檔案信息化之電子文件歸檔與管理

仇海燕 張曉東

檔案信息化是我國以及全球未來發(fā)展的趨勢。在發(fā)展過程中，建立信息化檔案庫是我們信息化建設(shè)的腳步的進(jìn)程。在進(jìn)步的過程中，我們需要建立應(yīng)用系統(tǒng)平臺，需要建立數(shù)據(jù)庫，最后也需要電子文件的歸檔與管理。電子文件的歸檔是指我們電子檔案的歸屬。目前我們檔案的遷移依舊靠國家的快遞業(yè)務(wù)，隨著我們的生活，學(xué)習(xí)，工作單位的改變，我們電子會歸檔到一定的地點，不能再自己手中保存，不能自己留存?？梢栽诩亦l(xiāng)的人事局，可以在學(xué)校的檔案中心，可以在別的單位的人事部。在建立電子檔案之后，這個問題也要在電子檔案方面的得到解決。電子檔案的歸屬需要靠電子檔案轉(zhuǎn)出和轉(zhuǎn)入雙方同時建立電子檔案信息庫，然后以一定的程序驚醒轉(zhuǎn)出和轉(zhuǎn)入。保證群眾的檔案及時歸檔，不出現(xiàn)死檔的情況。

在檔案的管理過程中，我們電子檔案的管理特別麻煩。電子檔案需要我們進(jìn)行歸類，進(jìn)行數(shù)據(jù)錄入，在數(shù)據(jù)錄入的過程中，對于我們來說是個不小的挑戰(zhàn)，如何將數(shù)據(jù)準(zhǔn)確錄入不出錯是很重要的，需要有專門的校對人員進(jìn)行校對。在錄入信息之后，我們要將錄入的信息進(jìn)行管理，分層次，分類別的進(jìn)行像書架般的整理過程。

在進(jìn)行數(shù)據(jù)和電子檔案的管理過程中，有幾個小的建議：

1.分地區(qū)管理

各部分社區(qū)設(shè)置管理員，在社區(qū)中管理自己社區(qū)的檔案;縣級，市級人事部需要設(shè)置管理員管理自己地區(qū)的檔案，在這個過程中，量不大而且會便于管理。

2.按照分類管理電子檔案

電子檔案可分為好幾類，包括就業(yè)的，居民的等等。在分類的過程中，分門別類是很重要的，便于電子檔案的管理與處置。

1.電子檔案的管理應(yīng)謹(jǐn)慎精細(xì)

在網(wǎng)絡(luò)上建立電子檔案數(shù)據(jù)庫就會出現(xiàn)電子檔案數(shù)據(jù)庫管理員賬號被盜的情況下，造成人民群眾財產(chǎn)損失的;或因某個員工工作不精細(xì)從而對群眾造成一定影響的，也需要大家正確認(rèn)識電子檔案信息的管理，規(guī)范管理，規(guī)范使用，規(guī)范開發(fā)是我們當(dāng)代處理規(guī)范的電子信息檔案的要求。

2.電子信息檔案的管理應(yīng)靈活化

過去因為檔案管理的不靈活，導(dǎo)致我們在使用紙質(zhì)檔案的時候具有一定的不便捷性，具有一定的不靈活性;找規(guī)矩辦事是沒有錯，但是電子信息檔案的管理應(yīng)具有靈活性，靈活處置，靈活交代，靈活溝通等。我們電子檔案的建立本身就是有利于人民的，是國家發(fā)展的大趨勢，是我們在使用電子檔案時的最終目標(biāo)與要求。我們在處理電子檔案的過程中，在甚至應(yīng)用平臺的過程中應(yīng)靈活設(shè)置。靈活溝通，靈活轉(zhuǎn)化。