新形勢(shì)下提升國(guó)企檔案管理工作的有效路徑

賀錦花

摘 要：國(guó)企是國(guó)民經(jīng)濟(jì)的命脈和支柱，在確保國(guó)民經(jīng)濟(jì)穩(wěn)健長(zhǎng)遠(yuǎn)方面發(fā)揮大有裨益的作用。在國(guó)企管理工作中檔案管理是不可或缺的重要部分，在保障企業(yè)活力，促進(jìn)國(guó)企經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益方面是至關(guān)重要的。近年來(lái)，隨著國(guó)企給改革的深入推進(jìn)，對(duì)其檔案管理也提出了嚴(yán)格的要求，受多種因素的影響，當(dāng)前國(guó)企檔案管理工作中還存在諸多弊端，為此，文章分析了當(dāng)前國(guó)企檔案管理工作存在弊端，并提出開展國(guó)企檔案管理工作的有效路徑。

關(guān)鍵詞：國(guó)企;檔案管理;工作路徑

DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.25.076

習(xí)近平總書記立足于社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展目標(biāo)藍(lán)圖高度指出：“國(guó)企是中國(guó)特色社會(huì)主義的政治基礎(chǔ)和物質(zhì)基礎(chǔ)，是黨執(zhí)政興國(guó)的依靠力量和重要支柱，同時(shí)國(guó)企也是保障人民共同利益、壯大國(guó)家綜合實(shí)力的重要力量，在新時(shí)期下需直氣壯做強(qiáng)做優(yōu)做大”。國(guó)企管理中檔案管理是至關(guān)重要的，對(duì)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者的決策提供了強(qiáng)有力信息支撐，基于此，我們要著眼新時(shí)期檔案工作的新任務(wù)，革故鼎新，守正創(chuàng)新，改進(jìn)工作指導(dǎo)方法，緊抓實(shí)抓細(xì)各項(xiàng)工作，破解檔案管理難題，推動(dòng)國(guó)企檔案管理工作有序開展。

1 當(dāng)前國(guó)企檔案管理工作存在的弊端

1）不夠重視檔案管理工作。檔案管理工作在國(guó)企管理工作中不可或缺的一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，在保障企業(yè)各項(xiàng)工作的有序開展方面發(fā)揮至關(guān)重要的作用，對(duì)于國(guó)企而言，充分利用檔案信息資源可有助于提高企業(yè)的社會(huì)價(jià)值，夯實(shí)國(guó)企穩(wěn)健發(fā)展的基礎(chǔ)[1]。受多種因素的影響，當(dāng)前有部分國(guó)企領(lǐng)導(dǎo)者過于關(guān)于眼前利益，在很大程度上忽視了檔案管理工作，導(dǎo)致檔案管理工作停留在記錄過往信息的層面，無(wú)法有效利用信息資源。檔案管理工作者思想觀念較為陳舊，沒有充分挖掘檔案信息的價(jià)值，導(dǎo)致檔案信息資源的價(jià)值無(wú)法得到最大化的發(fā)揮。

2）缺乏完善的管理制度。毋庸置疑，制度是管理中必不可少的行為準(zhǔn)繩，縱觀當(dāng)前國(guó)企檔案管理工作由于部分領(lǐng)導(dǎo)者不重視檔案管理工作，相應(yīng)地也沒有及時(shí)完善相關(guān)管理制度。特別是檔案管理工作信息化、數(shù)字化后沒有明確規(guī)定檔案管理工作的細(xì)節(jié)問題，管理人員沒有一個(gè)參考依據(jù)來(lái)開展工作，在工作中存在操作不嚴(yán)謹(jǐn)、不熟悉工作流程的情況，損壞或是遺失了諸多珍貴的檔案。

3）現(xiàn)代化管理未落到實(shí)處?？v觀當(dāng)前在國(guó)企檔案管理工作中存在兩種觀念，一方面有部分管理人員認(rèn)為檔案管理要摒除舊管理手段，積極使用各種先進(jìn)技術(shù)或是管理方式，現(xiàn)代化管理檔案信息資源。另一方面有部分管理者認(rèn)為，對(duì)待檔案資源管理需嚴(yán)謹(jǐn)，要循序漸進(jìn)地應(yīng)用現(xiàn)代化管理手段，導(dǎo)致在檔案管理實(shí)際操作中這兩種管理觀念互相掣肘，沒有將現(xiàn)代化管理手段的落到實(shí)處，制約了檔案管理數(shù)字化步伐，不利檔案管理工作質(zhì)效的提升。

4）管理與服務(wù)存在脫節(jié)。立足于當(dāng)前國(guó)企檔案管理工作現(xiàn)狀來(lái)分析，“死檔”、“僵檔”、較多，這些檔案文本束之高閣，無(wú)法為國(guó)企的穩(wěn)健長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展提供有效服務(wù)[2]。從檔案記錄形式來(lái)分析，主要以文字為主，缺乏多元化檔案格式，比如，音頻、圖片、影像，檔案內(nèi)容較為單一。在改革發(fā)展過程中，檔案資源流失嚴(yán)重，資料無(wú)法及時(shí)入檔保存，又或是在移交過程中遺失。此外有些部門，為了便于操作管理、自行保管本部門的檔案，出現(xiàn)了檔案斷代，加之管理方式滯后，無(wú)法及時(shí)查找檔案，影響了檔案的使用效果。

2 提升國(guó)企檔案管理的有效路徑

1）革故鼎新創(chuàng)新理念，不斷深化檔案意識(shí)。在新時(shí)期下打破墨守成規(guī)的思想，堅(jiān)持與時(shí)俱進(jìn)，更新檔案管理理念是國(guó)企提升檔案管理工作質(zhì)效的基礎(chǔ)和前提，對(duì)此，國(guó)企需做好以下三點(diǎn)，第一，守正創(chuàng)新，從思想意識(shí)上人認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性，充分利用企業(yè)宣傳冊(cè)、宣傳報(bào)、微信平臺(tái)、多媒體等途徑。加強(qiáng)檔案工作的宣傳力度，在企業(yè)內(nèi)部樹立檔案工作全局意識(shí)，夯實(shí)檔案管理有序開展的基礎(chǔ);第二，國(guó)企要定期開展培訓(xùn)工作，借助學(xué)習(xí)這個(gè)平臺(tái)，讓檔案管理人員，持續(xù)學(xué)習(xí)或是借鑒良好的檔案管理經(jīng)驗(yàn)和做法。讓檔案管理人員知曉檔案是企業(yè)的資產(chǎn)，科學(xué)、有效的管理方式能夠得到事半功倍的管理效果。更新檔案管理觀念，使用先進(jìn)的檔案管理方式，促進(jìn)檔案管理工作質(zhì)效的提升;第三，重點(diǎn)加強(qiáng)考核監(jiān)督力度，國(guó)企要定期考核檔案管理人員檔案規(guī)范管理和專業(yè)知識(shí)測(cè)評(píng)，樹立規(guī)范化、科學(xué)、正確的檔案管理理念，尤其是技術(shù)型國(guó)企有企業(yè)，從產(chǎn)品的設(shè)計(jì)圖紙、技術(shù)規(guī)范、參數(shù)信息再到之后的工藝水平都要全部記住在案，因此，這就要求檔案管理人員瞄準(zhǔn)目標(biāo)任務(wù)，緊扣中心工作記錄檔案，并加強(qiáng)檢查監(jiān)督力度。

2）完善檔案管理制度，夯實(shí)檔案管理基礎(chǔ)。在新時(shí)期為全面提升檔案管理工作的質(zhì)效，國(guó)企要立足于自身戰(zhàn)略高度和實(shí)際情況，調(diào)整或是完善檔案管理制度[3]。現(xiàn)階段，有部分國(guó)企管理人員已經(jīng)深刻認(rèn)識(shí)到檔案管理資源的重要性，并加強(qiáng)對(duì)檔案資源的保護(hù)和利用，第一，國(guó)企還對(duì)現(xiàn)有檔案管理制度進(jìn)行完善和改進(jìn)，讓檔案管理人員有章可循，有據(jù)可依的開展工作，合理收集、整理、規(guī)范、存儲(chǔ)檔案，促進(jìn)檔案管理工作效率全面提升。第二，國(guó)企還要依托檔案管理制度，將責(zé)任具體落實(shí)到人頭上，做到有責(zé)可循，約束檔案管理人員的行為，促進(jìn)他們?cè)陂_展檔案管理工作中，使用嚴(yán)謹(jǐn)科學(xué)的方式開展工作。第三，構(gòu)建獎(jiǎng)懲制度，通過制度獎(jiǎng)優(yōu)處罰，調(diào)動(dòng)檔案管理人員的工作積極性。

3）正確使用信息技術(shù)，提高檔案標(biāo)準(zhǔn)化水準(zhǔn)。全面彰顯國(guó)企檔案工作的價(jià)值，最大限度地發(fā)揮出檔案管理工作在國(guó)企運(yùn)營(yíng)中的作用，就要合理使用先進(jìn)的檔案管理模式。第一 國(guó)企發(fā)揮信息設(shè)備的作用，結(jié)合企業(yè)的實(shí)際情況，投入人力物力開發(fā)集成性的智能化檔案管理應(yīng)用管理平臺(tái)，有效傳遞或是共享檔案數(shù)據(jù)信息;第二，國(guó)企要強(qiáng)化檔案信息使用的安全性，積極開發(fā)檔案信息安全管理方式，充分利用互聯(lián)網(wǎng)傳遞檔案信息，真正意義上實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的遠(yuǎn)程交互，與此同時(shí)，國(guó)企要積極圍繞檔案數(shù)據(jù)智能化的使用需求，投入人力物力，對(duì)檔案信息功能模塊進(jìn)行開發(fā)，從整體上促進(jìn)電子檔案使用效率的提升。第三，關(guān)注外部環(huán)境變化，根據(jù)時(shí)代發(fā)展需求，伸檔案信息收集的觸角，以便形成完整檔案收集體系，讓檔案管理系統(tǒng)有效對(duì)接辦公化自動(dòng)化系統(tǒng)，從根本上促進(jìn)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化水平的提升。

4）加強(qiáng)檔案的開發(fā)利用，提高資源利用效率。檔案是企業(yè)制定重要決策和各項(xiàng)發(fā)展戰(zhàn)略的關(guān)鍵依據(jù)，是記錄企業(yè)發(fā)展的重要財(cái)富，為從整體上提高檔案管理能效，國(guó)企就要加強(qiáng)對(duì)檔案資源的開發(fā)應(yīng)用，深入挖掘檔案資源，從而為國(guó)企改革、管理提供強(qiáng)有力的資料依據(jù)。對(duì)于國(guó)企而言，在開發(fā)利用檔案資料中，要構(gòu)建資源共享制度，充分利用局域網(wǎng)，共享檔案資源，部分不涉密的檔案資料可以在內(nèi)部開放，從而在企業(yè)內(nèi)部構(gòu)建覆蓋全員的檔案信息溝通網(wǎng)絡(luò)，各個(gè)部門在資源共享模式下，可以了解相關(guān)檔案信息，一方面規(guī)避了國(guó)企檔案資源的重復(fù)建設(shè)，另一方面也促進(jìn)了國(guó)企檔案資源開發(fā)利用效率的提升[4]。

3 結(jié)語(yǔ)

綜上述所，作為國(guó)企寶貴的無(wú)線資產(chǎn)，國(guó)企只有合理開發(fā)使用檔案信息資源，才能為企業(yè)的穩(wěn)健長(zhǎng)遠(yuǎn)提供強(qiáng)有力的參考。對(duì)此，我們要認(rèn)真分析當(dāng)前檔案管理工作中存在的問題，從革故鼎新創(chuàng)新理念，不斷深化檔案意識(shí)、完善檔案管理制度，夯實(shí)檔案管理基礎(chǔ)、正確使用信息技術(shù)，提高檔案標(biāo)準(zhǔn)化水準(zhǔn)、加強(qiáng)檔案的開發(fā)利用，提高資源利用效率等方面入手，提高國(guó)企檔案工作的價(jià)值，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作良性發(fā)展的新路子。

參考文獻(xiàn)

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[4]顧君秋.試析新時(shí)期國(guó)企檔案管理工作的創(chuàng)新[J].財(cái)經(jīng)界（學(xué)術(shù)版），2016（22）：344+346.