論檔案現(xiàn)代信息化在醫(yī)院人事管理工作中的地位與作用

摘 要：隨著現(xiàn)今我國(guó)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，醫(yī)院的發(fā)展水平也隨之不斷提升，科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步也使得信息化的管理逐漸的普及，加強(qiáng)信息化檔案的構(gòu)建可以更好的管理醫(yī)院科室相關(guān)物資，不僅切實(shí)的提高了人事管理的效率，還有效的降低了人力資源的浪費(fèi)。醫(yī)院科室具有非常龐大的醫(yī)療隊(duì)伍，只有做好相關(guān)的人事管理，才可以有效避免人員安排混亂的情況發(fā)生，否則是極其不利于醫(yī)院正常的人事安排，也切實(shí)的影響了醫(yī)院正常運(yùn)行的效率。

關(guān)鍵詞：檔案;現(xiàn)代信息化;人事管理;有效措施

DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.25.100

1 檔案管理的重要意義

醫(yī)院的檔案不僅僅包括人事方面的資料，包含了醫(yī)院經(jīng)營(yíng)以來(lái)的所有信息，主要是指醫(yī)院在各類生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)，以及經(jīng)營(yíng)活動(dòng)當(dāng)中對(duì)國(guó)家、社會(huì)，以及本醫(yī)院具有一定價(jià)值的歷史記錄，這種記錄可以使用文字、圖表、聲像等等形式進(jìn)行記錄。一個(gè)醫(yī)院的長(zhǎng)期健康的發(fā)展離不開(kāi)做好醫(yī)院的檔案管理工作，檔案管理工作也是醫(yī)院管理工作非常重要的一個(gè)部分，可以有效的提高醫(yī)院的生產(chǎn)效率，有效的保障醫(yī)院的工作質(zhì)量，也是有效維護(hù)醫(yī)院歷史面貌的一項(xiàng)重要的工作。對(duì)醫(yī)院檔案進(jìn)行科學(xué)的管理，是可以作為衡量一個(gè)醫(yī)院管理水平的重要尺度，醫(yī)院的檔案記錄著醫(yī)院在發(fā)展當(dāng)中的策略，以及各類的優(yōu)秀成果，是醫(yī)院研究業(yè)績(jī)進(jìn)程，以及制定未來(lái)科學(xué)發(fā)展方向的第一手資

料[1]。更可以幫助醫(yī)院進(jìn)行科學(xué)的分析，更加有效的制定未來(lái)長(zhǎng)期發(fā)展的方向，做好醫(yī)院的檔案管理工作，可以及時(shí)給醫(yī)院高層管理人員提供醫(yī)院的經(jīng)營(yíng)情況的資料，也可以更為準(zhǔn)確的調(diào)整經(jīng)營(yíng)策略，為調(diào)整經(jīng)營(yíng)決策，提供具有支持性的證據(jù)。不僅如此，還可以幫助外界認(rèn)準(zhǔn)本醫(yī)院的經(jīng)營(yíng)成果，可以為醫(yī)院和外界合作奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

2 目前醫(yī)院檔案管理工作所存在的問(wèn)題

1）檔案管理時(shí)效性較低。目前醫(yī)院的檔案管理工作存在時(shí)效性低的問(wèn)題，檔案資料是一個(gè)醫(yī)院決定發(fā)展決策以及轉(zhuǎn)型的重要參考依據(jù)。在一個(gè)新常態(tài)的發(fā)展下，醫(yī)院的面臨的是要快速的轉(zhuǎn)型升級(jí)，然而低時(shí)效性的檔案管理，以及不規(guī)范的醫(yī)院檔案管理的方式，不能為醫(yī)院的快速轉(zhuǎn)型提供有效的幫助和支持。對(duì)于檔案時(shí)效性的管理，嚴(yán)重的影響著醫(yī)院檔案的價(jià)值，要保障醫(yī)院的時(shí)效性，只有這樣才可以讓醫(yī)院的檔案管理工作發(fā)揮出積極的作用，更好的服務(wù)于醫(yī)院發(fā)展。

2）安全意識(shí)較低。醫(yī)院的檔案管理部門存在著一系列的問(wèn)題，其中主要包括人員流動(dòng)性大、人員專業(yè)素養(yǎng)參差不齊的問(wèn)題。并且醫(yī)院的檔案管理的工作人員非常的缺乏安全保密意識(shí)，對(duì)于醫(yī)院的一些電子版的檔案資料來(lái)說(shuō)，電子版檔案資料由于無(wú)法使用規(guī)范的程序加以儲(chǔ)存和保存，以及現(xiàn)今互聯(lián)網(wǎng)的開(kāi)放性特點(diǎn)，這非常容易使得其他醫(yī)院從網(wǎng)上的一些非法途徑獲取到相關(guān)資料，這是非常不利于醫(yī)院的良性發(fā)展的。

3）檔案管理知識(shí)不充足。醫(yī)院給予檔案室以及檔案管理人員非常少的預(yù)算，沒(méi)有充足的預(yù)算對(duì)相關(guān)人員進(jìn)行系統(tǒng)性的培訓(xùn)，或者是外出參加培訓(xùn)。檔案管理人員只能自身不斷提高本身的專業(yè)素養(yǎng)，不斷提升自身檔案管理的專業(yè)水準(zhǔn)。有許多醫(yī)院的檔案管理人員不能很好的界定檔案，極其缺乏專業(yè)知識(shí)，這直接導(dǎo)致檔案的管理魚(yú)龍混雜，不能及時(shí)在需要相關(guān)檔案的時(shí)候找到，這樣的管理是存在著極大的弊端的，是一種無(wú)效的檔案管理。

3 提高檔案管理工作有效性的策略

1）加強(qiáng)電子檔案的有效保管。醫(yī)院對(duì)于電子檔案的管理，有著一定的不穩(wěn)定性，由于電子檔案的儲(chǔ)存介質(zhì)極易受到環(huán)境因素的影響，例如磁場(chǎng)、溫度、濕度等等因素。除此以外，電子文件本身還極其容易受到計(jì)算機(jī)病毒，又或者電腦黑客的破壞，使得電子檔案內(nèi)容流失[2]。所以醫(yī)院對(duì)于電子檔案的管理必須建造專用的儲(chǔ)存庫(kù)房，以及檔案柜進(jìn)行電子檔案的存放，并且需要配備具有專業(yè)性的電子檔案機(jī)房，以及安全性較高的電腦設(shè)備。還需要使用一次性的寫入光盤，光盤的儲(chǔ)存效果，比磁盤、磁帶以及硬盤更具有穩(wěn)定性，光盤是具有只讀性的，并且有著防蟲(chóng)、防塵、以及防磨損、防震動(dòng)的性能，可以良好的對(duì)信息進(jìn)行保存。

2）加強(qiáng)醫(yī)院的網(wǎng)絡(luò)安全的管理。要切實(shí)的對(duì)檔案平臺(tái)進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)上的管理，網(wǎng)絡(luò)檔案平臺(tái)的瀏覽需要驗(yàn)證用戶信息、輸入調(diào)閱口令，還需要設(shè)定一些限制訪問(wèn)和閱讀權(quán)限。除此以外，還需要對(duì)電腦設(shè)備進(jìn)行一定防毒殺毒高級(jí)軟件的安裝，建立起穩(wěn)定的防火墻來(lái)防止病毒和黑客，對(duì)醫(yī)院電子檔案的破壞。還需要有效的采用鑰匙管理等一些先進(jìn)的兒科學(xué)技術(shù)，有效的保障醫(yī)院網(wǎng)絡(luò)管理的有效性，不同的工作人員對(duì)于查閱的權(quán)限要進(jìn)行設(shè)定，并且要實(shí)時(shí)的監(jiān)控查閱人員的網(wǎng)絡(luò)瀏覽動(dòng)態(tài)，切實(shí)防止電子檔案被一些不法人員進(jìn)行篡改，而造成了不可挽回的損失。

3）完善設(shè)施，有效加大軟硬件的建設(shè)。硬件上，醫(yī)院相關(guān)部門要切實(shí)的按照檔案管理的要求，配備數(shù)量足夠的檔案柜，有一些加密的文件可以使用到密集柜，同時(shí)還需要購(gòu)進(jìn)一系列的必要設(shè)施，例如防盜門窗、吸塵器、滅火器等等設(shè)施，針對(duì)軟件方面，首先要做到加強(qiáng)對(duì)于檔案信息化的建設(shè)，要保障醫(yī)院有足夠的信息化設(shè)備。對(duì)于醫(yī)院的文件材料都需要進(jìn)行電子存檔，要及時(shí)對(duì)往年的檔案進(jìn)行掃描錄入，這可以有效的為醫(yī)院外來(lái)的檔案信息化進(jìn)程奠定基礎(chǔ)。還需要配備由國(guó)家檔案局或者是省檔案局統(tǒng)一開(kāi)發(fā)的檔案管理軟件，這可以讓醫(yī)院電子檔案的管理更加的規(guī)范、科學(xué)，也可以高效的利用到電子

檔案。

4 設(shè)立信息化管理的有關(guān)機(jī)制

有些醫(yī)院對(duì)檔案進(jìn)行信息化管理是十分復(fù)雜的。也因此，設(shè)立正確而高效的管理機(jī)制是十分有必要的，否則，在短期會(huì)影響醫(yī)院的利潤(rùn)與業(yè)績(jī)，從長(zhǎng)遠(yuǎn)看，這對(duì)于醫(yī)院長(zhǎng)久發(fā)展十分不利[3]。而醫(yī)院切記不能將別人的管理模式照抄照搬，應(yīng)該根據(jù)公司特點(diǎn)和市場(chǎng)情況，制定符合醫(yī)院自身發(fā)展的相關(guān)機(jī)制。要健全檔案保密的機(jī)制，確保檔案的安全性是重中之重，醫(yī)院應(yīng)該在有關(guān)領(lǐng)域下大功夫。不僅如此，醫(yī)院應(yīng)該建立起一個(gè)大的框架，在這個(gè)大的框架內(nèi)進(jìn)行補(bǔ)充。醫(yī)院應(yīng)該明確相關(guān)的細(xì)節(jié)，建立一系列相應(yīng)的制度。檔案部門應(yīng)該合理分配工作與任務(wù)。對(duì)相關(guān)人員操作的管理、系統(tǒng)定期維護(hù)、設(shè)備及時(shí)進(jìn)行更新、人員的流動(dòng)這些都是醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)者應(yīng)該深思熟慮的問(wèn)題。醫(yī)院的最終目的就是要提升大幅檔案的管理效率，以此間接推動(dòng)醫(yī)院良性健康的發(fā)展。檔案管理出現(xiàn)一系列問(wèn)題是十分正常的，相關(guān)人員應(yīng)當(dāng)及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題、進(jìn)而分析問(wèn)題、最后解決問(wèn)題，這才是正確的方式。除此以外，有關(guān)部門應(yīng)當(dāng)及時(shí)建立人員考核制度、激勵(lì)人員的制度、有關(guān)的監(jiān)督制度。通過(guò)有關(guān)制度的建立來(lái)規(guī)范相關(guān)從業(yè)人員的行為，進(jìn)而團(tuán)隊(duì)效應(yīng)變得明顯，最終使得醫(yī)院信息化管理檔案工作不斷的發(fā)展，不斷為醫(yī)院提供動(dòng)力。

5 不斷提升檔案管理人員的素質(zhì)是十分重要的

在新時(shí)代下，有關(guān)醫(yī)院不僅僅要對(duì)設(shè)備進(jìn)行更新?lián)Q代，提升硬件設(shè)備，但更重要的是提升相關(guān)技術(shù)人員的技術(shù)能力進(jìn)而要打造一支優(yōu)秀的檔案管理隊(duì)伍。要提升人員的整體素質(zhì)，可以通過(guò)選拔來(lái)篩選相關(guān)人才。

6 結(jié)束語(yǔ)

醫(yī)院的人事檔案管理，是目前醫(yī)院有效管理人員的重要方式，通過(guò)信息化檔案的管理，不僅有效的規(guī)范了醫(yī)院人員的管理，更重要的是推動(dòng)了醫(yī)院運(yùn)行的效率，信息檔案的構(gòu)建切實(shí)的順應(yīng)了時(shí)代的趨勢(shì)，為醫(yī)院的發(fā)展作出了良好的保障。

參考文獻(xiàn)

[1]程芳.人事檔案信息化在醫(yī)院人力資源管理中的作用[J].檔案管理理論與實(shí)踐-浙江省基層檔案工作者論文集，2013.

[2]溫小玲.人事檔案在醫(yī)院人力資源管理中的作用[J].中國(guó)醫(yī)藥指南，2009，7（019）：8-10.

[3]甘苗.如何發(fā)揮醫(yī)院人事檔案信息在人力資源管理中的作用[J].企業(yè)改革與管理，2017，000（014）：70.

作者簡(jiǎn)介

何曉文（1985-），男，漢族，廣東肇慶人，助理館員，本科，肇慶醫(yī)學(xué)高等?？茖W(xué)校附屬醫(yī)院，研究方向：檔案系列。