加快醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)

周學(xué)榮

摘 要：現(xiàn)代化醫(yī)院擁有極高的智能化水平，對其進(jìn)行管理的難度隨之降低。文章以此為背景，在對信息化管理價值進(jìn)行概括的基礎(chǔ)上，結(jié)合醫(yī)院檔案所表現(xiàn)出特點，從信息化建設(shè)的角度出發(fā)，對切實可行的工作策略進(jìn)行了提煉，例如，重視安全防護，希望能夠給相關(guān)人員以啟發(fā)。

關(guān)鍵詞：信息化建設(shè);現(xiàn)代化醫(yī)院;檔案管理

DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.25.096

醫(yī)院檔案是醫(yī)院運營所形成資料的統(tǒng)稱，其中，病案資料占較大比重，從醫(yī)院的角度來看，檔案不僅記錄了自身發(fā)展的過程，還為科研工作的開展提供了依據(jù)，使醫(yī)院管理獲得更為理想的成績?，F(xiàn)階段，持續(xù)發(fā)展的技術(shù)，促使檔案管理朝著信息化的方向前進(jìn)，如何使信息技術(shù)得到充分利用，成為人們熱議的話題。

1 信息化管理價值

1.1 符合社會發(fā)展趨勢

在多媒體、新媒體技術(shù)獲得持續(xù)發(fā)展的當(dāng)下，編輯和存儲信息所適用方式，自然與過去存在較大差異，具體表現(xiàn)為：傳統(tǒng)管理通常以文字為主要載體，現(xiàn)階段，檔案管理所依托載體，逐漸由文字向聲音和視頻轉(zhuǎn)化，這也做所帶來積極影響，主要表現(xiàn)在兩個方面，其一是使信息內(nèi)容得到直觀呈現(xiàn)，其二是為檔案的利用助力。由此可見，信息化管理與社會發(fā)展趨勢高度契合，要想實現(xiàn)持續(xù)發(fā)展的目標(biāo)，加大信息化建設(shè)力度很有必要。

1.2 提高工作質(zhì)效

醫(yī)院檔案的價值，除了記錄醫(yī)院發(fā)展歷程，還包括為科研、醫(yī)療教育助力，作為醫(yī)院管理不可或缺的重要一環(huán)而存在?；卺t(yī)院檔案所開展信息化管理工作，可使信息共享的設(shè)想成為現(xiàn)實，后續(xù)的檔案整理和歸集環(huán)節(jié)，通常也會擁有更為理想的表現(xiàn)[1]。除此之外，信息化管理還可降低醫(yī)院對檔案信息進(jìn)行查詢的難度，向人們所提供服務(wù)的質(zhì)量，自然會得到顯著提高。

1.3 增強服務(wù)內(nèi)容

信息時代的來臨，為信息技術(shù)提供了融入各行各業(yè)的機會，檔案管理也在此列。對信息技術(shù)加以運用，既能夠降低管理和搜索檔案的難度，還可使內(nèi)容更加多元且豐富，服務(wù)范圍得到擴展是必然結(jié)果。以互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)為依托，共享檔案信息，一方面可使信息接觸范圍得到擴大，另一方面也為醫(yī)院提供了更多的服務(wù)途徑，信息傳遞給成本帶來的損耗隨之降低。當(dāng)然，信息化管理還增加了管理人員獲取信息的方法，在條件允許的情況下，管理人員可綜合運用類比及篩選等方法，完成對檔案價值進(jìn)行深入挖掘的工作。

2 醫(yī)院檔案信息化管理存在的問題

2.1 管理制度不夠精細(xì)化

現(xiàn)階段，醫(yī)院檔案信息化管理中尚且未能構(gòu)建統(tǒng)一全面的管理制度標(biāo)準(zhǔn)，對各項工作缺乏細(xì)化與指導(dǎo)。相關(guān)問題存在不利于檔案科學(xué)有序管理與使用，是影響醫(yī)院檔案管理工作的重要因素，相關(guān)人員應(yīng)對此提高重視力度，研究科學(xué)有效的管理制度體系。實踐過程中，造成管理制度精細(xì)化程度不足的主要原因分析如下：一是，檔案管理人員職責(zé)劃分存在問題，造成檔案收集和整理工作開展不夠及時，檔案信息化建設(shè)存在不足。二是，在醫(yī)院檔案管理中，信息化管理模式不先進(jìn)，缺乏與醫(yī)院實際發(fā)展水平相適應(yīng)的管理制度體系。分析目前問題，發(fā)現(xiàn)各醫(yī)院檔案管理缺乏統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，使得管理過程較為分散，影響檔案管理信息化實現(xiàn)。

2.2 檔案安全防護能力不足

檔案安全防護工作主要關(guān)注管理平臺運行和檔案安全建設(shè)等等。醫(yī)院檔案的信息化管理是目前工作重點，對相關(guān)方面存在的問題進(jìn)行明確具有重要意義?，F(xiàn)階段，受到技術(shù)方面的局限性，檔案管理平臺運行保證作用未能完全發(fā)揮，影響檔案建設(shè)的科學(xué)性與完整性。醫(yī)院檔案信息化管理是未來發(fā)展趨勢，應(yīng)認(rèn)識到檔案安全防護能力不足具體原因，例如，安全系統(tǒng)中防火墻更新頻率不夠，系統(tǒng)故障未能及時解決等等。

此次，檔案安全防護中，也應(yīng)關(guān)注互聯(lián)網(wǎng)開放問題，對網(wǎng)絡(luò)惡意攻擊事件提高重視力度。在醫(yī)院檔案信息化管理中，由于相關(guān)人員的安全防護意識不足，對管理平臺未能進(jìn)行升級和維護，為木馬病毒的侵入等安全事故發(fā)生留下安全隱患，因此，提升醫(yī)院檔案安全防護能力是工作重點和主要方向。

2.3 專業(yè)管理組織建設(shè)問題

信息化管理過程中，檔案工作人員專業(yè)性不強，相關(guān)人員未能接受專業(yè)培訓(xùn)，使得檔案管理人員技術(shù)應(yīng)用能力不足，影響信息檔案管理工作進(jìn)步。同時，在醫(yī)院檔案管理中，部分人員由護工人員或其他行政人員轉(zhuǎn)崗組成，人員變動較大，不利于醫(yī)院檔案管理水平提升。專業(yè)管理組織建設(shè)問題成為醫(yī)院檔案管理中面臨的主要難題。此外，檔案管理組織人員自己計算機技術(shù)和管理經(jīng)驗不足，也使得醫(yī)院檔案信息化管理滯后，檔案管理內(nèi)容混亂的重要因素。

2.4 管理設(shè)備與技術(shù)的落后

將先進(jìn)技術(shù)引入醫(yī)院檔案信息化管理中，對提升檔案管理能力作用明顯，也是促使醫(yī)院內(nèi)部管理工作有序化的重要表現(xiàn)。實踐管理中，存在管理設(shè)備與技術(shù)落后問題，對先進(jìn)技術(shù)和管理理念未能進(jìn)行充分利用，影響醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化、信息化發(fā)展。造成這一問題的主要原因是資金投入不足，對檔案管理信息化平臺和先進(jìn)管理模式未能構(gòu)建，影響檔案管理工作能力提升。同時，在醫(yī)院檔案管理日常工作中，相關(guān)人員未能對信息化技術(shù)進(jìn)行應(yīng)用，自身思想觀念落后，影響檔案管理工作進(jìn)步與發(fā)展。

3 信息化建設(shè)策略

為有效改善上文提到的醫(yī)院檔案管理中存在的不足問題，在細(xì)化檔案管理制度、重視安全防護技術(shù)應(yīng)用、構(gòu)建專業(yè)化管理人員組織和更新管理設(shè)備方面，對醫(yī)院檔案信息化建設(shè)進(jìn)行總體部署，致力于推進(jìn)醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化進(jìn)程。

3.1 細(xì)化管理制度

對檔案進(jìn)行信息化管理所強調(diào)重點為實效性與安全性，只有建構(gòu)完善制度，使管理工作擁有更為理想的規(guī)范化、科學(xué)化水平，才能確保管理人員對自身權(quán)責(zé)有準(zhǔn)確認(rèn)知，檔案數(shù)據(jù)所表現(xiàn)出安全性和完善性，通常會得到相應(yīng)保障。

在確定管理制度時，管理人員所遵循原則為法治，以此為基礎(chǔ)，從創(chuàng)新化、規(guī)范化的角度出發(fā)，賦予管理制度更符合實際的內(nèi)容。

長久以來，檔案管理的核心都是人為管理，即便有較為完善的制度，其所發(fā)揮作用仍十分有限，要想使上述問題得到解決，前提是做到制度至上，利用制度給人以約束。此外，在落實信息化管理工作時，醫(yī)院還要做到適應(yīng)化與同步化，從三個方面出發(fā)，確保所建構(gòu)制度，具備應(yīng)有的實效性：首先，對管理流程進(jìn)行細(xì)化，確保各項工作的開展，均有完善的步驟作為參考;其次，綜合多方因素，提出可使檔案安全性得到強化的策略，為電子檔案及文檔完整提供必要保護;最后，對管理標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行整合，降低分類及歸檔難度，隨著工作量的減少，工作質(zhì)效自然會得到提高[2]。

在信息化檔案管理制度的細(xì)化中，檔案管理工作應(yīng)貫徹落實國家有關(guān)醫(yī)療領(lǐng)域改革與建設(shè)的最新理念與精神，在分析醫(yī)院檔案管理目前問題的基礎(chǔ)上，對目前檔案管理制度體系進(jìn)行健全，使得醫(yī)院檔案管理工作更加規(guī)范化與科學(xué)化。同時，相關(guān)制度體系應(yīng)用，使得檔案管理工作有據(jù)可依，切實提升了醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)代化與信息

化[4]。實踐中，醫(yī)院檔案管理相關(guān)人員應(yīng)認(rèn)真閱讀《檔案法》，根據(jù)檔案法律法規(guī)中有關(guān)規(guī)定，對醫(yī)院檔案管理制度進(jìn)行豐富，促使檔案管理工作內(nèi)容更加具有先進(jìn)性，與醫(yī)院檔案部門實際發(fā)展水平相一致。此外，在醫(yī)院檔案管理制度構(gòu)建中，可參考的法律制度也包括《保密法》和《醫(yī)院檔案管理制度》。

對相關(guān)文件的應(yīng)用是檔案管理制度建設(shè)的重要環(huán)節(jié)，相關(guān)人員可依據(jù)《檔案法》、《保密法》等文件，制定適合醫(yī)院檔案管理實際的規(guī)章制度體系，相關(guān)檔案管理主要包括了檔案的收集、歸檔、存儲、借閱和保密等等一系列模塊，同時，對檔案管理中的信息化建設(shè)內(nèi)容進(jìn)行設(shè)計，使得檔案管理的目標(biāo)更加明確、管理職責(zé)與內(nèi)容更加具有實踐意義。同時，醫(yī)院檔案管理制度細(xì)化中，應(yīng)制定規(guī)范化的考核制度體系，對獎勵和懲罰制度進(jìn)行完善，促使醫(yī)院檔案管理人員更加具有積極性，重視對先進(jìn)管理技術(shù)應(yīng)用，切實保證醫(yī)院檔案信息化管理過程的安全性，致力于在醫(yī)院內(nèi)部管理中形成較為完善的制度體系。

3.2 重視安全防護

信息化管理所強調(diào)重點，主要是平臺運行與檔案安全。

3.2.1 平臺運行

處于運行狀態(tài)下的數(shù)字平臺，受系統(tǒng)錯誤或其他問題影響，極易出現(xiàn)導(dǎo)入錯誤、訪問攔截的情況，上述情況雖然不會給平臺帶來嚴(yán)重威脅，卻會使管理效率持續(xù)降低。要想使維護工作發(fā)揮出應(yīng)有作用，醫(yī)院應(yīng)從實際出發(fā)，通過對反饋機制進(jìn)行建立的方式，確保系統(tǒng)故障均可得到高效排除。綜上，管理人員應(yīng)對安全管理引起重視，將更多精力用于檔案處理，通過定期檢修并更新防火墻的方式，將安全漏洞出現(xiàn)的概率降至最低。

3.2.2 檔案安全

安全問題與管理系統(tǒng)存在密切聯(lián)系，信息化管理所依托載體，通常是開放的互聯(lián)網(wǎng)，要想使檔案利用更為便捷，被泄密的情況難以避免，若管理系統(tǒng)有漏洞存在，極易使系統(tǒng)面臨被惡意攻擊或篡改的問題，一旦信息泄露，給醫(yī)院所帶來后果，通常極為嚴(yán)重且難以逆轉(zhuǎn)。由此可見，嚴(yán)格限定并管理檔案與身份認(rèn)證很有必要，這樣做可使信息安全性得到較為全面的保護。

3.3 建設(shè)專業(yè)組織

無論是檔案還是其他資料，要想獲得科學(xué)的信息化管理，均要有專業(yè)組織作為支持。而對專業(yè)組織進(jìn)行建設(shè)的切入點，主要表現(xiàn)為：其一，重視管理系統(tǒng)的選擇。信息化管理的本質(zhì)是利用先進(jìn)系統(tǒng)，存儲所分類檔案，不同醫(yī)院往往對應(yīng)不同運營方式與結(jié)構(gòu)，因此，要想使所選用系統(tǒng)具備滿足預(yù)期的功能，管理人員應(yīng)對醫(yī)院現(xiàn)狀和發(fā)展方向加以了解，確保信息系統(tǒng)與管理系統(tǒng)充分融合。其二，對專業(yè)團隊進(jìn)行聘請。眾所周知，醫(yī)院檔案屬性和所涵蓋內(nèi)容均較為繁雜，只有將前期工作交由專業(yè)團隊負(fù)責(zé)，由專業(yè)團隊完成數(shù)據(jù)處理、系統(tǒng)維護等工作，才能使各項工作表現(xiàn)出理想功能。其三，對檔案管理及相關(guān)工作而言，信息化建設(shè)是富有挑戰(zhàn)性與創(chuàng)新性的一項任務(wù)，因此，要想盡快將管理體系投入運行，定期組織人員培訓(xùn)很有必要，詳細(xì)來說，就是由醫(yī)院為管理人員提供實操平臺，確保每位管理人員都擁有平等的機會和途徑，對自身能力進(jìn)行鍛煉[3]。當(dāng)然，信息化素質(zhì)也是培養(yǎng)的重點，在條件允許的情況下，醫(yī)院可加大專業(yè)人才的引進(jìn)力度，定期更新隊伍構(gòu)成，為信息化管理注入前進(jìn)的動力。

在專業(yè)化檔案管理隊伍建設(shè)中，應(yīng)對基礎(chǔ)工作進(jìn)行完善，通過檔案管理內(nèi)容完善，使得醫(yī)院方案信息化水平提升。檔案管理人員應(yīng)對各項活動進(jìn)行精確記錄，并且通過計算機檔案管理軟件和平臺對相關(guān)資料進(jìn)行歸檔與存儲，同時，管理過程中，應(yīng)對信息化檔案應(yīng)用方式進(jìn)行明確，使得醫(yī)院檔案管理工作更加安全可靠。實踐工作中，應(yīng)重視對醫(yī)院信息化檔案進(jìn)行設(shè)計，對檔案管理人員在日常工作中出現(xiàn)的問題和錯誤進(jìn)行指正，切實提升醫(yī)院檔案管理的信息化與現(xiàn)代化。在電子檔案管理中，應(yīng)注重完善檔案資料，對相關(guān)檔案管理工作進(jìn)行設(shè)計，使得檔案管理形式更加先進(jìn)，改善以往檔案管理中無序混亂的局面。同時，在醫(yī)院檔案的現(xiàn)代化建設(shè)中，應(yīng)對電子檔案進(jìn)行統(tǒng)一的錄入與管理，使得檔案管理集中化與系統(tǒng)化，與醫(yī)院最新發(fā)展理念相

符合[5]。

實踐管理中，醫(yī)院檔案管理組織人員應(yīng)重視對信息資源進(jìn)行建設(shè)，通過對計算機硬件和軟件資源的利用，使得醫(yī)院檔案管理工作更加高效合理，與此同時，根據(jù)檔案管理實際情況，選擇合適的檔案管理技術(shù)方法，完成對醫(yī)院檔案資源數(shù)據(jù)庫的構(gòu)建，使得醫(yī)院檔案真正意義上實現(xiàn)共享，方便醫(yī)院內(nèi)部對檔案的調(diào)取與使用，信息數(shù)據(jù)庫是檔案信息化建設(shè)的主要形式。

3.4 更新管理設(shè)備

對檔案進(jìn)行信息化管理所依靠主體，除了上文提到的先進(jìn)理念和技術(shù)，還有專業(yè)設(shè)備與工具，由此可見，更新管理設(shè)備，同樣是信息化管理的準(zhǔn)備工作。

在社會發(fā)展速度極快的當(dāng)下，針對醫(yī)院檔案所開展管理工作，正面臨著與過去不同的嚴(yán)峻挑戰(zhàn)，無論是整理檔案，還是開發(fā)檔案，均以自動化、智能化為前提，此外，不斷增加的檔案數(shù)量，使得大量管理人員選擇以信息化設(shè)備為依托，完成日常工作。事實證明，趨于完善的信息技術(shù)，還有通訊設(shè)備的出現(xiàn)，均使工作效能的提高成為可能，采購并更新管理設(shè)備，可使無紙化辦公的設(shè)想成為現(xiàn)實，基于此所開展工作，通常能夠在技術(shù)方面獲得有力保障。