應(yīng)付賬款的財(cái)務(wù)共享體系構(gòu)建

王藝偉

[摘要]應(yīng)付賬款服務(wù)作為財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的一項(xiàng)基礎(chǔ)性服務(wù)，其管理體系的正確構(gòu)建對(duì)于公司財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的高效運(yùn)營(yíng)非常關(guān)鍵?；诖耍⒆阌诋?dāng)前新常態(tài)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)環(huán)境，基于公司財(cái)務(wù)管理相關(guān)理論，分析建立財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的一些可循方略與實(shí)現(xiàn)路徑。

[關(guān)鍵詞]應(yīng)付賬款;財(cái)務(wù)共享體系;ERP;會(huì)計(jì)人員

[中圖分類號(hào)] F406.7

[文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼]A

基于應(yīng)付賬款的財(cái)務(wù)共享服務(wù)體系，主要適用于大中規(guī)模的集團(tuán)公司。對(duì)于這類具有一定規(guī)模的公司來(lái)說(shuō)，無(wú)論是資本實(shí)力、還是在區(qū)域內(nèi)的市場(chǎng)影響力，均相對(duì)較強(qiáng)。當(dāng)公司實(shí)施財(cái)務(wù)共享服務(wù)后，旗下的各子公司的應(yīng)付賬款業(yè)務(wù)會(huì)集中起來(lái)，所以便引出了一連串的問題。空間的變換、業(yè)務(wù)前端于財(cái)務(wù)處理脫節(jié)、會(huì)計(jì)檔案管理環(huán)境變遷，如此等等，使得公司集團(tuán)面臨應(yīng)付賬款管理模式層面上的巨大變革。在這種情形下，必然要求著公司內(nèi)部相關(guān)應(yīng)付賬款管理流程進(jìn)行再造。這也是本文著重探究的核心點(diǎn)所在，基于集團(tuán)公司應(yīng)付賬款財(cái)務(wù)共享體系構(gòu)建過程中出現(xiàn)的問題以及潛在的弊端，提出有針對(duì)性的建議對(duì)策。

1 構(gòu)建應(yīng)付賬款財(cái)務(wù)共享體系的結(jié)點(diǎn)

共享模式下的應(yīng)付賬款管理，應(yīng)當(dāng)是以先進(jìn)的電子信息系統(tǒng)為基礎(chǔ)，以數(shù)控管理平臺(tái)為載體，強(qiáng)化公司內(nèi)各部門之間，尤其是各子公司之間的協(xié)作性。譬如，公司各職能部門通過計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)交換，即可實(shí)現(xiàn)對(duì)整個(gè)項(xiàng)目流程過程的集中管控。具體來(lái)看，從采購(gòu)到付款，整個(gè)過程匯總的操作和監(jiān)控，均是在一個(gè)大局域的可控環(huán)境內(nèi)完成的。簡(jiǎn)單一點(diǎn)來(lái)概括，它包括對(duì)供應(yīng)商信息的輸入、交易過程的審核、賬款的記賬、監(jiān)測(cè)、清賬、反饋等，這些都屬于日常管控和會(huì)計(jì)檔案管理工作。當(dāng)然，在新市場(chǎng)環(huán)境下和公司各項(xiàng)現(xiàn)代化制度體系逐步確立的新局面下，財(cái)務(wù)共享服務(wù)模式也需要同步推進(jìn)。然而，現(xiàn)實(shí)性的問題突出存在，必須要正視。

（1）財(cái)務(wù)處理與業(yè)務(wù)前端的分離導(dǎo)致信息傳遞不暢，職責(zé)界面不清。公司在實(shí)施財(cái)務(wù)共享服務(wù)之后，旗下的所有分公司會(huì)計(jì)工作人員全部集中到FSSC（財(cái)務(wù)共享中心）。也就是說(shuō)，以往的所有應(yīng)付賬款的日常管理工作，也全部集中在FSSC。在這種情形下，財(cái)務(wù)處理與業(yè)務(wù)前端發(fā)生脫節(jié)也就在所難免，最終造成共享中心人員不能很好地熟悉具體業(yè)務(wù)情況，降低了財(cái)務(wù)管理工作的協(xié)同性。

（2）會(huì)計(jì)檔案管理難度加大。具體來(lái)看，受到此類影響的一些應(yīng)付賬款類會(huì)計(jì)檔案項(xiàng)目主要包括請(qǐng)購(gòu)單、訂購(gòu)單、發(fā)票、報(bào)銷單、工資費(fèi)用分配表、應(yīng)付賬款記賬憑證、應(yīng)付賬款明細(xì)賬、供應(yīng)商對(duì)賬單等。最大的影響就是風(fēng)險(xiǎn)控制問題，因?yàn)樾碌囊惶棕?cái)務(wù)共享服務(wù)體系，旨在將集團(tuán)公司各部門、各分公司之間的各項(xiàng)信息與運(yùn)營(yíng)工作高效地集合在一起，這就必須要充分借助信息技術(shù)。盡管通過電子化的數(shù)控管理，并且提高了檔案管理工作的便捷性，然而也產(chǎn)生了諸多會(huì)計(jì)檔案影像化管理、新內(nèi)控防范點(diǎn)設(shè)置等新問題，這也預(yù)示著會(huì)計(jì)檔案管理工作的難道也會(huì)增加。

（3）共享中心服務(wù)效率低，應(yīng)付賬款管理系統(tǒng)支撐能力不足。首先，在財(cái)務(wù)共享服務(wù)體系運(yùn)行下，總體的效率是比較低的，并且嚴(yán)重限制了員工職業(yè)發(fā)展。在這種局面下，無(wú)論是技術(shù)層面、制度層面、人力管理層面，均存有障礙。集團(tuán)公司業(yè)務(wù)規(guī)模的擴(kuò)大，財(cái)務(wù)項(xiàng)目管理的復(fù)雜性，使得各部門和分公司分工高度細(xì)化。其次，管理系統(tǒng)缺失支撐力，在業(yè)務(wù)處理過程中，局部信息的共享性比較差。簡(jiǎn)單一點(diǎn)講，就是缺失一套完備的影像系統(tǒng)和銀行公司互聯(lián)系統(tǒng)。

2構(gòu)建應(yīng)付賬款財(cái)務(wù)共享體系的流通

集團(tuán)公司構(gòu)建應(yīng)付賬款財(cái)務(wù)共享服務(wù)體系的流通管理環(huán)節(jié)，需要嚴(yán)密遵從以下操作步驟：第一，公司業(yè)務(wù)部門審核環(huán)節(jié);第二，公司采購(gòu)部門編制訂單;第三，采購(gòu)部門將訂購(gòu)單信息傳輸給供應(yīng)商;第四，倉(cāng)庫(kù)驗(yàn)收商品;第五，財(cái)務(wù)部門單據(jù)處理;第六，系統(tǒng)服務(wù)中心控制。

（l）公司業(yè)務(wù)部門請(qǐng)購(gòu)商品和勞務(wù)。關(guān)于這一環(huán)節(jié)，業(yè)務(wù)部門應(yīng)嚴(yán)密依據(jù)著公司現(xiàn)實(shí)發(fā)展情況，以及生產(chǎn)和經(jīng)營(yíng)需要，對(duì)列入存貨清單的各類項(xiàng)目填寫請(qǐng)購(gòu)單。需要特別注意的是，此環(huán)節(jié)必須要嚴(yán)格審核批準(zhǔn)，這一點(diǎn)是業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人需要重點(diǎn)強(qiáng)化的，尤其是支出預(yù)算的主管工作人員，對(duì)請(qǐng)購(gòu)商品貨單嚴(yán)格審核。對(duì)于發(fā)現(xiàn)的問題，及時(shí)向上級(jí)主管部門或直屬領(lǐng)導(dǎo)反饋。

（2）公司采購(gòu)部門編制訂購(gòu)單。待業(yè)務(wù)部門將請(qǐng)購(gòu)商品和勞務(wù)等項(xiàng)目審核批準(zhǔn)之后，采購(gòu)部門確定無(wú)誤，即可編制訂購(gòu)單。采購(gòu)部門相關(guān)工作人員將收到的請(qǐng)購(gòu)單，按照標(biāo)準(zhǔn)先分類，然后即可編制訂購(gòu)單。將編制好的訂購(gòu)單發(fā)給與公司建立合作關(guān)系的供應(yīng)商公司。當(dāng)然，假若是新供應(yīng)商，則在發(fā)出訂購(gòu)單前需對(duì)其再次審核，全面了解供應(yīng)商信息之后，將供應(yīng)商的各項(xiàng)信息錄入ERP系統(tǒng)，準(zhǔn)備生成訂單，然后傳輸給公司財(cái)務(wù)部門。

（3）供應(yīng)商收到訂購(gòu)信息。采購(gòu)部將最終編制出來(lái)的本期訂單信息發(fā)送給供應(yīng)商，供應(yīng)商通過ERP系統(tǒng)獲取到了訂購(gòu)信息，確認(rèn)后即可發(fā)出商品并提供相應(yīng)的勞務(wù)。采購(gòu)與配貨環(huán)節(jié)完成之后，供應(yīng)商會(huì)將發(fā)票信息重新返發(fā)給采購(gòu)部門，將具體的信息輸入到系統(tǒng)內(nèi)，然后即可寄往FSSC應(yīng)付賬款服務(wù)中心。

（4）倉(cāng)庫(kù)驗(yàn)收商品。對(duì)于這一環(huán)節(jié)，屬于整個(gè)應(yīng)付賬款財(cái)務(wù)共享服務(wù)流程的核心一環(huán)，即驗(yàn)收商品。通常情況下，公司總部或者各子公司，需要選派專人來(lái)對(duì)供應(yīng)商發(fā)運(yùn)過來(lái)的商品進(jìn)行驗(yàn)收。具體操作上，對(duì)比最初所發(fā)出的訂購(gòu)信息，將各項(xiàng)信息羅列出來(lái)一一對(duì)照，嚴(yán)密檢查是否完全相符。

（5）采購(gòu)貨款單據(jù)處理。公司總部需要進(jìn)一步強(qiáng)化FSSC的數(shù)控管理效能，各子公司的財(cái)務(wù)部需要將當(dāng)期各應(yīng)付賬款信息在規(guī)定的付款期內(nèi)，發(fā)送到FSSC。需要特別注意的是，需要將各應(yīng)付業(yè)務(wù)按照貨款信息來(lái)分類并歸檔，通過影像系統(tǒng)掃描下傳輸過來(lái)。此環(huán)節(jié)的控制，最需要改進(jìn)的就是技術(shù)層面的管控，因此，過程中需要進(jìn)行條形碼的識(shí)別與控制。

（6）基于FSSC的應(yīng)付賬款財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心。在這一環(huán)節(jié)，F(xiàn)SSC需要將先前接收到的各子公司財(cái)務(wù)部門編制的相關(guān)單據(jù)，進(jìn)行基礎(chǔ)記賬服務(wù)。具體包括，對(duì)各應(yīng)付賬款業(yè)務(wù)類的發(fā)票、采購(gòu)訂單、收貨情況等，進(jìn)行三方審核。待審核通過之后，即可通過中心服務(wù)系統(tǒng)平臺(tái)將付款指令傳輸至公司的網(wǎng)上銀行賬戶。操作之后，就可以通過銀行公司互聯(lián)系統(tǒng)來(lái)完成最終的貨款支付。

3構(gòu)建應(yīng)付賬款財(cái)務(wù)共享體系的具體策略

3.1 清晰界定應(yīng)付賬款業(yè)務(wù)前端人員與FSSC人員的工作職責(zé)

對(duì)于應(yīng)付賬款業(yè)務(wù)前端人員和FSSC人員的工作職責(zé)，在管理工作過程中，各人員角色需要堅(jiān)持兩項(xiàng)基本原則，第一是及時(shí)性、第二是協(xié)同性。對(duì)于這一點(diǎn)，主要還是源于整個(gè)應(yīng)付賬款業(yè)務(wù)開展的復(fù)雜性，單以應(yīng)付賬款管理工作內(nèi)容來(lái)看，可分為會(huì)計(jì)記賬、會(huì)計(jì)清賬、函證對(duì)賬、業(yè)務(wù)清理等。在這其中，需要嚴(yán)格按照高標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行的是會(huì)計(jì)記賬和會(huì)計(jì)清賬環(huán)節(jié)，即全權(quán)由FSSC負(fù)責(zé)。對(duì)于函證對(duì)賬與業(yè)務(wù)清理兩方面來(lái)說(shuō)，應(yīng)當(dāng)由應(yīng)付賬款對(duì)應(yīng)等級(jí)經(jīng)營(yíng)單位的財(cái)務(wù)部門來(lái)負(fù)責(zé)，即集團(tuán)公司旗下的各子公司財(cái)務(wù)部門。其強(qiáng)調(diào)和注重的就是各子公司、各業(yè)務(wù)部門相互間的協(xié)調(diào)配合。

3.2重構(gòu)應(yīng)付賬款會(huì)計(jì)檔案管理體系

首先，建議集團(tuán)公司加強(qiáng)應(yīng)付賬款檔案形成過程中的一些問題，立足于公司財(cái)務(wù)部門管理情況實(shí)際，著重圍繞著流程管理來(lái)進(jìn)行。建議統(tǒng)一各子公司應(yīng)付賬款業(yè)務(wù)單據(jù)的格式，比如，各子公司部的訂購(gòu)單、銷售單、請(qǐng)購(gòu)單等，以子公司為單位，強(qiáng)化各部門的職能管控。為了強(qiáng)化制度的保障力，可利用影響系統(tǒng)來(lái)對(duì)各單據(jù)進(jìn)行傳遞，之后方可借助ERP系統(tǒng)來(lái)對(duì)供應(yīng)商的治療做深度的分類整理。

其次，建議持續(xù)加強(qiáng)應(yīng)付賬款檔案的風(fēng)險(xiǎn)控制。應(yīng)付賬款檔案形成過程中各環(huán)節(jié)風(fēng)險(xiǎn)因素的發(fā)生同樣會(huì)增大。具體來(lái)看，在這種新局面下，各種應(yīng)付賬款檔案在被服務(wù)單位和FSSC之間流轉(zhuǎn)，針對(duì)檔案的真實(shí)性、流轉(zhuǎn)過程中的丟失等問題，無(wú)時(shí)無(wú)刻不在要求著FSSC重新構(gòu)建新的風(fēng)險(xiǎn)控制體系?；诖?，對(duì)于終端環(huán)節(jié)一定要強(qiáng)化防范，即銀企互聯(lián)系統(tǒng)中需要設(shè)置相應(yīng)的單據(jù)審核人員全縣，待審核通過后即可進(jìn)行付款。

第三，整合應(yīng)付賬款檔案基礎(chǔ)服務(wù)。關(guān)于這一層面，在新一輪的公司財(cái)務(wù)制度改革中，必須要賦予會(huì)計(jì)檔案基礎(chǔ)服務(wù)工作以新內(nèi)涵。具體來(lái)看，可在先進(jìn)的計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)的支持下，建立一個(gè)公司、銀行、稅務(wù)的大聯(lián)網(wǎng)。如此以來(lái)，便可高效實(shí)現(xiàn)應(yīng)付類檔案數(shù)據(jù)信息在大局域網(wǎng)環(huán)境下共享。

3.3應(yīng)付賬款管理支撐系統(tǒng)的推進(jìn)建設(shè)

該系統(tǒng)運(yùn)行體系的重構(gòu)，需要重點(diǎn)把控三個(gè)子系統(tǒng)，即功能模塊。

第一，公司資源規(guī)劃系統(tǒng)（ ERP），①供應(yīng)商工作平臺(tái);②單據(jù)工作平臺(tái);③付款工作平臺(tái)。也就是說(shuō)，以上設(shè)置的三個(gè)任務(wù)工作平臺(tái)，基本涵蓋了整個(gè)業(yè)務(wù)操作流程的全過程。通過統(tǒng)一的工作管控平臺(tái)，對(duì)于供應(yīng)商需要獲取到的信息以及反饋的各項(xiàng)信息，均可實(shí)時(shí)性的查詢。

第二，影像系統(tǒng)與銀企互聯(lián)系統(tǒng)及其功能設(shè)置。①影像采集;②影像傳輸;③數(shù)據(jù)接收。先來(lái)看第一點(diǎn)，影像采集的實(shí)現(xiàn)，對(duì)于這一點(diǎn)，可通過條形碼的識(shí)別和控制，將單據(jù)掃描成影像再傳遞至FSSC;再者就是影像傳輸功能的實(shí)現(xiàn)，具體可將掃描的影響單據(jù)上傳，如果在上傳過程中發(fā)現(xiàn)問題，立即退回重新掃描;最后是數(shù)據(jù)接收的實(shí)現(xiàn)，即將借助于FSSC將掃描呃呃城的影響資料接收歸檔。

第三，對(duì)于銀企互聯(lián)系統(tǒng)的設(shè)置與功能實(shí)現(xiàn)，以及運(yùn)行過程中的制度體系保障。在具體操作中，財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的會(huì)計(jì)工作人員通過ERP系統(tǒng)的操作界面，將公司賬戶指令提交到銀行系統(tǒng)。帶銀行系統(tǒng)做出響應(yīng)之后，便可對(duì)信息再一次進(jìn)行安全性驗(yàn)證。一旦驗(yàn)證成功，系統(tǒng)自動(dòng)或者會(huì)計(jì)人員手動(dòng)將回復(fù)信息自動(dòng)反饋回去。這樣一來(lái)可以很好的實(shí)現(xiàn)公司資金支付的效率性、實(shí)時(shí)性、安全性、合理性，基于問題解決改進(jìn)的視角從問題因素源頭上強(qiáng)化了應(yīng)付賬款支付各環(huán)節(jié)的數(shù)據(jù)信息處理。

4結(jié)語(yǔ)

集團(tuán)公司基于內(nèi)控制度與財(cái)務(wù)管理運(yùn)營(yíng)機(jī)制的合理化趨向，積極構(gòu)建應(yīng)付賬款的財(cái)務(wù)共享服務(wù)體系，所取得的效果集中表現(xiàn)為五點(diǎn)。第一，業(yè)務(wù)處理表單化;第二，業(yè)務(wù)財(cái)務(wù)一體化;第三，通過財(cái)務(wù)共享服務(wù)體系的構(gòu)建，保障了共享內(nèi)容的全面化;第四，通過財(cái)務(wù)共享服務(wù)體系的構(gòu)建，加速信息系統(tǒng)集成化;第五，加速實(shí)現(xiàn)了多端應(yīng)用系統(tǒng)的同步化。

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