信息時(shí)代背景下做好檔案管理工作的有效措施探討

摘 要：隨著科學(xué)技術(shù)和信息化技術(shù)的深入發(fā)展，信息技術(shù)依然在不知不覺滲透進(jìn)我們生活的每一處，在各行各業(yè)中都有信息化帶來(lái)的影響。而檔案管理工作實(shí)則就是將信息進(jìn)行總結(jié)整合，為人們展示較為清晰可見的數(shù)據(jù)。檔案管理工作的有效進(jìn)行，有利于直觀展現(xiàn)社會(huì)發(fā)展的總體趨勢(shì)，對(duì)研究社會(huì)的可持續(xù)性發(fā)展進(jìn)程有著十分重大的影響。在這個(gè)越來(lái)越深入的信息時(shí)代背景下，檔案管理工作將要進(jìn)行新的變革，將信息技術(shù)與檔案管理工作的有機(jī)結(jié)合具有無(wú)比的現(xiàn)實(shí)意義。在這個(gè)背景下，本文主要探討了當(dāng)前檔案管理工作仍然存在哪些問題，以及在信息時(shí)代下檔案管理工作的有效策略。

關(guān)鍵詞：信息時(shí)代;檔案管理;措施探討

DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.25.105

檔案管理水平的高低與否在很大程度上，也影響到其他各種工作的展開是否能夠順利，在信息時(shí)代的大背景下，相關(guān)工作人員要重視相關(guān)工作的展開，根據(jù)新時(shí)代背景下的新要求不斷進(jìn)行創(chuàng)新完善。在社會(huì)中的競(jìng)爭(zhēng)越來(lái)越激烈的情況下，檔案管理工作要提高工作效率，才能在新時(shí)代立足。為了達(dá)到在信息時(shí)代將檔案管理工作進(jìn)行新的發(fā)展的最終目的，管理者都應(yīng)當(dāng)從當(dāng)前的信息中查找自身的不足之處，并加以完善，再根據(jù)時(shí)代的新要求，將檔案管理工作的質(zhì)量與效率上升到新的高度。

1 檔案管理工作在當(dāng)前面臨的問題

1.1 管理人員綜合素質(zhì)較低

當(dāng)前許多單位的檔案管理人員皆不具備專業(yè)的檔案管理知識(shí)，檔案管理者通常由其他崗位的工作人員進(jìn)行兼職、代職等。其原因便在于單位不在意檔案管理工作的展開，對(duì)檔案管理工作的重要性較為輕視，沒有建立專業(yè)的檔案管理體系。在這樣的前提下，逐漸在發(fā)展中形成了不良循環(huán)，導(dǎo)致工作人員也缺少工作的積極性。在實(shí)際的檔案管理工作中，較多管理者的綜合素質(zhì)方面無(wú)法緊跟時(shí)代的發(fā)展，對(duì)當(dāng)下的信息技術(shù)了解程度較淺，對(duì)信息化的檔案管理工作較為生疏，無(wú)法勝任新時(shí)代中的檔案管理工作[1]。而正因?yàn)閱挝恢黧w的不重視，相關(guān)人員的技術(shù)培訓(xùn)機(jī)會(huì)匱乏，導(dǎo)致其工作能力較低，影響到檔案管理工作的整體質(zhì)量。

1.2 管理方式不夠合理科學(xué)

在進(jìn)行檔案管理工作環(huán)節(jié)中，傳統(tǒng)的管理方式只是單一的人工進(jìn)行操作，或是多人合作進(jìn)行組合管理。在這樣的模式運(yùn)行下，很容易造成工作環(huán)節(jié)中出現(xiàn)許多的問題漏洞。首先，在人工進(jìn)行管理的模式下，很容易將大量的檔案文件堆積起來(lái)，導(dǎo)致工作材料難以進(jìn)行及時(shí)的總結(jié)匯集與更新。其次，由于在傳統(tǒng)的檔案管理調(diào)取中，對(duì)調(diào)取檔案的數(shù)量有著明顯的限制，從而導(dǎo)致檔案調(diào)取的效率不高，難以發(fā)揮其真正的作用[2]。最后，在工作中，許多管理檔案的相關(guān)工作人員綜合素質(zhì)不高，導(dǎo)致完整的現(xiàn)代化檔案管理工作難以進(jìn)行。一些規(guī)模較小的事業(yè)單位，對(duì)于檔案管理的方式并不清晰明確，缺乏大量準(zhǔn)確地相關(guān)規(guī)定，從而使得許多與檔案掛你相關(guān)的工作，在進(jìn)行時(shí)十分混亂，在進(jìn)行號(hào)碼的編制時(shí)也不夠科學(xué)合理，對(duì)在進(jìn)行需要檔案相關(guān)的工作時(shí)，往往造成許多不必要的麻煩。而檔案管理的收集不科學(xué)，往往也會(huì)在獲取資料中花費(fèi)大量時(shí)間、精力等，導(dǎo)致原有的工作安排被打亂，工作效率不高。

1.3 檔案信息安全性不高

許多部門與單位在進(jìn)行檔案管理時(shí)，往往忽視檔案管理信息化的建設(shè)，對(duì)其的重要性往往認(rèn)識(shí)不足，導(dǎo)致檔案管理信息技術(shù)無(wú)法向著更深的層次推進(jìn)。在一些地方，雖然檔案管理的信息化建設(shè)已經(jīng)逐漸開展起來(lái)，但在管理設(shè)施上仍舊較為傳統(tǒng)老舊，對(duì)檔案管理的安全性能有著極大的影響。檔案管理雖然在很大程度上降低了管理成本，但是在信息安全方面卻不盡如人意。檔案信息管理本身就不受到管理者的重視，無(wú)疑是最重要的原因。在普遍情況下，所有的檔案信息都存在同一個(gè)服務(wù)器內(nèi)[3]。在此背景下，許多不法分子利用網(wǎng)絡(luò)的安全漏洞，將檔案中的信息進(jìn)行盜取，導(dǎo)致安全問題層出不窮。同時(shí)，我國(guó)的檔案信息安全保障平臺(tái)建設(shè)還不夠完善，就進(jìn)一步的加劇檔案喪失的安全風(fēng)險(xiǎn)。在信息化的時(shí)代背景下，不法之徒的手段在日益增長(zhǎng)，若檔案管理的手段仍然使用傳統(tǒng)老舊的方法，就將極其容易遭受網(wǎng)絡(luò)風(fēng)險(xiǎn)的破壞，對(duì)黨檔案內(nèi)的資料安全具有極大的威脅。

2 檔案管理工作在信息化時(shí)代下的策略

2.1 提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)

檔案管理人員在實(shí)際的檔案管理工作中，占據(jù)了十分重要的主體地位。要確保檔案管理工作能夠順利運(yùn)行，并在此基礎(chǔ)上將現(xiàn)代信息技術(shù)融入其中，必不可少的便是要注重提高管理人員的管理水平。不僅需要檔案管理人員能夠熟練的掌握與檔案相關(guān)的知識(shí)，還需要檔案管理工作人員能夠運(yùn)用一些與現(xiàn)代信息技術(shù)相關(guān)的技能。在現(xiàn)代化信息技術(shù)逐漸深入的背景下，檔案管理工作人員需懷有堅(jiān)定的使命感，具有宏大的時(shí)代觀念和意識(shí)，在現(xiàn)代化檔案管理中不斷探索完善。對(duì)于管理方來(lái)說(shuō)，可以定期組織相關(guān)的技能培訓(xùn)，加強(qiáng)管理人員之間的交流溝通，互相交流在工作中的一些心得經(jīng)驗(yàn)，使得檔案管理人員能夠在這個(gè)背景下熟練地運(yùn)用現(xiàn)代化檔案管理方式方法。

2.2 完善檔案管理的工作方式

在傳統(tǒng)的檔案管理中，往往存在許多不夠科學(xué)嚴(yán)謹(jǐn)之處。檔案存儲(chǔ)方法較為傳統(tǒng)、老舊;檔案內(nèi)容容易丟失;檔案讀取利用效率低下等等，這些不恰當(dāng)?shù)臋n案管理方式都不再適用于適宜發(fā)展的現(xiàn)代社會(huì)。對(duì)此，需要將信息化的現(xiàn)代內(nèi)容融入檔案管理的方式中，不斷對(duì)檔案管理進(jìn)行完善。首先，可以采用科學(xué)的管理方法。將繁多雜亂的檔案內(nèi)容通過信息化的手段，進(jìn)行大致分類，構(gòu)建出較為完整的檔案系統(tǒng)，再在此基礎(chǔ)上，構(gòu)建不同的子系統(tǒng)。其次，需要強(qiáng)化管理的秩序。作為一項(xiàng)與其他工作有著千絲萬(wàn)縷聯(lián)系的工作，檔案管理必須減少不必要的重復(fù)工作，以此提高自身的工作效率，更好地與其他工作進(jìn)行對(duì)接。要做好檔案的登記工作，根據(jù)大數(shù)據(jù)對(duì)秩序進(jìn)行總結(jié)

完善。

2.3 健全信息化檔案管理的安全體系

在檔案管理工作中，信息安全是對(duì)工作的首要要求，但是由于檔案管理儲(chǔ)存和保管方面有其特殊性，進(jìn)而對(duì)信息安全的保障要求更高，為信息安全工作的展開帶來(lái)了許多困難[4]。在進(jìn)行信息化檔案管理時(shí)，管理房方可以著眼于當(dāng)下對(duì)于信息安全的保障所能提供的現(xiàn)代化技術(shù)支持?？梢云刚?qǐng)專業(yè)的安全技術(shù)保障人員，對(duì)信息存儲(chǔ)的情況進(jìn)行定期的評(píng)估和檢查，同時(shí)將現(xiàn)代化的檔案信息管理平臺(tái)迅速搭建起來(lái)，在平臺(tái)上進(jìn)行技術(shù)的總結(jié)完善。在各崗位上，有意識(shí)的培養(yǎng)工作人員對(duì)檔案信息的敏感度，提高安全保密意識(shí)。在檔案管理工作中，定時(shí)定期做好備份工作，將內(nèi)網(wǎng)與外網(wǎng)進(jìn)行隔絕，注意電腦設(shè)置中對(duì)防火墻、殺毒軟件等的具體設(shè)置。信息安全的保障工作，需要多方進(jìn)行合作交流，以此構(gòu)建完善的檔案信息管理保障體系。

3 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，在信息技術(shù)不斷深入的現(xiàn)代社會(huì)，各行各業(yè)都應(yīng)結(jié)合新時(shí)代的特點(diǎn)，對(duì)現(xiàn)有的工作進(jìn)行反思與總結(jié)。信息技術(shù)的快速融入社會(huì)，不僅方便了生活、學(xué)習(xí)和工作等等，更將他們的效率有了大幅度的提高?，F(xiàn)階段，將信息技術(shù)運(yùn)用到檔案管理工作中，便是新時(shí)代背景下對(duì)檔案管理工作的二次變革。管理者應(yīng)當(dāng)順著時(shí)代的潮流，更新自身對(duì)檔案管理工作的理念，積極轉(zhuǎn)變固有觀念，加強(qiáng)對(duì)檔案管理制度的創(chuàng)新，促進(jìn)信息時(shí)代背景下檔案管理工作質(zhì)量與效率的提高。

參考文獻(xiàn)

[1]劉燦.信息時(shí)代辦公室檔案管理工作的改革與創(chuàng)新[J].蘭臺(tái)內(nèi)外，2020（16）：10-12.

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[3]姜霽純.信息時(shí)代辦公室檔案管理工作創(chuàng)新研究[J].辦公室業(yè)務(wù)，2020（08）：115-116.

[4]楊靖梅.信息時(shí)代檔案管理工作創(chuàng)新研究[J].中國(guó)管理信息化，2020，23（08）：192-193.

作者簡(jiǎn)介

周西華（1984-），女，大學(xué)本科，中級(jí)，研究方向：檔案管理。