檔案信息化管理分析

鄭世華

摘 要：在我國長期發(fā)展的過程中，檔案管理始終占據(jù)重要地位，無論是校園、事業(yè)單位、醫(yī)院或國家，良好的檔案管理方法都有助于其順利的發(fā)展，促進經(jīng)濟文化的全面提升。在此過程中，隨著信息技術(shù)的廣泛使用，更為其管理帶來了巨大的便捷條件，改變原有形式的紙質(zhì)檔案，將其通過互聯(lián)網(wǎng)的形式對相關(guān)信息進行有效保存，不但加大了信息的安全性，而且使檔案可以更加方便的查詢，促進檔案管理有效性的提升。

關(guān)鍵詞：檔案管理;信息化;作用意義;分析研究

DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.25.112

檔案管理在于通過對其發(fā)展有重要作用的相關(guān)信息數(shù)據(jù)進行分析整合，并將其及時進行存檔保存，通過專人對檔案進行保管，加大檔案的安全性，為后續(xù)其發(fā)展提供真實可靠的依據(jù)。但是面臨傳統(tǒng)檔案管理方式的低效率，使檔案管理成為一項艱巨且困難的任務(wù)?，F(xiàn)階段的發(fā)展過程中，檔案管理已經(jīng)可以通過信息技術(shù)的方式有序進行，在很大程度上減輕了檔案管理人員的工作量，提高了其工作效率，成為當下階段重要的檔案管理方法。

1 檔案信息化管理的重要意義

現(xiàn)階段檔案管理方法已經(jīng)逐漸走向成熟，隨著管理人員對其管理方法的不斷研究與創(chuàng)新，使得檔案管理更加容易進行，更促進了檔案管理安全性的有效提升，其中將信息技術(shù)應(yīng)用到檔案管理過程中是當下最有效的檔案管理方法，對檔案管理的順利進行提供重要的幫助[1]。

1.1 提高檔案管理人員工作效率

傳統(tǒng)的檔案管理在于人為的對檔案進行謄抄記錄，通過紙質(zhì)的形式將檔案進行分檔保存，不僅使工作人員的工作量顯著提升，更使得檔案管理容易出現(xiàn)錯誤，對檔案的安全保存也同樣帶來了一定的考驗，此種方式的檔案管理是降低工作人員工作效率的主要因素，將其通過更好的管理方式進行替換便可以更加有效地提高其工作效率，為其發(fā)展提供重要保障。信息技術(shù)的應(yīng)用可以使檔案管理人員通過信息技術(shù)將檔案進行管理，減少了紙質(zhì)管理過程中的不變因素，使相關(guān)人員僅僅通過手指的敲打便能實現(xiàn)檔案的快速歸檔，真正提高檔案管理相關(guān)人員的工作效率。

1.2 信息化檔案管理有助于提高檔案使用頻率

檔案保管存在的意義在于能夠更好的服務(wù)當下，促進公司的發(fā)展與進步，使其在不斷前進的過程中能夠更好的借鑒傳統(tǒng)管理方式，減少發(fā)展道路上的障礙，促進其發(fā)展的有序進行。傳統(tǒng)模式中通過紙質(zhì)將檔案進行保存的方式已經(jīng)無法滿足當下階段的發(fā)展，通過此種方式保存的檔案一方面在查找的過程中難以更加快速精準的定位，對檔案查找?guī)砹司薮蟮挠绊懀硪环矫?，紙質(zhì)版檔案在保存的過程中極容易出現(xiàn)紙質(zhì)風(fēng)化的現(xiàn)象，使紙質(zhì)版檔案難以正常保存。以上內(nèi)容在很大程度上均使得檔案查找出現(xiàn)巨大問題，嚴重降低檔案使用頻率，使檔案失去其存在的真實意義。然而通過信息技術(shù)將檔案進行保管則可以有效降低以上事件的發(fā)生，相關(guān)管理人員只需要通過關(guān)鍵詞的輸入便可以快速的將該檔案進行提取，節(jié)約了檔案查找時間，更加可以有效地提升檔案使用率。

2 信息化檔案管理存在的弊端

信息技術(shù)的有效應(yīng)用為檔案管理提供了巨大的幫助，不僅提高了相關(guān)人員的工作效率，更加提升了檔案的使用頻率，對其發(fā)展起到很好的促進作用，但是隨著檔案管理的不斷進行，其面臨的問題也接踵而至，信息化檔案管理弊端也逐漸顯現(xiàn)[2]。

2.1 安全問題受到顯著影響

安全問題是任何檔案管理不可或缺的關(guān)鍵內(nèi)容，更是具有舉足輕重的地位，傳統(tǒng)檔案管理其效率雖然有待提高，但是安全問題卻可以得到更大的保障?，F(xiàn)階段應(yīng)用信息技術(shù)對檔案管理的過程中，面臨最大的問題便在于檔案管理過程中安全問題無法得以保障，隨著現(xiàn)階段能夠熟練操作電腦人員數(shù)量的增加，黑客也逐漸產(chǎn)生，通過制作相關(guān)病毒可以竊取電腦中保存的重要數(shù)據(jù)，對檔案的安全帶來顯著的影響。

2.2 缺乏專業(yè)的人才使得檔案管理無法順利進行

應(yīng)用信息技術(shù)對檔案進行管理是現(xiàn)階段新型的管理方法，此種方法更是處于起步階段，缺乏專業(yè)信息技術(shù)與檔案管理人才對檔案進行分析和管理是當前階段檔案管理過程中面臨的主要問題，亦是影響檔案管理順利進行的主要因素，在此過程中，相關(guān)公司應(yīng)該及時尋找相關(guān)專業(yè)人員對本公司人員進行知識技能培訓(xùn)，促進相關(guān)人員能力的提升。增加檔案管理相關(guān)人員對先進技術(shù)的了解與運用是成功解決檔案管理出現(xiàn)問題的重要方法，在企業(yè)發(fā)展的過程中增加先進技術(shù)人員是檔案管理順利進行的主要因素[3]。

3 有效對信息技術(shù)進行應(yīng)用，促進檔案管理順利進行方法研究

檔案管理工作是公司、企業(yè)發(fā)展的核心部分，缺乏良好的管理方法將使得檔案難以進行正確的管理，信息技術(shù)是當下最有效的檔案管理方法，相關(guān)人員應(yīng)該將信息技術(shù)進行有效分析，提高信息技術(shù)在檔案管理過程中的有效利用率，促進檔案管理的順利進行。在未來的檔案管理過程中，如何將信息技術(shù)進行有效利用，提高檔案管理效率是當前需要解決的首要問題。

3.1 加大對檔案管理的重視

在企業(yè)發(fā)展的過程中，檔案管理具有舉足輕重的作用，良好的檔案管理能夠更好的實現(xiàn)企業(yè)的進步，但是眾多企業(yè)對檔案管理的重視程度明顯不足，導(dǎo)致在檔案管理過程中出現(xiàn)重大影響檔案順利進行的因素，因此相關(guān)企業(yè)人員應(yīng)加大對企業(yè)檔案管理的重視程度，促使檔案管理能夠有條不紊的進行。想通過信息技術(shù)提高檔案管理的效率，首先需要提高相關(guān)管理人員的思想觀念，需要認識到信息技術(shù)在未來發(fā)展中的重要作用，堅定信息技術(shù)可以為檔案管理帶來巨大影響，提升檔案管理效率，提高檔案管理利用率，尤其應(yīng)該增加信息技術(shù)在檔案管理中的大面積普及，促進檔案管理的數(shù)字化發(fā)展[4]。

3.2 加大對信息技術(shù)的基礎(chǔ)設(shè)備設(shè)施建設(shè)

應(yīng)用信息技術(shù)對檔案進行管理離不開信息技術(shù)設(shè)備設(shè)施，在信息技術(shù)對檔案管理的過程中，如果沒有良好信息技術(shù)設(shè)備的支持，將無法更好的實現(xiàn)對檔案的管理，缺乏先進的技術(shù)設(shè)備，將使得在檔案管理的過程中出現(xiàn)信息缺失、篡改等事件，導(dǎo)致檔案出現(xiàn)錯誤，也使得檔案管理出現(xiàn)重大問題。在公司發(fā)展的過程中，檔案相關(guān)管理人員可以根據(jù)公司發(fā)展狀況對信息技術(shù)設(shè)備進行采購，選取保密性更高的設(shè)備，增加對檔案的管理，確保相關(guān)公司的檔案信息能夠更加安全、有效的保管。

4 結(jié)束語

隨著信息技術(shù)的發(fā)展，我國更多公司應(yīng)用信息技術(shù)解決了重要的發(fā)展問題，為我國的發(fā)展帶來了顯著的效果，更加有效地促進了檔案管理工作的順利進行。但是由于應(yīng)用信息技術(shù)對檔案進行管理仍處于起步階段，因此極容易遇到重要的影響檔案管理工作順利進行的問題，如何將多種問題有效解決，是當前階段需要解決的重要問題。通過增加對檔案的管理重視程度以及加大對信息技術(shù)設(shè)備的建設(shè)是有效解決上述問題的關(guān)鍵內(nèi)容。

參考文獻

[1]李慧敏.教育局檔案管理信息化建設(shè)分析[J].各界，2020，（12）：67.

[2]白云麗.基層檔案管理信息化管理途徑分析[J].科技風(fēng)，2020，（16）：248-249.

[3]李春勉，耿世瑄.高校教育管理中信息化檔案管理的現(xiàn)狀及對策分析[J].山西青年，2020，（12）：214.

[4]孫樹清.事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)有效策略分析[J].中國新通信，2020，22（11）：105.