檔案信息化建設(shè)的重要原則和深遠(yuǎn)意義

顧艷 曹振華

檔案是人類文明發(fā)展過(guò)程中的重要記憶，是我國(guó)開展相關(guān)工作的最基本依據(jù)。在新時(shí)代，其建設(shè)過(guò)程中呈現(xiàn)出來(lái)很多重要的原則。

一、信息化建設(shè)的重要原則

1、系統(tǒng)和完善性

檔案工作要擁有可以衡量的標(biāo)準(zhǔn)，要清晰化，流程化，這是檔案工作邁向新時(shí)代的必不可少的要求之一，是增強(qiáng)工作效率的重要途徑之一。館藏檔案是管理工作非常很重要的一種方式，一方面可以通過(guò)掃描等技術(shù)?進(jìn)行精準(zhǔn)的轉(zhuǎn)化，使得計(jì)算機(jī)能夠快速識(shí)別和精確處理的信息，方便儲(chǔ)存，管理和調(diào)用;另外，還能夠通過(guò)接收電子文件進(jìn)館，這樣可以豐富館內(nèi)檔案資料，還可以及時(shí)處理緊急的，重要的資料，以免產(chǎn)生貽誤，這些都離不開系統(tǒng)性的原則，制定相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范和法規(guī)。

2.保密性

凡事利弊相隨，在科技給檔案管理帶來(lái)方便的同時(shí)，網(wǎng)絡(luò)產(chǎn)生的隱患也不可忽視。部分檔案是涉密的，是不能將其公開化。目前，有很多黑客等非法分子會(huì)利用防火墻等的薄弱，從中盜取重要信息，從事不正當(dāng)?shù)慕灰?。所以，一定要增?qiáng)防患意識(shí)，增強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全的重視，多措并舉的保障其完整和安全，最大限度的維護(hù)檔案信息的安全。

3.效益性原則

檔案的數(shù)字化建設(shè)不是一朝一夕的事，也不是某一個(gè)部門或某一個(gè)人可以完成的，他需要我們?nèi)ε浜?。?yōu)化整體的運(yùn)作方式，必須以提升工作速度和質(zhì)量以及公司的整體效益為目標(biāo)。這也是國(guó)家和各部門一直潛心致力于其建設(shè)的核心目的。

二、檔案信息化建設(shè)的深遠(yuǎn)意義

1.搜索查詢方便

以前的尋找方式，非常的落后，工作人員需要比對(duì)目標(biāo)信息，對(duì)照記錄進(jìn)行大量的翻閱，查找，有時(shí)還容易查找重復(fù)，大大的增加不必要的工作量。但是，現(xiàn)在，可以進(jìn)行目標(biāo)查詢，不用再像以前一樣，漫無(wú)目的亂翻，管理人員可以選擇不同的方式進(jìn)行多樣查詢，，在繁雜的檔案庫(kù)中尋找到當(dāng)下需要的檔案信息，極大的減輕了工作人員的工作量。

2.檔案工作借還信息一目了然

現(xiàn)在，科技已經(jīng)改變了我們的思維和工作模式，無(wú)論何時(shí)何地何人，進(jìn)行了怎么樣的操作，都一目了然。傳統(tǒng)的記錄方式容易出現(xiàn)，錯(cuò)記，漏記等客觀現(xiàn)象，從而加重工作量，信息化的方式操作方便，可以直接進(jìn)行催還，從而推動(dòng)整個(gè)檔案工作的有序進(jìn)行。

綜上所述，檔案的信息化不僅符合了時(shí)代的發(fā)展的新要求，同時(shí)也引進(jìn)了科學(xué)技術(shù)和新興科技，這也有利于減少檔案工作的繁瑣程度，可以在短時(shí)間內(nèi)實(shí)現(xiàn)工作目標(biāo)。檔案信息化建設(shè)不可能一蹴而就也不可能只依靠耽擱力量來(lái)完成，它，需要所有檔案人員的積吸參與與配合，從人員素質(zhì)到設(shè)備到系統(tǒng)建設(shè)實(shí)現(xiàn)一體化的發(fā)展。