財(cái)務(wù)類檔案信息管理中出現(xiàn)的常見問題

陳勝 郭力強(qiáng)

檔案管理是一件繁瑣復(fù)雜的工作，尤其是財(cái)務(wù)類檔案信息的管理，更是容易令人焦頭爛額。每一筆金額和核算和用處，以及經(jīng)手人證明人的信息，最關(guān)鍵的是很多財(cái)務(wù)信息存在時(shí)間差的問題。對(duì)于財(cái)務(wù)檔案管理人員來說，目前的檔案信息管理方面，仍然存在很多問題，主要可以概括為以下幾點(diǎn)：

1.檔案管理制度規(guī)范性不高。總體分析我國(guó)事業(yè)單位內(nèi)部財(cái)務(wù)檔案管理現(xiàn)狀，可發(fā)現(xiàn)一種常見情況的出現(xiàn)，那就是檔案管理人員在經(jīng)驗(yàn)積累和與時(shí)俱進(jìn)兩方面存在著沖突，一般表現(xiàn)為有經(jīng)驗(yàn)的、有資深工作經(jīng)歷的人員普遍在信息化技術(shù)水平上存在嚴(yán)重不足，而擅長(zhǎng)信息化技術(shù)的人員對(duì)檔案管理又缺乏經(jīng)驗(yàn)。這說明在事業(yè)單位內(nèi)部，兼具檔案管理經(jīng)驗(yàn)與信息化技術(shù)的專業(yè)人員較為缺乏，特別是在一些基層事業(yè)單位中，這種現(xiàn)象更加明顯，造成檔案在查閱、安全保密管理等方面的缺失。

2.檔案管理制度健全程度不高。這個(gè)問題將進(jìn)一步使安全保密制度在內(nèi)容上存在不完整性，在檔案信息化管理標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一的情況下，即使基于檔案管理經(jīng)驗(yàn)可得到一定的標(biāo)準(zhǔn)，但是無法實(shí)現(xiàn)在內(nèi)部的普及化，導(dǎo)致員工在檔案安全保密管理中，呈現(xiàn)出專業(yè)性不強(qiáng)的特點(diǎn)。因此，基于當(dāng)前形勢(shì)，迫切需要事業(yè)單位在內(nèi)部完善財(cái)務(wù)檔案管理制度，確保信息化管理標(biāo)準(zhǔn)的統(tǒng)一性，切實(shí)推進(jìn)財(cái)務(wù)管理信息化發(fā)展。

3.檔案管理認(rèn)知缺失。檔案管理是事業(yè)單位內(nèi)部日常工作中的基礎(chǔ)部分，其作用在于可為事業(yè)單位內(nèi)部決策、管理提供有效的資源保障和數(shù)據(jù)參考，具有極強(qiáng)的服務(wù)性。信息化時(shí)代推動(dòng)社會(huì)的深入發(fā)展，對(duì)檔案管理的要求也更加嚴(yán)格。目前，檔案管理人員服務(wù)意識(shí)上的缺失十分嚴(yán)重，沒有明確檔案的保密觀念。同時(shí)，在對(duì)自身工作內(nèi)容、性質(zhì)認(rèn)知不全的情況下，整體工作方向存在嚴(yán)重偏離，具體工作思路與整體管理要求出現(xiàn)偏差，造成檔案管理安全性難以得到保障。

4.檔案管理信息化水平不足。事業(yè)單位應(yīng)以檔案管理水平提升作為工作出發(fā)點(diǎn)，優(yōu)先檔案管理模式的創(chuàng)新，通過深入研究計(jì)算機(jī)等相關(guān)信息技術(shù)，并將其引入到管理流程中，可實(shí)現(xiàn)管理人員工作負(fù)擔(dān)的減輕，管理資源實(shí)現(xiàn)數(shù)字化轉(zhuǎn)換，這也將進(jìn)一步完善現(xiàn)代化檔案管理理念。目前，我國(guó)在檔案管理中，信息化水平不足問題十分常見，傳統(tǒng)管理方法在日常管理中被長(zhǎng)期沿用，內(nèi)部對(duì)先進(jìn)技術(shù)使用的態(tài)度不積極，造成檔案管理信息化水平較為落后。特別是針對(duì)基層事業(yè)單位，其內(nèi)部檔案管理完善度缺失，相關(guān)檔案管理應(yīng)用與實(shí)際內(nèi)部組織結(jié)構(gòu)匹配度不高，無法發(fā)揮信息化技術(shù)具有的優(yōu)越性，使檔案信息化管理難以得到有效落實(shí)。