強(qiáng)化保密意識(shí) 加強(qiáng)檔案管理

方樂凱

摘要：檔案管理是一項(xiàng)非常重要的工作，在我國社會(huì)和經(jīng)濟(jì)不斷發(fā)展的大背景下，行政檔案管理面臨著很大的挑戰(zhàn)，如何做好新時(shí)期檔案管理的保密工作是需要迫切解決的問題?；诖?，分別從檔案管理、檔案保管以及檔案利用三個(gè)方面，就如何做好行政檔案管理的保密工作進(jìn)行探究，以供廣大讀者參考。

關(guān)鍵詞：行政檔案;檔案管理;保密工作

檔案保密工作涉及保管、利用、整理、傳送、歸檔、密級(jí)處理等各個(gè)環(huán)節(jié)，是行政檔案管理的重要內(nèi)容，檔案管理人員必須確保檔案內(nèi)容的安全與完整，從而確保黨和國家以及人民的利益和安全不受到侵害。因此，如何做好行政檔案管理的保密工作顯得尤為重要。

一、加強(qiáng)檔案管理中的保密工作

1.準(zhǔn)確區(qū)分檔案的保管、保密期限。明確檔案的管理期限，要求檔案管理人員對(duì)不同檔案文件的歷史和現(xiàn)實(shí)價(jià)值進(jìn)行準(zhǔn)確地鑒別和分析，同時(shí)，結(jié)合國家歷史文化和相關(guān)機(jī)關(guān)單位的需要，對(duì)檔案保管的期限和價(jià)值進(jìn)行綜合評(píng)估。明確檔案的保密期限是因?yàn)橐欢〞r(shí)間期限內(nèi)機(jī)密文件一旦泄露就會(huì)危害到國家的利益和安全，即指在一定時(shí)間期限內(nèi)這些機(jī)密文件是在國家有關(guān)法律法規(guī)的保護(hù)之下的。此外，還應(yīng)設(shè)立專門的區(qū)域?qū)C(jī)密文件進(jìn)行保管，防止出現(xiàn)非機(jī)密文件和機(jī)密文件相混的問題，同時(shí)也為今后的調(diào)密提供便利。

2.加強(qiáng)電子檔案管理的保密工作。首先，應(yīng)選取性能較高的服務(wù)器和安全的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，并切斷和外網(wǎng)之間的一切聯(lián)系;其次，加強(qiáng)加密和確認(rèn)技術(shù)的應(yīng)用，特別是在檔案數(shù)據(jù)保存和傳送時(shí)，從而保護(hù)檔案不會(huì)受到外來惡意的攻擊;再次，為防止檔案數(shù)據(jù)在傳送過程中受到損害，應(yīng)對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行備份處理;最后，加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的身份認(rèn)證，檔案數(shù)據(jù)的轉(zhuǎn)移必須在加密的情況下進(jìn)行。

二、做好檔案保管過程中的保密工作

1.嚴(yán)格地管理檔案庫房。在條件允許的情況下，應(yīng)該按照國家檔案庫房的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，認(rèn)真嚴(yán)格地規(guī)劃?rùn)n案庫房建設(shè);即使在條件不允許的情況下，對(duì)檔案庫房的選擇與設(shè)置也應(yīng)該從保密的角度進(jìn)行，將其設(shè)置在機(jī)關(guān)單位辦公樓的內(nèi)部，并對(duì)其門窗進(jìn)行加固，以防盜竊。同時(shí)，還應(yīng)對(duì)檔案庫房設(shè)置專門的管理人員，為檔案的安全提供保障。

2.加強(qiáng)機(jī)密檔案的管理力度。機(jī)密檔案不僅直接關(guān)系著黨和國家的安全，而且決定著國家軍事、經(jīng)濟(jì)、政治活動(dòng)的成敗，因此，為保護(hù)黨和國家核心機(jī)密的安全，必須加強(qiáng)機(jī)密檔案的管理力度。檔案管理人員對(duì)機(jī)密檔案的移出、調(diào)閱和銷毀必須遵循國家相關(guān)的法律、法規(guī)，同時(shí)，還要經(jīng)過有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的簽字、審批，未經(jīng)審批，任何人無權(quán)擅自調(diào)閱機(jī)密檔案。在調(diào)閱之后必須及時(shí)對(duì)機(jī)密檔案進(jìn)行檢查、核對(duì)，保護(hù)機(jī)密檔案的安全，防止檔案機(jī)密數(shù)據(jù)泄露。值得注意的是，機(jī)密檔案密級(jí)是隨著文件的具體貫徹情況和保管期限不斷變化的，其中大部分檔案文件趨向降密或解密，只有少部分文件趨于升密。

三、做好檔案利用中的保密工作

1.加強(qiáng)檔案利用中的監(jiān)督。加強(qiáng)檔案利用中的監(jiān)督一方面能夠找出檔案利用中存在的一些不良行為;另一方面有利于提高檔案的安全性和完整性。首先，應(yīng)制定并實(shí)施嚴(yán)格、完善的監(jiān)督管理制度，嚴(yán)格規(guī)定檔案的復(fù)制、外界的閱讀等行為;其次，可以借助高科技產(chǎn)品實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案室的實(shí)時(shí)、無死角監(jiān)控，防止出現(xiàn)偷取檔案資料和重要信息的現(xiàn)象，確保檔案資料的安全性和完整性。

2.做好檔案開放中的保密工作。第一，應(yīng)該對(duì)即將開放的檔案進(jìn)行仔細(xì)地審閱和檢查，保證其開放不會(huì)對(duì)社會(huì)、黨和國家造成不利影響，同時(shí)，要嚴(yán)格控制檔案開放的范圍。第二，做好檔案的解密工作，檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格按照有關(guān)規(guī)定對(duì)檔案進(jìn)行解密處理，確保在規(guī)定范圍內(nèi)實(shí)現(xiàn)檔案價(jià)值的最大程度開發(fā)和利用，并且要確保要進(jìn)行解密的檔案不在保管和保密期限內(nèi)，避免帶來不必要的損失。

3.利用現(xiàn)代科技來加強(qiáng)檔案管理。行政檔案管理工作要和時(shí)代接軌，就一定要加強(qiáng)檔案管理的科技性，在網(wǎng)絡(luò)技術(shù)不斷發(fā)展的背景下，檔案管理工作也應(yīng)該實(shí)現(xiàn)信息化管理，充分利用高新科技來進(jìn)行行政檔案管理，形成完整的檔案網(wǎng)絡(luò)，配置條形碼和掃描儀器等?？梢猿浞掷迷朴?jì)算來實(shí)現(xiàn)行政檔案的管理，通過掃描儀等設(shè)備將檔案資料錄入到計(jì)算機(jī)中，并且行政檔案的形式也不必局限為傳統(tǒng)的文字形式，除了文字之外，圖形、影像資料等也可以保存起來，提高檔案管理的效率和質(zhì)量。在行政檔案管理的過程中，一定要確保信息傳遞的及時(shí)性，就是在第一時(shí)間將相關(guān)的行政檔案信息搜集起來，并且要確保信息的高質(zhì)量傳輸。

4.提高檔案管理人員的素質(zhì)。對(duì)于檔案管理人員而言，除了要有較強(qiáng)專業(yè)知識(shí)之外，還應(yīng)該具有較高的素質(zhì)。首先，檔案管理人與應(yīng)具備較強(qiáng)的保密意識(shí)、事業(yè)心和責(zé)任心，工作作風(fēng)要嚴(yán)謹(jǐn)，做事應(yīng)持之以恒、善始善終，有可能檔案管理人員在與人交流過程中一句不經(jīng)意的話就泄露了機(jī)密。因此，檔案管理人員必須要保證無論何時(shí)、何地、何人都應(yīng)該注意自己獨(dú)特的身份，做到守口如瓶，確保萬無一失。

四、結(jié)語

行政檔案管理工作正向著現(xiàn)代化、科學(xué)化和規(guī)范化的方向發(fā)展，做好檔案保密工作既是每位檔案管理人員的重要使命，同時(shí)也是國家和人民利益和安全的根本要求。在實(shí)際行政檔案管理的過程中，應(yīng)從檔案管理中、檔案保管中以及檔案利用中三個(gè)方面入手，做好檔案的保密工作，從而確保行政檔案的安全性和完整性。

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