踐行管理的四項職能提升企業(yè)管理水平

袁伍琴

對我們每一個人來說，管理與我們的學習、工作、生活息息相關，也可以說，我們每個人都是管理者，我們需要管理自己的孩子、管理自己的健康、管理自己的財務、管理自己的時間、管理自己的團隊等;但我們也經常抱怨自己健康狀況不如前、家庭財務入不敷出、學習時間不夠用、員工工作不盡如人意……為什么會出現這樣的狀況呢？究其原由，我認為主要問題是我們不知道管理應該管什么，怎么有效管理？其實，只要我們從管理的計劃、組織、領導、控制四大職能著手，所有問題應該就可以迎刃而解了。

一、管理職能行使的現狀

在公司的管理工作中，特別是年初，各個管理單位和部門，各業(yè)務口子都會制定并下發(fā)年度的管理目標和工作計劃。各種工作計劃可謂洋洋灑灑、周到詳實，既有任務目標，也有月季年工作計劃，都注明了責任主體，明確了完成時間。但是，管理過程沒有業(yè)務指導跟蹤，沒有狀態(tài)檢查評價、沒有問題原因分析、沒有工作持續(xù)改進，只是到期再發(fā)通知收工作總結了事。造成如此“工作計劃很豐滿、工作效果很骨感”的管理現狀，其主要原因是沒有發(fā)揮好管理的四項職能，也就是沒有真正把握好管理究竟應該管什么、怎么管的問題。

二、管理四項職能的管控

1.計劃——找到要做的事情。計劃是管理的首要職能，無論大事小事，管理者都不能缺少事先的籌劃，“凡事預則立、不預則廢”就是強調計劃的重要性。計劃是在分析預測客觀的需要（外部環(huán)境）和主觀的可能性（自身條件）的基礎上，提出未來一定時期內要達到的目標及實現目標的途徑和方法。計劃工作先要做的是分析內外部環(huán)境，在對內外部環(huán)境有一個清晰認知的基礎上，為組織的發(fā)展制定一個合適的目標，所謂合適的目標，就是與組織的內部狀況相對應，與組織的外部環(huán)境相適應、組織通過一定努力可以實現的目標。當然，找到并不等于目標已經實現，重要的是制定實現行動方案。因此，管理計劃包括三個方面的工作：科學分析預測（內外部環(huán)境）、確定合適目標、制定行動方案。需要特別注意的是，只有經過論證的行動方案目標才是我們需要的目標（任務）。同時，計劃的職能告訴我們，作為管理者要樹立“途徑——目標”意識，不能只給下屬提要求、下任務，而要在為下屬指明前進方向的同時，預計可能出現的困難，指導他們找到實現途徑和方法，甚至和他們一起制定行動方案。

2.組織——把事情交給合適的人去做。制定出切實可行的行動方案（計劃）之后，就是組織必要的人力和資源去執(zhí)行，管理的組織職能就是要安排分散的人或事物，把計劃的事情落實到不同的部門、不同的崗位，最終落實到不同的員工身上，組織工作的要點是：其一，“事事有人做、事事得其人;人人有事做、人人得其事”是組建工作團隊的基本原則，要遵循“先有目標、再有崗位、而后配人”的程序，也就是先分解、確定工作任務，再根據完成任務的需要安排合適從事這一工作的人。其二，讓團隊人員在分工中團結協(xié)作是組織工作的核心。目標是由許多具體業(yè)務組成的，一方面，不同的業(yè)務，對從業(yè)者的具體要求是不同的。因此，要根據業(yè)務的需要把業(yè)務分配給不同的人來完成。另一方面，不同的業(yè)務又是為實現統(tǒng)一的目標服務的，業(yè)務與業(yè)務之間并不是完全獨立的，而是有機聯系的，需要相互協(xié)作完成。在實際工作中，許多工作并不是一個部門、一個崗位或一個人能完成的，它離不開不同部門、崗位、人員之間的相互配合。因此，在進行任務劃分的同時，還需要明確每個部門、崗位的職權與責任，以確保各部門、各崗位之間的協(xié)調運轉。

3.領導——讓做事的人自己會做、愿做。在制定好行動方案（計劃）、組織團隊安排好分工之后，工作任務的完成者成為決定因素。目標實施過程中，員工往往會出現動力不足（不愿做、積極性不高）、關系不和（相互扯皮或爭功）、理解出現偏差（不會做、不知道該如何去做）等情況，這些問題如果不能及時有效地解決，目標的實現就會成一句空話。此時，需要管理者對員工進行激勵、添加動力、協(xié)調關系，保證團結協(xié)同，指引方向，指導具體工作。

具體來說，領導工作就是通過思想溝通、精神和物資激勵來調動、激發(fā)下屬的積極性和創(chuàng)造性;通過指導他們的活動，推進他們的工作，規(guī)范、協(xié)調他們的行為，解決他們的沖突。行使領導職能不是管理者什么都自己去做，而是在下屬或與下屬一起實現組織目標的過程，施展領導藝術，發(fā)揮領導影響力，使下屬心甘情愿地為組織的目標努力。一些領導者總希望下屬業(yè)務能力強、工作積極性高，但現實總不盡如人意，于是就不停地報怨“世間千里馬常有，而伯樂不常有”，換句話說，千里馬的本領需要伯樂來發(fā)掘。因此，領導者成天報怨員工不稱職是沒有用的，領導者需要做的是以伯樂的姿態(tài)對員工進行指導、激勵和協(xié)調，把每個員工都變成各自崗位上的“千里馬”。

4.控制——確保事情按要求進行。一件事情，無論準備的多么完善，目標制定得多么切合實際，在沒有實現之前，它只是文字式的、主觀上的東西。完成工作任務的過程，總會出現意想不到的情況，這是因為制定行動方案時不可能考慮得十全十美，執(zhí)行中難免會有這樣或那樣的問題出現，更關鍵的是環(huán)境的變化無法準確預測和把握，要保證工作按既定計劃進行，就必須對實際工作過程進行監(jiān)控、檢查，將實際工作情況與既定計劃要求進行比較，一旦存在偏差，就要分析原因、糾正偏差，使實際行動與目標保持一致，這就是控制。

管理控制就是要根據工作計劃和任務目標，設定檢查點和制定控制標準。定點對照衡量實際工作成效，如果實際工作與標準之間沒有偏差，工作繼續(xù);如果有偏差，則先分析偏差產生的原因，對于工作失誤造成的偏差，需要通過加強管理和監(jiān)督來糾正，使工作按照計劃和目標的要求繼續(xù)進行下去;如果偏差是原有計劃或標準設計不當導致的，或是由于內外部環(huán)境的變化而產生，并且其他措施都被證明無效時，則要考慮對原有的計劃或標準加以調整或修改，按照新的計劃或標準開始新一輪控制，要通過每一個管理控制點使工作偏差不斷縮小，確保組織目標的最終實現。

三、結論

管理的四個職能之間不是孤立的，而是相互聯系的。為了有效地實現組織的目標，需要管理計劃找到要做的事情，然后通過管理組織把這些事情交給不同的人去做，并通過管理領導讓這些人的能力適應工作要求（會做），而且愿意從事分配給他的工作（愿意做）。在這一過程中，還需要通過管理控制、確保不同的人所做的事情是按照計劃的要求進行的，管理控制發(fā)現的問題，總結出來的經驗必然會為下一個組織的目標實現積累管理經驗。行使管理的“計劃-組織-領導-控制”職能是一個PDCA循環(huán)往復的過程，發(fā)揮好管理的四個職能，我們的管理水平和能力就會不斷得到提高和增強。

（作者單位：成都成飛會議服務有限公司）