政協(xié)機(jī)關(guān)加強(qiáng)檔案管理的現(xiàn)實(shí)意義和對(duì)策

劉亭

摘 要：政協(xié)機(jī)關(guān)檔案詳細(xì)記載了政協(xié)機(jī)關(guān)的日常業(yè)務(wù)工作，既具有重要的憑證價(jià)值，又具有參考價(jià)值。新時(shí)期，做好政協(xié)機(jī)關(guān)檔案管理工作，進(jìn)一步發(fā)揮各類檔案在決策咨詢、人事管理、政策研究、公文處理等工作中的作用，助推政協(xié)機(jī)關(guān)長(zhǎng)遠(yuǎn)穩(wěn)健發(fā)展，是每一個(gè)政協(xié)機(jī)關(guān)檔案管理人員關(guān)注的課題。故此，文章就政協(xié)機(jī)關(guān)加強(qiáng)檔案管理的現(xiàn)實(shí)意義進(jìn)行分析，闡述當(dāng)前政協(xié)機(jī)關(guān)檔案管理中常見的問題，并結(jié)合相關(guān)理論提出建議，旨在能夠進(jìn)一步理清政協(xié)機(jī)關(guān)檔案管理要點(diǎn)，幫助檔案管理人員轉(zhuǎn)變思路和創(chuàng)新方式。

關(guān)鍵詞：政協(xié)機(jī)關(guān);檔案管理;現(xiàn)實(shí)意義;對(duì)策

DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.25.018

1 政協(xié)機(jī)關(guān)加強(qiáng)檔案管理的現(xiàn)實(shí)意義

1.1 有利于發(fā)揮檔案價(jià)值，提升政協(xié)機(jī)關(guān)工作效能

政協(xié)機(jī)關(guān)日常業(yè)務(wù)工作中會(huì)產(chǎn)生大量的信息資源，其反映了政協(xié)機(jī)關(guān)工作過程和政協(xié)委員以及相關(guān)部門工作人員履職業(yè)績(jī)，是具有極高憑證價(jià)值、參考價(jià)值的文字記錄。一方面，加強(qiáng)政協(xié)機(jī)關(guān)檔案管理工作，能夠?yàn)檎f(xié)未來工作提供重要依據(jù)和參考，幫助黨委、政府?dāng)M定決策和工作計(jì)劃。相反，如果政協(xié)機(jī)關(guān)檔案管理工作流于形式，那么將很難將檔案打造成“智庫”和“知識(shí)庫”。另一方面，政協(xié)機(jī)關(guān)工作要進(jìn)步和創(chuàng)新，離不開對(duì)既往經(jīng)驗(yàn)的汲取、借鑒和學(xué)習(xí)。政協(xié)機(jī)關(guān)的政協(xié)年鑒、政協(xié)志等檔案資源中蘊(yùn)含著許多經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，能夠?yàn)楣ぷ鲃?chuàng)新創(chuàng)造基礎(chǔ)條件。

1.2 滿足相關(guān)主體查檔需求，為后期使用提供憑證

政協(xié)機(jī)關(guān)檔案管理工作是機(jī)關(guān)運(yùn)行工作的重要組成，事關(guān)政協(xié)機(jī)關(guān)整體工作效率、工作質(zhì)量。為了避免政協(xié)機(jī)關(guān)檔案管理工作無序化，必須要更新檔案管理理念，創(chuàng)新檔案管理方式。一方面，進(jìn)一步細(xì)分政協(xié)機(jī)關(guān)檔案的種類，對(duì)內(nèi)部出版物、視察活動(dòng)、提案、社情民意調(diào)查信息、調(diào)研報(bào)告、會(huì)議材料與記錄、領(lǐng)導(dǎo)講話稿、政策法規(guī)、人事任命等文件進(jìn)行規(guī)范化、制度化管理，能夠滿足后期相關(guān)主體的查檔需求，提升檢索效率。另一方面，政協(xié)機(jī)關(guān)檔案反映著政協(xié)機(jī)關(guān)工作的工作績(jī)效和政協(xié)委員們豐富履職成果，能夠?yàn)楹笃跈z查工作提供憑證。

2 政協(xié)機(jī)關(guān)檔案管理中常見的問題

2.1 政協(xié)機(jī)關(guān)檔案管理制度有待優(yōu)化

當(dāng)下，政協(xié)機(jī)關(guān)檔案管理制度不健全，在管理標(biāo)準(zhǔn)、管理流程、立卷歸檔、責(zé)任落實(shí)、績(jī)效考核等方面有漏洞，不利于提升政協(xié)機(jī)關(guān)檔案管理工作的規(guī)范性、科學(xué)性和實(shí)效性。一是管理標(biāo)準(zhǔn)不清晰[1]。一方面，政協(xié)機(jī)關(guān)檔案種類不清晰，難以達(dá)到“應(yīng)歸盡歸，系統(tǒng)完整”的目標(biāo)。另一方面，不同種類的檔案應(yīng)當(dāng)采用何種的形式，并沒有在制度上加以體現(xiàn)，導(dǎo)致檔案管理質(zhì)量參差不齊。二是管理流程不明確，沒有最大限度地縮減檔案管理的中間環(huán)節(jié)，檔案管理部門與各委室之間的銜接度、配合度不高。三是立卷歸檔有漏洞，沒有明確立卷歸檔的時(shí)限，部分檔案資源閑置，甚至發(fā)生損毀、丟失的情況。四是責(zé)任落實(shí)與績(jī)效考核不完善，績(jī)效考核指標(biāo)單一，檔案安全責(zé)任落實(shí)不到位，不利于政協(xié)機(jī)關(guān)檔案管理工作長(zhǎng)遠(yuǎn)穩(wěn)健發(fā)展。

2.2 政協(xié)機(jī)關(guān)檔案數(shù)字化水平有待提升

一是政協(xié)機(jī)關(guān)紙質(zhì)檔案沒有及時(shí)轉(zhuǎn)化為電子檔案，電子檔案與紙質(zhì)檔案的存儲(chǔ)不同步，不利于檔案長(zhǎng)期保管。部分機(jī)關(guān)內(nèi)部缺乏可供快速轉(zhuǎn)化的數(shù)字化設(shè)備，沒有及時(shí)購置并更新微縮相機(jī)、掃描儀、文件格式轉(zhuǎn)化器等軟硬件設(shè)施，導(dǎo)致紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換效率低下[2]。二是政協(xié)機(jī)關(guān)檔案管理軟件功能單一，在數(shù)據(jù)互傳、數(shù)據(jù)共享、數(shù)據(jù)挖掘、數(shù)據(jù)檢索等領(lǐng)域仍然有待改進(jìn)，難以為政協(xié)機(jī)關(guān)檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)、檔案編研工作提供技術(shù)條件。

2.3 政協(xié)機(jī)關(guān)檔案管理人才隊(duì)伍建設(shè)有待加強(qiáng)

一方面，政協(xié)機(jī)關(guān)檔案管理工作量大，檔案管理人員不足，難以適應(yīng)新形勢(shì)下檔案管理的要求。尤其是在檔案數(shù)量不斷增多的現(xiàn)階段，如果不能正確協(xié)調(diào)好專職人員數(shù)量與檔案工作量之間的關(guān)系，將不利于政協(xié)機(jī)關(guān)檔案管理工作長(zhǎng)期發(fā)展。另一方面，政協(xié)機(jī)關(guān)檔案管理培訓(xùn)工作滯后，培訓(xùn)內(nèi)容無法與時(shí)俱進(jìn)，培訓(xùn)機(jī)制有待優(yōu)化。首先，機(jī)關(guān)與其他黨政事業(yè)單位的交流較少，檔案管理人員對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)有待更新，難以借鑒其他黨政事業(yè)單位在檔案管理領(lǐng)域的經(jīng)驗(yàn)。其次，政協(xié)機(jī)關(guān)在檔案數(shù)字化建設(shè)、精細(xì)化管理方面所做的培訓(xùn)工作滯后。最后，政協(xié)機(jī)關(guān)沒有綜合應(yīng)用案例教學(xué)、實(shí)踐模擬、講座教學(xué)等多種教學(xué)方式，無法做到理論與實(shí)踐相結(jié)合。

3 政協(xié)機(jī)關(guān)加強(qiáng)檔案管理的對(duì)策

3.1 優(yōu)化政協(xié)機(jī)關(guān)檔案管理制度

一是要完善檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，為檔案管理人員提供明確指引。一方面，政協(xié)機(jī)關(guān)要根據(jù)自身機(jī)關(guān)內(nèi)部的實(shí)際情況，將檔案劃分為人事、財(cái)務(wù)、文書、政策法規(guī)等類別，并設(shè)置若干細(xì)化的二級(jí)名目，確保檔案的完整性。另一方面，針對(duì)不同的檔案，政協(xié)機(jī)關(guān)可以分別明確相應(yīng)的裝訂流程及標(biāo)準(zhǔn)，并制定統(tǒng)一的封面以及封面內(nèi)容，注重細(xì)節(jié)，確保檔案管理精細(xì)化[3]。二是要細(xì)化管理流程，探索形成“各委室初審，檔案管理人員復(fù)審”的檔案管理機(jī)制，提升各委室與檔案管理科室之間的銜接度、配合度。三是要明確立卷歸檔時(shí)限，避免檔案資源長(zhǎng)期閑置在各委室，及時(shí)立卷歸檔，確保檔案的真實(shí)性、原始性。四是完善責(zé)任落實(shí)與績(jī)效考核，健全績(jī)效考核指標(biāo)，提升檔案管理人員責(zé)任意識(shí)、履職意識(shí)。同時(shí)，要落實(shí)安全管理責(zé)任，避免發(fā)生泄密

事件。

3.2 推動(dòng)政協(xié)機(jī)關(guān)檔案數(shù)字化建設(shè)

一是要做好檔案數(shù)字化建設(shè)工作，確保檔案存儲(chǔ)同步，縮減紙質(zhì)檔案所占用的物理空間，延長(zhǎng)保管期限，減少保管難度。政協(xié)機(jī)關(guān)要結(jié)合自身需求，購置或者更新符合要求的微縮相機(jī)、掃描儀、文件格式轉(zhuǎn)化器等軟硬件設(shè)施，及時(shí)將數(shù)字檔案錄入檔案管理系統(tǒng)。二是要完善政協(xié)機(jī)關(guān)檔案管理軟件功能，做好需求調(diào)研工作，了解檔案管理人員的系統(tǒng)使用需求，強(qiáng)化與軟件供應(yīng)商的聯(lián)系。同時(shí)，要重點(diǎn)將大數(shù)據(jù)技術(shù)、云儲(chǔ)存技術(shù)、智能算法技術(shù)融入系統(tǒng)中，強(qiáng)化其在數(shù)據(jù)互傳、數(shù)據(jù)共享、數(shù)據(jù)挖掘、數(shù)據(jù)檢索等領(lǐng)域的應(yīng)用，為后期數(shù)據(jù)庫建設(shè)、檔案編研、檔案年紀(jì)工作提供技術(shù)支撐。

3.3 打造復(fù)合型、專業(yè)型人才隊(duì)伍

人才是檔案管理的基石，人才建設(shè)實(shí)效性決定檔案管理效率和質(zhì)量。一方面，政協(xié)機(jī)關(guān)要進(jìn)一步通過勞務(wù)派遣、合同制等方式招錄臨聘人員，解決內(nèi)部編制不足問題，確保檔案管理人員的數(shù)量和質(zhì)量能夠滿足檔案管理需求。另一方面，要優(yōu)化內(nèi)部培訓(xùn)工作。首先，要深化與其他黨政事業(yè)單位的交流，借鑒其他單位在檔案管理領(lǐng)域的前沿經(jīng)驗(yàn)，不斷拓寬檔案管理人員視野。其次，要合理設(shè)計(jì)培訓(xùn)內(nèi)容，重點(diǎn)培養(yǎng)檔案管理人員應(yīng)用信息技術(shù)的能力和精細(xì)化管理檔案的能力，全面提升檔案管理人員綜合素養(yǎng)。最后，要綜合應(yīng)用案例教學(xué)、實(shí)踐模擬、講座教學(xué)等多種教學(xué)方式，既注重理論培訓(xùn)，又注重實(shí)踐教學(xué)，打造復(fù)合型、專業(yè)型人才。

4 結(jié)束語

新時(shí)期，做好政協(xié)機(jī)關(guān)檔案管理工作，確保檔案工作嚴(yán)肅性、主動(dòng)性、服務(wù)性和自覺性，能夠促進(jìn)政協(xié)機(jī)關(guān)其他工作，推動(dòng)政協(xié)機(jī)關(guān)整體發(fā)展。為此，檔案管理人員要轉(zhuǎn)變自身觀念，加強(qiáng)學(xué)習(xí)，創(chuàng)新方式，營(yíng)造良好的工作氛圍。對(duì)于政協(xié)機(jī)關(guān)而言，則應(yīng)當(dāng)從人、財(cái)、物等方面給予相關(guān)的支持，創(chuàng)造基礎(chǔ)條件。具體而言，一是要優(yōu)化政協(xié)機(jī)關(guān)檔案管理制度;二是要推動(dòng)政協(xié)機(jī)關(guān)檔案數(shù)字化建設(shè);三是要打造復(fù)合型、專業(yè)型人才隊(duì)伍。

參考文獻(xiàn)

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