關(guān)于檔案信息化的必然趨勢分析

任喬建 武玲玲

每個(gè)機(jī)構(gòu)都有著各自的重要信息，檔案等資料更是非常重要，在考察歷史，研究類似問題的時(shí)候都是關(guān)鍵的憑證與證據(jù)。所以說，檔案的合理整理與分類是十分重要的。隨著科技的進(jìn)步，信息技術(shù)的發(fā)展也漸漸成熟起來了，而伴隨著技術(shù)的成熟，信息技術(shù)的應(yīng)用也是更加的廣泛。我們應(yīng)該好好掌握這個(gè)時(shí)機(jī)，因?yàn)闄n案信息化已是必然趨勢了。

隨著計(jì)算機(jī)軟件的開發(fā)與利用，越來越多的信息得以儲存、傳遞及分類。而檔案信息化通俗的說就是從之前的實(shí)體紙張整理轉(zhuǎn)換到后面的能夠運(yùn)用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)上面來，減少了管理人員的工作量。它是以信息本身作為核心，以網(wǎng)絡(luò)作為平臺，再將所有的信息進(jìn)行合理的開發(fā)與利用。

檔案信息化可以拓展檔案服務(wù)的工作空間。檔案管理歸根結(jié)底是信息資源的管理。信息的價(jià)值在于人們對它的合理運(yùn)用，開發(fā)利用的效果取決于開發(fā)的時(shí)效和利用的廣泛程度。相比較而言，現(xiàn)代化管理手段儲存的各種信息，更便于利用和開發(fā)，也就能產(chǎn)生更廣泛的社會效益。在拓寬了工作的服務(wù)領(lǐng)域之后，無疑就節(jié)省了人力與物力，而我們一直在追求的效率就得以體現(xiàn)。

檔案信息化可以節(jié)約人事資源。一直以來，人事檔案工作似乎總是隱藏于各種工作之后，因?yàn)闄n案的保密性，使得管理人員的任務(wù)變得繁重而小心。而在尋找文檔時(shí)也不夠方便與快捷，從而可以看出傳統(tǒng)的實(shí)體檔案管理還是有很明顯的缺點(diǎn)。更加值得注意的是，人工的判斷要遠(yuǎn)遠(yuǎn)低于計(jì)算機(jī)的計(jì)算能力，往往計(jì)算機(jī)的匹配能力都要更加的準(zhǔn)確。

檔案信息化的保存具有穩(wěn)定性。紙質(zhì)檔案袋的留存取決于紙張、筆墨、字跡等等的影響，在保存方面不具有穩(wěn)定性與長久性。而檔案信息化的出現(xiàn)，完全改變的檔案的留存形式，外界對于檔案信息的影響幾乎是微乎其微。這樣哪怕有再多的信息也不會擔(dān)心沒有地方保存了，更重要的是，信息量的增大對于信息的查找是比較麻煩的，而檔案信息化有了計(jì)算機(jī)的搜索功能，便無須擔(dān)心這個(gè)問題了。

檔案信息化具有便捷傳遞性。檔案信息保存的一部分原因是存放記錄，而另一部分在于交流與共享。在交流與共享時(shí)，信息的分享速度就有著至關(guān)重要的意義，紙質(zhì)的傳遞，速度慢而且害怕泄露重要信息。在信息化的今天，信息的傳遞效率非常之快。在這個(gè)高效率的情況下是可以節(jié)省很多資源的，也就為單位節(jié)約了時(shí)間成本與資金成本。

我們在新時(shí)代生活著，就應(yīng)該具備接受新鮮事物并學(xué)習(xí)更先進(jìn)的事物的能力，所以我們應(yīng)該讓自己承認(rèn)檔案信息化是一個(gè)必然的趨勢，然后再去學(xué)習(xí)與之相關(guān)的各種能力與專業(yè)知識。加快這一工程的進(jìn)程腳步是我們所應(yīng)該追求的。