構(gòu)建工作流程，實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)控制

黃新慧（中國(guó)建設(shè)銀行股份有限公司）

■ 新形勢(shì)下的新要求

如何把財(cái)務(wù)控制工作落到實(shí)處，是企業(yè)健康有序經(jīng)營(yíng)迫切需要解決好的一個(gè)重大現(xiàn)實(shí)問題。如何實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)控制由部門管理變?yōu)槿珕T管理，由一支筆審批變?yōu)閷訉影殃P(guān)，由財(cái)務(wù)部門少數(shù)人“管賬”變?yōu)楣竟芾砣藛T“管賬”，建立健全企業(yè)財(cái)務(wù)工作各項(xiàng)工作流程，是實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)控制的基礎(chǔ)與前提。

所謂流程，指的是按照一定的順序、方式、途徑作出決定并執(zhí)行的過程，是人員、行為、節(jié)點(diǎn)狀態(tài)等要素的有機(jī)集合，是內(nèi)部控制要求的重要載體。構(gòu)建財(cái)務(wù)工作流程，是公司的投融資管理、大宗物資采購、招投標(biāo)制度、合同管理制度、質(zhì)量管理制度等多項(xiàng)財(cái)務(wù)制度的細(xì)化和具體實(shí)施的操作步驟，是實(shí)現(xiàn)優(yōu)化資源配置、確保供貨質(zhì)量、降低采購成本、控制項(xiàng)目單耗、提高勞動(dòng)生產(chǎn)率、節(jié)約工程（技改）造價(jià)等企業(yè)重要財(cái)務(wù)控制目標(biāo)的重要手段。建立健全一套可以優(yōu)化財(cái)務(wù)控制效果的工作流程的意義在于：

一是財(cái)務(wù)控制由事后變?yōu)槭虑斑M(jìn)行?，F(xiàn)實(shí)企業(yè)管理實(shí)踐中，企業(yè)的財(cái)務(wù)預(yù)算，財(cái)務(wù)部門往往能夠制定的較為切合實(shí)際、富有科學(xué)性。但真正執(zhí)行起來，往往走了型變了樣。盡管財(cái)務(wù)預(yù)算的執(zhí)行，企業(yè)管理層的領(lǐng)導(dǎo)大會(huì)講小會(huì)說，一再強(qiáng)調(diào)嚴(yán)格執(zhí)行，但實(shí)際上，無法得到實(shí)時(shí)動(dòng)態(tài)的真實(shí)數(shù)據(jù)，結(jié)果是預(yù)算控制事后進(jìn)行、事后審計(jì)。緣由很簡(jiǎn)單，作為預(yù)算管理的財(cái)務(wù)部門，由于職權(quán)所限，即便是手大也捂不過天來，一個(gè)企業(yè)，花錢用錢的行為，涉及到經(jīng)營(yíng)管理的方方面面，花錢用錢的人員也涉及到不同層次；單靠財(cái)務(wù)部門把好關(guān)、定好向，很難確保請(qǐng)款用款行為規(guī)范。建立健全企業(yè)涉及財(cái)務(wù)資源集中、分配、使用的方方面面的工作流程，就可以有效規(guī)范花錢用錢行為，實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)預(yù)算控制。

二是財(cái)務(wù)控制由無形變有形。在多數(shù)情況下，制度化規(guī)范化，必須依靠具體的工作流程來體現(xiàn)出來。財(cái)務(wù)控制工作，單靠經(jīng)驗(yàn)，憑感覺是顯然不行的。光有制度還不完備，必須有支撐制度的流程。執(zhí)行工作流程，就是要求，公司員工遵守花錢用錢的各個(gè)環(huán)節(jié)、各個(gè)步驟，先做什么后做什么，程序不能顛倒，不能簡(jiǎn)化。比如，工程招標(biāo)，只能在面向指定標(biāo)的，招標(biāo)單位數(shù)量和資質(zhì)達(dá)到招標(biāo)要求的基礎(chǔ)上進(jìn)行。每個(gè)階段各個(gè)環(huán)節(jié)的工作都必須按相應(yīng)的流程去做，一個(gè)都不能省略。這樣的工作流程，就可以使財(cái)務(wù)控制由無形變有形，有效克服了任意性、隨意性。

三是財(cái)務(wù)控制由財(cái)務(wù)部門內(nèi)部管理變?yōu)槿珕T監(jiān)督、全員控制。涉及用錢的各個(gè)流程，明確了先做什么后做什么，應(yīng)當(dāng)怎樣做不應(yīng)當(dāng)怎樣做。任何部門、任何人用錢都嚴(yán)格遵照流程執(zhí)行。從申請(qǐng)、審批、辦理、驗(yàn)收、評(píng)審、報(bào)銷到整個(gè)事項(xiàng)結(jié)束，按照流程按部就班推進(jìn)，實(shí)行閉環(huán)管理。公司員工都了解和熟悉工作流程，不僅少走彎路，簡(jiǎn)化了重復(fù)，更為重要的是形成了公司全員監(jiān)督，使財(cái)務(wù)工作透明化，確保了財(cái)務(wù)控制監(jiān)督到位。

四是由“一支筆”審批制度變?yōu)閷訉影殃P(guān)。有了工作流程，用錢的全過程，每一步驟，每一環(huán)節(jié)都有人負(fù)責(zé)審核簽批，分級(jí)授權(quán)、權(quán)責(zé)相適，這比一支筆效果好得多。隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)機(jī)制的不斷完善，公司制企業(yè)內(nèi)部控制工作的不斷細(xì)化和完善，工作流程也應(yīng)運(yùn)而生，它必將對(duì)實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)控制發(fā)揮巨大的作用。

■ 工作流程是確?？刂坡涞綄?shí)處的有效途徑

工作流程的實(shí)施與貫徹，必將為企業(yè)財(cái)務(wù)控制注入新的活力，在降低成本、提高效率方面發(fā)揮更大的保證作用。

一是工作流程進(jìn)一步貼近了管理人員的思想實(shí)際。廣大財(cái)務(wù)工作者和企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理人員，有強(qiáng)烈搞好財(cái)務(wù)控制的良好愿望，并愿為此作出積極的努力與奉獻(xiàn)。工作流程的建立與實(shí)施，較好地實(shí)現(xiàn)了管理人員良好的愿望與工作方法的有機(jī)結(jié)合。流程的實(shí)施將進(jìn)一步激發(fā)財(cái)務(wù)人員的工作積極性和主動(dòng)性。

二是工作流程進(jìn)一步貼近了企業(yè)管理工作的實(shí)際。企業(yè)管理工作涉及到方方面面，財(cái)務(wù)控制涉及到全體員工。用錢行為有了流程，不僅使用錢有了“章法”，同時(shí)，大大減少了財(cái)務(wù)人員的工作量，不必要用大量的精力協(xié)調(diào)與其他部門的關(guān)系，處理瑣碎的事務(wù)。流程這根指揮棒，使得用錢行為緊張有序，有條不紊地健康運(yùn)轉(zhuǎn)起來，既提高了工作效率，又實(shí)現(xiàn)了財(cái)務(wù)控制。

三是工作流程進(jìn)一步規(guī)范了企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理人員的行為，最大限度地遏制了腐敗和奢靡之風(fēng)現(xiàn)象的滋生。為什么有的企業(yè)在大宗物資采購中發(fā)生腐敗行為？工程項(xiàng)目建設(shè)上去了，有的人倒下了？重大額度開支不經(jīng)集體研究，擅自做主，造成重大經(jīng)濟(jì)損失？沒有工作流程，是一個(gè)重要原因。工作流程，是制度不能代替的，是制度的細(xì)化和完善，流程和制度相比，在方法、步驟、環(huán)節(jié)上更形象、更具體，操作性更強(qiáng)，更富有實(shí)用性，是實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)控制的切實(shí)有效的手段 ，是防腐敗、遏止奢靡之風(fēng)現(xiàn)象發(fā)生的一劑良藥。

■ 工作流程建議要遵守先進(jìn)、明確、具體、切實(shí)可行的原則

建立完備、高效的工作流程，要本著先進(jìn)、明確、具體、切實(shí)可行的原則。所謂先進(jìn)，主要是指工作流程能夠指導(dǎo)、約束人們緊張有序高效的工作，能夠?qū)崿F(xiàn)財(cái)務(wù)控制的目標(biāo)。

所謂具體，就是說，工作流程中的步驟環(huán)節(jié)要清晰。不能含糊其辭模棱兩可，而是明明白白的，不論是有經(jīng)驗(yàn)者還是沒有做過此項(xiàng)工作，沒有經(jīng)歷的新員工，一到崗，一看流程，就能熟練地進(jìn)行工作，進(jìn)入角色狀態(tài)。

所謂明確，就是說，工作過程中，經(jīng)辦人每進(jìn)行一步，該進(jìn)哪門出哪門，誰制單誰審核，一目了然。減少不必要的麻煩，少走彎路，提高工作效率。

所謂切實(shí)可行，就是說，能夠調(diào)動(dòng)財(cái)務(wù)人員和其他辦事人員的工作積極性、主動(dòng)性。有了工作程序，一方面人們的行為受到約束，另一方面人們就有了更大的自由、更大的自主權(quán)。每辦一件事，所有流程中的人員，都可以超前謀劃、超前思考，把辦事的障礙、困難想的更細(xì)、更全面、更周到，克服困難的措施更具體、更有針對(duì)性、準(zhǔn)確性，增強(qiáng)了預(yù)見性，加大了把握性。

為了貫徹好上述原則，在制定程序中，不僅要借鑒同行業(yè)的好經(jīng)驗(yàn)好做法，同時(shí)，要注意聽取廣大員工的意見和建議，使工作流程更富有廣泛地群眾基礎(chǔ)，便于統(tǒng)一思想認(rèn)識(shí)，便于執(zhí)行。

■ 強(qiáng)化工作流程“法”的地位，執(zhí)行首尾一貫

無規(guī)矩不成方圓。工作流程就是經(jīng)營(yíng)管理工作的規(guī)矩之一，具有“法”的地位。

任何法律、制度都是人去執(zhí)行的，人是活的，因此，執(zhí)行工作流程，一是必須企業(yè)員工共同遵守。一經(jīng)確定了流程，不能當(dāng)擺設(shè)，要當(dāng)作剛性的東西來執(zhí)行。走程序要堅(jiān)持標(biāo)準(zhǔn)，嚴(yán)格執(zhí)行，不能走過場(chǎng)，不能流于一般形式。如果實(shí)際工作中執(zhí)行程序走過場(chǎng)，其結(jié)果比沒有程序更糟糕。在現(xiàn)實(shí)社會(huì)生活中，忽視程序的重要性，不能執(zhí)行程序的現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生。這種問題必須克服。

二是執(zhí)行工作流程，不能因時(shí)因人而已。因時(shí)、因人而異，是破壞“法”的一種表現(xiàn)?？v觀企業(yè)管理的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，不少企業(yè)在工作流程的執(zhí)行中是有教訓(xùn)的。有的對(duì)程序，合意的就執(zhí)行，不合意的就不執(zhí)行，或繞開程序，另辟蹊徑；有的在執(zhí)行中缺斤短兩，大打折扣。其原因，無外是個(gè)人好惡、認(rèn)識(shí)不到位、自身利益上的考慮。這種企業(yè)管理上的敗筆不能重演，必須克服同樣的程序同樣的事由出現(xiàn)不同結(jié)果的現(xiàn)象發(fā)生。

三是堅(jiān)持工作流程一步不缺，履行程序一部不錯(cuò)。比如，在大宗物資采購中，凡是沒有履行完整工作程序的不能簽訂合同。當(dāng)事者相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，一定切實(shí)承擔(dān)好監(jiān)督管理職責(zé)，嚴(yán)格守護(hù)工作流程的底線，維護(hù)好程序這個(gè)“法”的尊嚴(yán)。

四是讓工作流程這個(gè)“法”來領(lǐng)導(dǎo)財(cái)務(wù)控制。嚴(yán)格執(zhí)行工作流程，是一個(gè)優(yōu)秀企業(yè)實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)控制的法寶，讓程序說了算，讓程序當(dāng)家管人、管事，讓程序約束員工和企業(yè)的行為。

■ 工作流程要與時(shí)俱進(jìn)，切實(shí)發(fā)揮防范風(fēng)險(xiǎn)的動(dòng)態(tài)堡壘作用

企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理要面對(duì)復(fù)雜多變的外部環(huán)境，在企業(yè)的不同發(fā)展階段，管理架構(gòu)和運(yùn)營(yíng)體系也不是一成不變的。工作流程不能是固化的、靜態(tài)的，與內(nèi)外部環(huán)境不適應(yīng)的工作流程反而會(huì)成為企業(yè)經(jīng)營(yíng)發(fā)展的桎梏和掣肘，工作流程應(yīng)根據(jù)市場(chǎng)經(jīng)營(yíng)環(huán)境、監(jiān)管環(huán)境、企業(yè)規(guī)模、經(jīng)營(yíng)目標(biāo)變化適時(shí)調(diào)整，滿足企業(yè)在不同發(fā)展階段的財(cái)務(wù)控制需要。

一是要定期重審。很多企業(yè)不是沒有工作流程，而是工作流程太過陳舊，如果流程本身就有痼疾，延續(xù)下來只會(huì)在錯(cuò)誤的道路上越走越遠(yuǎn)。即使工作流程在制定伊始是適應(yīng)當(dāng)時(shí)企業(yè)財(cái)務(wù)管控需要的，隨著企業(yè)財(cái)務(wù)活動(dòng)的拓展，也無法兼顧新業(yè)務(wù)、新活動(dòng)的管理需要。比如有的企業(yè)財(cái)務(wù)部門最開始只是成本中心，后來拓展了投融資業(yè)務(wù)，變成了利潤(rùn)中心，但原有工作流程只強(qiáng)調(diào)開源節(jié)流，嚴(yán)格財(cái)務(wù)資源的投放，必然會(huì)打擊投資項(xiàng)目經(jīng)理的積極性。

二是要關(guān)注用戶反饋。人是工作流程的重要組成元素，工作流程既要約束人的行為，又要符合人的行為習(xí)慣。有的流程，不考慮實(shí)際情況，將人視同機(jī)器，在執(zhí)行中必然會(huì)阻力重重。所以管理人員要及時(shí)收集用戶反饋，包括流程中的人員和流程外的人員，避免矯枉過正，反而適得其反。舉個(gè)很典型的例子。崗位分離是財(cái)務(wù)控制的重要要求，但是控制方式可以是靜態(tài)的，也可以是動(dòng)態(tài)的。比如重要財(cái)務(wù)單據(jù)的管理，單據(jù)的記賬、傳遞、保管崗需要兩兩分離，但是有的工作流程搞成一刀切，上述崗位必須由三個(gè)不同的人員固定擔(dān)任，在有人員休假時(shí)，寧可業(yè)務(wù)擱置，而事實(shí)上只要?jiǎng)討B(tài)控制即可。