新時代下，檔案信息化建立數據庫的必要性

楊婷 金婷婷

檔案數據庫是檔案信息化建設中重要組成部分，在這個互聯網時代，大數據貫穿到各行各業(yè)中，其應用越來越廣泛。檔案的數據庫還是以檔案本身為基礎，同時對數據庫進行設計和應用，其中包括檔案的信息，管理的信息以及應用的信息等等在內的各種類型數據按照一定的數據模型進行組織的數據的集合。

數據庫集資源組織、管理、共享于一體，在管理數據，操作效率，結果完整度方面都是有良好的表現的。檔案數據庫是各類檔案信息系統(tǒng)運作的核心，更是檔案信息化工作中不可缺少的基礎工作！首先，不管它的最終目的是什么，它最基本的是要管理好它的管理對象，使其有序進行。這里最基本的辦法就是分類，也就是整個檔案進行分割，當然需要按照一定的類別來進行合理劃分。

隨著管理主體業(yè)務的不斷擴大和深化發(fā)展，傳統(tǒng)的管理方法已經不能適應不斷變化發(fā)展的檔案管理了，同時也無法滿足社會對檔案的利用需求，所以提高檔案信息化管理是新時期下檔案管理工作的必由之路！因為網絡傳遞的是檔案信息，所以計算機的輔助可以使管理工作有效進行。當然，這也需要管理人員具有一定的專業(yè)素養(yǎng)，能夠對檔案基本信息進行識別和準確錄入。

在檔案的管理中，數據庫是比較基本的操作，因為它能夠比較客觀的反映出檔案信息的原始記錄，這是毋庸置疑的。當然，這也是檔案數據庫與那些簡單的圖書，收集來的資料，獲取到的情報等文獻不相同的地方。良好的數據庫不僅能夠實現數據的管理，更能夠將數據內部，信息管理等有機結合起來，也就是要保持文件之間的歷史聯系。

利用檔案數據庫，可以很好的對數據庫進行管理和維護。也許我們不太懂其中的操作，但是在多數情況下，利用這種方式可以保證數據庫的統(tǒng)一，也可以維護其建設者，管理者以及擁有者的利益，這樣就可以保證數據庫的建設，讓其作用發(fā)揮到最大化！按照目前的情況來看，電子文件管理已經成為一種潮流，在檔案信息化的過程中是不可逆轉的，那么在這種形勢下，電子文件必須真實完整，特別是具有可用性。電子文件管理理論在一定程度上也可以對檔案數據庫提供支持。因為現代文件檔案管理對整個文件的過程、目標、要求、規(guī)則等都做一個系統(tǒng)的分析，在形成階段做盡可能的整合。

建立一個檔案數據庫，是歷史和時代發(fā)展的必然趨勢，傳統(tǒng)管理必將會被電子管理所替代，不論是效率還是質量，檔案信息化的數據庫建設都有著無法被超越的優(yōu)勢。