檔案信息與檔案信息環(huán)境的安全保護(hù)治理

張媛

摘 要：網(wǎng)絡(luò)信息化的發(fā)展，推動信息化技術(shù)在各個領(lǐng)域中的應(yīng)用，檔案的信息化也逐漸形成數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化的形式。檔案信息資源安全保護(hù)是信息時代一個十分重要而現(xiàn)實(shí)的問題。文章首先對檔案實(shí)體與信息化安全風(fēng)險(xiǎn)，結(jié)合檔案實(shí)體、數(shù)字化信息安全保護(hù)技術(shù)，提出了檔案實(shí)體與數(shù)字化信息并行安全保護(hù)治理的應(yīng)用。

關(guān)鍵詞：檔案信息;檔案實(shí)體;數(shù)字化;安全保護(hù)

DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.25.103

當(dāng)今社會已進(jìn)入了信息化時代，豐富的檔案信息資源，給人們帶來了工作的效益和生活的方便，人們處處離不開檔案信息資源。方方面面檔案信息資源的利用，處處為社會發(fā)揮著重大的作用。

1 檔案實(shí)體與信息化安全風(fēng)險(xiǎn)的主要表現(xiàn)

1.1 實(shí)體安全風(fēng)險(xiǎn)

檔案實(shí)體安全風(fēng)險(xiǎn)包含了所有可能導(dǎo)致實(shí)體檔案出現(xiàn)損害、丟失的各類風(fēng)險(xiǎn)，實(shí)體檔案管理相關(guān)的風(fēng)險(xiǎn)包括檔案庫房環(huán)境風(fēng)險(xiǎn)和檔案包裝風(fēng)險(xiǎn)。檔案庫房環(huán)境風(fēng)險(xiǎn)是指未借出檔案在集中保存時的環(huán)境風(fēng)險(xiǎn)。庫房溫濕度控制、火災(zāi)與水侵防護(hù)、其他災(zāi)害防護(hù)措施不到位容易引發(fā)檔案損壞。檔案包裝風(fēng)險(xiǎn)是指檔案裝具對內(nèi)部文件保護(hù)的條件風(fēng)險(xiǎn)。檔案包裝風(fēng)險(xiǎn)一般表現(xiàn)為檔案在長期保存過程中出現(xiàn)提前失效的問題，主要涉及文件袋、文件盒、文件柜等包裝硬件的風(fēng)險(xiǎn)，例如早年檔案管理中使用率較高的牛皮紙文件袋、鐵質(zhì)文件盒通常只具備防潮、阻燃、防蟲蝕、防鼠咬中的一類功能，在庫房安全環(huán)境存在多類風(fēng)險(xiǎn)時，這類檔案包裝很難對實(shí)體檔案起到有效的保護(hù)作用。

1.2 信息安全風(fēng)險(xiǎn)

檔案信息安全風(fēng)險(xiǎn)包含了所有經(jīng)信息化處理的檔案可能出現(xiàn)的損壞、被篡改、被竊取等風(fēng)險(xiǎn)，其中僅與信息化檔案管理相關(guān)的風(fēng)險(xiǎn)包括信息傳輸過程風(fēng)險(xiǎn)和信息存儲軟硬件的風(fēng)險(xiǎn)。

信息傳輸過程風(fēng)險(xiǎn)是指檔案信息中在數(shù)字化網(wǎng)絡(luò)傳輸過程中被盜竊、篡改的風(fēng)險(xiǎn)。數(shù)字化信息的傳輸最常用的是有線和無線網(wǎng)絡(luò)渠道，通常在組織信息化發(fā)展過程中都會建設(shè)此類信息渠道，當(dāng)信息化檔案在組織內(nèi)部局域網(wǎng)絡(luò)（包括有線網(wǎng)絡(luò)和無線網(wǎng)絡(luò)）中傳輸時會受到網(wǎng)絡(luò)隔離的保護(hù)，而信息化技術(shù)中的傳輸協(xié)議等也能夠有效保證信息傳輸?shù)耐暾?。但在遇到通過互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行傳輸?shù)那闆r時，檔案信息數(shù)據(jù)需要在開放的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中進(jìn)行傳輸，此時檔案信息僅受網(wǎng)絡(luò)傳輸協(xié)議、數(shù)據(jù)加密兩類技術(shù)的保護(hù)，其中數(shù)據(jù)加密技術(shù)直接關(guān)系到信息安全保護(hù)質(zhì)量，在數(shù)據(jù)加密效果不佳時檔案信息有可能被他人竊取或篡改，使得信息接收端獲取的檔案信息不完整、不真實(shí)。

信息存儲軟硬件風(fēng)險(xiǎn)是指數(shù)字化檔案信息在存儲介質(zhì)中保存時出現(xiàn)丟失、損壞的風(fēng)險(xiǎn)。數(shù)字化信息在經(jīng)過處理后最終會保存在硬件存儲介質(zhì)（主要為計(jì)算機(jī)硬盤）中，在硬盤損壞時相應(yīng)數(shù)字硬盤可能徹底損壞或部分損壞。

2 檔案實(shí)體安全保護(hù)技術(shù)應(yīng)用

2.1 檔案庫房環(huán)境安全監(jiān)測與警報(bào)技術(shù)

庫房安全管理是實(shí)體檔案本地保存期間最重要的安全保護(hù)環(huán)節(jié)，基于現(xiàn)代化的物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、智能家居技術(shù)可以提供檔案庫房安全環(huán)境的實(shí)時監(jiān)測、報(bào)警等功能，由此可以有效規(guī)避人員監(jiān)控中無法實(shí)現(xiàn)24小時無間斷監(jiān)控的問題。根據(jù)實(shí)體檔案和環(huán)境構(gòu)建物聯(lián)網(wǎng)智能監(jiān)測系統(tǒng)，該系統(tǒng)也可以與檔案信息化管理系統(tǒng)進(jìn)行融合設(shè)計(jì)，實(shí)現(xiàn)對檔案庫房的24小時不間斷保護(hù)以及實(shí)施檔案庫狀態(tài)信息更新。由此一方面可以保護(hù)檔案實(shí)時監(jiān)控和提醒，另一方面也可以在檔案信息服務(wù)系統(tǒng)中及時更新檔案庫信息，在實(shí)體檔案出現(xiàn)安全風(fēng)險(xiǎn)時加強(qiáng)對電子檔案的保護(hù)，避免檔案徹底損壞。

2.2 檔案包裝安全技術(shù)

檔案包裝技術(shù)可以針對具體檔案類型設(shè)計(jì)不同類型的包裝保護(hù)方案。首先，針對最常見的紙質(zhì)檔案，應(yīng)當(dāng)采用全密封、無潮濕空氣阻燃塑料包裝，替代傳統(tǒng)牛皮紙包裝，針對長期保存檔案，可以采用檔案裱糊、除酶等處理后再進(jìn)行常規(guī)保護(hù);其次，針對大多數(shù)單位中可能使用的膠片、光盤等檔案，需要采用防磨損、防化學(xué)侵蝕的阻燃塑料或抗腐蝕檔案盒進(jìn)行集中存放。

3 檔案實(shí)體與數(shù)字化信息并行安全防護(hù)應(yīng)用

3.1 入檔與借閱同步記錄

檔案實(shí)體與數(shù)字化信息本身應(yīng)當(dāng)實(shí)現(xiàn)互為備份。對此，檔案管理和服務(wù)部門應(yīng)當(dāng)對實(shí)體和數(shù)字檔案采用同步入檔和借閱記錄管理，以便在某一類風(fēng)險(xiǎn)顯化后及時采取同步的應(yīng)急處理或彌補(bǔ)工作。同步管理需要在制度層面和信息化工作流程層面上進(jìn)行規(guī)范：第一，在制度層面。所有檔案信息入檔和借閱必須同步記錄，即實(shí)體檔案管理中檔案入檔和借閱應(yīng)由現(xiàn)場管理人員同時在信息化管理系統(tǒng)中記錄后方可執(zhí)行后續(xù)操作;信息化檔案入檔過程中，信息管理員應(yīng)向?qū)嶓w檔案管理員發(fā)送請求并打印實(shí)體備份后再于信息系統(tǒng)中進(jìn)行存檔，信息化檔案借閱時的記錄也必須在實(shí)體檔案借閱記錄中進(jìn)行同步記錄。第二，在信息化工作流程層面。在檔案入檔管理中，信息化操作應(yīng)始終堅(jiān)持實(shí)體為先，即任何操作都要確保在實(shí)體層面變動和記錄的基礎(chǔ)上進(jìn)行，具體實(shí)施中可以在檔案庫管理員、實(shí)體檔案管理員的檔案信息管理平臺賬戶添加入檔和借閱審核權(quán)限。

3.2 線上線下檔案使用權(quán)限同步限制

多數(shù)檔案管理和服務(wù)機(jī)構(gòu)的信息化建設(shè)工作與實(shí)體檔案資源建設(shè)是非同步進(jìn)行的，這種情況下實(shí)體和數(shù)字檔案的使用權(quán)限分配不完全匹配。例如部分舊實(shí)體檔案的權(quán)限限制較高，而在檔案數(shù)字化處理后，數(shù)字檔案管理員不熟悉這類舊檔案的權(quán)限要求。針對此類問題，需要對機(jī)構(gòu)內(nèi)檔案數(shù)字化處理工作做明確規(guī)范：第一，所有的數(shù)字檔案入檔必須明確標(biāo)識檔案密級、可訪用戶權(quán)限層級。這一限制需要在系統(tǒng)軟件層面進(jìn)行設(shè)計(jì)，在內(nèi)部信息管理員操作功能界面提供檔案密級選擇、最低權(quán)限用戶選擇的相應(yīng)表單。第二，所有數(shù)字檔案入檔前必須由實(shí)體檔案庫管理員進(jìn)行審核與驗(yàn)證。此時驗(yàn)證工作的重點(diǎn)任務(wù)是檢查檔案信息密級和權(quán)限選擇是否與實(shí)體檔案權(quán)限一致，確定一致并審核通過后系統(tǒng)再對數(shù)字檔案進(jìn)行入庫操作。第三，原始檔案為數(shù)字檔案的，需要在打印實(shí)體檔案后依照數(shù)字檔案權(quán)限對實(shí)體檔案進(jìn)行分類同步管理。

3.3 實(shí)體與數(shù)字化信息互為備份

上述兩類并行保障中均涉及了實(shí)體與數(shù)字檔案的同步管理要求，兩類信息同步保護(hù)的根本目標(biāo)是規(guī)避兩類檔案同時出現(xiàn)不可逆的損壞、丟失問題，因此兩類檔案信息必須有同步備份。

實(shí)體與數(shù)字檔案管理中應(yīng)建立協(xié)作式安全風(fēng)險(xiǎn)控制，即某一類檔案出現(xiàn)安全風(fēng)險(xiǎn)后，要直接限制另一類檔案的借出服務(wù)和其他操作，可以基于前文同步記錄、同步權(quán)限管理來實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)，進(jìn)而更大程度地保證檔案的安全性。

4 結(jié)語

檔案信息資源的安全保護(hù)，直接關(guān)系到國家、單位、部門的大局利益，直接關(guān)系到公民的個人權(quán)益。所以，檔案信息資源安全保護(hù)問題，也一直是人們普遍關(guān)注的熱點(diǎn)。如果檔案信息資源因缺乏安全保護(hù)，而導(dǎo)致相關(guān)檔案信息資源被泄露，公眾人身安全、財(cái)產(chǎn)安全得不到保障，輕則，影響著公眾的個人利益，重則，給國家、給社會、給人民造成不必要的損害，甚至于影響著社會的安定、社會的和諧以及人與人之間的關(guān)系，甚至?xí)l(fā)出社會矛盾。因此，確保檔案信息資源的安全，確保檔案信息資源的完整性，是時代的需要，是社會和諧發(fā)展的需要，也是每個公民的需要。

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