如何推進(jìn)機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作規(guī)范

哈米達(dá)·加加林

摘 要：目前在我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展過(guò)程中，機(jī)關(guān)事業(yè)單位承擔(dān)著為社會(huì)以及國(guó)家服務(wù)的責(zé)任，起著很重要的作用。而檔案管理工作在機(jī)關(guān)事業(yè)單位中也扮演著重要角色，在單位發(fā)展的過(guò)程中起著缺一不可的作用。但是，在機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理的過(guò)程中還是存在著一些不足，制約著其的發(fā)展?；诖耍疚母鶕?jù)如何推進(jìn)阿勒泰市檔案館的檔案管理的工作規(guī)范及對(duì)策進(jìn)行分析、探討。

關(guān)鍵詞：機(jī)關(guān)事業(yè)單位;檔案管理;工作規(guī)范

DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.25.062

當(dāng)前，在社會(huì)經(jīng)濟(jì)建設(shè)的過(guò)程中，機(jī)關(guān)事業(yè)單位在其中扮演著十分重要的角色，也承擔(dān)著極其重要的社會(huì)服務(wù)責(zé)任，檔案管理工作作為其運(yùn)營(yíng)過(guò)程中的關(guān)鍵部分，能夠有效的促進(jìn)單位的發(fā)展。但是檔案管理工作在現(xiàn)階段的管理中由于各種因素的限制，其工作效率與質(zhì)量各方面都較低，使事業(yè)單位在發(fā)展的過(guò)程中受到了一定的制約。因此，基于現(xiàn)狀，事業(yè)單位應(yīng)該正視其存在的問(wèn)題，并通過(guò)有效地途徑與措施進(jìn)行改善，使檔案管理工作更加的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，從而有效促進(jìn)機(jī)關(guān)事業(yè)單位的發(fā)展。

1 構(gòu)建完善的檔案管理體系，明確管理職責(zé)

在信息化時(shí)代，機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理規(guī)范化，首先，需要構(gòu)建完善的現(xiàn)代化檔案管理體系，明確負(fù)責(zé)檔案管理工作人員的職責(zé)。在具體工作中，要保證各項(xiàng)檔案管理工作都是嚴(yán)格地按照單位所建立的制度體系實(shí)施的，降低違法違規(guī)管理檔案現(xiàn)象發(fā)生的概率。其次，針對(duì)不同類型的檔案需做好分級(jí)、分類管理，這樣在后期的檔案調(diào)用過(guò)程中，也能夠快速的對(duì)應(yīng)查找到所需要的檔案。在機(jī)關(guān)事業(yè)單位日常管理工作中，還應(yīng)當(dāng)將檔案管理劃分為一項(xiàng)重要的管理工作內(nèi)容，結(jié)合單位發(fā)展的實(shí)際情況，制定詳細(xì)的管理工作計(jì)劃，成為專業(yè)化的小組管理團(tuán)隊(duì)，依照檔案類型、重要程度等，有針對(duì)性地推進(jìn)各項(xiàng)檔案管理事宜，逐步推動(dòng)檔案管理工作的規(guī)范化。

2 當(dāng)前機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作中所存在的問(wèn)題

2.1 對(duì)檔案管理工作不重視

在機(jī)關(guān)事業(yè)單位中，檔案管理的性質(zhì)決定了這項(xiàng)工作存在復(fù)雜性和瑣碎性，并且檔案管理工作是一項(xiàng)長(zhǎng)期的工作，所體現(xiàn)的業(yè)績(jī)水平比較不明顯。因此，部分機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理人員并不重視這項(xiàng)工作，對(duì)檔案管理的重要性認(rèn)識(shí)也不夠，在進(jìn)行檔案管理時(shí)只是簡(jiǎn)單地記錄、整理和抄寫(xiě)，并未將檔案管理工作放置日常的機(jī)關(guān)事務(wù)當(dāng)中。由于檔案管理的意識(shí)不強(qiáng)，形成了自上而下的忽視檔案管理的氛圍，使得檔案管理人員的工作積極性降低，檔案管理混亂，這很大程度上降低了機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作的順利開(kāi)展，不利于機(jī)關(guān)事業(yè)單位的建設(shè)。

2.2 檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)欠缺

檔案管理工作比較復(fù)雜，要求參與工作人員具有很高的素質(zhì)，但是，開(kāi)展檔案管理工作的過(guò)程中，有些工作人員管理檔案工作的能力比較差，無(wú)論是專業(yè)技能，還是相關(guān)理論知識(shí)都欠缺，很難滿足管理檔案的需求。另外，有些機(jī)關(guān)事業(yè)單位安排在管理檔案工作崗位上的人員，都是一些年齡比較大的工作人員，這些人因?yàn)閷W(xué)習(xí)的動(dòng)力欠缺，致使機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作的效率在一定的程度上受到了很大的影響。

2.3 檔案管理制度未完善

完善的檔案管理制度是檔案管理部門(mén)做好檔案管理的基礎(chǔ)，通過(guò)檔案管理制度可以有效規(guī)范檔案管理部門(mén)在進(jìn)行檔案管理工作的行為，促使機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作趨向于規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化和合理化。但是，目前在大多數(shù)的機(jī)關(guān)事業(yè)單位中，其檔案管理制度還未完善，導(dǎo)致檔案管理部門(mén)在進(jìn)行檔案管理時(shí)無(wú)法參照相應(yīng)的制度進(jìn)行，使得檔案管理混亂。比如在檔案信息在收集時(shí)沒(méi)有明確的收集范圍，或者沒(méi)有按照相應(yīng)的管理原則對(duì)檔案進(jìn)行整理和保存。有的機(jī)關(guān)事業(yè)單位即使制定了相應(yīng)的檔案管理制度，但是其制度執(zhí)行能力并不強(qiáng)，在日常管理工作中并沒(méi)有參照管理制度進(jìn)行，存在檔案管理隨意性較強(qiáng)的問(wèn)題，這很大程度地影響了后續(xù)檔案管理工作的順利進(jìn)行。

3 解決機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作問(wèn)題的有效策略

3.1 提高檔案管理人員的素質(zhì)

機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案管理工作具有較強(qiáng)的專業(yè)性以及政治性。因此，機(jī)關(guān)事業(yè)單位在任用檔案管理人員時(shí)需要充分考慮其專業(yè)能力及政治素養(yǎng)，擇優(yōu)選擇檔案管理人才。同時(shí)，在任用檔案管理人員之后，要定期對(duì)其進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)，通過(guò)開(kāi)展業(yè)務(wù)培訓(xùn)、知識(shí)講座、經(jīng)驗(yàn)交流等多種形式，提高檔案管理人員的專業(yè)水平和綜合素質(zhì)。

3.2 合理完善檔案管理制度

完善的檔案管理制度能夠?yàn)闄C(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案管理工作的開(kāi)展提供可靠的依據(jù)，因此，機(jī)關(guān)事業(yè)單位若想在新形勢(shì)下，有效開(kāi)展檔案管理工作，就要結(jié)合自身的發(fā)展情況以及社會(huì)的發(fā)展趨勢(shì)，針對(duì)檔案管理工作中存在的問(wèn)題制定出合理的管理制度，讓檔案管理工作的開(kāi)展有章可循，這樣也能夠減少檔案管理工作中的問(wèn)題。基于此，機(jī)關(guān)事業(yè)單位需要結(jié)合檔案管理的實(shí)際工作狀況，對(duì)以往的檔案管理制度進(jìn)行完善，根據(jù)檔案的收集、審核以及接準(zhǔn)等多方面的工作情況建立制度，若是檔案外借需要相關(guān)人員辦理相應(yīng)的手續(xù)，確保檔案有跡可尋，若是發(fā)現(xiàn)檔案資料遺失的情況，就能夠進(jìn)行有效的查找。

3.3 完善檔案收集工作，提升管理質(zhì)量

機(jī)關(guān)事業(yè)單位需安排專人負(fù)責(zé)各項(xiàng)管理工作，從而讓檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)進(jìn)一步加快。同時(shí)把相關(guān)規(guī)定內(nèi)容結(jié)合起來(lái)，不斷完善檔案庫(kù)房的管理工作人員與基礎(chǔ)設(shè)施，安排專門(mén)的人員具體負(fù)責(zé)每個(gè)人的檔案。同時(shí)，庫(kù)房應(yīng)具備防火、防盜，以及防潮等多項(xiàng)功能，且鐵制存儲(chǔ)柜也不可少，以對(duì)檔案進(jìn)行妥善儲(chǔ)存，配備好空調(diào)、滅火器等滅火與控溫的設(shè)備與管理工具。另外，結(jié)合實(shí)際管理需求，對(duì)檔案管理制度予以進(jìn)一步完善，優(yōu)化其檔案功能，保證檔案記錄內(nèi)容更加真實(shí)，增強(qiáng)其客觀性，并向事業(yè)單位提供更可靠的參考依據(jù)，幫助其有效落實(shí)各項(xiàng)決策，讓事業(yè)單位能夠更好地開(kāi)展人才選拔工作。

3.4 注重檔案的信息化建設(shè)

隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，在新時(shí)期，事業(yè)單位應(yīng)注重檔案的信息化建設(shè)，便于整合資料，設(shè)立電子檔案可以不斷完善事業(yè)單位的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，便于利用有關(guān)的數(shù)據(jù)展開(kāi)綜合性分析，而且可以便于后期查詢并瀏覽有關(guān)數(shù)據(jù)，為考核工作提供參考。機(jī)關(guān)單位可以將檔案數(shù)據(jù)作為基礎(chǔ)，不斷豐富工作人員的個(gè)人信息，凸顯他們的特色，可以實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案的動(dòng)態(tài)化管理。

4 結(jié)束語(yǔ)

總而言之，機(jī)關(guān)事業(yè)單位應(yīng)該重視對(duì)檔案管理工作的重視，更新單位管理理念，創(chuàng)新事業(yè)單位的管理手段，加強(qiáng)對(duì)管理隊(duì)伍的構(gòu)建，推動(dòng)機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作向規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)化的方向發(fā)展，進(jìn)而為社會(huì)的發(fā)展提供自身的力量。

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