芻議投標文件資信標編制要點及注意事項

孫得志

中鐵六局集團有限公司交通工程分公司

1 引言

編制資信文件，是企業(yè)參與項目投標的重要步驟，更是企業(yè)核心競爭力的具體體現(xiàn)。通過資信文件將企業(yè)的各項情況，進行真實全面地對招標方展示。不僅能夠加深招標方的印象，增大項目中標的概率，還可以提升企業(yè)的商業(yè)形象，起到良好的宣傳效果。但是在編制資信標的過程中，由于文件搜集不完整、部門協(xié)調(diào)能力差和投標報價錯誤等原因，導(dǎo)致資信標編制水平的大幅度下降，嚴重影響了企業(yè)的日常經(jīng)營，甚至?xí)e失掉一個優(yōu)良的發(fā)展機遇。加強資信標的編制能力，已然成為企業(yè)發(fā)展過程中亟待解決的重要問題。

2 資信文件的主要內(nèi)容

2.1 企業(yè)信譽

企業(yè)在參與項目投標的過程中，需要向招標方遞交投標文件，并在投標文件中表明企業(yè)自身的資質(zhì)水平、技術(shù)水平和相關(guān)報價。按照文件內(nèi)容的不同，可以將投標文件劃分為資信標、技術(shù)標和商務(wù)標三種。其中，資信標作為企業(yè)資質(zhì)水平的重要證明文件，在投標文件中占據(jù)著極高的地位。資信標通常又被稱為資信文件，主要由企業(yè)信譽、經(jīng)營狀況和人員配備三方面組成。這里的企業(yè)信譽，不僅僅指的是企業(yè)的商業(yè)形象和可信度，更多的是指企業(yè)的內(nèi)部情況介紹，以及與投標項目相關(guān)的資質(zhì)證件[1]。通過將資質(zhì)文件和企業(yè)內(nèi)部情況全面展示，能夠向招標單位證明企業(yè)有能力完成項目的施工建設(shè)，并提高招標單位對企業(yè)的認可度，為項目中標單位的篩選，做好充足的鋪墊工作。

2.2 經(jīng)營狀況

除了向招標單位展現(xiàn)企業(yè)的自身資質(zhì)水平，企業(yè)還應(yīng)將以往的經(jīng)營狀況，真實完整的編制在資信文件中，進一步提高招標方對企業(yè)的關(guān)注度，為項目中標增加更大的概率。在編制企業(yè)經(jīng)營狀況的過程中，通常會按照招標單位的要求，將企業(yè)以往的年度、季度和月度報表，進行統(tǒng)一的整理與匯總。并以簡潔明了的方式，向投標方全面完整的展示[2]，從而證明企業(yè)能夠在項目中標以后，按照相關(guān)的標準要求，在指定時間內(nèi)部完成項目的施工建設(shè)。使招標方更加深入的了解企業(yè)的經(jīng)營狀況，為企業(yè)參與的項目投標工作提供良好助力。

2.3 人員配備

人員配備的具體情況，是企業(yè)核心競爭力的重要體現(xiàn)，在項目投標的過程中也占據(jù)著較高的地位。當(dāng)企業(yè)內(nèi)部的專業(yè)人才數(shù)量占比較高時，能夠在眾多同行業(yè)競爭者里脫穎而出，引起招標方的重點關(guān)注，為項目投標工作增添亮點。而且，管理人員的綜合能力，也是項目正常運轉(zhuǎn)的重要保障[3]。通過篩選與委派相結(jié)合的方法，選定技能水平和職業(yè)素養(yǎng)較高的工作人員，將企業(yè)的綜合實力更好地展現(xiàn)，也為企業(yè)資信文件的編制工作，提供重要的信息參考。

3 企業(yè)資信標的編制要點及注意事項

3.1 準備階段

企業(yè)資信標的編制流程，主要分為準備階段、編制階段、審稿階段和定稿階段四個環(huán)節(jié)。其中，準備階段是資信標編制的首要環(huán)節(jié)，也是最重要的一道工作步驟。因為在資信標編制的準備階段，工作人員需要先對項目的招標文件，進行全面完整的詳細閱讀與分析。在這個過程中，不僅要求著工作人員需要具備極強的知識儲備能力，還要擁有一絲不茍的工作態(tài)度。若工作人員未同時具備相關(guān)的綜合能力，便會在后續(xù)的編制工作中與招標方的具體要求形成偏差，導(dǎo)致資信標評審過程中出現(xiàn)扣分的現(xiàn)象，嚴重阻礙了項目投標工作有序開展。甚至?xí)斐蓮U標的情況，令企業(yè)錯失一次極好的發(fā)展機遇[4]。所以，在資信標編制工作的準備階段，企業(yè)工作人員既要反復(fù)閱讀投標文件的每段語句，深入領(lǐng)會招標方的具體要求。還要對招標文件閱讀過程中的各項疑問，進行著重的標記與詳細的分析。為后續(xù)資信標的編制工作，奠定良好堅實的基礎(chǔ)。在企業(yè)資信標的準備階段，工作人員除了要對招標文件進行全面分析，還應(yīng)完成資信標的大綱編制、人員初選和業(yè)績篩選工作[5]。編制大綱的主要目的，就是為了使資信標的各項內(nèi)容，更加具有條理性和連貫性，給招標方提供更好地閱讀體驗。同時，使招標方的各項要求，都能夠在大綱中得到體現(xiàn)，避免丟項和漏項的情況發(fā)生。而通過目錄的編制，能夠使招標方從中初步了解資信標的大體內(nèi)容，為后續(xù)內(nèi)容的閱讀提供便利。在資信標人員配備的過程中，不僅要考慮初選人員的技能水平和職業(yè)素養(yǎng)，使其能夠滿足項目施工建設(shè)的具體需求[6]，還要著重分析人員的工作現(xiàn)狀，是否處于在建工程的管理工作中，并將初選人員的以往業(yè)績多多填入資信文件中，使其成為企業(yè)資信標的加分項，以供招標單位后續(xù)進行分析與參考。在企業(yè)以往業(yè)績的篩選過程中，工作人員應(yīng)根據(jù)招標單位的要求，對業(yè)績的發(fā)生時間、具體情況和證明文件，進行全面完整的提供，使招標單位能夠深入了解企業(yè)的業(yè)績信息，令資信標的編制水平得到較好地提升[7]。將精細化理念融入企業(yè)業(yè)績篩選工作中，能夠使業(yè)績的各項內(nèi)容變得更加清晰明確，為招標單位的閱讀提供更大的便利。工作人員在選擇業(yè)績的證明文件時，不僅要提供以往項目的中標通知書和中標合同，還要準備工程的驗收證書，確保業(yè)績證明文件的準備齊全。通常情況下，企業(yè)業(yè)績的發(fā)生時間，可以分為中標日期、工程竣工日期與合同簽訂日期三種。無論業(yè)績的發(fā)生日期選擇哪種情況，工作人員都應(yīng)該將其明確標注，使招標單位能夠一目了然，降低企業(yè)資信標的閱讀難度[8]。當(dāng)招標單位對于企業(yè)業(yè)績與個人業(yè)績有特殊要求時，工作人員應(yīng)將兩者相互匹配。這樣既能夠滿足招標單位的具體要求，又可以彰顯管理人員的個人能力，為企業(yè)資信標的整體編制水平，起到良好的推動作用。

3.2 編制階段

資信標編制階段的工作內(nèi)容，主要是圍繞企業(yè)資質(zhì)證件、投標保證金和投標函及附錄四個方面開展。企業(yè)資質(zhì)證件的編制工作，要遵循真實性、完整性和實時性的原則，為項目投標工作提供良好的助力。當(dāng)企業(yè)在項目投標過程中，出現(xiàn)任何資質(zhì)變動時，應(yīng)及時與招標單位進行溝通。避免因信息不符而導(dǎo)致廢標的現(xiàn)象，為企業(yè)參與項目投標工作，創(chuàng)造良好有利的保障。雖然投標保證金屬于資信標編制工作的重要組成部分，但是在實際的編制過程中，需要企業(yè)內(nèi)部財務(wù)人員與編標人員的相互協(xié)作。工作人員應(yīng)將投標保證金的數(shù)額、遞交截止時間和對方賬戶信息以及匯款方式，告知給企業(yè)財務(wù)人員。確保投標保證金能夠在遞交截止時間內(nèi)，順利完成繳納工作，避免廢標現(xiàn)象的發(fā)生。當(dāng)投標保證金繳納完成后，企業(yè)工作人員應(yīng)及時向財務(wù)部門索要相關(guān)憑證，并在資信標中將繳納金額、項目名稱和標段名稱詳細記錄，嚴格遵循資信標編制工作的完整性和真實性。在投標函以及附錄的編制過程中，工作人員需要按照招標單位的規(guī)格要求進行編寫，并對工期和質(zhì)量等適應(yīng)性內(nèi)容明確標注。同時，工作人員還應(yīng)著重關(guān)注投標報價的數(shù)額，一方面編標人員要與報價人員進行溝通，確保投標報價數(shù)額的準確性；另一方面編標人員應(yīng)對報價數(shù)額的填寫狀況，進行嚴格仔細的審核與復(fù)查。確保報價數(shù)額的大小寫一致，降低資信標編制過程中錯誤問題的發(fā)生概率。除此之外，在企業(yè)資信標編制過程中，工作人員應(yīng)對企業(yè)和個人資質(zhì)證書相關(guān)原件的有效期，進行嚴格的審查與推算，確保實際情況與資信標編制內(nèi)容相符。并在項目開標時，準備齊全所有的資質(zhì)原件，以供招標單位工作人員的查閱與核對。

圖1 企業(yè)投標文件資信標編制流程及要點

3.3 審稿與定稿階段

當(dāng)企業(yè)資信標編制工作完畢后，工作人員需要再次將招標文件和答疑文件進行對比，確保文件中的每條疑問都已經(jīng)被成功解決，避免問題遺漏的現(xiàn)象發(fā)生。企業(yè)資信標編制工作結(jié)束后，通常會按照招標單位的具體要求，將資信文件交由企業(yè)的相關(guān)負責(zé)人進行簽字或蓋章，確保資信文件的準確性和合法性。當(dāng)企業(yè)資信文件的簽字蓋章環(huán)節(jié)出現(xiàn)差錯，不僅會導(dǎo)致企業(yè)資信標編制水平的大幅度下降，還會嚴重影響項目投標工作的開展，甚至?xí)霈F(xiàn)廢標的情況，極大程度阻礙了企業(yè)的經(jīng)營與發(fā)展。所以，在資信標簽字蓋章的過程中，工作人員需要先深入了解招標單位的要求，理清相關(guān)的負責(zé)人具體是企業(yè)的法人，還是委托代理人。并且對簽字和蓋章的標準也要詳細的確認，避免缺字少章和未按規(guī)定簽字蓋章的情況發(fā)生，使企業(yè)資信標編制水平，得到顯著的提升。在企業(yè)資信標的裝訂環(huán)節(jié)中，工作人員也應(yīng)深入了解招標單位的具體要求，嚴格按照規(guī)范化的流程進行操作。在企業(yè)資信標的裝訂過程中，工作人員應(yīng)對資信標的內(nèi)容詳細核對，避免漏頁、前后顛倒和不牢固現(xiàn)象的發(fā)生，為招標單位的后續(xù)閱讀提供便利。通常情況下，企業(yè)資信標的包封分為兩種情況，一種是采用單獨包封；另一種是將資信標與商務(wù)標、技術(shù)標合并包封。而企業(yè)資信標具體的包封種類，需要根據(jù)招標單位的要求進行修改。通過對招標單位各項需求的深入研究，使企業(yè)資信標的裝訂和包封工作，能夠完全滿足招標單位的要求，令企業(yè)資信標的整體編制水平，得到顯著的提升。在企業(yè)資信標包封工作結(jié)束后，工作人員仍需要對包封表面的信息內(nèi)容，進行真實完整的填寫，保障包封表面的各項信息與企業(yè)的實際情況相符，為項目投標工作提供良好的助力。

4 結(jié)語

通過對企業(yè)資信標編制內(nèi)容的深入了解與分析，可以發(fā)現(xiàn)資信標編制工作的特點，以及資信標編制過程中的常見問題。而利用各部門工作人員之間的相互協(xié)作，不僅能夠加快企業(yè)資信標的編制效率，縮短整體的編制時長，還可以使企業(yè)資信標編制的工作質(zhì)量，得到良好有效地提升。對于企業(yè)資信標的編制流程與各項要點，工作人員采用反復(fù)核查招標文件的方法，可以有效降低編制工作過程中的錯誤，保障企業(yè)資信標編制工作的質(zhì)量穩(wěn)定。為企業(yè)長遠有序的經(jīng)營，創(chuàng)造良好有利的發(fā)展環(huán)境，并促進我國經(jīng)濟的平穩(wěn)增長。