基層水利檔案工作信息化建設(shè)研究

沈田曄

摘 要：水利工程作為利國(guó)利民的重要基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)項(xiàng)目，在開(kāi)展水利工作的過(guò)程中，尤其是基層水利工作部門，除了要積極參與水利建設(shè)和水利科研之外，還必須要做好基層水利檔案管理的一系列工作。水利檔案是水利工作的重要記錄和歷史見(jiàn)證，但當(dāng)前基層水利部門的檔案管理工作還存在一定的問(wèn)題和不足，為進(jìn)一步提升水利檔案的真實(shí)性和完整性，提高水利檔案的利用效率，就要加快推進(jìn)基層水利檔案工作信息化建設(shè)，提升水利管理現(xiàn)代化水平。

關(guān)鍵詞：基層;水利檔案;信息化建設(shè)

DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.25.109

基層水利檔案記載了一代又一代水利工作人員的治水興利的成果和經(jīng)驗(yàn)，是開(kāi)展水利工程建設(shè)的重要依據(jù)和參考。伴隨著我國(guó)基層水利事業(yè)的不斷發(fā)展和壯大，對(duì)基層水利部門的工作也提出了更高的要求[1]。水利檔案管理作為基層水利部門內(nèi)部管理的重要組成部分，在信息時(shí)代下，水利檔案管理的方式方法也應(yīng)當(dāng)做出一定的優(yōu)化和創(chuàng)新，改變傳統(tǒng)的水利檔案管理模式，不斷提升基層水利檔案管理工作的質(zhì)量和效率。下面就主要針對(duì)基層水利檔案管理工作中存在的問(wèn)題以及信息化建設(shè)策略展開(kāi)分析和研究。

1 基層水利檔案管理工作中存在的問(wèn)題

1）檔案信息及資料收集不夠全面。就當(dāng)前基層水利部門檔案工作的開(kāi)展情況來(lái)看，其信息化程度普遍不高，對(duì)水利檔案管理的信息化建設(shè)缺乏重要性認(rèn)識(shí)，這就直接導(dǎo)致基層水利檔案的信息及資料的收集不夠全面，進(jìn)而影響了水利檔案的真實(shí)性、準(zhǔn)確性和完整性。導(dǎo)致這一問(wèn)題存在的根本原因就在于基層水利部門在進(jìn)行檔案整理時(shí)缺乏有效的信息溝通和部門之間的協(xié)作，就比如在一些除險(xiǎn)加固、水土保持以及農(nóng)業(yè)節(jié)水等的重點(diǎn)水利工程開(kāi)展和建設(shè)的過(guò)程中，工程部門缺乏檔案管理的意識(shí)，檔案管理部門又缺乏有效的指導(dǎo)和監(jiān)督，這就很容易導(dǎo)致一些重要檔案資料的丟失[2]。除此之外，由于基層水利部門檔案工作的信息化建設(shè)水平不高，也就使得水利檔案管理的方式方法比較落后，仍然停留在紙質(zhì)檔案管理的階段，對(duì)于一些重要的圖片、成效等檔案信息及資料的收集和整理不夠到位。

2）缺乏健全的水利檔案管理制度。有的基層水利單位雖然設(shè)置有專門的檔案管理制度，但大部分都是針對(duì)傳統(tǒng)的文書檔案來(lái)規(guī)定的，并不適合當(dāng)前檔案工作信息化建設(shè)的需求。這也就導(dǎo)致在進(jìn)行檔案信息化管理的過(guò)程中，存在一定的盲目性和隨意性，對(duì)于水利檔案管理的規(guī)章以及流程不夠嚴(yán)謹(jǐn)，缺少必要的審查和管理制度，也缺少相應(yīng)的網(wǎng)絡(luò)安全防范制度及責(zé)任機(jī)制，這就有可能使得基層水利檔案管理存在一定的安全隱患，有可能會(huì)導(dǎo)致重要數(shù)據(jù)及信息的泄露和丟失。

3）水利檔案的綜合利用效率不高。當(dāng)前基層水利部門在進(jìn)行水利檔案管理的過(guò)程中，其水利檔案的綜合利用效率明顯較低。水利檔案作為重要的依據(jù)和參考，只有真正的利用到位，才能夠發(fā)揮起最大的價(jià)值[3]。但是就目前水利檔案的利用情況來(lái)看，大多只是進(jìn)行簡(jiǎn)單的整理和保存，在水利信息及數(shù)據(jù)共享、水利資源開(kāi)發(fā)以及綜合信息服務(wù)等方面都存在一定的不足，相關(guān)部門及其工作人員缺乏主動(dòng)服務(wù)意識(shí)，降低了水利檔案管理質(zhì)量和水平。

4）忽視檔案管理的人才建設(shè)。伴隨著基層水利工作信息化建設(shè)的推進(jìn)，對(duì)檔案管理人員的要求也越來(lái)越高。但是由于基層水利部門的工作比較繁瑣，負(fù)責(zé)檔案管理業(yè)務(wù)的專業(yè)人員數(shù)量不多，其素質(zhì)也參差不齊，有不少?gòu)氖聶n案管理工作的人員都是辦公室綜合管理人員，其專業(yè)性程度有待提升。再加上信息時(shí)代下更加需要復(fù)合型的檔案管理人才，但不少檔案管理人員的綜合信息素養(yǎng)還有待提升。

2 基層水利檔案工作信息化建設(shè)策略研究

1）搭建水利檔案信息化管理平臺(tái)。要提升基層水利檔案管理工作信息化建設(shè)質(zhì)量和水平，就要求基層水利部門投入必要的專項(xiàng)資金，搭建水利檔案信息化管理平臺(tái)。首先，要求在搭建信息化管理平臺(tái)的基礎(chǔ)上，引進(jìn)操作性強(qiáng)和功能完備的軟硬件設(shè)備，并且能夠直接將檔案管理系統(tǒng)接入到辦公室管理系統(tǒng)之中，實(shí)現(xiàn)各部門之間的有效溝通和聯(lián)系。尤其是要強(qiáng)化檔案管理部門與工程建設(shè)部門之間的聯(lián)系，借助于統(tǒng)一的信息管理平臺(tái)，上傳檔案整理的模板，要求各項(xiàng)工程檔案統(tǒng)一進(jìn)行編號(hào)、分類和排列，由專門負(fù)責(zé)人進(jìn)行對(duì)接，從而保證水利檔案信息及資料的完整性[4]。其次，借助于先進(jìn)的檔案管理信息平臺(tái)，逐步的實(shí)現(xiàn)檔案管理，有紙質(zhì)檔案向電子檔案的轉(zhuǎn)換，有計(jì)劃的實(shí)施文書檔案目錄數(shù)據(jù)編制和錄入工作，逐步的實(shí)現(xiàn)全面的電子檔案管理。在這個(gè)過(guò)程中，要格外注意為水利探測(cè)和水利工程建設(shè)中的各類影像資料的收集和整理。

2）健全和完善水利檔案管理制度。要深入推進(jìn)基層水利工作信息化建設(shè)，就必須要有健全和完善的水利檔案管理制度來(lái)作為保障。首先，要明確水利檔案信息化管理和建設(shè)的流程，規(guī)定按信息化管理操作的規(guī)范，按照電子檔案生成以及歸檔管理的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行水利檔案的管理。其次就是要完善水利檔案審查機(jī)制，對(duì)于收集和獲取的水利檔案信息和資料，進(jìn)行嚴(yán)格的篩選和審查，剔除重復(fù)數(shù)據(jù)和無(wú)效數(shù)據(jù)，進(jìn)一步優(yōu)化水利檔案的質(zhì)量。再次就是要構(gòu)建完善的水利檔案信息化管理安全防護(hù)網(wǎng)絡(luò)，在應(yīng)用信息系統(tǒng)進(jìn)行水利檔案管理的過(guò)程中，通過(guò)嚴(yán)格的身份認(rèn)證、數(shù)據(jù)備份和加密管理來(lái)保障水利檔案資料的安全性[5]。最后就是要建立相應(yīng)的水利檔案管理責(zé)任機(jī)制，強(qiáng)化檔案管理人員的主體責(zé)任，確保檔案管理的信息化建設(shè)舉措能夠落實(shí)到位。

3）提升水利檔案的利用率。在進(jìn)行基層水利工作信息化建設(shè)的過(guò)程中，要進(jìn)一步提升水利檔案的綜合利用效率，首先就要求基層水利部門要借助于信息網(wǎng)絡(luò)來(lái)打破檔案管理之間的地域和部門限制，不再單純的進(jìn)行單機(jī)作業(yè)，而是強(qiáng)化同各縣市以及各基層水利單位之間的聯(lián)系，這樣能夠?qū)崿F(xiàn)水利檔案信息資料的共享，實(shí)現(xiàn)檔案資料使用效益的最大化[6]。其次就是要求基層水利檔案管理部門要積極主動(dòng)的進(jìn)行檢索以及查詢工具的開(kāi)發(fā)，按照順序來(lái)編制水利檔案的檢索目錄，還可以根據(jù)檔案資料來(lái)編寫《水利志》、《檔案大事記》等的相關(guān)資料，切實(shí)提高水利檔案的開(kāi)發(fā)和利用效率。

4）組建高素質(zhì)的水利檔案信息化管理團(tuán)隊(duì)。為了更好的適應(yīng)檔案管理信息化建設(shè)的要求，基層水利部門要組建一支高素質(zhì)和復(fù)合型的檔案信息化管理團(tuán)隊(duì)。首先，要求基層水利部門要優(yōu)化和調(diào)整檔案管理的人才結(jié)構(gòu)，增加專業(yè)和專職檔案管理人員的比例，同時(shí)要求檔案管理人員既具備檔案管理的專業(yè)能力，同時(shí)又熟悉水利工作，并且還要學(xué)習(xí)和掌握一些必要的計(jì)算機(jī)操作技能和網(wǎng)絡(luò)化技術(shù)，能夠更好的參與電子檔案的編制以及電子政務(wù)的相關(guān)工作。其次，強(qiáng)化對(duì)檔案管理人員的教育和培訓(xùn)，不斷提高檔案管理人員的安全意識(shí)、責(zé)任意識(shí)、保密意識(shí)，為提升水利檔案信息化建設(shè)水平奠定重要基礎(chǔ)。

3 結(jié)語(yǔ)

基層水利檔案工作信息化建設(shè)是一項(xiàng)長(zhǎng)期且復(fù)雜的系統(tǒng)性工程，需要基層水利部門進(jìn)一步強(qiáng)化思想認(rèn)知，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息資源的充分開(kāi)發(fā)利用，以高水平的信息服務(wù)來(lái)推動(dòng)基層水利檔案管理工作的健康發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

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