信息時(shí)代企業(yè)檔案管理模式的變革

韓金霞

摘 要：檔案是一個(gè)企業(yè)非常重要的資料，檔案的管理和保存也是尤為重要的。隨著改革開(kāi)放以來(lái)中國(guó)社會(huì)取得的巨大進(jìn)步和飛速發(fā)展，各類大中小企業(yè)遍地開(kāi)花，企業(yè)規(guī)模也越做越大，隨之而來(lái)企業(yè)檔案也會(huì)逐漸增加。而隨著企業(yè)制度的不斷健全，要求歸檔的檔案不斷增加，為企業(yè)進(jìn)行檔案管理工作制造了越來(lái)越多的困難。隨著信息時(shí)代的急速發(fā)展，企業(yè)檔案管理可以充分利用信息技術(shù)，更加高效快捷地實(shí)現(xiàn)檔案管理工作，更有利于對(duì)檔案進(jìn)行高效利用，更能體現(xiàn)檔案在企業(yè)中的價(jià)值。

關(guān)鍵詞：企業(yè)檔案;檔案管理;信息化;管理水平

DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.25.117

當(dāng)今社會(huì)已經(jīng)全面進(jìn)入信息化時(shí)代，企業(yè)面臨的境況日益復(fù)雜，挑戰(zhàn)與機(jī)遇并存，企業(yè)的經(jīng)營(yíng)決策需要加強(qiáng)對(duì)信息的利用，做好信息的加工與處理工作。企業(yè)檔案是企業(yè)經(jīng)營(yíng)發(fā)展和日常管理的真實(shí)記錄，是非常重要的信息資源。在企業(yè)的發(fā)展中，不僅具有重要的參考作用，還具有重要的憑證價(jià)值。因此，信息化時(shí)代，企業(yè)要加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)，進(jìn)一步提高檔案管理效率，切實(shí)發(fā)揮檔案信息資源的價(jià)值，確保企業(yè)的長(zhǎng)期發(fā)展。

1 信息時(shí)代下企業(yè)檔案管理面臨的挑戰(zhàn)

1.1 信息化意識(shí)薄弱，不重視推廣實(shí)踐

現(xiàn)代化的企業(yè)發(fā)展迅速，檔案信息內(nèi)容龐大，但是檔案管理人員信息化觀念較差，不能意識(shí)到信息化操作的高效快捷性。很多管理人員停留在簡(jiǎn)單的電腦錄入、傳輸，不具備系統(tǒng)的信息化檔案管理理念。因?yàn)槿狈χ匾暎瑢?dǎo)致企業(yè)用于檔案信息化建設(shè)的資金分配較少，進(jìn)而影響檔案信息化在企業(yè)管理中的應(yīng)用推廣，檔案信息化建設(shè)不能發(fā)揮應(yīng)有的價(jià)值，影響了為企業(yè)發(fā)展提供完善的服務(wù)功能。

1.2 制度建設(shè)欠完善，管理行為不規(guī)范

一直以來(lái)，企業(yè)并沒(méi)有形成長(zhǎng)效的運(yùn)行機(jī)制，成為檔案管理信息化的嚴(yán)重阻力。由于我國(guó)信息化建設(shè)起步較晚，應(yīng)用于企業(yè)檔案管理中的信息化建設(shè)模式不夠成熟。在實(shí)際工作中，缺乏行之有效的信息化落實(shí)保障制度，對(duì)企業(yè)檔案的管理沒(méi)有統(tǒng)一規(guī)范的標(biāo)準(zhǔn)，難以滿足日益增加的檔案管理需求。長(zhǎng)久以來(lái)，企業(yè)沒(méi)有專門檔案信息化管理的運(yùn)營(yíng)維護(hù)機(jī)構(gòu)，資金、規(guī)劃、監(jiān)管都不能有力保障進(jìn)行，導(dǎo)致信息化發(fā)展緩慢，且秩序混亂。

1.3 檔案管理信息化水平落后

現(xiàn)如今，我國(guó)網(wǎng)民人數(shù)和手機(jī)用戶數(shù)量已經(jīng)高居世界第一，企業(yè)更應(yīng)順應(yīng)信息化時(shí)代潮流，加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)，利用電子檔案提升效率，適應(yīng)快速發(fā)展的節(jié)奏。但仍有不少檔案管理信息化水平非常落后的企業(yè)仍舊沿用紙質(zhì)、照片等實(shí)體檔案，仍需借助大量的人工進(jìn)行檔案的收集、整理、查閱等工作，效率低下，錯(cuò)誤率較高，質(zhì)量難以保證。還有一些企業(yè)雖然采用計(jì)算機(jī)管理檔案，但只是把紙質(zhì)檔案整理內(nèi)容復(fù)制轉(zhuǎn)移到計(jì)算機(jī)上，并沒(méi)有真正提高檔案管理工作的效率，檔案管理思想水平仍然十分老舊落后。

2 企業(yè)檔案管理模式在信息時(shí)代下的變革

2.1 樹(shù)立企業(yè)檔案信息化觀念

首先，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該及時(shí)轉(zhuǎn)變檔案管理的思想，發(fā)現(xiàn)有效管理檔案給企業(yè)帶來(lái)的長(zhǎng)久益處，對(duì)檔案管理信息化建設(shè)提出與企業(yè)理念切合的主題，制定檔案管理的規(guī)章制度和管理辦法，加強(qiáng)員工對(duì)信息化的重視。其次，檔案管理者要負(fù)起應(yīng)盡的責(zé)任和義務(wù)，制定分類方法，將檔案按密級(jí)以及使用的頻率等進(jìn)行分類保存。對(duì)于密級(jí)較高的檔案要保留紙質(zhì)檔案，檔案電子化時(shí)要設(shè)立保密權(quán)限，防止泄密，多重儲(chǔ)存保證檔案不會(huì)丟失。對(duì)于可公開(kāi)的信息，可以在信息化系統(tǒng)中設(shè)置查閱鏈接，方便員工查詢。

2.2 培養(yǎng)高素質(zhì)的檔案管理人員

企業(yè)檔案管理工作離不開(kāi)高素質(zhì)的檔案管理人員，現(xiàn)代化的檔案管理工作對(duì)于檔案管理人員的綜合素質(zhì)要求較高，并且隨著檔案管理信息化建設(shè)的不斷推進(jìn)，對(duì)其信息素養(yǎng)也有較高的要求。因此，企業(yè)要加強(qiáng)高素質(zhì)檔案管理人員的培養(yǎng)。第一，加大對(duì)高校畢業(yè)生的招聘，適當(dāng)招聘有工作經(jīng)驗(yàn)的專業(yè)人員。第二，加強(qiáng)檔案管理人員的素質(zhì)培養(yǎng)，定期開(kāi)展相關(guān)管理工作的培訓(xùn)，提升檔案管理人的管理水平。第三，檔案管理人員要增強(qiáng)學(xué)習(xí)意識(shí)，主動(dòng)學(xué)習(xí)新的技術(shù)，不斷豐富自身的知識(shí)儲(chǔ)備，提升自身的綜合素質(zhì)，總結(jié)工作經(jīng)驗(yàn)，及時(shí)改正工作中的不足，提高自身的服務(wù)水平，為企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)助力。

2.3 完善檔案信息化管理體系

在企業(yè)的實(shí)際檔案管理過(guò)程中，具備完善的檔案管理體系是必須的，如此才能夠保證企業(yè)檔案充分發(fā)揮自身的價(jià)值和作用。信息時(shí)代背景下，企業(yè)的檔案管理信息化建設(shè)首先要以現(xiàn)有數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)為基礎(chǔ)，不斷加快檔案管理系統(tǒng)與企業(yè)一體化信息平臺(tái)的銜接建設(shè)，有效互聯(lián)互通，使二者形成統(tǒng)一體系，也更加便于企業(yè)統(tǒng)一管理，從而促進(jìn)檔案管理體系在信息化系統(tǒng)方面更加完善。

2.4 完善企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的硬件、軟件技術(shù)設(shè)施

硬件技術(shù)和設(shè)施的完善，需要企業(yè)根據(jù)自身功能需求，購(gòu)置和安裝配套的計(jì)算機(jī)、掃描儀、路由器、大型高速交換機(jī)等信息處理設(shè)備。軟件技術(shù)和設(shè)施的完善，則需要企業(yè)立足現(xiàn)實(shí)管理狀況，圍繞原有的企業(yè)檔案網(wǎng)站，構(gòu)建檔案管理系統(tǒng)，進(jìn)一步開(kāi)發(fā)和利用更多的功能，爭(zhēng)取使檔案管理信息化向智能化方向發(fā)展。企業(yè)檔案網(wǎng)站是現(xiàn)實(shí)中檔案管理部門的線上模式，在檔案管理系統(tǒng)構(gòu)建過(guò)程中，要注重檔案工作的細(xì)化，根據(jù)需求查詢相關(guān)檔案信息以及關(guān)鍵功能服務(wù)的開(kāi)發(fā)利用等。同時(shí)也要根據(jù)企業(yè)檔案信息的實(shí)際調(diào)整和改變，不斷更新網(wǎng)站上的檔案信息，以便企業(yè)用戶隨時(shí)查找和了解所需的檔案信息。

2.5 構(gòu)建嚴(yán)格的安全防護(hù)體系

1）構(gòu)建機(jī)密信息保護(hù)系統(tǒng)。企業(yè)應(yīng)構(gòu)建機(jī)密信息保護(hù)系統(tǒng)，對(duì)那些重要且關(guān)鍵的信息進(jìn)行算法加密，設(shè)置訪問(wèn)權(quán)限，將允許接觸的人員限制在特定的少數(shù)范圍內(nèi)。同時(shí)，要求可訪問(wèn)人員簽訂保密協(xié)議，制定嚴(yán)格的懲罰條款，防止其被利益引誘或出于對(duì)企業(yè)不滿而泄露企業(yè)機(jī)密信息。建議訪問(wèn)權(quán)限設(shè)置成人眼識(shí)別模式，針對(duì)機(jī)密信息也要采取動(dòng)態(tài)更新的措施，失效的機(jī)密信息要第一時(shí)間進(jìn)行清理，要保持充足的空間補(bǔ)充其他機(jī)密信息。2）構(gòu)建信息資源共享平臺(tái)。信息資源共享平臺(tái)主要是針對(duì)那些服務(wù)于企業(yè)內(nèi)外人員的一般檔案信息而建立的，旨在方便相關(guān)人員查詢、調(diào)用和傳播特定的檔案信息。盡管信息并不是機(jī)密的，但也要做出嚴(yán)格的規(guī)定，重點(diǎn)在于檔案信息的歸類、分級(jí)，要求不同類型和級(jí)別的檔案信息，要在規(guī)定范圍內(nèi)進(jìn)行交流，可接觸的用戶也要根據(jù)信息的級(jí)別進(jìn)行劃分，避免越級(jí)或非企業(yè)人員隨意訪問(wèn)。

3 結(jié)語(yǔ)

隨著信息時(shí)代的不斷發(fā)展，企業(yè)的信息檔案資源不斷增加，企業(yè)檔案管理工作更應(yīng)該順應(yīng)時(shí)代潮流進(jìn)行變革。為此，企業(yè)應(yīng)該重視檔案信息化管理，提升檔案信息化管理水平，企業(yè)檔案管理人員的思想觀念也需加快轉(zhuǎn)變，拋棄傳統(tǒng)檔案管理模式中的不足、落后之處，改善工作方法，加大檔案管理人員的培養(yǎng)力度，重視檔案信息的安全性，進(jìn)一步優(yōu)化企業(yè)檔案管理模式。做好企業(yè)檔案的信息化管理，對(duì)于一個(gè)現(xiàn)代化企業(yè)來(lái)說(shuō)，已經(jīng)日益成為一項(xiàng)不可或缺的工作。

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