淺析檔案信息化的重要性

李新悅 曹偉薇

隨著科技的進(jìn)步，社會的發(fā)展，每天都有數(shù)以萬計(jì)的信息產(chǎn)生，在這樣的大數(shù)據(jù)背景下，電子文件數(shù)量越來越龐大，對其的管理也顯得尤為重要。本文主要分析檔案信息化的主要特點(diǎn)，希望能夠在建設(shè)過程中起到一定的作用。

檔案的本質(zhì)特征是原始記錄性，所以管理檔案的過程，實(shí)際上是遵循以往歷史事實(shí)的記錄過程，無論是紙質(zhì)檔案還是信息化檔案，都應(yīng)該保留這一特性。然后再依據(jù)當(dāng)前的科技和發(fā)展的趨勢進(jìn)行調(diào)整。隨著社會的潮流而發(fā)生改變的同時仍然具有直接記錄的功能。

盡管信息化檔案相對于紙質(zhì)檔案來說非常容易被修改，但是修改信息化檔案的成本要遠(yuǎn)高于紙質(zhì)檔案。再者，從長遠(yuǎn)來看，紙質(zhì)檔案具有著被時間所磨滅的不可忽視的缺點(diǎn)，破損、缺失是不可避免的，在這一點(diǎn)上電子檔案就可以保存多年。我們在檔案信息化的過程中要注意信息的真實(shí)性，從技術(shù)上來說，通過認(rèn)證來保護(hù)電子檔案的真實(shí)性，電子簽名或是時間戳都是可以實(shí)現(xiàn)的。

檔案信息化建設(shè)仍然保持著檔案的法律依據(jù)性。電子檔案的原始憑證性與紙質(zhì)檔案是一樣的，所以應(yīng)該具有法律證據(jù)的價值。將檔案通過信息化的過程，形成不同形式的信息記錄，當(dāng)其有關(guān)的背景信息和元數(shù)據(jù)和他一起歸檔保存。這樣清晰地標(biāo)明檔案的相關(guān)信息。嚴(yán)格的相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)，要建立完善的管理體系之后，再不斷的對當(dāng)前的檔案信息進(jìn)行補(bǔ)充和調(diào)整?？截惖男畔⒑洼d體的更換都留下詳細(xì)的操作記錄。對使用的相關(guān)人員也進(jìn)行嚴(yán)格的考核。從原來的線下服務(wù)到現(xiàn)在的線上服務(wù)，從3G時代往4G時代、5G時代發(fā)展的道路上，組織平臺正發(fā)生著翻天覆地的變化，結(jié)合現(xiàn)代化工具并根據(jù)時代，不斷調(diào)整工作內(nèi)容，不斷的發(fā)現(xiàn)問題，提出問題，再做出假設(shè)，最后自己再去解決問題，想思考和被思考的過程，就是不斷摸索檔案信息化的過程。這樣的過程在當(dāng)下的時代，科技還有很多未知的可能性的情況下是必須的。所以當(dāng)然信息變化的重要性不僅體現(xiàn)在能方便管理者檢索信息也在于能夠?yàn)榭萍继岢鲅芯糠较颉?/p>

總的來說檔案必須化建設(shè)是各個領(lǐng)域發(fā)展過程中不可或缺的重要內(nèi)容。在此過程中，就在建立中調(diào)整，在調(diào)整中提高，才能更好的實(shí)現(xiàn)檔案信息化的作用，不管是從服務(wù)者還是管理者角度都能夠更好地將其應(yīng)用于工作當(dāng)中。檔案信息化是為了將如今浩如煙海的數(shù)據(jù)中提煉出有用的消息，將其復(fù)雜多變的特點(diǎn)變成有規(guī)可循的依據(jù)。雖然現(xiàn)在很多的信息都朝著數(shù)字化發(fā)展的趨勢，但是僅僅的數(shù)字化是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的，只有將數(shù)字，歸類、總結(jié)變成規(guī)范，總結(jié)成檔案，那這么多的數(shù)據(jù)在數(shù)據(jù)庫中不斷的積累，不斷的總結(jié)才有意義，信息進(jìn)行不定期的清理才知道從哪里下手。