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      試論文書文件的前期閉環(huán)管理

      2020-12-15 06:58:15牛建軍
      卷宗 2020年25期
      關(guān)鍵詞:閉環(huán)管理文書檔案

      牛建軍

      摘 要:文書檔案中上級文件齊全完整本級文件較少,這是普遍存在的問題,為了擴大文書文件的收集范圍和力度,試行文書文件的前期閉環(huán)管理。即有來文就有答復(fù),按這個規(guī)律形成文書文件收集的閉環(huán)管理,避免工作中的存在的問題,真正提高文書檔案的歸檔率、完整率、準(zhǔn)確率。

      關(guān)鍵詞:檔案;文書;閉環(huán)管理

      DOI:10.12249/j.issn.1005-4669.2020.25.015

      在所有的檔案類目劃分中,文書檔案的歸檔范圍是涉及面最廣、覆蓋面最全的一個檔案門類,關(guān)系到企事業(yè)單位科研生產(chǎn)和管理的方方面面,任何無法歸到某一類的文件資料都可以歸入到文書檔案中。但每一位文書檔案管理員也都有一個這樣的認(rèn)知:每年的文書檔案歸檔時總是上級文件比較多、比較全,涉及本單位形成的文件比較少,除了本單位紅頭文件和幾份固定的報表外其他文件寥寥可數(shù),而過后查閱參考的很多都是那些不曾歸檔的文件資料,心中不無遺憾。

      1 本單位文書文件收集不全的原因:

      1)傳統(tǒng)的原因。經(jīng)過多年的實踐,上級文件的管理已經(jīng)形成了一個非常成熟的管理體系,完全可以保證上級文件完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)歸檔。雖然文書檔案歸檔范圍中明確規(guī)定了應(yīng)收集、歸檔的很多本單位文件的范圍,但傳統(tǒng)上機要人員還只是側(cè)重上級和本級紅頭文件的管理,其他的非本部門形成的文件幾乎不收集。其余的工作只能是檔案部門針對各部門職責(zé)做出的一些專門性的歸檔收集,這樣的收集方法范圍小、針對性不強、時間滯后,很難包含所有的文件資料。

      2)部門職能變化的原因。由于業(yè)務(wù)的拓展,部門職能的新增或減少,相關(guān)文件資料的銜接、積累出現(xiàn)斷檔或難以明確具體的歸檔范圍,造成文件資料的不歸、少歸,不知歸什么,直到不了了之,把原本形成的歸檔習(xí)慣淡化、弱化,造成了歸檔文件的缺失。

      3)人員變動的原因。人是一切工作的根本,現(xiàn)在的企業(yè)人員流動性特別大,隨著部門人員變動及崗位的調(diào)整,使得專業(yè)文件資料沒有延續(xù)性、完整性,很多文件過后找不到,要不回來,這樣的狀況隨時都在發(fā)生。

      4)目標(biāo)不明確。檔案部門針對各單位的文件資料收集,沒有確切的依據(jù),依照慣例做計劃,職能部門應(yīng)歸檔的文件,除了已知的固定工作、報表,其余的沒有明確的目標(biāo)、名稱,這樣的收集猶如撒網(wǎng)捕魚,鉆石珍珠依然靜靜地躺在沙灘上湮沒于時間的長河中。

      這樣的現(xiàn)實問題很多,文書檔案管理人員都深有體會,看著很多文件缺失不能歸檔留存很是懊悔、惋惜,在分身乏術(shù)的同時也在思考可行的方法和對策。

      2 借鑒技術(shù)文件,進行文書文件的前期閉環(huán)管理

      1)文書文件輸入輸出管理。上級和所內(nèi)紅頭文件就是文書文件的輸入,每份上級文件或紅頭文件一般都需要下發(fā)辦理,這些文件的傳達下發(fā)、工作辦理、情況匯總、整理上報以及后續(xù)形成的所有文字、聲像資料就是文書文件的輸出。每份上級文件和所紅頭文件在收到、下發(fā)時都有嚴(yán)格的登記,但是下發(fā)到職能部門后卻是魚入大海再無蹤跡,職能部門怎么辦的、辦得怎么樣、后期再無絲毫的記錄管控,造成了大量文件的失控、缺失。

      2)試行文書文件的輸出閉環(huán)管理。文書文件的輸出閉環(huán)管理,就是要求機要人員在上級文件和本所紅頭文件在下發(fā)辦理的同時,嚴(yán)格監(jiān)控文件辦理情況、辦理結(jié)果,并按文件辦理要求節(jié)點督促相關(guān)部門和兼職檔案人員及時收集相關(guān)的文件資料進行歸檔,這樣有來文有答復(fù),真正做到文書文件的前期控制閉環(huán)管理。增加本單位文件資料的收集歸檔,豐富館藏。

      3)案例解析文書文件的閉環(huán)管理。(1)五小成果顯精華。五小成果評選是很多單位每年都要進行的一項工作,按傳統(tǒng)的文書文件歸檔方法,只能通過上級評審結(jié)果看到最終的獲獎情況和本單位獲獎項目、作者,沒有具體的、更全面的本單位這項活動開展情況。文書文件如果采取前期閉環(huán)管理,我們不僅能看到上級評審結(jié)果,還可以看到:業(yè)務(wù)部門收集到的所有參評論文、本單位評選結(jié)果、上報篇目,評審情況。還可以擴大收集范圍將參評人員的匯報PPT材料,政工部門當(dāng)時的聲像資料,以及就這一活動形成的專題文字及聲像資料一并歸檔,為以后提供培訓(xùn)和宣傳,為后期的編研開發(fā)利用提供素材。這樣就把檔案的收集、利用、編研、開發(fā)利用融合到一起,在實踐工作中體現(xiàn)檔案工作的重要性,檔案工作者的主動性,潛移默化中加深大家的檔案意識。(2)各類報表露真容。每年上級各個歸口管理部門都要求報很多相關(guān)數(shù)據(jù),這些數(shù)據(jù)反映著一個單位的基礎(chǔ)能力,對這些文件實施前期現(xiàn)行閉環(huán)管理,下發(fā)文件之時提歸檔要求,上報與歸檔同時進行,更能保證報表資料的全面性、準(zhǔn)確性、手續(xù)的齊全性、合法性,不會出現(xiàn)收集歸檔時沒有留備份或者無法確定是否為最終版本、沒有加蓋單位公章等現(xiàn)象。

      3 文書文件前期閉環(huán)管理的特點

      文書文件進行前期控制閉環(huán)管理,更有利于單位各類職能部門各項管理文件資料的收集,更能體現(xiàn)單位的實際生產(chǎn)經(jīng)營管理情況,真正體現(xiàn)文書文件的實際利用價值,擴大充實文書文件歸檔范圍,保證了收集的文件及時、準(zhǔn)確、完整、系統(tǒng)。

      1)文書文件前期閉環(huán)管理具有完整性。文書文件前期閉環(huán)管理,由于機要人員的監(jiān)督、控制,會把整個過程中產(chǎn)生的文件,關(guān)系到的各個方面資料全部收集齊全,不會只是紅頭文件和上級結(jié)果,使歸檔文件更具完整性。

      2)文書文件前期閉環(huán)管理的系統(tǒng)性。文書文件前期閉環(huán)管理過程中,按照機要人員提出的歸檔要求,承辦人將會自覺地關(guān)注這一事件的所有環(huán)節(jié),保證文件的無差漏歸檔,歸檔成為文件承辦人的自覺行為,有頭有尾完全閉環(huán),歸檔文件更加系統(tǒng)全面。

      4 文書文件前期閉環(huán)管理的措施

      從上文可以看出,實施文書文件前期閉環(huán)管理工作責(zé)任重點在機要人員和各個職能部門,按照多年的工作傳統(tǒng)、職責(zé)分工,要開展這樣的管理工作需要采取必要的措施克服存在的困難。

      1)轉(zhuǎn)變觀念,加強溝通與協(xié)調(diào)。要做到文書文件的前期閉環(huán)管理不僅僅是檔案部門的事,更多地涉及了機要管理部門和其他承辦部門,文書文件的前期閉環(huán)管理增加了很大的工作量。按照傳統(tǒng)的機要文件管理方法,機要部門只管輸入(上級來文、本級紅頭)不管輸出(本單位職能部門辦理情況)。結(jié)合兼職檔案員的職責(zé),文件前期閉環(huán)管理可以納入兼職檔案員的工作范圍。在實際工作中還需要與文件承辦單位實施及時溝通,這樣的收集方式畢竟和傳統(tǒng)的收集方式是不一樣的,要多進行宣傳交流,讓機要管理部門和各個職能管理部門都適應(yīng)這種及時、全程歸檔的方式,這就需要進行部門之間、人員之間很好的溝通,真正讓大家理解并發(fā)揮好這一管理職能的作用。

      2)加強對機要部門及人員的業(yè)務(wù)指導(dǎo)。檔案人員應(yīng)根據(jù)文書文件歸檔范圍的要求,具體指導(dǎo)機要人員針對每份輸入文件,明確哪些方面的文件應(yīng)該收集歸檔,讓他們逐步明白文書文件的收集歸檔范圍,并讓他們在文件催辦時就向相關(guān)部門和人員提出歸檔的要求,把這樣的意識和要求延續(xù)推廣到各個職能部門,讓歸檔的意識深入到工作的每一個環(huán)節(jié),這樣才能把文件資料真正地收集全面。

      3)加強監(jiān)督檢查。文書文件前期閉環(huán)管理畢竟是一種新的文件征集管理方法,在指導(dǎo)實施的同時更要加強監(jiān)督檢查,及時發(fā)現(xiàn)機要人員和職能部門人員在文件收集整理過程中的存在的問題,提出解決的辦法,協(xié)助機要人員和職能部門人員真正做好前期文書文件的閉環(huán)管理。

      多年的文書檔案管理使我一直在思考這一問題,結(jié)合自己的工作經(jīng)驗與實際,我認(rèn)為,這樣的文書文件收集方法是最直接、最有效的文書文件收集手段,無論部門職能如何變化,人員崗位如何調(diào)整,一事一歸,辦完就歸,及時、準(zhǔn)確、完整、系統(tǒng),完全能夠滿足歸檔的需求。這一方法打破了傳統(tǒng)的文書機要管理方法,同樣需要在實踐中不斷地改進、完善。

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