淺析新時(shí)期企業(yè)檔案管理

吳寶華 李高峰

（1.伊春市湯旺河區(qū)財(cái)政局；2.伊春市湯旺河區(qū)經(jīng)濟(jì)科貿(mào)易委員會(huì) 黑龍江 伊春 153037）

隨著知識(shí)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，檔案工作的重要性日益凸顯，加強(qiáng)和改進(jìn)企業(yè)檔案管理，深入貫徹落實(shí)檔案法律、法規(guī)，全面細(xì)致、扎實(shí)認(rèn)真地做好企業(yè)檔案基礎(chǔ)工作，充分開(kāi)發(fā)利用企業(yè)檔案信息資源,對(duì)促進(jìn)經(jīng)濟(jì)社會(huì)的發(fā)展有著十分重要的作用，是全面落實(shí)科學(xué)發(fā)展觀、建設(shè)和諧企業(yè)的一項(xiàng)重要的基礎(chǔ)工作。

一、企業(yè)檔案管理的地位和作用

做好企業(yè)檔案管理工作是構(gòu)建社會(huì)主義和諧社會(huì)的客觀需要。構(gòu)建社會(huì)主義和諧社會(huì)，這是以胡錦濤同志為總書(shū)記的黨中央從我國(guó)實(shí)際出發(fā)立足長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展而提出的治國(guó)方略，具有重大的現(xiàn)實(shí)意義和深遠(yuǎn)的歷史意義。在構(gòu)建社會(huì)主義和諧社會(huì)中，企業(yè)是一支不可忽視的積極力量。社會(huì)的穩(wěn)定是社會(huì)和諧的前提與基礎(chǔ)，社會(huì)的穩(wěn)定離不開(kāi)社會(huì)細(xì)胞的穩(wěn)定，社會(huì)的和諧離不開(kāi)社會(huì)細(xì)胞的和諧，企業(yè)作為我國(guó)社會(huì)眾多細(xì)胞的組成部分，其穩(wěn)定程度、和諧程度對(duì)社會(huì)的穩(wěn)定與和諧有著直接關(guān)系和重要影響。因此，全國(guó)工商聯(lián)要求自己的會(huì)員企業(yè)都要以高度的社會(huì)責(zé)任感努力把企業(yè)建設(shè)成為和諧企業(yè)，為構(gòu)建和諧社會(huì)做出實(shí)際貢獻(xiàn)。這包括把握好企業(yè)發(fā)展與國(guó)家經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展的關(guān)系、企業(yè)發(fā)展與社會(huì)進(jìn)步的關(guān)系、先富幫后富的關(guān)系、經(jīng)濟(jì)效益與社會(huì)效益的關(guān)系、企業(yè)與員工的關(guān)系等，首先要做到關(guān)愛(ài)員工、實(shí)現(xiàn)雙贏，保障員工的合法權(quán)益不受任何侵害。

二、當(dāng)前企業(yè)檔案管理中存在的問(wèn)題

（一）檔案意識(shí)不強(qiáng)，檔案利用率低

企業(yè)檔案管理工作對(duì)企業(yè)的各項(xiàng)工作的開(kāi)展都具有十分重要的作用，檔案信息資源的有效利用可以為企業(yè)帶來(lái)巨大的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益。對(duì)檔案工作的價(jià)值作用的認(rèn)識(shí)程度，決定檔案工作的發(fā)展，檔案工作的先進(jìn)與否可以從側(cè)面反映一個(gè)單位或部門(mén)的整體素質(zhì)和面貌。但是許多企業(yè)長(zhǎng)期以來(lái)重“藏”輕“用”，對(duì)檔案利用產(chǎn)生的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益缺乏廣泛的宣傳，因此使企業(yè)員工對(duì)檔案利用效益知之甚少。由于對(duì)檔案工作重視程度不夠，檔案信息資源開(kāi)發(fā)不足，造成檔案利用率不高。

（二）檔案管理制度不健全

《檔案法》第十三條規(guī)定：各級(jí)各類(lèi)檔案館、機(jī)關(guān)、團(tuán)體企業(yè)、事業(yè)單位和其他檔案機(jī)構(gòu)，應(yīng)當(dāng)建立科學(xué)的管理制度便于檔案的利用，有了嚴(yán)格的規(guī)章制度，檔案工作才能有章可循，檔案管理才能規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，才能更好地發(fā)揮檔案的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益。在具體工作中很多檔案的收集、保管、保護(hù)、借閱、保密等制度不夠健全；有的雖建立了一些管理制度，卻流于形式執(zhí)行不嚴(yán)。如檔案管理人員責(zé)任心不強(qiáng)，文件資料堆積如山，整理不及時(shí)；檔案資料收集不全，丟失嚴(yán)重；借出的檔案不履行借閱手續(xù)，有借無(wú)還時(shí)而有之，時(shí)間一長(zhǎng)檔案資料就不知去向；還有些人借此機(jī)會(huì)在檔案資料上做文章，私自涂改文字或數(shù)據(jù)用來(lái)作自己有利的證據(jù)，這樣嚴(yán)重?fù)p害了企業(yè)檔案的真實(shí)性和利用價(jià)值。

（三）檔案硬件投入及經(jīng)費(fèi)不足

檔案工作需要人財(cái)物作為基礎(chǔ)，離開(kāi)這一基礎(chǔ)，檔案工作就很難開(kāi)展，隨著科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在管理中廣泛運(yùn)用，管理手段不斷進(jìn)步。而運(yùn)用計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)管理檔案的企業(yè)較少，基本還采用手工收集、檢索，信息量小，不利于檔案的收集、利用和開(kāi)發(fā)。企業(yè)檔案室建設(shè)不標(biāo)準(zhǔn)、不規(guī)范，檔案柜陳舊老化，檔案保管條件簡(jiǎn)陋。

（四）檔案專(zhuān)業(yè)人員業(yè)務(wù)素質(zhì)不高

檔案管理工作的質(zhì)量與檔案人員的素質(zhì)有直接的關(guān)系，檔案人員既要有真才實(shí)學(xué)，具有強(qiáng)烈的事業(yè)心和責(zé)任感，又要有實(shí)干精神和科學(xué)嚴(yán)密的工作態(tài)度。目前企業(yè)檔案專(zhuān)業(yè)人員隊(duì)伍在專(zhuān)業(yè)素質(zhì)、理論水平、文化程度等方面參差不齊，與時(shí)代發(fā)展的要求懸殊較大。表現(xiàn)為檔案專(zhuān)業(yè)出身的人員較少，知識(shí)結(jié)構(gòu)不合理，學(xué)歷普遍偏低，現(xiàn)代科學(xué)知識(shí)貧乏，高層次的檔案專(zhuān)業(yè)人才較少，這些情況已不適應(yīng)新形勢(shì)下的企業(yè)檔案事業(yè)發(fā)展，檔案管理人員的素質(zhì)影響檔案管理水平。

三、堅(jiān)強(qiáng)企業(yè)檔案管理的途徑

（一）提高企業(yè)檔案管理的認(rèn)識(shí)

要充分認(rèn)識(shí)檔案工作對(duì)促進(jìn)企業(yè)發(fā)展的重要作用，切實(shí)增強(qiáng)做好企業(yè)檔案管理工作的使命感和責(zé)任感，進(jìn)一步明確檔案工作是各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)義不容辭的責(zé)任和義務(wù)。領(lǐng)導(dǎo)的重視是做好檔案工作的重要保證。解放思想，與時(shí)俱進(jìn)，進(jìn)一步加強(qiáng)和改進(jìn)企業(yè)檔案管理工作，努力采用現(xiàn)代化科技手段，不斷提高服務(wù)質(zhì)量，努力建設(shè)法規(guī)制度完備、管理體制科學(xué)、基礎(chǔ)設(shè)施健全、信息化技術(shù)普及、服務(wù)功能齊全的現(xiàn)代化企業(yè)檔案管理體系。要把檔案工作當(dāng)成一項(xiàng)基礎(chǔ)工作落實(shí)，不能把檔案工作看成一項(xiàng)可有可無(wú)的工作，要充分認(rèn)識(shí)到今天的歸檔，積累資料不僅是為了實(shí)現(xiàn)工作服務(wù)，更遠(yuǎn)的意義是為了后代積累豐富的知識(shí)財(cái)富。

（二）規(guī)范企業(yè)檔案管理機(jī)制,強(qiáng)化工作責(zé)任

建立科學(xué)的企業(yè)檔案管理體系，健全檔案管理的規(guī)章制度，是檔案管理的關(guān)鍵。隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，檔案管理手段的更新和管理水平的提高，必須建立與之相應(yīng)的科學(xué)的檔案管理體系，明確職能，將各個(gè)門(mén)類(lèi)、不同載體的檔案統(tǒng)一管理，使檔案管理與企業(yè)工作同步考核、同步發(fā)展。加強(qiáng)制度建設(shè)，建立良性運(yùn)行機(jī)制是開(kāi)展企業(yè)檔案管理工作者繼續(xù)教育的關(guān)鍵和保證。首先，要建立健全繼續(xù)教育的專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)管理制度，如登記、統(tǒng)計(jì)、考核、評(píng)估、獎(jiǎng)勵(lì)制度；其次，要建立繼續(xù)教育的約束和激勵(lì)機(jī)制。約束和激勵(lì)機(jī)制可以促使檔案管理工作者產(chǎn)生緊迫感和危機(jī)感，主動(dòng)地參加定期的專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)和繼續(xù)教育，更新知識(shí)，提高檔案工作人員的科學(xué)文化水平和業(yè)務(wù)素質(zhì)，增強(qiáng)對(duì)檔案工作的事業(yè)心和責(zé)任心，從而激勵(lì)和促進(jìn)檔案工作進(jìn)一步發(fā)展，不斷適應(yīng)新時(shí)期，新形勢(shì)對(duì)檔案工作者的要求。

（三）實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案管理現(xiàn)代化

一是加強(qiáng)管理意識(shí)。檔案管理是一門(mén)專(zhuān)業(yè)性很強(qiáng)的工作，要求管理人員既要有高度的工作責(zé)任感，良好的職業(yè)道德，辦事細(xì)心的工作態(tài)度，樂(lè)于奉獻(xiàn)的工作精神，又要有扎實(shí)的檔案管理的理論知識(shí)、科技知識(shí)，尤其是運(yùn)用現(xiàn)代化科技手段和先進(jìn)的管理方法管理檔案的基本技能。因此，檔案管理要采用薪金的檔案管理軟件對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)管理，一是在整理上進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化要求，充分發(fā)揮電子檔案作用，二是研發(fā)計(jì)算機(jī)檔案軟件，使計(jì)算機(jī)對(duì)檔案工作的檢查、統(tǒng)計(jì)、分析更加簡(jiǎn)明，在編制各種專(zhuān)題資料方面更是方便準(zhǔn)確。二是掌握現(xiàn)代化管理技能，提高綜合素質(zhì)。以前，檔案材料的形成從文件的起草、修改、刪減到定稿打印、傳閱、整理、歸檔都是以手工抄寫(xiě)為主。而電子計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理中的運(yùn)用，可以系統(tǒng)地完成文件的起草、修改、刪減、檢索、打印、登記、匯集統(tǒng)計(jì)等工作，使文件的形成、運(yùn)行、轉(zhuǎn)換等各個(gè)環(huán)節(jié)與自動(dòng)化辦公銜接起來(lái)，這種現(xiàn)代化科技手段和先進(jìn)操作管理技術(shù)，都迫切需要檔案管理工作者去掌握和運(yùn)用。檔案管理數(shù)字化、信息化是信息社會(huì)對(duì)檔案工作的要求，也是檔案工作者的必然方向。所以，企業(yè)檔案管理工作者要結(jié)合自己的崗位工作，邊學(xué)習(xí)邊操作，在提高業(yè)務(wù)素質(zhì)的同時(shí)，特別要注重計(jì)算機(jī)知識(shí)、信息文化的學(xué)習(xí)掌握上，努力使自己具備信息知識(shí)和網(wǎng)絡(luò)文化的綜合型檔案管理人才。三是利用現(xiàn)代化技術(shù)，整理檔案。檔案匯集著大量的指示，也記載著豐富的信息，成為一種豐富的信息資源。但檔案的整理工作繁瑣，重復(fù)勞動(dòng)多，勞動(dòng)強(qiáng)度大。而利用計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代化手段整理檔案，則可以收到事半功倍的效果。一是人工立卷時(shí)，立卷人根據(jù)自己的理解對(duì)文件進(jìn)行分類(lèi)，盡管都仿照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，但因每個(gè)人的理解能力不同，對(duì)同一個(gè)文件有不同的分類(lèi)，因此不可避免的產(chǎn)生分類(lèi)不準(zhǔn)的現(xiàn)象，影響案卷的質(zhì)量，給利用工作帶來(lái)不便。而利用計(jì)算機(jī)模擬人工立卷，然后按類(lèi)別將屬于條目的內(nèi)容打印出來(lái)，作為以前的那種以“卷”為單位時(shí)案卷目錄這一檢索工具的替代物，也可按文件形成的先后順序排列打印，既降低了人為因素在文件歸檔工作中的影響，又發(fā)揮計(jì)算機(jī)的管理優(yōu)勢(shì)，減少了手工操作，提高了工作效率，更好的服務(wù)于社會(huì)。