淺談審計(jì)機(jī)關(guān)檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)舉措

羅曉芳

【摘? 要】近年來，隨著經(jīng)濟(jì)的高速發(fā)展，科技水平的日益提高，各級(jí)黨委、政府對(duì)檔案管理工作的重視程度也日趨提高。南京市建鄴區(qū)從上自下各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)均將檔案工作擺在突出地位，是全國率先獲得“全國示范數(shù)字檔案館”、集中式“全國示范數(shù)字檔案室”“雙示范”的地區(qū)。

【關(guān)鍵詞】檔案管理;現(xiàn)代化

引言

南京市建鄴區(qū)審計(jì)局以此為契機(jī)，不斷強(qiáng)化檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)工作，為審計(jì)機(jī)關(guān)檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)積累了諸多寶貴的經(jīng)驗(yàn)，具備著綜合性的影響意義，以及廣泛性的參考借鑒價(jià)值。

1.審計(jì)機(jī)關(guān)檔案工作的特殊性

1.1專業(yè)性特點(diǎn)

在現(xiàn)代審計(jì)工作開展過程中，審計(jì)監(jiān)督工作環(huán)節(jié)的實(shí)施過程具備表現(xiàn)程度鮮明的特殊性質(zhì)。與此同時(shí)，審計(jì)監(jiān)督工作環(huán)節(jié)開展過程中涉及的各類記錄信息，以及相關(guān)工作情況都需要在審計(jì)檔案數(shù)據(jù)信息資料之中加以反映，由此可以知道，針對(duì)審計(jì)檔案數(shù)據(jù)信息資料開展的管理工作，具備著穩(wěn)定且鮮明的專業(yè)性特點(diǎn)。在具體推進(jìn)的審計(jì)機(jī)關(guān)檔案管理工作過程中，針對(duì)各類檔案文件資料開展的歸檔工作環(huán)節(jié)、整理工作環(huán)節(jié)，以及針對(duì)審計(jì)文檔開展的制作環(huán)節(jié)，都需要嚴(yán)格遵照?qǐng)?zhí)行相關(guān)性的工作程序，以及管理?xiàng)l例。

1.2聯(lián)系性特點(diǎn)

在審計(jì)監(jiān)督工作環(huán)節(jié)具體開展過程中，通常需要涉及的內(nèi)容可以被劃分處理成三個(gè)具體部分：（1）針對(duì)被審計(jì)對(duì)象的核實(shí)環(huán)節(jié)，以及確立環(huán)節(jié)，組建形成具體化的審計(jì)工作實(shí)踐小組;（2）告知被審計(jì)對(duì)象遵照?qǐng)?zhí)行標(biāo)準(zhǔn)化程序完成審計(jì)監(jiān)督相關(guān)信息的總結(jié)歸納環(huán)節(jié)，形成明確且清晰的審計(jì)工作報(bào)告;（3）針對(duì)具體形成的審計(jì)工作報(bào)告文本展開審定工作環(huán)節(jié)。

上述三個(gè)部分共同構(gòu)成了具備綜合性和完整性特點(diǎn)的審計(jì)監(jiān)督工作體系，其具體涉及的三個(gè)組成部分均占據(jù)著不可或缺地位。

源于審計(jì)檔案數(shù)據(jù)信息資料的管理工作，與審計(jì)監(jiān)督工作的具體實(shí)施過程之間具備著“你中有我”與“我中有你”的基本關(guān)系結(jié)構(gòu)，因而審計(jì)檔案數(shù)據(jù)信息資料管理工作開展過程中涉及的各個(gè)環(huán)節(jié)，彼此之間存在著鮮明的相互聯(lián)系，以及相互影響關(guān)系，客觀上直觀彰顯了審計(jì)檔案數(shù)據(jù)信息資料管理工作開展過程中的聯(lián)系性特點(diǎn)。

1.3公正性特點(diǎn)

對(duì)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)具體運(yùn)行過程展開的監(jiān)督，是審計(jì)監(jiān)督工作開展過程中需要履行的基本職責(zé)，作為現(xiàn)代政府行政體系之中包含的監(jiān)督性職能工作部門，公正性，以及客觀性，是其在日常業(yè)務(wù)運(yùn)作過程中必須長期穩(wěn)定具備的基礎(chǔ)特性。在遵照?qǐng)?zhí)行法定程序條件下，審計(jì)監(jiān)督工作環(huán)節(jié)推進(jìn)過程中形成的結(jié)果，以及具體輸出的文件記錄資料，具備著穩(wěn)定且充分的，基于法律性層面之上的約束效力。

從上述分析可以知道，基于審計(jì)監(jiān)督工作環(huán)節(jié)具體獲取的審計(jì)工作結(jié)果信息具備著較為充分的法律約束效力，且其通常需要依賴相關(guān)性的法律法規(guī)條文來彰顯公正性和客觀性。與此同時(shí)，審計(jì)監(jiān)督工作在具體開展過程中，需要擇取和運(yùn)用適當(dāng)措施控制和保障具體涉及的相關(guān)文件資料，能夠在基本的內(nèi)容構(gòu)成方面，具備扎實(shí)且充分的真實(shí)性以及完整性，繼而支持實(shí)際開展的審計(jì)監(jiān)督工作具備充分的公平性和公正性。

2.審計(jì)檔案管理工作所占據(jù)的重要地位

針對(duì)審計(jì)檔案數(shù)據(jù)信息資料開展的管理干預(yù)工作，能夠全面準(zhǔn)確真實(shí)反映揭示審計(jì)監(jiān)督工作的完整實(shí)施過程。審計(jì)檔案管理工作是確保審計(jì)工作開展過程中順利獲取良好質(zhì)量狀態(tài)的重要環(huán)節(jié)，是政府賦予審計(jì)工作職能部門的基本工作任務(wù)，是我國現(xiàn)代審計(jì)工作推進(jìn)過程中不可或缺的任務(wù)組成部分。

3.審計(jì)檔案管理工作所發(fā)揮的作用

在各級(jí)審計(jì)職能機(jī)關(guān)參與推進(jìn)的審計(jì)工作實(shí)踐過程中，審計(jì)監(jiān)督是占據(jù)主要地位的工作實(shí)踐方向，審計(jì)機(jī)關(guān)在日常工作過程中需要完成的重點(diǎn)任務(wù)，在于針對(duì)各類經(jīng)濟(jì)活動(dòng)參與主體開展的違法違規(guī)行為加以查處，而這些工作環(huán)節(jié)開展過程中形成的相關(guān)紙質(zhì)資料，以及紙質(zhì)文件都必須被歸檔納入審計(jì)檔案資料之中。在確有需要條件下，上述紙質(zhì)文檔資料將會(huì)成為具備充分說服力的證據(jù)，能夠?yàn)楦骷?jí)政府附屬的審計(jì)工作職能部門提供具備充分說服力的情報(bào)，以及佐證資料，支持和確保審計(jì)工作職能部門實(shí)現(xiàn)對(duì)特定案件真實(shí)案情的全面準(zhǔn)確認(rèn)識(shí)理解。

除此之外，借由對(duì)審計(jì)業(yè)務(wù)活動(dòng)開展過程中涉及的各類紙質(zhì)性檔案記錄資料展開解讀分析，能支持實(shí)現(xiàn)針對(duì)本層級(jí)審計(jì)工作機(jī)關(guān)工作狀態(tài)和政策發(fā)展水平的，具備公共性，以及客觀性的反映評(píng)價(jià)。

針對(duì)審計(jì)檔案數(shù)據(jù)信息資料中包含的文檔展開處理，不但能支持審計(jì)工作參與人員全面準(zhǔn)確認(rèn)識(shí)理解審計(jì)工作開展過程中需要遵循的基本規(guī)律，還能支持改善提升審計(jì)工作開展過程中的整體效率。與此同時(shí)，相關(guān)文檔資料還是各級(jí)政府審計(jì)工作職能部門，以及科研性工作機(jī)構(gòu)在開展相關(guān)研究工作過程中可供運(yùn)用的基本素材，具備廣泛的參考價(jià)值。

4.檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)工作實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)

（1）強(qiáng)化收集，做好基礎(chǔ)工作。檔案收集是管理工作的基礎(chǔ)。南京市建鄴區(qū)審計(jì)局每年都安排專人全面收集年度應(yīng)歸檔的各類文件、會(huì)議記錄、大事記、工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)表、照片等工作中形成的應(yīng)歸檔的相關(guān)資料，同時(shí)還根據(jù)時(shí)代的發(fā)展，及時(shí)收集音頻、視頻等新型電子檔案資料原始素材，確保檔案的完整性。

（2）規(guī)范整理，嚴(yán)把案卷質(zhì)量。南京市建鄴區(qū)審計(jì)局嚴(yán)格按照國家檔案局8號(hào)令、13號(hào)令，江蘇省省審計(jì)廳《江蘇省審計(jì)機(jī)關(guān)審計(jì)文件材料立卷歸檔操作規(guī)程》、南京市審計(jì)局《南京市審計(jì)機(jī)關(guān)檔案考核辦法》以及《南京市建鄴區(qū)審計(jì)局文件材料歸檔范圍和保管期限表》等文件要求，明確各業(yè)務(wù)科室兼職檔案員按照審計(jì)檔案整理程序，各科室按項(xiàng)目整理好后移交審計(jì)檔案至辦公室，檔案員做好登記，對(duì)卷內(nèi)目錄規(guī)范性進(jìn)行審核，不合格的予以退回，其次業(yè)務(wù)科室分管領(lǐng)導(dǎo)及項(xiàng)目主審負(fù)責(zé)人嚴(yán)格把關(guān)，認(rèn)真檢查卷內(nèi)每份材料的內(nèi)容、文書格式、排放順序、完整程度等是否符合要求，確保審計(jì)項(xiàng)目案卷的質(zhì)量，使審計(jì)業(yè)務(wù)檔案全面、完整、真實(shí)的反映項(xiàng)目審計(jì)過程和結(jié)果。

（3）深化利用，積極提供服務(wù)。南京市建鄴區(qū)審計(jì)局依托“智慧建鄴”綜合管理系統(tǒng)，開展檔案信息化建設(shè)工作：對(duì)于OA系統(tǒng)中的收發(fā)文實(shí)現(xiàn)電子公文的在線流轉(zhuǎn)，強(qiáng)化電子檔案元數(shù)據(jù)的收集工作;對(duì)于歸檔的紙質(zhì)檔案，及時(shí)安排專人進(jìn)行數(shù)字化并將成果上傳至檔案管理系統(tǒng)中。對(duì)于數(shù)字檔案信息資源，區(qū)審計(jì)局先后編制了各種電子編研，打造了獨(dú)具特色的檔案實(shí)體展廳、網(wǎng)上陳列館，主動(dòng)為了領(lǐng)導(dǎo)決策服務(wù)、為宣傳單位各項(xiàng)工作提供幫助。

5.結(jié)語

在信息經(jīng)濟(jì)背景下，各級(jí)審計(jì)機(jī)關(guān)的檔案管理工作面臨著嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)，但也迎來了前所未有的發(fā)展機(jī)遇期。審計(jì)機(jī)關(guān)必須從檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)著手，充分認(rèn)識(shí)檔案信息服務(wù)的重要性，要與時(shí)俱進(jìn)，不斷創(chuàng)新，加強(qiáng)前沿理論知識(shí)的學(xué)習(xí)，不斷提高自身的檔案信息化建設(shè)與服務(wù)水平，以檔案工作的發(fā)展提升審計(jì)業(yè)務(wù)工作，努力為地區(qū)的高質(zhì)量發(fā)展做出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。

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