挖掘檔案信息價(jià)值，助力產(chǎn)品設(shè)計(jì)研發(fā)

楊曉紅

摘 要：在信息激增、海量存儲的大數(shù)據(jù)時(shí)代，信息技術(shù)的發(fā)展推動(dòng)了檔案編研工作的變革，檔案工作者要以“開放”、“共享”的理念指導(dǎo)檔案編研工作，運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、計(jì)算機(jī)技術(shù)和數(shù)據(jù)處理技術(shù)挖掘檔案信息，深層次開發(fā)檔案信息資源，為我國的科技創(chuàng)新和智能制造提供參考咨詢及優(yōu)質(zhì)服務(wù)。

關(guān)鍵詞：信息技術(shù);科技檔案;編研

DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.25.106

科技檔案編研是檔案信息資源開發(fā)工作的重要內(nèi)容，是推進(jìn)檔案事業(yè)發(fā)展、充分挖掘檔案利用價(jià)值、發(fā)揮檔案參考作用的有效途徑?，F(xiàn)代信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的飛速發(fā)展加快了產(chǎn)品設(shè)計(jì)開發(fā)進(jìn)程，檔案工作者如何充分利用館藏檔案資源為科研助力，是我們科技檔案工作者長期關(guān)注、亟待解決的問題。

1 信息時(shí)代科技檔案編研工作面臨的困境

大數(shù)據(jù)時(shí)代是信息激增、海量存儲的時(shí)代，用戶對檔案信息需求在時(shí)效上更加快捷，紙質(zhì)簡略的科技檔案編研產(chǎn)品已不能滿足技術(shù)日新月異發(fā)展的需要，科技檔案編研工作水平亟待進(jìn)一步提升，檔案工作要從偏重于收集整理文件資料，轉(zhuǎn)型為充分開發(fā)檔案信息資源，將大量富有利用價(jià)值的、深層次檔案資源挖掘出來呈現(xiàn)給廣大用戶，彰顯檔案巨大的潛在價(jià)值，從而推進(jìn)科技創(chuàng)新和智能制造前行的步伐。

2 信息技術(shù)的發(fā)展促進(jìn)了檔案編研方式變革

隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和通信技術(shù)的廣泛應(yīng)用，我們已經(jīng)進(jìn)入大數(shù)據(jù)時(shí)代，面對海量數(shù)據(jù)，檔案人員要抓住機(jī)遇，創(chuàng)新編研工作方法，在檔案編研工作中，利用信息技術(shù)進(jìn)行選題、檢索、加工、提供利用和用戶反饋，通過網(wǎng)絡(luò)對檔案信息進(jìn)行收集、編纂、傳播，推進(jìn)檔案編研信息化進(jìn)程，以信息管理系統(tǒng)為平臺，以開發(fā)利用電子文件為核心，以電子文件形式編輯、保存、出版編研成果，深入挖掘檔案信息資源的潛在價(jià)值，從而增強(qiáng)企業(yè)核心競爭力。

3 科技檔案編研工作的創(chuàng)新實(shí)踐

科技檔案編研工作是以滿足利用者的客觀需求為目標(biāo)，以快速、高效提供具有參考利用價(jià)值的編研成果為己任，因此我們在科技檔案編研工作的實(shí)踐中，要不斷探索創(chuàng)新，具體表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

3.1 拓展編研人員思維

作為檔案編研人員，我們應(yīng)樹立終身學(xué)習(xí)的觀念，善于學(xué)習(xí)新理論、新技術(shù)，具備較強(qiáng)的組織能力和敏銳的洞察力，抓住檔案編研工作發(fā)展機(jī)遇，以信息技術(shù)為依托，以科研人員的需求為導(dǎo)向，通過全方位調(diào)研用戶客觀要求，確立編研工作主題，不斷提高編研工作水平。在科技檔案編研過程中，立足于產(chǎn)品研發(fā)實(shí)際，與技術(shù)人員保持密切聯(lián)系。例如我們在匯編產(chǎn)品電子相冊時(shí)，首先根據(jù)產(chǎn)品定型工作要求收集整理相關(guān)照片，擬定相冊排版結(jié)構(gòu)，編制相冊目錄清單，與科技人員共同研究、挑選能夠反映產(chǎn)品結(jié)構(gòu)、性能特色的照片，制作成電子相冊，檔案人員同時(shí)打印一份紙質(zhì)相冊提供專家審查，并以兩種不同載體形式長期保存。

3.2 強(qiáng)化信息技術(shù)應(yīng)用

隨著檔案信息化工作的推進(jìn)，檔案編研人員應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、計(jì)算機(jī)技術(shù)和數(shù)據(jù)處理技術(shù)，主動(dòng)挖掘檔案信息價(jià)值，通過計(jì)算機(jī)將文字、圖像、聲音等編研材料制作成視頻、動(dòng)畫等多媒體信息，以電子文件形式發(fā)布檔案編研成果，利用網(wǎng)站、微信公眾平臺等新媒體宣傳編研成果，降低了編研成果制作成本;運(yùn)用語義分析、圖文轉(zhuǎn)換、模式識別等大數(shù)據(jù)分析技術(shù)，開啟檔案大數(shù)據(jù)服務(wù)功能，為科研生產(chǎn)及經(jīng)營管理提供參考咨詢。中國工程物理研究院借助人工智能和信息技術(shù)，開發(fā)了“科技檔案在線歸檔與編研信息系統(tǒng)”，它利用檔案管理知識庫和大數(shù)據(jù)分析技術(shù)，實(shí)現(xiàn)科技檔案在線收集，鑒定檔案內(nèi)容、屬性，查找項(xiàng)目共性特征，主動(dòng)推送相關(guān)信息，為檔案人員在線編研提供初選文檔，提高了檔案編研工作效率。檔案人員應(yīng)用科技檔案在線歸檔與編研信息系統(tǒng)完成了專題匯編、數(shù)據(jù)匯總，獲得了科技人員的好評。

3.3 嚴(yán)格編研項(xiàng)目選題

科技檔案是我國檔案全宗的重要組成部分，是在科研生產(chǎn)、基本建設(shè)等活動(dòng)中形成的，具有查考利用價(jià)值的科技文件材料。面對海量檔案信息，檔案人員要突破時(shí)空限制，積極地探索研究現(xiàn)代檔案編研方法，運(yùn)用先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)收集、加工、發(fā)掘檔案信息。因此嚴(yán)格開展編研項(xiàng)目選題具有重要意義，優(yōu)秀的編研項(xiàng)目主題是編研工作高效進(jìn)行的良好開端，它將引導(dǎo)我們“創(chuàng)作”出精彩的編研成果。

編研項(xiàng)目選題的基礎(chǔ)是全面、詳盡的用戶需求調(diào)查，用戶需求調(diào)研可以從三個(gè)方面進(jìn)行，第一：用戶訪談法，擬定調(diào)研問卷，在明確調(diào)查目的和調(diào)查對象的前提下，制定科學(xué)、合理的調(diào)查方案，通過書面調(diào)查、網(wǎng)絡(luò)調(diào)查和口頭調(diào)查相結(jié)合的方法收集有關(guān)信息，分析用戶類型、需求時(shí)間、需求形式等，并對調(diào)研結(jié)果進(jìn)行總結(jié)歸納，從而為確定編研工作主題提供完整、清晰、具體的要求。第二：信息統(tǒng)計(jì)法，根據(jù)用戶在一段時(shí)期查閱利用檔案的頻率，發(fā)現(xiàn)用戶對某類檔案的特定需求，如項(xiàng)目實(shí)施方案、科研成果鑒定證書、項(xiàng)目負(fù)責(zé)人任命文件等，經(jīng)過統(tǒng)計(jì)分析，掌握這些需求是長期存在的，編研工作依據(jù)此情況開展。第三：文獻(xiàn)分析法，對現(xiàn)有的檔案編研成果的利用效果進(jìn)行綜合分析，對比分析不同類型編研成果產(chǎn)生的經(jīng)濟(jì)效益和社會效益，發(fā)現(xiàn)利用率較高、社會影響較大的編研成果，擬定新的編研項(xiàng)目主題。編研工作具有一定的客觀目的性和現(xiàn)實(shí)必要性，檔案編研選題要充分考慮各種客觀因素，將科技發(fā)展作為選題的主要方向，選題要具有典型性和新穎性，不僅要滿足目前發(fā)展需要，還要具有前瞻性，為科研的可持續(xù)發(fā)展做好參考咨詢服務(wù)。

3.4 提升編研工作質(zhì)量

提高編研工作成效，首先要組建高水平的編研工作隊(duì)伍，編研人員不僅應(yīng)當(dāng)具備檔案編撰技能，而且要了解科技發(fā)展動(dòng)態(tài)，明確客戶需求，充分利用信息管理平臺開展檔案編研;檔案編研是一項(xiàng)智力密集型的研究工作，要做好檔案信息資源的挖掘、整理，發(fā)揮檔案潛在價(jià)值，作為檔案人員就要集思廣益，具有敏銳的創(chuàng)新意識、服務(wù)意識，圍繞科研攻關(guān)難點(diǎn)、熱點(diǎn)，主動(dòng)加強(qiáng)與科研人員、科技管理人員的聯(lián)系，聘請科研專家、項(xiàng)目經(jīng)理作為技術(shù)指導(dǎo)，開展多層次、多視角的檔案聯(lián)合編研，發(fā)掘具有技術(shù)引領(lǐng)的研究成果、典型案例，為科技創(chuàng)新提供建設(shè)性意見，彰顯編研成果的實(shí)用性和時(shí)效性。其次要制定切實(shí)可行的編研工作方案，科技檔案編研方案的主要內(nèi)容有：第一，確定編研項(xiàng)目主題;第二，組織編研人員團(tuán)隊(duì);第三，明確編研人員工作分工及完成時(shí)間;第四，編研成果展示及宣傳;第五，收集編研成果反饋信息。通過組織人員評審方案的可行性，確保方案順利實(shí)施。創(chuàng)新科技檔案編研模式，就是將編研工作納入項(xiàng)目檔案管理過程中，檔案員在項(xiàng)目全生命周期管理中，注重編研材料的積累，特別是分散的、過程記錄文件的收集，加強(qiáng)與技術(shù)人員交流，經(jīng)過對檔案信息進(jìn)行加工、編排、審核、校對、批準(zhǔn)發(fā)布，中國電子科技集團(tuán)公司第三十八研究所已完成了XX科技成果獲獎(jiǎng)情況匯編、XX產(chǎn)品研制工作大事記、研究所所史等不同層次檔案編研產(chǎn)品，并在科研生產(chǎn)、項(xiàng)目競標(biāo)、職稱評定中發(fā)揮重要作用。

3.5 加強(qiáng)專業(yè)技能交流

檔案編研工作者注重學(xué)習(xí)新技術(shù)，及時(shí)更新知識儲備，在同行之間以及與研究人員之間，加強(qiáng)業(yè)務(wù)交流、研討，實(shí)時(shí)掌握業(yè)界最新動(dòng)態(tài)、一線科研項(xiàng)目信息及技術(shù)發(fā)展方向，編研人員要拓寬視野，學(xué)習(xí)信息系統(tǒng)、競爭情報(bào)、數(shù)據(jù)挖掘等知識，不斷提升自身專業(yè)技能。上?？萍紮n案館與同濟(jì)大學(xué)、上海市科學(xué)學(xué)研究所等單位聯(lián)合開展上海城市建設(shè)與可持續(xù)發(fā)展成果研究，遴選了上海長江隧橋工程、國家會展中心等12個(gè)上海城市建設(shè)中極具特色的典型項(xiàng)目，展示科技創(chuàng)新對于上海城市建設(shè)的重要作用，于2018年3月正式出版了《創(chuàng)新鑄就卓越之城——上海城市建設(shè)與可持續(xù)發(fā)展成果背后的故事》，該書廣受好評，彰顯了科學(xué)決策和科技引領(lǐng)對重大工程的支撐作用，現(xiàn)已成為科技檔案編研創(chuàng)新的成功典范。

《全國檔案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃綱要》指出要建立開放檔案信息資源社會化共享服務(wù)平臺，制定檔案數(shù)據(jù)開放計(jì)劃，落實(shí)數(shù)據(jù)開放與維護(hù)的責(zé)任。因此，我們要轉(zhuǎn)變編研工作思路和理念，以“開放”、“共享”作為檔案編研行動(dòng)指南，積極主動(dòng)開展檔案編研工作，構(gòu)建檔案信息資源共享服務(wù)新格局，通過有計(jì)劃的檔案開發(fā)開放實(shí)現(xiàn)信息共享，通過信息共享實(shí)現(xiàn)檔案經(jīng)濟(jì)效益、社會效益最大化。

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