加強水利工程建設(shè)項目檔案管理的幾點建議

馬小萍，楊天彬

（白銀市白銀區(qū)水務(wù)局，甘肅白銀730900）

2019年全國水利工作會議上，鄂竟平指出中國特色社會主義進(jìn)入新時代，水利事業(yè)發(fā)展也進(jìn)入了新時代。為了能讓水利事業(yè)更好、更快發(fā)展，其中水利工程檔案管理工作非常重要。在水利工程開展過程中，其檔案管理是建設(shè)與管理中形成具有保存意義的內(nèi)容，以不同形式記錄，如照片、各種圖表、文字說明等等。

1 水利工程建設(shè)項目檔案的主要內(nèi)容及特點

水利工程項目檔案指的是在水利建設(shè)以及管理中具有保存價值的記錄。其是工程建設(shè)者勞動成果和歷史功績的真實記錄，在一定意義上可以起到為工程建設(shè)者樹碑立傳的作用，還是建設(shè)過程的根據(jù)、憑證。對于工程的建設(shè)、管理、維護(hù)、改造具有不可替代的作用。

1.1 工程檔案主要內(nèi)容

1.1.1 項目建設(shè)前期資料 包括工程勘測、規(guī)劃、可研報告、初設(shè)報告及報批文件，環(huán)境影響、水土保持、社會穩(wěn)定風(fēng)險評估等專項報告，招投標(biāo)資料，工程合同、協(xié)議書、合同變更等。

1.1.2 管理文件類資料 關(guān)于建設(shè)中的各項管理辦法及制度，項目法人在工程建設(shè)管理方面的文件及與有關(guān)單位的來往函件，開工報批文件，各種會議紀(jì)要，工程建設(shè)大事記，征地移民批準(zhǔn)文件、紅線圖及坐標(biāo)圖，工程建設(shè)實施計劃、調(diào)整計劃及批復(fù)文件，設(shè)計變更及審批文件，事故及缺陷處理報告等相關(guān)材料。

1.1.3 施工文件資料 包括施工單位資質(zhì)及項目管理機構(gòu)人員證件，項目技術(shù)交底、圖紙會審摘要，施工組織設(shè)計及報批有關(guān)文件，包括建筑原材料的質(zhì)評材料，施工定位、放樣記錄，隱蔽工程驗收記錄，管線試壓、通水等試運行記錄，工程質(zhì)量評定資料，施工大事記，施工日志及月報，各階段檢查、驗收報告和結(jié)論。

1.1.4 監(jiān)理文件資料 包括了派駐人員的證件、監(jiān)理單位資質(zhì)、監(jiān)理實施的細(xì)則及規(guī)則等等。同時，還包括開工(停工、復(fù)工)令，監(jiān)理通知、往來函件，監(jiān)理測量復(fù)核及平行檢測材料，工程質(zhì)量、安全事故報告，變更價格審批、支付審批、結(jié)算、索賠處理文件，監(jiān)理旁站記錄，監(jiān)理日志及月報。

1.1.5 設(shè)備及主要材料文件資料 包括出廠合格證，特殊要求證件，第三方檢測資料，試運行、驗收記錄，產(chǎn)品技術(shù)參數(shù)、性能、圖紙。

1.1.6 工程竣工驗收文件資料 包括驗收、管理工作的有關(guān)報告以及設(shè)計工作總結(jié)等，也包括其他的工作報告，如運行管理、監(jiān)理、質(zhì)量監(jiān)督等，還包括工程建設(shè)影像資料，工程財務(wù)審計、決算報告，專項驗收報告，階段驗收鑒定書，竣工驗收鑒定書，工程移交文件。

1.2 工程檔案特點

水利工程檔案是科技檔案的一種，其是在項目建設(shè)過程中收集、整理形成的，以備日后查考和借鑒，以紙質(zhì)文件為主，聲像資料為補充，真實反映項目建設(shè)全過程的文件材料。一般形成過程較長，涉及面廣，內(nèi)容繁雜，來源分散。

2 加強水利工程建設(shè)項目檔案管理的建議

2.1 提高意識，加強領(lǐng)導(dǎo)

項目法人在建設(shè)開始時，需要加強對有關(guān)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，對檔案工作的職責(zé)加以明確。項目檔案收集按照“誰形成、誰收集、誰整理”的原則，建議將項目檔案收集、整理納入合同協(xié)議中。另外，要設(shè)定資料歸檔保證金（根據(jù)實際比例設(shè)定），這部分保證金在驗收后可退還。明確專人負(fù)責(zé)檔案工作，對各參建單位資料收集提出要求，做好監(jiān)督及指導(dǎo)工作。

2.2 強化指導(dǎo)，確保質(zhì)量

各參建單位各自對工程項目文件材料做好收集工作，及時歸檔。為確保檔案工作及項目建設(shè)可以同時進(jìn)行，建議做好前期指導(dǎo)和中間檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時解決，確保各類檔案都符合規(guī)范要求歸檔。根據(jù)國家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和水利水電工程檔案管理辦法，明確歸檔工作的具體要求以及各參建單位檔案管理的職責(zé)范圍，確保歸檔文件的質(zhì)量。在工程項目建成后及時申請國家有關(guān)部門做好檔案專項驗收，保證工程項目在竣工驗收時順利通過。

2.3 做好驗收，確保安全

當(dāng)工程項目完成之后，各參建單位需要根據(jù)合同有關(guān)規(guī)定，將檔案向建設(shè)單位移交，在完善之前，監(jiān)理單位需要對檔案進(jìn)行整理、收集，并審核其準(zhǔn)確性，確認(rèn)無誤后與監(jiān)理工作檔案一并移交。建設(shè)單位應(yīng)及時申請地方檔案部門進(jìn)行檔案專項驗收，并形成檔案驗收意見書。

2.4 制定切實可行的有關(guān)制度

擬定具有可行性的檔案利用、管理制度，明確檔案的安全管理職責(zé)。一是重視存放環(huán)境需求，檢測檔案室的溫度、濕度；紙質(zhì)檔案注意防火、防蟲、防霉，非紙質(zhì)檔案要購置專門的存放器具，檔案庫房達(dá)到“八防”要求，做到防患于未然。二是安全利用檔案要做好登記、造冊、履行借閱手續(xù)，嚴(yán)格執(zhí)行水利及國家有關(guān)部門的保密規(guī)定。

2.5 管理信息化

配置檔案數(shù)字化設(shè)備、檔案管理的有關(guān)軟件，構(gòu)建目錄數(shù)據(jù)庫，將紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)成電子版，對有關(guān)資料做好數(shù)字掃描。檔案信息化的管理既可以提高水利工程項目檔案的利用率和利用效果，又便于項目檔案的安全保管。

3 結(jié)語

綜上所述，與傳統(tǒng)檔案對比，水利工程建設(shè)項目檔案有著專業(yè)性、動態(tài)性、成套性。成套性及專業(yè)性以總體程序及專業(yè)技術(shù)內(nèi)容相連接，構(gòu)成建設(shè)項目檔案整體性及動態(tài)性，突出其可反復(fù)利用、反復(fù)修改。在總體工程檔案管理中，檔案人員要及時做好資料的整理，豐富專業(yè)水平，為檔案入室質(zhì)量打好扎實基礎(chǔ)。