推進(jìn)房產(chǎn)檔案利用工作的途徑分析

蘇玲玲

摘 要：為了加強(qiáng)房產(chǎn)檔案管理水平，應(yīng)該重視結(jié)合具體實(shí)際，科學(xué)的開展房產(chǎn)檔案管理與利用研究，這樣能夠推進(jìn)房地產(chǎn)事業(yè)發(fā)展，利于為人們提供更加高效的房產(chǎn)服務(wù)。本文通過進(jìn)一步分析，總結(jié)了房產(chǎn)檔案利用的特點(diǎn)，提出了具體的利用對策。希望實(shí)踐研究能夠?yàn)榉慨a(chǎn)檔案管理水平提高奠定基礎(chǔ)。

關(guān)鍵詞：房產(chǎn)檔案;管理;利用

DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.25.022

隨著我國經(jīng)濟(jì)社會的持續(xù)發(fā)展，城市化進(jìn)程日益加快，房地產(chǎn)行業(yè)取得了前所未有的發(fā)展。與此同時(shí)，各地區(qū)房地產(chǎn)檔案的數(shù)量持續(xù)增加，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)無法滿足社會需求。房地產(chǎn)檔案承載著房地產(chǎn)業(yè)務(wù)活動的相關(guān)信息，是管理部門進(jìn)行房地產(chǎn)確權(quán)的重要文件，對于社會發(fā)展和人民群眾的基本利益均具有非常重要的作用。因此，需要提高房產(chǎn)檔案利用效率，相關(guān)研究人員需要加強(qiáng)研究能力。

1 房產(chǎn)檔案的概述

隨著我國城市化進(jìn)程的不斷推進(jìn)，房產(chǎn)管理工作越來越趨向于制度化、規(guī)范化，由此加速了房產(chǎn)檔案管理工作的普及和實(shí)施。房地產(chǎn)及其相關(guān)市場是國家經(jīng)濟(jì)發(fā)展的重要組成，房產(chǎn)檔案作為其中十分關(guān)鍵的部分，是關(guān)系到房產(chǎn)交易、房屋信息以及相關(guān)人員切身利益的重要元素。房產(chǎn)檔案指的是房產(chǎn)行政管理部門在房產(chǎn)發(fā)證登記、房產(chǎn)交易買賣、房屋動拆遷、房屋注銷登記等行政行為中，依據(jù)相關(guān)法律法規(guī)規(guī)定，經(jīng)過收集、整理、鑒定，按一定的要求和標(biāo)準(zhǔn)形成的，反映產(chǎn)權(quán)主體、房屋自然狀況及房產(chǎn)交易等產(chǎn)權(quán)轉(zhuǎn)移狀況，應(yīng)當(dāng)歸檔保存的證件資料、文字材料、計(jì)算材料、圖紙、圖表、照片、影視資料等各種載體內(nèi)容的文件材料。證據(jù)學(xué)認(rèn)為，房產(chǎn)檔案在行政訴訟中起著原始憑據(jù)的作用，能夠很好地還原房產(chǎn)糾紛的事實(shí)來源。

2 房產(chǎn)檔案利用的特點(diǎn)

2.1 公民利用檔案的意識增強(qiáng)

近年來，《物權(quán)法》《政府信息公開條例》《房屋權(quán)屬登記信息暫行辦法》等相關(guān)法律法規(guī)相繼出臺，在法制建設(shè)不斷完善的新形勢下，公眾對房產(chǎn)檔案的利用意識亦不斷增強(qiáng)，社會公眾在生產(chǎn)、生活、科研工作等多方面對房產(chǎn)檔案信息利用的需求不斷增多，房產(chǎn)檔案工作也從以前的封閉、半封閉的狀態(tài)加快了向開放型的轉(zhuǎn)變，這就對檔案的有效利用工作提出了更高的要求。

2.2 房產(chǎn)檔案利用面越來越廣泛

隨著我國房地產(chǎn)的蓬勃發(fā)展，房產(chǎn)檔案在人們生活的方方面面都發(fā)揮著重要的作用，涉及入學(xué)、貸款、戶口遷移、拆遷等民生的各個(gè)領(lǐng)域都需要房產(chǎn)檔案信息。房產(chǎn)檔案利用群體包括了社會各個(gè)層面，所查閱的檔案涉及的內(nèi)容越來越寬泛，檔案利用過程中要能夠?yàn)闄n案使用者提供更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，使得檔案的價(jià)值得以發(fā)揮出來，滿足人們對檔案信息的各種需求。

2.3 房產(chǎn)檔案利用的載體發(fā)生變化

隨著信息技術(shù)的高速發(fā)展，房產(chǎn)檔案的載體形態(tài)發(fā)生了質(zhì)的變化，由傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案向電子檔案轉(zhuǎn)型，電子檔案比實(shí)體檔案利用更為便捷高效，已經(jīng)成為檔案利用過程中的主要載體。因此，房產(chǎn)檔案的利用也逐漸向電子化、網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展，通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)可以實(shí)現(xiàn)對電子檔案的查詢、檢索和下載，徹底突破了傳統(tǒng)檔案查詢利用中時(shí)間和空間的限制，也給傳統(tǒng)房產(chǎn)檔案的開發(fā)利用帶來了新的挑戰(zhàn)。

3 推進(jìn)房產(chǎn)檔案利用工作的途徑

3.1 做好房產(chǎn)檔案的公開查詢工作

在房產(chǎn)檔案管理的整個(gè)過程中，房產(chǎn)檔案的查詢很重要，這也是工作最為需要關(guān)注的地方。因?yàn)榭焖?，?zhǔn)確的把查詢工作做好，才能讓房產(chǎn)檔案管理的工作得到很好的完成。目前，隨著信息化的發(fā)展，房產(chǎn)檔案錄入基本的完成都是在計(jì)算機(jī)上面，包括電子表格，電子圖片、指紋錄入等影像輸入，這給房產(chǎn)檔案查詢帶來了很大的便利性。進(jìn)行查詢的時(shí)候，電子表格記錄的信息不夠完整，缺少靈活性，致使其發(fā)生損壞的問題。所以，現(xiàn)在的檔案管理工作一定要遵循紙質(zhì)資料和電子資料有效結(jié)合的方式，以此確保房產(chǎn)檔案管理的全面和準(zhǔn)確。

進(jìn)行紙質(zhì)資料和電子資料有效結(jié)合的時(shí)候，作為管理的工作人員一定要對資料進(jìn)行完善，及時(shí)對已經(jīng)損壞的舊資料進(jìn)行修補(bǔ)，并不斷做好更新的工作。與此同時(shí)，補(bǔ)充電子資料要保證全部信息都是最新的，最全的，以此在查詢時(shí)確保資料的完整。管理的工作人員在查詢環(huán)節(jié)，應(yīng)該把秩序的疏導(dǎo)和權(quán)限的開放做好。針對業(yè)主的核心信息，必須把隱私保護(hù)工作做好，不僅要充分滿足客戶的實(shí)際需要，而且還要保護(hù)好業(yè)主的隱私。

3.2 建立健全房產(chǎn)檔案開發(fā)利用制度

房產(chǎn)檔案的工作與社會民生相關(guān)，要想為人民大眾提供更好的房產(chǎn)檔案服務(wù)，應(yīng)該建立健全房產(chǎn)檔案開發(fā)利用制度，以此讓檔案利用工作可以有章程可以遵循，有法律可以依靠。現(xiàn)在的房產(chǎn)檔案利用，需要積極應(yīng)用政策來有效引導(dǎo)，不斷完善房產(chǎn)檔案開發(fā)利用制度。另外，作為房產(chǎn)檔案的管理部門，還需要構(gòu)建出和自己單位相符合的利用制度，不斷規(guī)范房產(chǎn)檔案利用的每一個(gè)環(huán)節(jié)，從而確保房產(chǎn)檔案利用能夠順利的進(jìn)行。

此外，要明確房產(chǎn)檔案利用范圍。利用房產(chǎn)檔案的時(shí)候要規(guī)范操作，雖然很多地方需要用到房產(chǎn)檔案，但也不是所有的房產(chǎn)檔案都具有公開性，有的則不可以被社會公開。所以，進(jìn)行房產(chǎn)檔案利用時(shí)，負(fù)責(zé)檔案管理的工作人員，必須做好區(qū)分和處理，對于一些需要保密的信息內(nèi)容，或是涉及個(gè)人隱私的信息內(nèi)容，將不予公開利用，公開利用個(gè)人房產(chǎn)檔案信息要獲得個(gè)人的允許。

3.3 加快房產(chǎn)檔案信息化和智能化建設(shè)

目前，房產(chǎn)檔案信已經(jīng)走入了信息化和智能化的軌道，很多房產(chǎn)檔案管理的軟件已經(jīng)取代了傳統(tǒng)手工檔案的管理。與此同時(shí)，利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，構(gòu)建房產(chǎn)檔案信息共享平臺，并在房產(chǎn)檔案信息共享速度上得到加快。在此基礎(chǔ)上，要使用健全的制度，規(guī)范房產(chǎn)檔案信息的存儲，查詢、管理、應(yīng)用和檢索，從而進(jìn)一步提高房產(chǎn)檔案開發(fā)利用的實(shí)際水平。房產(chǎn)檔案管理的部門還應(yīng)該將網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)利用好，不斷拓寬渠道，一改以往窗口受理的形式，建立查詢服務(wù)的檔案體系，并在房產(chǎn)檔案信息化管理過程中讓檔案的服務(wù)水平得到真正的提高。

3.4 構(gòu)建房產(chǎn)檔案安全管理系統(tǒng)

房產(chǎn)檔案安全管理系統(tǒng)的構(gòu)建，需要做好如下幾點(diǎn)。第一，遵守國家檔案安全與保密的有關(guān)法律法規(guī)，同時(shí)也要履行保密的基本制度，以此保證檔案信息的安全。第二，重視檔案管理系統(tǒng)，合理化的配備設(shè)施，確保數(shù)據(jù)庫以及檔案信息的整體安全?，F(xiàn)在房產(chǎn)檔案處于信息化建設(shè)加快的狀態(tài)，所以不僅要對軟硬件設(shè)備配置的合理性加以重視，而且還要考慮數(shù)據(jù)庫的安全保密。而在建設(shè)的過程中，可安裝殺毒軟件來確保數(shù)據(jù)庫的安全運(yùn)行，以此避免破壞到檔案資料。第三，檔案管理系統(tǒng)權(quán)限要設(shè)置好，以免檔案被外傳。接下來要有效結(jié)合情況，合理分配權(quán)限，不要私自擴(kuò)大查閱的范圍，并且要把訪問記錄完整的做好，進(jìn)一步規(guī)避保密信息被泄露的問題。

3 結(jié)束語

房產(chǎn)檔案是個(gè)人以及商業(yè)房屋產(chǎn)權(quán)界定和產(chǎn)權(quán)人兩者之間的一種原始契約憑證，是房產(chǎn)產(chǎn)權(quán)戶籍管理和交易活動之間的重要載體。為了保證房產(chǎn)檔案的高效利用，工作人員應(yīng)該提高認(rèn)識，要不斷開展工作實(shí)踐與創(chuàng)新研究，從而進(jìn)一步加強(qiáng)房產(chǎn)檔案管理水平，以促使房產(chǎn)檔案向?qū)I(yè)化、規(guī)范化發(fā)展。

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