提出的要求為教學(xué)秘書(shū)的工作帶來(lái)了有益啟示。筆者從自身工作出發(fā)，結(jié)合工程教育專(zhuān)業(yè)認(rèn)證，提出幾點(diǎn)今后工作的新思路。

1.加強(qiáng)以學(xué)生為中心教學(xué)管理理念。工程教育專(zhuān)業(yè)認(rèn)證的核心理念是“以學(xué)生為中心、產(chǎn)出導(dǎo)向和持續(xù)改進(jìn)”，教學(xué)秘書(shū)作為學(xué)生的管理者和服務(wù)者，工作中應(yīng)尊重學(xué)生的主體地位，保障學(xué)生的切身利益，把學(xué)生的發(fā)展和現(xiàn)實(shí)訴求作為教學(xué)管理工作的重心，時(shí)刻踐行“以學(xué)生為中心”的教學(xué)管理理念。

2.加強(qiáng)專(zhuān)業(yè)知識(shí)的學(xué)習(xí)。教學(xué)秘書(shū)要注重學(xué)習(xí)和掌握前沿的教學(xué)管理方法和教學(xué)評(píng)估知識(shí)等。在教育改革的浪潮下，教學(xué)秘書(shū)不能安于現(xiàn)狀、滿(mǎn)足于做好本職工作，要不斷拓寬自己的業(yè)務(wù)能力和管理水平，積極投身于教學(xué)改革事業(yè)中去。教學(xué)秘書(shū)的專(zhuān)業(yè)能力提升則需要高校組織相應(yīng)的管理工作培訓(xùn)，或在職培訓(xùn)、參觀(guān)訪(fǎng)問(wèn)等，以便其適應(yīng)時(shí)代發(fā)展需求。

3.加強(qiáng)檔案意識(shí)。專(zhuān)業(yè)認(rèn)證需要大量的支撐材料，教學(xué)活動(dòng)原始記錄材料最能真實(shí)地反映教學(xué)運(yùn)行狀況，是學(xué)院開(kāi)展后續(xù)工作和專(zhuān)業(yè)認(rèn)證檢查的重要內(nèi)容。教學(xué)秘書(shū)應(yīng)自覺(jué)做好檔案管理，特別是要提倡原始痕跡的保留，過(guò)程做足了，佐證材料便很容易收集整理。同時(shí)對(duì)于材料的整理，不能僅停留在表面上，還要做好分類(lèi)和編目，并應(yīng)用現(xiàn)代化辦公技術(shù)，實(shí)現(xiàn)教學(xué)材料電子化和信息化。

四、總結(jié)

高校教學(xué)秘書(shū)的工作是教學(xué)管理工作的有力支撐點(diǎn)和著眼點(diǎn)，了解教學(xué)秘書(shū)的工作職責(zé)，找出工作中存在的問(wèn)題并提出好的改進(jìn)方法，有利于教學(xué)秘書(shū)更好地發(fā)揮其在教學(xué)管理工作中的作用。工程教育認(rèn)證提出的新理念、新要求，為教學(xué)秘書(shū)的工作帶來(lái)了機(jī)遇和挑戰(zhàn)，只有緊跟教學(xué)改革形勢(shì)，夯實(shí)自身素質(zhì)能力，做勇于創(chuàng)新的實(shí)踐者和勤于拼搏的開(kāi)拓者，才能成為教學(xué)管理的行家，為學(xué)校內(nèi)涵建設(shè)和整體實(shí)力的提升貢獻(xiàn)力量。