試論文書文件的前期閉環(huán)管理

牛建軍

摘 要：文書檔案中上級文件齊全完整本級文件較少，這是普遍存在的問題，為了擴大文書文件的收集范圍和力度，試行文書文件的前期閉環(huán)管理。即有來文就有答復(fù)，按這個規(guī)律形成文書文件收集的閉環(huán)管理，避免工作中的存在的問題，真正提高文書檔案的歸檔率、完整率、準(zhǔn)確率。

關(guān)鍵詞：檔案;文書;閉環(huán)管理

DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.25.015

在所有的檔案類目劃分中，文書檔案的歸檔范圍是涉及面最廣、覆蓋面最全的一個檔案門類，關(guān)系到企事業(yè)單位科研生產(chǎn)和管理的方方面面，任何無法歸到某一類的文件資料都可以歸入到文書檔案中。但每一位文書檔案管理員也都有一個這樣的認(rèn)知：每年的文書檔案歸檔時總是上級文件比較多、比較全，涉及本單位形成的文件比較少，除了本單位紅頭文件和幾份固定的報表外其他文件寥寥可數(shù)，而過后查閱參考的很多都是那些不曾歸檔的文件資料，心中不無遺憾。

1 本單位文書文件收集不全的原因：

1）傳統(tǒng)的原因。經(jīng)過多年的實踐，上級文件的管理已經(jīng)形成了一個非常成熟的管理體系，完全可以保證上級文件完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)歸檔。雖然文書檔案歸檔范圍中明確規(guī)定了應(yīng)收集、歸檔的很多本單位文件的范圍，但傳統(tǒng)上機要人員還只是側(cè)重上級和本級紅頭文件的管理，其他的非本部門形成的文件幾乎不收集。其余的工作只能是檔案部門針對各部門職責(zé)做出的一些專門性的歸檔收集，這樣的收集方法范圍小、針對性不強、時間滯后，很難包含所有的文件資料。

2）部門職能變化的原因。由于業(yè)務(wù)的拓展，部門職能的新增或減少，相關(guān)文件資料的銜接、積累出現(xiàn)斷檔或難以明確具體的歸檔范圍，造成文件資料的不歸、少歸，不知歸什么，直到不了了之，把原本形成的歸檔習(xí)慣淡化、弱化，造成了歸檔文件的缺失。

3）人員變動的原因。人是一切工作的根本，現(xiàn)在的企業(yè)人員流動性特別大，隨著部門人員變動及崗位的調(diào)整，使得專業(yè)文件資料沒有延續(xù)性、完整性，很多文件過后找不到，要不回來，這樣的狀況隨時都在發(fā)生。

4）目標(biāo)不明確。檔案部門針對各單位的文件資料收集，沒有確切的依據(jù)，依照慣例做計劃，職能部門應(yīng)歸檔的文件，除了已知的固定工作、報表，其余的沒有明確的目標(biāo)、名稱，這樣的收集猶如撒網(wǎng)捕魚，鉆石珍珠依然靜靜地躺在沙灘上湮沒于時間的長河中。

這樣的現(xiàn)實問題很多，文書檔案管理人員都深有體會，看著很多文件缺失不能歸檔留存很是懊悔、惋惜，在分身乏術(shù)的同時也在思考可行的方法和對策。

2 借鑒技術(shù)文件，進行文書文件的前期閉環(huán)管理

1）文書文件輸入輸出管理。上級和所內(nèi)紅頭文件就是文書文件的輸入，每份上級文件或紅頭文件一般都需要下發(fā)辦理，這些文件的傳達下發(fā)、工作辦理、情況匯總、整理上報以及后續(xù)形成的所有文字、聲像資料就是文書文件的輸出。每份上級文件和所紅頭文件在收到、下發(fā)時都有嚴(yán)格的登記，但是下發(fā)到職能部門后卻是魚入大海再無蹤跡，職能部門怎么辦的、辦得怎么樣、后期再無絲毫的記錄管控，造成了大量文件的失控、缺失。

2）試行文書文件的輸出閉環(huán)管理。文書文件的輸出閉環(huán)管理，就是要求機要人員在上級文件和本所紅頭文件在下發(fā)辦理的同時，嚴(yán)格監(jiān)控文件辦理情況、辦理結(jié)果，并按文件辦理要求節(jié)點督促相關(guān)部門和兼職檔案人員及時收集相關(guān)的文件資料進行歸檔，這樣有來文有答復(fù)，真正做到文書文件的前期控制閉環(huán)管理。增加本單位文件資料的收集歸檔，豐富館藏。

3）案例解析文書文件的閉環(huán)管理。（1）五小成果顯精華。五小成果評選是很多單位每年都要進行的一項工作，按傳統(tǒng)的文書文件歸檔方法，只能通過上級評審結(jié)果看到最終的獲獎情況和本單位獲獎項目、作者，沒有具體的、更全面的本單位這項活動開展情況。文書文件如果采取前期閉環(huán)管理，我們不僅能看到上級評審結(jié)果，還可以看到：業(yè)務(wù)部門收集到的所有參評論文、本單位評選結(jié)果、上報篇目，評審情況。還可以擴大收集范圍將參評人員的匯報PPT材料，政工部門當(dāng)時的聲像資料，以及就這一活動形成的專題文字及聲像資料一并歸檔，為以后提供培訓(xùn)和宣傳，為后期的編研開發(fā)利用提供素材。這樣就把檔案的收集、利用、編研、開發(fā)利用融合到一起，在實踐工作中體現(xiàn)檔案工作的重要性，檔案工作者的主動性，潛移默化中加深大家的檔案意識。（2）各類報表露真容。每年上級各個歸口管理部門都要求報很多相關(guān)數(shù)據(jù)，這些數(shù)據(jù)反映著一個單位的基礎(chǔ)能力，對這些文件實施前期現(xiàn)行閉環(huán)管理，下發(fā)文件之時提歸檔要求，上報與歸檔同時進行，更能保證報表資料的全面性、準(zhǔn)確性、手續(xù)的齊全性、合法性，不會出現(xiàn)收集歸檔時沒有留備份或者無法確定是否為最終版本、沒有加蓋單位公章等現(xiàn)象。

3 文書文件前期閉環(huán)管理的特點

文書文件進行前期控制閉環(huán)管理，更有利于單位各類職能部門各項管理文件資料的收集，更能體現(xiàn)單位的實際生產(chǎn)經(jīng)營管理情況，真正體現(xiàn)文書文件的實際利用價值，擴大充實文書文件歸檔范圍，保證了收集的文件及時、準(zhǔn)確、完整、系統(tǒng)。

1）文書文件前期閉環(huán)管理具有完整性。文書文件前期閉環(huán)管理，由于機要人員的監(jiān)督、控制，會把整個過程中產(chǎn)生的文件，關(guān)系到的各個方面資料全部收集齊全，不會只是紅頭文件和上級結(jié)果，使歸檔文件更具完整性。

2）文書文件前期閉環(huán)管理的系統(tǒng)性。文書文件前期閉環(huán)管理過程中，按照機要人員提出的歸檔要求，承辦人將會自覺地關(guān)注這一事件的所有環(huán)節(jié)，保證文件的無差漏歸檔，歸檔成為文件承辦人的自覺行為，有頭有尾完全閉環(huán)，歸檔文件更加系統(tǒng)全面。

4 文書文件前期閉環(huán)管理的措施

從上文可以看出，實施文書文件前期閉環(huán)管理工作責(zé)任重點在機要人員和各個職能部門，按照多年的工作傳統(tǒng)、職責(zé)分工，要開展這樣的管理工作需要采取必要的措施克服存在的困難。

1）轉(zhuǎn)變觀念，加強溝通與協(xié)調(diào)。要做到文書文件的前期閉環(huán)管理不僅僅是檔案部門的事，更多地涉及了機要管理部門和其他承辦部門，文書文件的前期閉環(huán)管理增加了很大的工作量。按照傳統(tǒng)的機要文件管理方法，機要部門只管輸入（上級來文、本級紅頭）不管輸出（本單位職能部門辦理情況）。結(jié)合兼職檔案員的職責(zé)，文件前期閉環(huán)管理可以納入兼職檔案員的工作范圍。在實際工作中還需要與文件承辦單位實施及時溝通，這樣的收集方式畢竟和傳統(tǒng)的收集方式是不一樣的，要多進行宣傳交流，讓機要管理部門和各個職能管理部門都適應(yīng)這種及時、全程歸檔的方式，這就需要進行部門之間、人員之間很好的溝通，真正讓大家理解并發(fā)揮好這一管理職能的作用。

2）加強對機要部門及人員的業(yè)務(wù)指導(dǎo)。檔案人員應(yīng)根據(jù)文書文件歸檔范圍的要求，具體指導(dǎo)機要人員針對每份輸入文件，明確哪些方面的文件應(yīng)該收集歸檔，讓他們逐步明白文書文件的收集歸檔范圍，并讓他們在文件催辦時就向相關(guān)部門和人員提出歸檔的要求，把這樣的意識和要求延續(xù)推廣到各個職能部門，讓歸檔的意識深入到工作的每一個環(huán)節(jié)，這樣才能把文件資料真正地收集全面。

3）加強監(jiān)督檢查。文書文件前期閉環(huán)管理畢竟是一種新的文件征集管理方法，在指導(dǎo)實施的同時更要加強監(jiān)督檢查，及時發(fā)現(xiàn)機要人員和職能部門人員在文件收集整理過程中的存在的問題，提出解決的辦法，協(xié)助機要人員和職能部門人員真正做好前期文書文件的閉環(huán)管理。

多年的文書檔案管理使我一直在思考這一問題，結(jié)合自己的工作經(jīng)驗與實際，我認(rèn)為，這樣的文書文件收集方法是最直接、最有效的文書文件收集手段，無論部門職能如何變化，人員崗位如何調(diào)整，一事一歸，辦完就歸，及時、準(zhǔn)確、完整、系統(tǒng)，完全能夠滿足歸檔的需求。這一方法打破了傳統(tǒng)的文書機要管理方法，同樣需要在實踐中不斷地改進、完善。