探索工程項目檔案信息數(shù)字化管理應(yīng)用

王 欣

（中國石化工程建設(shè)有限公司，北京 100101）

1 工程項目檔案信息數(shù)字化管理應(yīng)用價值分析

為滿足各界對檔案管理工作提出的更高要求，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、計算機技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)、大數(shù)據(jù)技術(shù)等在檔案管理領(lǐng)域的應(yīng)用日漸深化，工程項目檔案信息數(shù)字化管理也成為業(yè)界關(guān)注焦點。為保證工程項目檔案信息數(shù)字化管理能夠取得預期成果，正是本文圍繞該課題開展具體研究的原因所在。

1.1 信息化環(huán)境對工程項目檔案管理的影響

對于具備查考、憑證、保存價值且需要歸檔保存的電子檔案來說，近年來其在工程項目檔案管理中的應(yīng)用日漸深入，工程項目檔案管理在信息技術(shù)的快速發(fā)展下也逐步進入網(wǎng)絡(luò)化、電子化的新階段。電子檔案具備信息容量大、存儲空間小、傳遞快捷、操作方便等特征，這使得其逐漸成為工程項目檔案的主體形式。但值得注意的是，電子檔案同時具備易變性、易逝性、信息與特定載體能夠分離、對元數(shù)據(jù)的依賴性等特征，工程項目檔案管理在信息化環(huán)境下因此面臨的諸多挑戰(zhàn)同樣需要引起重視，這種重視下應(yīng)做好電子檔案的“四性”檢測，即完整性、真實性、安全性、可用性[1]。

1.2 工程項目檔案信息數(shù)字化管理的必然性

工程項目檔案信息數(shù)字化管理的必然性主要體現(xiàn)在三個方面，包括社會發(fā)展必然性、檔案管理工作發(fā)展必然性、數(shù)字化技術(shù)成熟必然性。所謂社會發(fā)展的必然性，主要是指現(xiàn)階段社會發(fā)展對工程項目檔案管理要求的不斷提升，為滿足這種要求，工程項目檔案管理必須轉(zhuǎn)變管理方式，并開展數(shù)字化、信息化管理探索，以此充分發(fā)揮電子檔案相較于紙質(zhì)檔案在安全、高效、便捷方面的優(yōu)勢?？梢?，工程項目檔案信息數(shù)字化管理屬于社會發(fā)展的必然產(chǎn)物；所謂檔案管理工作發(fā)展必然性，主要源于科學技術(shù)的快速發(fā)展，這一發(fā)展對工程項目檔案管理帶來的影響極為深遠。對于數(shù)量激增的工程項目檔案來說，不斷變化的信息介質(zhì)和記錄方式對檔案管理的影響極大，光盤、磁介質(zhì)存儲設(shè)備帶來的影響便屬于其中典型。時間流逝下傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案會不斷損壞，人為因素影響下這種損壞往往更為嚴重，為滿足更高要求的工程項目檔案管理需要，必須設(shè)法提升管理和貯存水平，這種提升便需要得到信息數(shù)字化管理的支持；所謂數(shù)字化技術(shù)成熟必然性，主要是由于近年來計算機信息技術(shù)快速發(fā)展且影響力不斷擴大，由此提供的物質(zhì)支持和技術(shù)支持能夠保證工程項目檔案信息數(shù)字化管理順利開展，日漸完備的信息基礎(chǔ)設(shè)施和信息產(chǎn)業(yè)、日趨成熟的信息數(shù)字化管理也需要引起重視[2]。

2 工程項目檔案信息數(shù)字化管理應(yīng)用要點

2.1 做好電子文件歸檔與電子檔案管理

為順利開展工程項目檔案信息數(shù)字化管理，需首先做好電子文件歸檔與電子檔案管理。受信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用影響，計算機信息系統(tǒng)形成的文件資料數(shù)量不斷提升，因此必須開展前端控制，真正從源頭抓起，針對性建立科學完善的元數(shù)據(jù)和電子文件管理標準，并保證歸檔保存的及時性。具體實踐需規(guī)避元數(shù)據(jù)和電子文件遺失問題出現(xiàn)，重復的新增檔案數(shù)字化加工問題也應(yīng)設(shè)法避免，以此實現(xiàn)人力物力財力的節(jié)約。通過推進工程項目領(lǐng)域的無紙化辦公，實現(xiàn)工程項目檔案文件的全過程電子化流轉(zhuǎn)，即可兼顧文件的形成、發(fā)布等環(huán)節(jié)，重構(gòu)工作流程或應(yīng)用電子簽名，解決“報審”、“簽署”等導致無紙化流轉(zhuǎn)中斷的問題，原生電子文件有效性可更好得到保障。具體實踐還需要做好文件材料管理的規(guī)范和標準梳理，明確接收和歸檔要求，確定各業(yè)務(wù)領(lǐng)域文件材料的保管期限和歸檔范圍，保證元數(shù)據(jù)和電子文件歸檔或接收的收集齊全、真實有效、命名科學、整理有序、格式規(guī)范。此外，工程項目檔案信息數(shù)字化管理探索還應(yīng)關(guān)注相關(guān)業(yè)務(wù)系統(tǒng)中的檔案管理融入，以此進一步強化前端控制，各類元數(shù)據(jù)和電子文件的在線歸檔可更好實現(xiàn)，由此建設(shè)統(tǒng)一的電子檔案內(nèi)容管理平臺，并保證各業(yè)務(wù)系統(tǒng)能夠與該平臺實現(xiàn)數(shù)據(jù)集成共享，或設(shè)法集成項目管理、生產(chǎn)管理、辦公自動化等業(yè)務(wù)系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)，物理歸檔和邏輯歸檔質(zhì)量即可更好得到保障[3]。

2.2 推進傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字資源建設(shè)

已經(jīng)形成的大量傳統(tǒng)載體工程項目檔案屬于工程項目檔案信息數(shù)字化管理必須解決的難題，受到不充分的信息化發(fā)展影響，無紙化流轉(zhuǎn)無法完全實現(xiàn)，這會導致原件為紙質(zhì)文件的增量檔案需要進行數(shù)據(jù)化和數(shù)字化加工，如采用掃描技術(shù)實現(xiàn)數(shù)字資源建立，即可為工程項目檔案信息數(shù)字化保存和利用提供支持。對于工作量巨大的紙質(zhì)檔案數(shù)字化來說，相應(yīng)規(guī)范和標準的建設(shè)極為關(guān)鍵，具體可將檔案利用與數(shù)字化相結(jié)合，編制紙質(zhì)檔案數(shù)字化計劃，在掃描原件的同時，工程檔案元數(shù)據(jù)收集標準應(yīng)結(jié)合“利用”制定，并做好元數(shù)據(jù)信息提取和結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)庫建設(shè)，后續(xù)的工程項目檔案大數(shù)據(jù)分析應(yīng)用基礎(chǔ)可隨之夯實。在具體實踐中，還應(yīng)關(guān)注數(shù)字化加工場所建設(shè)，并設(shè)法提升數(shù)字化掃描質(zhì)量，具體建設(shè)需遵循“一件不壞、一件不丟、一件不亂”原則，環(huán)境安全保護、無關(guān)人員排除、嚴格的出入檢查、基礎(chǔ)設(shè)施配備齊全、全過程掃描管理強化、基于二?；蛉Ｙ|(zhì)監(jiān)規(guī)定的后期管理強化同樣需要引起重視，并設(shè)法做好紙質(zhì)檔案破損修復，傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字資源建設(shè)可由此進一步推進[4]。

2.3 工程項目檔案信息管理平臺應(yīng)用

工程項目檔案信息管理平臺也能夠為工程項目檔案信息數(shù)字化管理提供支持，為科學應(yīng)用該平臺，可從工程文檔編碼規(guī)則統(tǒng)一入手。為保證工程項目的順利開展、工程項目檔案信息管理平臺的正常運行，必須采用標準的工程文檔編碼。在具體實踐中，相關(guān)部門需做好各項目裝置單元編號和主項分區(qū)編號的制定，以此科學應(yīng)用平臺具備的項目經(jīng)理登記檔案號、工程項目設(shè)計文件線上歸檔審批流轉(zhuǎn)等功能，紙質(zhì)歸檔表可由此省去，平臺具備的統(tǒng)計功能也能夠為工程項目檔案信息管理優(yōu)化提供支持?；谝?guī)格化的編碼原則制定，根據(jù)標準編碼即可保證工程項目檔案信息管理平臺的順利運行。在平臺的具體應(yīng)用中，還需要關(guān)注統(tǒng)一查找搜索界面的利用，以此在需要時開展項目歸檔情況搜索，所需要檔案的順利查找、針對性管理可得到支持，這屬于平臺的基本功能。此外，平臺的應(yīng)用還需要關(guān)注目錄管理、歸檔管理、管理權(quán)限設(shè)置、檔案新增等功能，文件傳送和審批過程管理也可以基于平臺實現(xiàn)，同時還需要關(guān)注文件版本升級管理、管理報表的自動生成、全過程檔案管理開展，工程項目檔案信息管理平臺的應(yīng)用可由此提升管理效率并降低錯誤發(fā)生概率[5]。

3 工程項目檔案信息數(shù)字化管理的具體應(yīng)用

3.1 案例概況

為提升研究的實踐價值，本文以個人的崗位實踐作為研究實例。2018年我開始接觸電子簽名項目，不同于以往單純掃描紙質(zhì)圖紙為PDF文件并將紙質(zhì)文件裝盒上架的雙套制管理?，F(xiàn)階段我所在單位同時設(shè)置有項目文件歸檔管理系統(tǒng)、數(shù)字檔案管理系統(tǒng)，進一步加強了工程項目檔案工作提質(zhì)增效和數(shù)字化轉(zhuǎn)型。強化過程管控，依托項目文件歸檔管理系統(tǒng)建立“平臺+服務(wù)”工作模式，統(tǒng)一工程項目檔案管理方式，規(guī)范在建工程項目設(shè)計文件歸檔管理。該系統(tǒng)實現(xiàn)了從“項目檔案號申請”、“各類項目文件歸檔”到“項目存檔關(guān)閉”閉環(huán)管理，有效提升工程項目歸檔的完整性和規(guī)范性。利用歸檔數(shù)據(jù)建立統(tǒng)計分析功能，用于設(shè)計進度檢測、績效考核等工作，為工程項目管理提供數(shù)據(jù)支撐，進一步加強工程項目管理。

數(shù)字檔案管理系統(tǒng)負責檔案的收集、存儲、管理、利用?？梢詫崿F(xiàn)公司檔案業(yè)務(wù)流程自動化升級，提升工程項目檔案的科學化、規(guī)范化管理水平，并提高檔案工作的效率和質(zhì)量。數(shù)字檔案管理系統(tǒng)包括檔案物理信息的維護、數(shù)字化成果掛接、工程檔案電子移交。對于長期保存的庫藏檔案，檔案系統(tǒng)設(shè)置了四性巡檢項及巡檢時間。定期對庫藏檔案進行定期巡檢，巡檢結(jié)果可視化展示，方便專職檔案員對庫藏檔案的監(jiān)控。數(shù)字檔案管理系統(tǒng)為實現(xiàn)檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型、全面提升檔案工作奠定基礎(chǔ)。圖1為數(shù)字檔案管理框架。

圖1 數(shù)字檔案管理框架

3.2 開展多元化工程項目檔案利用探索

工程項目檔案信息數(shù)字化管理的具體應(yīng)用中，筆者單位在多元化工程項目檔案利用探索中投入了大量資源和精力。工程項目檔案屬于企業(yè)的寶貴財富，檔案管理方式在數(shù)字檔案管理系統(tǒng)推動下不斷轉(zhuǎn)變，以利用為中心的“安全管、方便用、輕松查、多元化利用”的新局面也隨之形成，數(shù)字檔案管理系統(tǒng)能夠提供多種檢索、編研管理、視圖等功能，系統(tǒng)的工程項目檔案數(shù)據(jù)信息編輯處理能力也在不斷提升，輔以專業(yè)級搜索引擎的針對性部署，豐富精準的信息資源可更好滿足相關(guān)用戶的多樣化需求，工程項目檔案資源的安全、快速借閱利用可得到相應(yīng)保障，單位工程項目檔案的月借閱量達到150余件、30人次。通過視圖方式的工程項目檔案專題庫建設(shè)，使工程項目檔案信息資源開發(fā)利用的便利性進一步提升，基于利用為導向的各專業(yè)工程設(shè)計標準圖專題數(shù)據(jù)庫的建成使知識服務(wù)供給得以實現(xiàn)，數(shù)字檔案管理系統(tǒng)屬于相關(guān)探索的代表，這一探索可實現(xiàn)建設(shè)成果的查看、導航、熱點關(guān)聯(lián)瀏覽，更好地優(yōu)化工程項目檔案信息數(shù)字化管理。

3.3 推行工程項目檔案電子移交

為更好推進工程項目檔案信息數(shù)字化管理，單位還重點推行了工程項目檔案電子移交，這為提質(zhì)增效的工程項目檔案信息數(shù)字化管理提供了新思路，為工程項目檔案完整歸檔提供了保障。具體實踐需基于合同簽訂電子交付內(nèi)容，配置電子檔案及電子移交目錄，可整體打包導出電子文件及移交目錄，實現(xiàn)離線或在線移交。工程項目檔案電子移交具備管理靈活特點，能夠適應(yīng)多種交付場景，節(jié)省以往項目技術(shù)檔案整編、組卷、打包、郵寄等環(huán)節(jié)的資源和人力耗費，用戶檔案數(shù)據(jù)整理、關(guān)鍵數(shù)據(jù)內(nèi)容提取、紙質(zhì)檔案數(shù)字化等工作也能夠同時節(jié)省，可更好的滿足用戶對工程項目檔案數(shù)字化管理的需求，特別是對數(shù)據(jù)使用方面的需求。值得注意的是，工程項目檔案電子移交需關(guān)注“四性”檢測，移交接收的“四性”檢測需關(guān)注電子檔案來源、電子檔案元數(shù)據(jù)、電子檔案內(nèi)容、內(nèi)容與元數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)和移交信息的真實性；電子檔案元數(shù)據(jù)、電子檔案數(shù)據(jù)總量、電子檔案內(nèi)容和移交信息的完整性；電子檔案內(nèi)容、電子檔案元數(shù)據(jù)、移交信息和電子檔案軟硬件環(huán)境的可用性；移交載體、移交信息和移交過程的安全性。“四性”檢測在長期保存環(huán)節(jié)存在一定不足，如涉及保存完整性、保存信息包真實性、備份數(shù)據(jù)可恢復性、群體保管環(huán)境安全性、保存載體安全性等，嚴格遵循工程設(shè)計文件電子檔案四性保障方案等技術(shù)規(guī)范可規(guī)避相關(guān)不足，并根據(jù)實際需求優(yōu)化并完善系統(tǒng)功能架構(gòu)，保障系統(tǒng)的性能和穩(wěn)定運行。

3.4 充分利用大數(shù)據(jù)技術(shù)挖掘檔案信息資源價值

為保證工程項目檔案信息數(shù)字化管理取得預期成果，在大數(shù)據(jù)技術(shù)利用中需要投入高度關(guān)注，由此提供更好、更多的服務(wù)。在大數(shù)據(jù)技術(shù)支持下，檔案信息資源價值可更好的挖掘，基于統(tǒng)計學、人工智能、可視化技術(shù)，即可在海量工程項目檔案信息數(shù)據(jù)中尋找規(guī)律，發(fā)現(xiàn)具有潛在價值、隱含的信息。數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)需關(guān)注數(shù)據(jù)準備、尋找規(guī)律、表示規(guī)律等環(huán)節(jié)，其本質(zhì)上屬于決策支持過程。在數(shù)據(jù)準備、尋找規(guī)律環(huán)節(jié)，所需的工程項目檔案信息數(shù)據(jù)可從大量數(shù)據(jù)源中整合為目標數(shù)據(jù)集，由此開展分類分析、關(guān)聯(lián)分析、演變分析、異常分析并提煉規(guī)律，而在表示規(guī)律環(huán)節(jié)，可基于用戶能夠較好理解采用可視化方式表示找出的規(guī)律。在利用大數(shù)據(jù)技術(shù)挖掘檔案信息資源價值的實踐中，以往工程項目檔案信息數(shù)字化利用開發(fā)存在的束縛可以得到更好的突破，實現(xiàn)精準化、個性化、智能化的檔案資源利用開發(fā)，工程項目檔案信息數(shù)字化服務(wù)水平得以全面提升，工程項目檔案智慧管理也得以有效推進，基于大數(shù)據(jù)技術(shù)的檔案信息資源價值挖掘在檔案智能檢索和共享服務(wù)方面也能夠發(fā)揮關(guān)鍵性作用。

4 結(jié)論

綜上所述，工程項目檔案信息數(shù)字化管理應(yīng)用需關(guān)注多方面因素影響。在此基礎(chǔ)上，本文涉及的工程項目檔案信息管理平臺應(yīng)用、開展多元化工程項目檔案利用探索、推行工程項目檔案電子移交等內(nèi)容，則提供了可行性較高的工程項目檔案信息數(shù)字化管理路徑。為更好適應(yīng)時代變化，適應(yīng)信息技術(shù)變化，適應(yīng)數(shù)字化發(fā)展需要，工程項目檔案信息數(shù)字化管理還應(yīng)關(guān)注標準歸檔接口的建設(shè)、并開展更為嚴格的“四性”檢查，才能持續(xù)推進工程項目檔案信息系統(tǒng)規(guī)范應(yīng)用和電子文件歸檔與電子檔案管理，抓住數(shù)字化給檔案工作帶來的機遇與挑戰(zhàn)，加快檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型步伐。