淺析農(nóng)林科研單位干部人事檔案管理信息化建設(shè)

張莉莉

(遼寧省沙地治理與利用研究所,遼寧 阜新 123000)

人事檔案信息化,就是在國(guó)家檔案行政管理部門的統(tǒng)一規(guī)劃和組織下,在檔案活動(dòng)中全面應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)對(duì)人事檔案信息資源進(jìn)行處理、管理和提供利用服務(wù)。 農(nóng)林科研單位干部人事檔案是教育培養(yǎng)、選拔任用和評(píng)鑒人才的重要基礎(chǔ)。實(shí)現(xiàn)農(nóng)林科研單位干部人事檔案信息化管理,能夠有效提高干部信息的利用率,全面歷史地了解干部和堅(jiān)持公道正派地選人用人,同時(shí)干部人事檔案信息化建設(shè)也是適應(yīng)信息化社會(huì)發(fā)展和推進(jìn)干部人事管理工作改革創(chuàng)新的需要。

1 農(nóng)林科研單位干部人事檔案信息化管理的必要性

1.1 提高檔案管理安全性

干部人事檔案是反映干部個(gè)人政治品質(zhì)、學(xué)習(xí)工作經(jīng)歷、專業(yè)素養(yǎng)、工作實(shí)績(jī)等情況的歷史記錄材料。 可以幫助組織準(zhǔn)確、完整、快速地了解一個(gè)人的經(jīng)歷和成績(jī),為人事工作提供最原始的檔案資料和依據(jù)。 與傳統(tǒng)檔案載體相比,信息化檔案不僅方便獲取,而且還不會(huì)對(duì)檔案原件造成損壞,避免了因外部因素而導(dǎo)致的信息受損情況。檔案管理也能從實(shí)體文件管理升級(jí)為電子信息管理。

1.2 方便檔案查詢利用

將干部人事檔案所有信息錄入到檔案管理系統(tǒng),檔案管理實(shí)現(xiàn)信息化后,檔案內(nèi)的每項(xiàng)內(nèi)容通過(guò)掃描后以電子信息的載體上傳到數(shù)據(jù)庫(kù),確保了檔案的完整性、安全性、真實(shí)性。 今后,查閱檔案時(shí),只需工作人員輸入姓名等關(guān)鍵信息,可直接在系統(tǒng)中調(diào)閱、打印檔案信息,減少去庫(kù)房查找、翻閱紙質(zhì)檔案的環(huán)節(jié),大大提高了管理人員的工作效率和需求者的寶貴時(shí)間。

2 農(nóng)林科研單位干部人事檔案信息化管理產(chǎn)生的重要作用

2.1 發(fā)揮檔案持久生命力

對(duì)于農(nóng)林科研單位職工個(gè)人來(lái)說(shuō),人事檔案在轉(zhuǎn)正定級(jí)、職務(wù)晉升、職稱評(píng)審、薪酬調(diào)整、工作調(diào)動(dòng)、辦理退休、參加社會(huì)保險(xiǎn)等與職工切身利益相關(guān)的方面發(fā)揮著重要作用。 尤其辦理職工退休的經(jīng)辦人員也可通過(guò)權(quán)限管理設(shè)置隨時(shí)調(diào)閱電子檔案相關(guān)信息,提高了人事檔案的檢索效率和服務(wù)質(zhì)量。

2.2 發(fā)揮輔助決策分析作用

檔案實(shí)現(xiàn)信息化后,通過(guò)查詢,不僅可以掌握專業(yè)技術(shù)干部的職稱評(píng)定情況,更能快速了解干部所取得的科研成果、承擔(dān)的科研工作和獲得的獎(jiǎng)勵(lì),從而能夠全面衡量專業(yè)技術(shù)干部的科研和管理水平,為領(lǐng)導(dǎo)選人用人及培養(yǎng)學(xué)科帶頭人和學(xué)科骨干提供參考依據(jù)。 對(duì)于學(xué)科帶頭人和學(xué)科骨干可以有計(jì)劃分批次地加以重點(diǎn)培養(yǎng),杜絕出現(xiàn)干部隊(duì)伍斷層的不良現(xiàn)象,保證了科研單位發(fā)展的“后勁”。 同時(shí)也能夠有效防止管理、科研干部“帶病提拔”、“帶病上崗”的不良現(xiàn)象,降低組織選人用人的風(fēng)險(xiǎn)。

3 農(nóng)林科研單位干部人事檔案信息化管理現(xiàn)狀

根據(jù)全國(guó)統(tǒng)一部署,目前,農(nóng)林科研單位組織人事部門已完成了干部人事檔案“三齡兩歷一身份”審核認(rèn)定工作,規(guī)范了檔案信息,按照歸檔范圍逐一審查保證了檔案的完整性,嚴(yán)格杜絕不規(guī)范、不完整和虛假材料入檔。

雖然檔案材料的實(shí)效性和準(zhǔn)確性得到了保障,但因資金投入不足,大多農(nóng)林科研單位仍然停留在原始手工檢索階段,未配備專門的計(jì)算機(jī)、應(yīng)用軟件及打印、掃描設(shè)備。 且從事人事檔案管理的人員多數(shù)為兼職,缺乏軟硬件的使用培訓(xùn)和操作指導(dǎo),管理水平有待提升,滯后了檔案信息化進(jìn)程。

4 做好農(nóng)林科研單位干部人事檔案信息化建設(shè)的建議

4.1 樹立檔案管理信息化意識(shí)

農(nóng)林科研單位從領(lǐng)導(dǎo)到職工,要樹立正確的思想認(rèn)識(shí),主動(dòng)做好歸檔、存檔,明確檔案信息化管理的的重要價(jià)值。 人事檔案管理信息化是農(nóng)林科研單位檔案管理創(chuàng)新發(fā)展的必然選擇,是時(shí)代發(fā)展的要求,也是科研單位提升檔案管理水平、推動(dòng)單位改革進(jìn)步的一項(xiàng)重要舉措。 尤其要提升領(lǐng)導(dǎo)的重視程度,讓領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)識(shí)到檔案信息化管理是一項(xiàng)影響長(zhǎng)遠(yuǎn)的工作;提升檔案管理人員的觀念認(rèn)識(shí),讓檔案管理人員有效運(yùn)用信息化技術(shù)處理檔案事務(wù)。

4.2 加大軟硬件建設(shè)力度

實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理,需要一定的前期投入,如軟硬件的投放,操作人員軟件操作培訓(xùn)等,還要對(duì)硬件基礎(chǔ)設(shè)施進(jìn)行維護(hù)、維修,保證干部人事檔案信息化管理工作正常開展。 此外,還要根據(jù)工作需要對(duì)人事檔案管理信息系統(tǒng)進(jìn)行更新完善,以提高檔案管理效率。 這就要求農(nóng)林科研單位在人事檔案管理工作上有一定的資金扶持,保證此項(xiàng)工作順利開展。

4.3 提升檔案從業(yè)人員專業(yè)水平

實(shí)現(xiàn)干部人事檔案信息化對(duì)檔案管理人員專業(yè)素養(yǎng)和實(shí)際操作能力有一定的要求。 要對(duì)其進(jìn)行業(yè)務(wù)知識(shí)、信息化方面培訓(xùn),使其對(duì)檔案管理信息系統(tǒng)、信息化知識(shí)有一定的了解;還要進(jìn)行組織紀(jì)律性教育,增強(qiáng)安全意識(shí)、提高保密意識(shí)。 走出去學(xué)習(xí)先進(jìn)單位管理經(jīng)驗(yàn)、模式,切實(shí)提高從業(yè)人員檔案信息化管理的業(yè)務(wù)水平,加快檔案信息化建設(shè)。

4.4 提高檔案利用效率

應(yīng)用好干部人事檔案管理系統(tǒng),將干部的基本情況、考核、學(xué)歷、獎(jiǎng)懲、工資、職級(jí)等信息錄入系統(tǒng),同時(shí),動(dòng)態(tài)維護(hù)干部人事檔案信息庫(kù),把信息更新作為常態(tài)化工作。 充分發(fā)揮現(xiàn)代信息技術(shù)在干部人事檔案中的應(yīng)用,把信息庫(kù)轉(zhuǎn)變成為組織、人事部門發(fā)現(xiàn)培養(yǎng)選拔使用干部的人才信息庫(kù),制定單位人才戰(zhàn)略的大數(shù)據(jù)決策依據(jù)。

要想農(nóng)林科研單位人事檔案信息化走在同行領(lǐng)先行列,就要更好地適應(yīng)檔案信息化管理的發(fā)展趨勢(shì),不斷提高檔案管理的效率與質(zhì)量,查找解決問(wèn)題,就此還有大量的工作要做。