油田工程建設(shè)項目資料管理系統(tǒng)研究

新疆油田公司風(fēng)城油田作業(yè)區(qū)

在油田工程項目建設(shè)的所有環(huán)節(jié)中，工程建設(shè)過程的詳細記錄就是整個項目的管理資料。通過工程建設(shè)資料，可了解項目建設(shè)的實際情況[1]，同時，依據(jù)項目資料記載，有助于項目建設(shè)完成后的竣工驗收、投入使用與后期老油田改造等工作的順利開展。

在工程項目建設(shè)過程中，項目管理人員通過分析各類項目資料內(nèi)容，能夠了解項目施工中的詳細情況，及時有效掌握工程項目建設(shè)進展情況；通過各項油田工程建設(shè)項目規(guī)章制度管理查閱，并嚴(yán)格按照各項規(guī)章制度及管理制度實施工程項目，保證工程建設(shè)有法可依，合規(guī)管理[2]。目前，某油田還未建立完整的工程項目資料管理平臺，資料管理仍是靠項目管理人員進行收集，通過騰訊通或內(nèi)部郵箱方式發(fā)送至相關(guān)管理人員，信息傳遞略有滯后，且各項資料的完整性無法得到保證。

1 項目資料管理問題分析

工程項目資料貫穿于項目的所有過程，其包含的單位、部門與人員非常多，從項目設(shè)計至施工，直至竣工驗收，項目建設(shè)周期長，資料包括建設(shè)單位（項目部）資料、勘察設(shè)計單位資料、監(jiān)理單位資料、施工單位資料、無損檢測及材料設(shè)備采購資料等。資料管理難度大，需花費大量人力收集整理過程資料、監(jiān)管工程進度，且各類項目資料分散在不同人員手中，資料不集中，未進行系統(tǒng)化、集中化、規(guī)范化管理以及資料完整性管理[3-4]。在項目資料管理過程中主要存在以下幾個方面的問題：

（1）建設(shè)項目專業(yè)多、環(huán)節(jié)多，關(guān)鍵節(jié)點進度管控難度大。石油基建行業(yè)具有點多、線長、面廣的特點，且隨著油田快速發(fā)展，工程建設(shè)項目數(shù)量、規(guī)模大幅增加，涉及專業(yè)涵蓋采油、集輸、供汽工藝等環(huán)節(jié)，各環(huán)節(jié)緊密相連，各參與施工單位人員多，工程項目需協(xié)調(diào)問題多，關(guān)鍵節(jié)點難以管控。

（2）項目管理人員資料單機存儲，易造成資料損毀、缺失。從建設(shè)項目前期、建設(shè)過程到竣工驗收等建設(shè)過程資料，如可行性研究、任務(wù)書、設(shè)計文件、項目批準(zhǔn)文件、工程質(zhì)量監(jiān)督文件、生產(chǎn)技術(shù)準(zhǔn)備、試生產(chǎn)文件、竣工驗收報告、項目會議紀(jì)要、工作匯報、項目的周報月報等資料保存較分散。

建設(shè)過程中的文件變更情況不能夠有效記錄，在項目建設(shè)過程中相關(guān)文件發(fā)生變更時，不能實現(xiàn)及時共享與查看，也不便于后期問題追溯，沒有做到項目資料收集工作與項目建設(shè)同步開展。存在預(yù)驗收或正式驗收之前突擊收集、整理，造成項目資料不完整、不準(zhǔn)確、不系統(tǒng)，給今后的運行、維修、管理帶來一定困難[5-6]。

（3）建設(shè)工程項目內(nèi)控管理要求嚴(yán)，外部審計風(fēng)險點多。項目資料管理是油田企業(yè)項目建設(shè)的核心任務(wù)和管理重心，各油田單位均圍繞“提高項目效率，實現(xiàn)項目效益，控制項目風(fēng)險”這一總目標(biāo)運行。項目建設(shè)過程中產(chǎn)生資料多、涉及部門多，在企業(yè)內(nèi)控管理要求越來越嚴(yán)的趨勢下，怎樣才能有效避免“資料缺失、簽證不合格”等問題，這是項目建設(shè)過程中迫切需要解決的問題。

因此，為了確保油田工程建設(shè)過程中各個環(huán)節(jié)的順利開展，有必要開展油田工程建設(shè)項目資料管理系統(tǒng)研究。利用信息化手段替代人工管理能更及時、全面、有效地監(jiān)管工程項目進度節(jié)點和過程資料文件[7-8]，在項目建設(shè)過程中實現(xiàn)資料同步收集、管理、存儲與共享，解決傳統(tǒng)工程項目管理效率低、失誤率高和信息不流通等問題，降低資料審計風(fēng)險。選取建設(shè)單位所需收集整理的資料管理作為試點開展系統(tǒng)的建立及實際應(yīng)用工作。

2 油田工程建設(shè)項目資料管理系統(tǒng)建立

2.1 系統(tǒng)整體架構(gòu)設(shè)計

為解決以上問題，提升項目資料管理工作效率，通過分析油田工程建設(shè)項目資料管理現(xiàn)狀，建立一套工程項目資料管理系統(tǒng)，以進度計劃為主線、以關(guān)鍵資料為載體，涵蓋進度跟蹤、信息傳遞、溝通協(xié)調(diào)等業(yè)務(wù)處理環(huán)節(jié)，實現(xiàn)工程項目從投資分析、立項論證、現(xiàn)場施工、竣工驗收全過程信息化管理，同時為項目合規(guī)管理提供平臺。確保建設(shè)單位的項目資料及時收集與共享，保證資料的完整性與規(guī)范性。

圖1為項目資料管理系統(tǒng)架構(gòu)，該管理系統(tǒng)的核心數(shù)據(jù)主要有項目資料管理、工藝流程圖管理、規(guī)章制度管理以及票證管理等，通過數(shù)據(jù)交換、動態(tài)工作流引擎、油田公司統(tǒng)一認(rèn)證管理、即時通信鏈路、Office 文件在線預(yù)覽等關(guān)鍵技術(shù)實現(xiàn)項目資料的前期、中期、后期管理，項目進度管理，資料變更管理等功能，將建設(shè)工程項目管理的各個環(huán)節(jié)資料以電子化、系統(tǒng)化、規(guī)范化的管理模式串聯(lián)在一起，每一環(huán)節(jié)緊密相扣。

系統(tǒng)功能結(jié)構(gòu)如圖2所示，系統(tǒng)的主要功能包括項目前期管理、項目中期管理、項目后期管理、變更管理、工藝流程圖管理、統(tǒng)計分析、規(guī)章制度管理等10個功能模塊。

2.2 項目資料管理功能劃分

為使項目資料管理更加清晰、資料查詢更加便捷，系統(tǒng)按照工程項目建設(shè)階段分為前期資料、中期資料、后期資料管理，資料上傳順序需按照系統(tǒng)設(shè)定流程嚴(yán)格執(zhí)行，在項目前期資料未完成上傳與共享時，項目中期資料及后期資料的管理將受到限制。當(dāng)項目資料變更時，由項目負責(zé)人發(fā)起申請，主管領(lǐng)導(dǎo)進行審核后，方可完成資料的變更與資料上傳。系統(tǒng)業(yè)務(wù)流程如圖3所示。

2.2.1 前期資料管理

（1）項目立項管理，完成項目名稱、項目類別、項目性質(zhì)、項目描述等基本信息的錄入工作，為后期項目資料的上傳做準(zhǔn)備。

圖1 項目資料管理系統(tǒng)架構(gòu)Fig.1 Project data management system architecture

圖2 項目資料系統(tǒng)功能結(jié)構(gòu)Fig.2 Project data system functional structure

在該階段完成項目建議書批準(zhǔn)文件、可行性研究報告批準(zhǔn)文件、方案批準(zhǔn)文件、初步設(shè)計批準(zhǔn)文件、油田公司委托設(shè)計以及計劃、投資、統(tǒng)計、管理文件等資料的收集整理與系統(tǒng)錄入管理。

（2）項目方案管理，進行項目方案的描述，有批復(fù)選項及審核結(jié)果等意見填寫，并對項目方案、初步設(shè)計、技術(shù)協(xié)議、技術(shù)審查、審查意見等資料進行管理。

（3）項目圖紙管理，包括項目水、電、暖、通、訊、路等方面圖紙的管理，填寫圖紙描述及審核結(jié)果、審核意見等，并對相關(guān)施工圖進行上傳、查詢，同時進行巖土勘察報告、工程計算書等資料的管理。

2.2.2 中期資料管理

中期資料管理是工程項目建設(shè)的關(guān)鍵憑證，主要包括項目進度管理及項目匯報管理。

（1）項目匯報管理以日報、周報、月報的方式將匯報文件上傳進行記錄。

（2）項目進度管理以百分比的形式顯示整個工程項目建設(shè)實施進度。對項目批準(zhǔn)文件（概算調(diào)整批準(zhǔn)文件、環(huán)境影響報告批準(zhǔn)文件、安全評價報告批準(zhǔn)文件等）、工程質(zhì)量監(jiān)督文件（工程質(zhì)量監(jiān)督委托書及協(xié)議、監(jiān)督方案、計劃、交底、工程項目劃分意見等）、專項申請文件（安、環(huán)、職評預(yù)評價委托書，安、環(huán)、職評預(yù)評價報告等）、征地文件、招標(biāo)、投標(biāo)、承發(fā)包合同協(xié)議、QHSE（質(zhì)量、安全、環(huán)境、健康）文件、物資采辦文件、工藝設(shè)備文件的資料上傳與共享。

圖3 系統(tǒng)業(yè)務(wù)流程Fig.3 System business process

通過對上述資料進行整理和分類，能夠為工程項目建設(shè)過程中各種問題的解決提供有力的數(shù)據(jù)支撐，從而提高問題解決的效率，保障工程項目的順利實施。

2.2.3 后期資料管理

后期資料管理主要是對項目的驗收文件進行管理，項目的驗收文件不僅是工程項目安全性的重要保障，也是判定工程建設(shè)質(zhì)量的重要憑據(jù)。項目后期的資料管理對象主要包括單項總結(jié)資料（勘察設(shè)計總結(jié)、項目管理總結(jié)、施工總結(jié)、工程總承包總結(jié)、物資采辦總結(jié)、無損檢測總結(jié)、質(zhì)量監(jiān)督報告等）、環(huán)境保護、職業(yè)衛(wèi)生、消防、安全設(shè)施等專項驗收文件、竣工驗收會議文件、竣工驗收鑒定書等。

圖4 資料變更查詢頁面Fig.4 Data change query page

2.2.4 資料變更管理

項目管理人員為適應(yīng)項目運行過程中與項目相關(guān)的各種因素的變化，保證項目目標(biāo)的實現(xiàn)會對項目計劃進行相應(yīng)的部分變更或全部變更，并按變更后的要求組織項目實施。工程項目管理系統(tǒng)在變更管理中包括立項、方案、圖紙、匯報、進度、結(jié)算、驗收、后評價變更。變更后進行提交審核，審核人員通過后顯示最新變更內(nèi)容。每一次變更成功執(zhí)行后都會有相應(yīng)的變更詳細記錄，如圖4所示。

2.3 項目資料管理系統(tǒng)開發(fā)

平臺采用Spring+MVC 模式架構(gòu)設(shè)計，平臺耦合性低，重用性高，可維護性高。采用Java、XML開發(fā)語言技術(shù)將項目資料管理系統(tǒng)內(nèi)嵌到企業(yè)內(nèi)部門戶網(wǎng)站當(dāng)中，實現(xiàn)基于WEB 的遠程應(yīng)用，項目管理人員只需通過登陸企業(yè)內(nèi)部門戶網(wǎng)站即可參與資料管理與查閱。系統(tǒng)內(nèi)嵌的圖形報表生成模塊實現(xiàn)各種資料管理的統(tǒng)計展示，通過API接口，利用即時通訊軟件將一些管理動態(tài)即時通知到每一個參與的用戶賬號上。此外，系統(tǒng)采用了PDF js 和JOD converter 技術(shù)，將Office 辦公文檔格式（Word、PPT、Excel、txt）或圖片，自動轉(zhuǎn)換成PDF 格式，實現(xiàn)了資料在線預(yù)覽閱讀[9-11]，有效提高了文件的快速瀏覽效率。

3 現(xiàn)場應(yīng)用效果

2019年8月，該系統(tǒng)建成投用。截至目前，累計完成16 個項目的可行性研究報告、委托設(shè)計、方案、初步設(shè)計等300 余項文件（壓縮文件、PDF文件）資料上傳、共享與匯總查詢，且資料下載后可直接上傳至檔案管理系統(tǒng)進行歸檔，實現(xiàn)了工程項目全過程監(jiān)管，促進了計劃、基建、檔案等業(yè)務(wù)協(xié)同管理，提高了油田工程建設(shè)項目管理水平。

以這16 個項目資料收集整理為例，系統(tǒng)使用前，查詢資料時需要先對資料進行分類管理，資料的分類整理及查閱費時長，每個項目資料整理時間按照2 h 計算，則至少需要32 h，且在資料的收集整理過程中還容易出現(xiàn)資料遺漏，資料的完整性不能得到保障。系統(tǒng)使用后，在日常工作中即完成資料的上傳，系統(tǒng)自動對各工程項目資料進行匯總查詢；信息檢索快速準(zhǔn)確，且不影響資料的分類，保障資料的完整性、規(guī)范性，使信息查詢獲取更加便捷高效，下載及查看相關(guān)資料僅需0.5 h。系統(tǒng)使用前后對比見表1。

表1 系統(tǒng)使用前后對比Tab.1 Comparison before and after use of the system

4 結(jié)論及認(rèn)識

通過工程項目資料管理系統(tǒng)中存儲、共享的工程項目建設(shè)前期、中期及后期過程中的數(shù)據(jù)及文件資料，即可掌握工程建設(shè)項目進度，并安排部署、協(xié)調(diào)項目建設(shè)工作。同時，該系統(tǒng)的應(yīng)用解決了建設(shè)資料收集整理耗時長，資料不完整、不準(zhǔn)確的問題，通過流程化、模板化管理，保障了項目建設(shè)的合規(guī)管理。在項目竣工驗收后，通過系統(tǒng)可將完整、規(guī)范的項目建設(shè)資料實現(xiàn)一鍵下載，直接導(dǎo)入到檔案管理系統(tǒng)中，有效減少了歸檔資料的整理時間。該項目資料管理在建設(shè)單位的成功應(yīng)用，為后期系統(tǒng)在勘察設(shè)計單位、監(jiān)理單位等推廣應(yīng)用奠定了基礎(chǔ)，也為其他采油廠的工程建設(shè)項目資料管理提供了借鑒和方法。