大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案保密工作思考淺述

楊建華

摘 要： 檔案管理工作是每個(gè)行業(yè)都會(huì)涉及到的工作，其實(shí)質(zhì)上就是對(duì)內(nèi)部重要資料保存和利用，有利于提高工作質(zhì)量和辦事效率，規(guī)范的檔案管理，也有利于提高單位的管理質(zhì)量。但處在科技信息迅速發(fā)展的大數(shù)據(jù)時(shí)代，會(huì)受到諸多因素的影響，使得檔案未得到很好的保存，從而為單位檔案利用也埋下了隱患。因此必須要強(qiáng)化檔案管理保密工作的緊迫感，發(fā)揮出真正的價(jià)值。

關(guān)鍵詞： 大數(shù)據(jù)時(shí)代;檔案保密;思考

【中圖分類號(hào)】G271 ? ? 【文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼】A ? ? 【DOI】10.12215/j.issn.1674-3733.2020.38.279

1 檔案與大數(shù)據(jù)的區(qū)別和聯(lián)系

從來(lái)源看，檔案的來(lái)源是國(guó)家機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位、社會(huì)團(tuán)體和個(gè)人，一般來(lái)說(shuō)較為固定，比如政府機(jī)構(gòu)的檔案館，一般的來(lái)源是以政府機(jī)關(guān)為主以及需特定征集檔案持有者，企業(yè)檔案的來(lái)源是企業(yè)內(nèi)形成檔案內(nèi)容的組織機(jī)構(gòu)。大數(shù)據(jù)的來(lái)源則較為復(fù)雜且不固定。主要包含組織及個(gè)人的日常行為所產(chǎn)生的數(shù)據(jù)。檔案一般是誰(shuí)形成誰(shuí)歸檔，大數(shù)據(jù)一般是數(shù)據(jù)管理和保管方主動(dòng)收集數(shù)據(jù)內(nèi)容，數(shù)據(jù)的形成者被動(dòng)收集。從形式上看，檔案強(qiáng)調(diào)原始記錄，有確定的記錄載體，檔案收集內(nèi)容和載體，在紙質(zhì)上產(chǎn)生的連同紙張一起才能成為檔案，在電腦上產(chǎn)生連同元數(shù)據(jù)一起才能成為檔案。大數(shù)據(jù)注重的是數(shù)據(jù)內(nèi)容，不管什么載體都收集過(guò)來(lái)。但是檔案在根本上也是數(shù)據(jù)的集合。檔案強(qiáng)調(diào)有價(jià)值，沒(méi)有價(jià)值的記錄不能稱為檔案，大數(shù)據(jù)不以價(jià)值為區(qū)分，更多依據(jù)現(xiàn)代化計(jì)算機(jī)技術(shù)對(duì)數(shù)據(jù)收集和分析。從管理方式看，檔案是先篩選后保管，歸檔者根據(jù)歸檔范圍確定所形成的記錄是否需要?dú)w檔;大數(shù)據(jù)卻是先保管后根據(jù)利用目的篩選和分析。從利用目的看，檔案和大數(shù)據(jù)的相同點(diǎn)都是以利用為目的的管理數(shù)據(jù)內(nèi)容，檔案的利用目的有查證、決策依據(jù)等，大數(shù)據(jù)的利用目的主要是利用數(shù)據(jù)分析手段為決策提供依據(jù)。檔案和大數(shù)據(jù)都以數(shù)據(jù)為管理標(biāo)的，以數(shù)據(jù)的利用為目的。在大數(shù)據(jù)時(shí)代，檔案管理有條件利用大數(shù)據(jù)技術(shù)提升檔案管理水平和效率，檔案工作的變革勢(shì)在必行。

2 大數(shù)據(jù)時(shí)代，檔案工作變革必要性和緊迫性

檔案作為大數(shù)據(jù)的一部分，而且是最重要的一部分?jǐn)?shù)據(jù)，理應(yīng)在大數(shù)據(jù)時(shí)代有所作為。但是，目前我們檔案工作依舊是圍繞著紙質(zhì)文件的管理，即便是電子文件，多數(shù)也需要轉(zhuǎn)換成紙質(zhì)文件，按紙質(zhì)文件管理。檔案工作的理論依據(jù)依然是紙質(zhì)文件時(shí)代形成的，在有些方面不適應(yīng)我們現(xiàn)在的以電子數(shù)據(jù)為主的計(jì)算機(jī)時(shí)代和數(shù)據(jù)時(shí)代，在紙質(zhì)文件時(shí)代，受限于檔案存儲(chǔ)空間和檔案管理人員，根據(jù)重要性，只歸檔在將來(lái)可能用到的文件，達(dá)到檔案的存儲(chǔ)和利用的平衡，可能有些檔案不會(huì)被利用到，也有些可能被利用的文件沒(méi)有歸檔，但是，在大數(shù)據(jù)時(shí)代，人們的一舉一動(dòng)都會(huì)成為有用的數(shù)據(jù)，數(shù)據(jù)不局限于文件，包括文件、行為等，而且存儲(chǔ)的便利性和較低的成本，可以存儲(chǔ)更多的數(shù)據(jù)，便于為人們做決策。大數(shù)據(jù)時(shí)代，現(xiàn)在我們檔案工作人員所做的工作電腦和機(jī)器人都能自動(dòng)完成，如果不變革就會(huì)被淘汰。在當(dāng)今時(shí)代，我們?cè)絹?lái)越多的工作和行為在電腦或手機(jī)上實(shí)現(xiàn)，我們檔案工作中自動(dòng)歸檔、自動(dòng)備份和保管、自動(dòng)提供利用在電腦上根據(jù)設(shè)定好的條件都可以實(shí)現(xiàn)。如果我們檔案管理人員不能適應(yīng)這個(gè)時(shí)代主動(dòng)變革，就會(huì)被時(shí)代拋棄，我們現(xiàn)在的工作將會(huì)被電腦和機(jī)器人所替代。大數(shù)據(jù)時(shí)代，將數(shù)據(jù)掌握到手，才會(huì)作出最正確的決策。大數(shù)據(jù)時(shí)代同樣也是我們檔案工作者的機(jī)遇，在大數(shù)據(jù)時(shí)代，數(shù)據(jù)的產(chǎn)生越來(lái)越多，給我們檔案管理者提供的數(shù)據(jù)管理手段越來(lái)越智能。我們檔案機(jī)構(gòu)經(jīng)過(guò)多年積累的檔案數(shù)據(jù)將會(huì)是最寶貴的資源，屆時(shí)檔案人員將不僅僅是檔案的保管員，同時(shí)也是數(shù)據(jù)的管理者和分析師。

3 大數(shù)據(jù)時(shí)代，檔案工作應(yīng)該怎么變革

3.1 重新定義檔案工作內(nèi)容。

檔案工作內(nèi)容應(yīng)從管理檔案實(shí)體向管理檔案內(nèi)容轉(zhuǎn)變。一切檔案工作圍繞檔案內(nèi)容開(kāi)展，檔案的收集根據(jù)內(nèi)容收集，檔案的保管根據(jù)內(nèi)容分類保管，檔案的提供利用根據(jù)內(nèi)容提供，檔案的統(tǒng)計(jì)根據(jù)內(nèi)容統(tǒng)計(jì)。當(dāng)然，這些工作需要計(jì)算機(jī)的輔助，更多的是通過(guò)大數(shù)據(jù)技術(shù)來(lái)實(shí)現(xiàn)。

3.2 重新定義歸檔范圍。

全面對(duì)檔案內(nèi)容的生成者進(jìn)行分析，盡量全面地記錄生成者的一切相關(guān)數(shù)據(jù)。檔案內(nèi)容的生成者可能是一個(gè)人，可能是一個(gè)組織，可能是一個(gè)機(jī)器，可能是一個(gè)生物等等，對(duì)生成者的行為、特點(diǎn)、運(yùn)行規(guī)律等等進(jìn)行分析，對(duì)相關(guān)數(shù)據(jù)進(jìn)行記錄并歸檔。歸檔范圍應(yīng)以檔案數(shù)據(jù)生成者為單位，一個(gè)單位一個(gè)歸檔范圍。

3.3 重新定義檔案工作流程。

檔案工作流程不是從檔案收集開(kāi)始，而是從分析數(shù)據(jù)生成者開(kāi)始，確定歸檔范圍;利用自動(dòng)采集設(shè)備和技術(shù)，從被動(dòng)接收檔案到主動(dòng)收集檔案，對(duì)檔案內(nèi)容按類型、重要性等標(biāo)注并分類，對(duì)檔案內(nèi)容進(jìn)行整理，按利用者需要提供檔案數(shù)據(jù)。

3.4 重新定義檔案工作者角色。

當(dāng)前，檔案不受重視有很多因素，有檔案屬于輔助工作、檔案工作技術(shù)性不強(qiáng)、對(duì)檔案從業(yè)人員要求不高等等。但是在大數(shù)據(jù)時(shí)代，檔案工作的專業(yè)性更強(qiáng)，對(duì)檔案工作者素質(zhì)及能力的要求更高。檔案人員從檔案保管員向檔案數(shù)據(jù)師轉(zhuǎn)變。檔案工作人員也是檔案數(shù)據(jù)生成者分析師，也是檔案數(shù)據(jù)整理師，還是檔案數(shù)據(jù)分析師。

4 大數(shù)據(jù)時(shí)代，檔案工作面臨的挑戰(zhàn)和機(jī)會(huì)

在大數(shù)據(jù)時(shí)代，數(shù)據(jù)作為決策的基礎(chǔ)資源有著天生的重要作用。檔案數(shù)據(jù)作為最重要的數(shù)據(jù)要抓住機(jī)遇，檔案工作者要勇敢接受挑戰(zhàn)，將檔案事業(yè)發(fā)揚(yáng)光大。在大數(shù)據(jù)時(shí)代，檔案工作的開(kāi)展還會(huì)對(duì)現(xiàn)行檔案理論進(jìn)行挑戰(zhàn)和完善，也會(huì)面臨很多堅(jiān)持原有觀念的檔案工作者的質(zhì)疑和阻力。但是任何新的事物和觀念都是在質(zhì)疑中成長(zhǎng)和完善的。在大數(shù)據(jù)時(shí)代，對(duì)檔案工作者的能力要求越來(lái)越高，檔案工作者都應(yīng)具有相應(yīng)的計(jì)算機(jī)、數(shù)據(jù)分析、數(shù)據(jù)管理、建模等能力。檔案工作將會(huì)更專業(yè)，有些不符合要求的從業(yè)者可能會(huì)被淘汰。在大數(shù)據(jù)時(shí)代，檔案工作更多依賴計(jì)算機(jī)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，檔案保密形勢(shì)越來(lái)越嚴(yán)峻。檔案保密工作的潛在威脅可能來(lái)自世界各地方方面面，在檔案工作的各個(gè)環(huán)節(jié)做各項(xiàng)檔案工作的同時(shí)，都應(yīng)該考慮保密。

結(jié)語(yǔ)：大數(shù)據(jù)時(shí)代，將以每一個(gè)單位或組織機(jī)構(gòu)作為一個(gè)全宗，對(duì)每一個(gè)全宗的特點(diǎn)進(jìn)行分析，例如對(duì)一個(gè)項(xiàng)目從建設(shè)、運(yùn)行、改造、報(bào)廢等作為一個(gè)生命周期，對(duì)生命周期中的每一個(gè)階段相關(guān)數(shù)據(jù)自動(dòng)收集和歸檔，對(duì)歸檔數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，更能保證裝置的效率和穩(wěn)定運(yùn)行。

參考文獻(xiàn)

[1] 李煥.新形勢(shì)下如何做好企業(yè)檔案管理工作[J].辦公室業(yè)務(wù)，2018（13）.