淺談農(nóng)業(yè)科研檔案管理存在的問題及建議

王 娜

（北京雜交小麥工程技術(shù)研究中心，北京 100097）

農(nóng)業(yè)科研檔案管理，是農(nóng)業(yè)科研院所中的一項(xiàng)重要工作，對(duì)檔案管理工作科學(xué)規(guī)范的開展，有利于更高效地開發(fā)利用科研項(xiàng)目資源，使整體科研管理水平得到提升，對(duì)于農(nóng)業(yè)科研創(chuàng)新發(fā)展，有著巨大的推動(dòng)作用。在農(nóng)業(yè)科學(xué)技術(shù)研究活動(dòng)中，檔案資料是重要的歷史憑證與真實(shí)記錄，對(duì)于農(nóng)業(yè)科研活動(dòng)的深入持續(xù)開展，有著重要的價(jià)值。在現(xiàn)代農(nóng)業(yè)科研管理中，農(nóng)業(yè)科研檔案管理是一項(xiàng)重要工作，與科研統(tǒng)計(jì)管理、科研儀器管理、科研人才管理、科研成果管理、科研課題管理之間，都具有緊密的關(guān)系。充分開發(fā)和利用農(nóng)業(yè)科研檔案，對(duì)于科技興農(nóng)、農(nóng)業(yè)科技創(chuàng)新都有著積極的影響。

1 農(nóng)業(yè)科研檔案管理的概況

在農(nóng)業(yè)科研整個(gè)工作過程中，農(nóng)業(yè)科研檔案管理是一項(xiàng)重要的工作。目前，隨著研究人員、管理人員、主管部門、分管領(lǐng)導(dǎo)的大力推進(jìn)，檔案管理已經(jīng)逐漸實(shí)現(xiàn)了現(xiàn)代化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)有所提升，在資源利用效率和歸檔質(zhì)量方面，也實(shí)現(xiàn)了一定的提高。但是，在很多細(xì)節(jié)方面仍做得不夠到位[1]。隨著農(nóng)業(yè)事業(yè)的快速發(fā)展，對(duì)農(nóng)業(yè)科研檔案管理也提出了更高的要求。因此，還需要對(duì)檔案管理過程中存在的各種問題加以分析，大力推動(dòng)檔案管理的改進(jìn)及優(yōu)化，實(shí)現(xiàn)農(nóng)業(yè)科研檔案管理效率和質(zhì)量的進(jìn)一步提升。

2 農(nóng)業(yè)科研檔案管理的問題

2.1 思想認(rèn)識(shí)偏差

在思想認(rèn)識(shí)方面，科學(xué)謀劃及思考不足，對(duì)歸檔重要性缺乏足夠認(rèn)識(shí)，對(duì)于研究資料保密性也過分注重。在檔案管理發(fā)展定位方面，存在認(rèn)識(shí)偏差，沒有重視崗位人才儲(chǔ)備，導(dǎo)致檔案管理長期發(fā)展受到影響。一些研究人員和部分領(lǐng)導(dǎo)，對(duì)于檔案資料建檔保存與歸檔缺乏重視，可能會(huì)發(fā)生檔案資料不完整的現(xiàn)象[2]。有過分重視資料保密性，沒有按時(shí)完成歸檔整理工作，影響了科研檔案的完整性。

2.2 專業(yè)水平較低

農(nóng)業(yè)科研檔案管理中，專業(yè)培訓(xùn)及業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)有所欠缺，致使管理部門職能未得到充分發(fā)揮。很多農(nóng)業(yè)科研的檔案管理人員，需要面臨崗位考核、職稱晉升的壓力，所以被其他非本職工作牽扯了大量精力，缺少開展專業(yè)培訓(xùn)學(xué)習(xí)的時(shí)間和機(jī)會(huì)，影響了專業(yè)水平的提高。對(duì)于科研檔案管理工作定位過于簡單，管理及服務(wù)方面的平衡沒有做好。檔案管理人員在歸檔檢查中，時(shí)常面臨較多困難，沒有充分重視問題的發(fā)現(xiàn)和處理。對(duì)于發(fā)現(xiàn)的問題甚至不會(huì)主動(dòng)解決，只是單純地轉(zhuǎn)給上級(jí)管理部門，導(dǎo)致管理職能沒有得到發(fā)揮。

2.3 資源利用不足

雖然當(dāng)前很多農(nóng)業(yè)科研檔案管理采取了雙套制的歸檔管理策略，提升了檔案管理安全性，對(duì)檔案資源利用便捷性也有所提升。但是，目前對(duì)于檔案資源的利用，主要是以數(shù)據(jù)查詢?yōu)橹?，深度開發(fā)利用不足。在資源利用當(dāng)中，沒有對(duì)現(xiàn)代信息化手段充分應(yīng)用，針對(duì)不同需求沒有充分滿足，對(duì)于檔案數(shù)據(jù)及資源的挖掘，以及其在知識(shí)產(chǎn)權(quán)保護(hù)、獎(jiǎng)勵(lì)申報(bào)、成果鑒定、項(xiàng)目申請(qǐng)等方面的價(jià)值，都沒有得到良好的發(fā)揮[3]。導(dǎo)致了對(duì)農(nóng)業(yè)科研檔案資源利用的不足，其應(yīng)有的價(jià)值不能充分發(fā)揮。

2.4 獎(jiǎng)懲措施欠缺

在實(shí)際工作中，獎(jiǎng)勵(lì)機(jī)制和管理制約手段方面缺乏有效性。由于農(nóng)業(yè)科研檔案管理具有系統(tǒng)性、長期性的特點(diǎn)，因此和其他工作內(nèi)容相比，有很多規(guī)定要求，但是相應(yīng)的績效獎(jiǎng)勵(lì)卻比較少。組織對(duì)獎(jiǎng)勵(lì)榮譽(yù)進(jìn)行申報(bào)的時(shí)候，對(duì)于檔案管理人員往往缺少考慮，無法體現(xiàn)出對(duì)其工作成績價(jià)值的認(rèn)可，會(huì)導(dǎo)致工作人員的積極性、主動(dòng)性受到影響。在人員績效考核當(dāng)中，并沒有將科研檔案管理工作納入其中。因此如果在歸檔工作中，檔案管理人員或課題研究人員沒有及時(shí)有效配合，對(duì)相關(guān)規(guī)定要求落實(shí)的不好，無法通過有效手段進(jìn)行管理和制約。

3 農(nóng)業(yè)科研檔案管理的建議

3.1 樹立正確工作意識(shí)

樹立正確的工作意識(shí)，推進(jìn)發(fā)展規(guī)劃的科學(xué)制定，分管領(lǐng)導(dǎo)提高重視程度，積極轉(zhuǎn)變思想觀念，確保工作充分落實(shí)。農(nóng)業(yè)科研所應(yīng)當(dāng)根據(jù)自身實(shí)際發(fā)展的情況，制定檔案發(fā)展規(guī)劃做出制定，并在單位長期發(fā)展規(guī)劃中，納入檔案管理及工作人員的職業(yè)發(fā)展[4]。分管領(lǐng)導(dǎo)對(duì)于檔案管理工作必須高度重視，親自負(fù)責(zé)和監(jiān)督各項(xiàng)工作的開展，確保工作能夠得到充分的落實(shí)與執(zhí)行。并且還要積極幫助員工解決難題，提高員工的認(rèn)同感和歸屬感。在思想觀念上，要充分認(rèn)識(shí)到農(nóng)業(yè)科研檔案管理的重要性，轉(zhuǎn)變錯(cuò)誤思想，提高重視程度，更加積極的開展各項(xiàng)相關(guān)工作。

3.2 加強(qiáng)科學(xué)規(guī)范建設(shè)

在農(nóng)業(yè)科研檔案管理中，要進(jìn)一步強(qiáng)化專業(yè)培訓(xùn)學(xué)習(xí)，并使精細(xì)化、標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的管理模式得到嚴(yán)格落實(shí)。要重視對(duì)檔案管理人員的教育培訓(xùn)，積極學(xué)習(xí)和了解先進(jìn)的檔案管理經(jīng)驗(yàn)，幫助檔案管理人員提高工作能力，規(guī)范業(yè)務(wù)流程。幫助檔案管理人員提高宏觀把控能力，強(qiáng)化業(yè)務(wù)熟練程度，以更高效的開展工作[4]。完善和強(qiáng)化檔案的科學(xué)規(guī)范管理，確保每項(xiàng)流程落實(shí)到位，符合標(biāo)準(zhǔn)要求。嚴(yán)格執(zhí)行三查制度，對(duì)檔案數(shù)量、標(biāo)準(zhǔn)、內(nèi)容等完善檢查。在檔案建檔歸檔方面，需嚴(yán)格仔細(xì)的規(guī)范與核對(duì)，及時(shí)查找并解決問題。

3.3 大力開發(fā)檔案資源

對(duì)檔案資源要加大力度地開發(fā)和深度利用，借助先進(jìn)信息技術(shù)的支撐，充分挖掘和分析檔案數(shù)據(jù)。以先進(jìn)信息技術(shù)為基礎(chǔ)，充分融入數(shù)字信息資源觀念，使農(nóng)業(yè)科研檔案資源數(shù)據(jù)庫得以建立，為信息資源共享奠定基礎(chǔ)。數(shù)據(jù)庫應(yīng)保證內(nèi)容齊全、應(yīng)用便利、格式統(tǒng)一，并且對(duì)統(tǒng)一化的資源共享、信息化的檔案管理加以建立，提高檔案資源利用效率[5]。采取課題研究等方法，利用信息技術(shù)，挖掘分析檔案資源大數(shù)據(jù)，推進(jìn)檔案資源系統(tǒng)整理，從而在工作決策制定、知識(shí)產(chǎn)權(quán)保護(hù)、獎(jiǎng)勵(lì)申報(bào)、項(xiàng)目申請(qǐng)、績效評(píng)價(jià)等方面加以利用。

3.4 優(yōu)化完善獎(jiǎng)懲制度

獎(jiǎng)懲機(jī)制應(yīng)保證公平公正，能夠?qū)T工積極性充分調(diào)動(dòng)，同時(shí)需要確保指標(biāo)細(xì)化，明確落實(shí)相關(guān)責(zé)任。公平公正是檔案管理工作獎(jiǎng)懲制度的重要核心，員工的付出與得到的獎(jiǎng)勵(lì)應(yīng)當(dāng)是對(duì)等的，才能讓大家都心服口服。對(duì)努力付出并取得了一定成績的員工，給予相匹配的獎(jiǎng)勵(lì)，能夠使員工的權(quán)益得到保障，提升獲得感和榮譽(yù)感，激發(fā)檔案管理人員的工作積極性[6]。同時(shí)，也要注意將指標(biāo)細(xì)化，在科研檔案的開發(fā)利用、歸檔保管、收集整理等環(huán)節(jié)中，都要明確具體的考核指標(biāo)與細(xì)則，確保獎(jiǎng)懲制度能夠得到充分的落實(shí)，發(fā)揮出良好的作用效果。

4 結(jié)論

對(duì)于農(nóng)業(yè)科研單位來說，農(nóng)業(yè)科研檔案管理是一項(xiàng)很重要的工作。檔案作為重要資料保存形式，為農(nóng)業(yè)科研活動(dòng)的開展提供了豐富的資料和依據(jù)。因此，加強(qiáng)農(nóng)業(yè)科研檔案管理，不但對(duì)農(nóng)業(yè)科研單位自身的發(fā)展有較大的幫助，同時(shí)也能間接的促進(jìn)農(nóng)業(yè)科研技術(shù)水平的提高，推動(dòng)農(nóng)業(yè)事業(yè)的發(fā)展。所以，要充分認(rèn)識(shí)到檔案管理中存在的問題，進(jìn)而采取積極有效的措施加以解決。