檔案信息化建設中出現(xiàn)的諸多問題和應對策略

曹振華 任喬建

科技是第一生產(chǎn)力，隨著日新月異新科技的深入發(fā)展，人們的生活方式不斷的升級，工作方式也發(fā)生了很大的改變。檔案信息化建設已經(jīng)成為一種趨勢和潮流，也是時代發(fā)展的一種必要性。但是，在發(fā)展過程中也給我們帶來了很多的挑戰(zhàn)，出現(xiàn)了諸多問題。

一、檔案信息化存在的問題

1.沒有統(tǒng)一的安排和部署

經(jīng)濟的迅猛發(fā)展和科技的高速帶動，讓我國檔案管理已經(jīng)從過去傳統(tǒng)的管理方式逐漸變?yōu)閿?shù)字化，科技化，但是我國檔案發(fā)展整體處于比較分散的狀態(tài)，這樣不僅不便于管理，而且導致各種問題的出現(xiàn)。同時因為沒有清晰的建設目標，沒有統(tǒng)一的標準，在具體工作執(zhí)行時顯得有點渙散。

2.資金的合理配置

經(jīng)濟基礎決定上層建筑，檔案信息化建設離不開先進的管理設備，高素質管理人員以及管理方式，管理理念的應用等，但是這些都是需要有充足的資金來做支撐的。而我國的檔案的建設部分部門是在國家撥款的基礎上，這一方面局限性比較大。

3.思維局限，對檔案信息化建設的認知有限

思想是行動的先導，目前檔案管理中部分管理人員受傳統(tǒng)思維的影響，還是習慣于手寫和人員整理的辦法，完全沒有認識到科技給檔案管理帶來的高效和便捷，也沒有體會計算機，互聯(lián)網(wǎng)的重要性。

二、應對策略

1.確立檔案管理的目標，促進集中管理

檔案信息化管理首先要規(guī)定出標準，這樣工作人員才能朝著目標進行努力，才能有規(guī)范和系統(tǒng)的方向。樹立標和典范也是非常重要的，檔案的信息化，數(shù)字化，離不開標準化和統(tǒng)一化，從而促進整個管理工作的集中，提升效率。

2.合理支配資金

用于檔案建設的資金有限，那就需要把資金用在最重要的方面，工作人員的素質和設備的應用上。工作人員在使用設備時，要用心的愛護。除此之外，也要通過一些其他渠道，開源節(jié)流用于補充資金的不足。只有經(jīng)濟條件富足，檔案信息化的建設才能思想和硬件上徹底的進行更新和改善。

3.定期培訓學習，提升工作人員的思想覺悟

檔案在推行信息管理后，將會達到自動化、系統(tǒng)化、網(wǎng)絡化。數(shù)據(jù)只需要一次錄入就可以循環(huán)利用，即可在檔案管理通過鏈接內部進行數(shù)據(jù)使用，大幅提高了工作效率。檔案庫中有很多信息需要詳細的統(tǒng)計，標記，并形成報表，這些工作由計算機統(tǒng)一處理，可以極大地提高管理人員的效率。

檔案信息化建設中雖然還有很多不足之處，但這是科技發(fā)展和社會進步的必然結果，也會隨著應用的普及和熟練，越來越成為工作中不可或缺的一部分。我們要正視這些不足，找到問題的核心之處，通過實施合理的對策進行改善和解決。