機關(guān)檔案管理人員的素質(zhì)和能力提高探討

楊建強

摘 要：機關(guān)檔案管理是相關(guān)企業(yè)單位運行的重要內(nèi)容，而機關(guān)檔案管理人員的素質(zhì)和能力則在此工作中占有很大比重。提高檔案管理人員的素質(zhì)，對于提高機關(guān)運行效率、減少決策失誤和降低運行成本具有重要意義。本文重點分析當(dāng)前機關(guān)檔案管理工作中存在的問題和相關(guān)解決辦法，為相關(guān)工作者提供一定的幫助。

關(guān)鍵詞：機關(guān)檔案;管理人員;素質(zhì)能力

DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.25.016

黨和政府對機關(guān)檔案管理高度重視，當(dāng)前信息社會的發(fā)展也對檔案管理人員的素質(zhì)和能力提出了新的要求。檔案管理人員的良好職業(yè)道德、政治素養(yǎng)、嚴(yán)謹?shù)墓ぷ髯黠L(fēng)、優(yōu)秀的專業(yè)能力以及開拓創(chuàng)新意識都是提高檔案管理水平的必要條件，因此，提高管理人員的素質(zhì)勢在必行。

1 機關(guān)檔案管理工作中目前存在的問題

1）相關(guān)單位重視程度不夠。一直以來，機關(guān)檔案管理一直被認為是一種很簡單的機械工作，只需要對相關(guān)資料進行審閱、分類，因此相關(guān)企業(yè)單位對這項工作的重視程度遠遠不夠。相較于此，相關(guān)機關(guān)更加注重行政決策、資源配置、財務(wù)管理等工作，對其他工作的需求進行了很多的資金支持、人員培訓(xùn)和制度保障，但機關(guān)檔案管理方面的資金支持力度、人力資源、基礎(chǔ)設(shè)施遠遠不足以支撐這項工作的高效運行，并且十分缺少相關(guān)政策支持。

2）管理人員業(yè)務(wù)能力較弱。由于一直以來相關(guān)部門的不重視，對于機關(guān)檔案管理人員的要求便比較低，目前大多數(shù)機關(guān)單位的管理人員往往是一些機關(guān)其他部門退休人員、兼職工作者、實習(xí)生或者業(yè)余工作者，這些人大多從來沒有接受過相關(guān)的系統(tǒng)的檔案管理知識的培訓(xùn)。因此管理人員大多知識儲備不足、業(yè)務(wù)能力較弱，只能進行一些簡單的建檔、存檔的工作，而對于檔案中信息的獲取和整合以及重要信息的傳播等則不敏感，這樣很容易導(dǎo)致信息的滯后，從而影響機關(guān)的決策效率和決策的正確性。因此，相關(guān)部門加強對管理人員的知識培訓(xùn)、促進其業(yè)務(wù)能力的提高至關(guān)重要。

3）檔案管理信息化水平低。當(dāng)今科學(xué)技術(shù)快速發(fā)展，信息化水平大大提高，很多工作領(lǐng)域人工智能已經(jīng)開始逐漸取代人力勞動，即便如此，檔案管理工作領(lǐng)域?qū)Υ艘琅f沿用傳統(tǒng)工作模式，很多機關(guān)還在使用傳統(tǒng)的手動檔案分類，并且還有許多檔案被保存在發(fā)黃的紙張中，沒有進行數(shù)字化存檔，或者即使有機關(guān)注意到數(shù)字化信息化的運用，但由于管理人員綜合素質(zhì)低、能力弱，并不能很好地適應(yīng)數(shù)字化管理在實際工作中的運用，從而導(dǎo)致檔案管理整體信息化水平低下。

2 提高機關(guān)檔案管理人員的素質(zhì)和能力的重要性

1）機關(guān)運行的重要環(huán)節(jié)。機關(guān)單位的運行由管理、決策、執(zhí)行等環(huán)節(jié)構(gòu)成，檔案管理在其中是至關(guān)重要的環(huán)節(jié)，它起到信息的收集、整理、分類、傳播等作用，重要檔案甚至對決策起決定性作用。例如，國家財政收入和財政支出的管理，需要的是分毫不差的、精確的數(shù)字，需要檔案管理人員擁有極強的政治素養(yǎng)、高超的業(yè)務(wù)能力和熟練運用信息化技術(shù)的能力，這樣才能確保國家財政安全和民生

穩(wěn)定。

2）服務(wù)社會的現(xiàn)實需要。機關(guān)檔案管理首先服務(wù)于機關(guān)運行，機關(guān)的高效無誤運行最終還是為了做出正確決策、合理配置社會資源，確保社會各領(lǐng)域工作正常有序進行，整個過程就像一個有序運行的精密儀器，某個環(huán)節(jié)的失誤很容易導(dǎo)致信息的缺失、社會的紊亂，而機關(guān)檔案管理人員的素質(zhì)和能力的提高是這一過程完整進行的重要保障。例如2020年高考招生工作，各大高校需要準(zhǔn)確收集各省份學(xué)生的投檔信息，對整個錄取流程進行嚴(yán)格把控，如若檔案管理出現(xiàn)失誤，則會導(dǎo)致錄取結(jié)果的不公平。因此，檔案管理工作緊密聯(lián)系社會，提高檔案管理人員的素質(zhì)和能力是服務(wù)社會的現(xiàn)實需要。

3 提高機關(guān)檔案管理人員的素質(zhì)和能力的策略

1）建立健全相關(guān)制度體系。每項政策的執(zhí)行都離不開完整制度體系的保障，相關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該加強對檔案管理工作的重視程度，建立健全相關(guān)制度體系，制定一套完整的提高管理人員素質(zhì)的方案。第一，提高檔案管理人員入職要求，整頓原有的管理人員隊伍，將其替換為具備更高業(yè)務(wù)能力的專業(yè)人員，培養(yǎng)高素質(zhì)管理人員隊伍;第二，加大檔案管理工作資金投入力度，為相關(guān)檔案管理工作配備電腦等;第三，完善基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，為檔案管理人員提供更加寬敞整潔的工作環(huán)境;第四，設(shè)置定期培訓(xùn)機構(gòu)，不斷更新管理人員知識儲備，以便更好的適應(yīng)更高水平的檔案管理要求;第五，借鑒國外相關(guān)經(jīng)驗，加速提高管理人員素質(zhì)的進程。

2）加強人員專業(yè)知識培訓(xùn)。機關(guān)檔案管理人員素質(zhì)能力低下的關(guān)鍵就在于其專業(yè)知識水平缺乏，加強其理論知識的學(xué)習(xí)這一過程必不可少。第一，強化管理人員政治理論學(xué)習(xí)，確保其在檔案工作中堅定不移地堅持黨的領(lǐng)導(dǎo)，堅決貫徹黨中央的原則和政策方針;第二，加強管理人員檔案知識的鞏固學(xué)習(xí)，讓檔案工作者都具備過硬的知識技能，成為滿足國家需求的精英骨干;第三，加強信息技術(shù)知識的傳授和數(shù)字化管理的應(yīng)用能力，適應(yīng)當(dāng)今對檔案管理工作不斷提出的新需求，確保管理隊伍有優(yōu)秀的應(yīng)對新的管理要求的能力。

3）提高管理人員創(chuàng)新意識。知識儲備豐富、專業(yè)技能過硬是管理人員理應(yīng)具備的條件，但如今國家對創(chuàng)新型人才的需求越來越迫切，檔案管理人員作為和政治以及社會緊密聯(lián)系的工作者，更應(yīng)該積極主動響應(yīng)國家號召，提升自主創(chuàng)新意識，在日常的檔案工作中變被動工作為主動貢獻服務(wù)，除了熟練掌握收集信息和整理信息的技術(shù)外，更應(yīng)該主動搜集信息，尋找對機關(guān)工作和對社會有利的信息，并且練就過濾無關(guān)信息和垃圾信息的本領(lǐng)，提高檔案管理的質(zhì)量。而對于相關(guān)機關(guān)部門，提高管理人員創(chuàng)新意識則需要創(chuàng)造一定的競爭環(huán)境，施予管理人員壓力，例如可以經(jīng)常進行檔案質(zhì)量的檢查、擬定相關(guān)課題進行信息搜集整理的比賽等，通過外界壓力提醒管理人員創(chuàng)新意識的重要性，促使其在日常工作中注重創(chuàng)新能力的提升。

4）加強利用現(xiàn)代化信息技術(shù)。現(xiàn)代化信息技術(shù)的應(yīng)用在當(dāng)今社會十分廣泛，檔案管理人員應(yīng)該認識到掌握信息技術(shù)使能力的重要性，尤其是互聯(lián)網(wǎng)在這一過程的使用，它是當(dāng)今傳遞信息最快的工具，能夠讓檔案管理人員及時收取有效信息，確保信息的準(zhǔn)確性、真實性、有效性，畢竟當(dāng)今世界信息爆炸，信息量的獲取往往超出人腦可以接受的范圍，現(xiàn)代化信息技術(shù)在檔案管理中的使用便具有重要意義。

4 結(jié)束語

如今信息的獲取渠道不同以往，機關(guān)檔案管理人員的素質(zhì)能力的提高不僅是國家的需要，也是時代的要求，而要完成這一要求，離不開相關(guān)部門的重視、相關(guān)制度體系認證完善、資金的大量投入、基礎(chǔ)設(shè)施的完善、對管理隊伍的建設(shè)和完善以及管理人員專業(yè)知識的培訓(xùn)和政治素養(yǎng)的提升，并且現(xiàn)代化信息技術(shù)建設(shè)在這一過程中也發(fā)揮了至關(guān)重要的作用。希望本文的以上內(nèi)容能夠為相關(guān)工作者提供幫助，從而促進我國機關(guān)檔案管理人員素質(zhì)的進一步提升。

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