圖書館開展個人和家庭檔案信息保存與服務(wù)研究

摘要：圖書館是搜集、整理、收藏圖書資料以供人閱覽、參考的機(jī)構(gòu)，在圖書館發(fā)展的過程中，開展個人和家庭檔案信息保存與服務(wù)非常重要，對個人檔案信息的保存，做好個人檔案信息的服務(wù)工作，在促進(jìn)圖書館持續(xù)健康發(fā)展中發(fā)揮著至關(guān)重要的作用?；诖?，本文從個人檔案和家庭檔案相關(guān)概念入手，主要對圖書館開展個人和家庭檔案信息保存與服務(wù)進(jìn)行分析，希望可以為圖書館的服務(wù)工作提供參考。

關(guān)鍵詞：圖書館 個人檔案 家庭檔案

在社會經(jīng)濟(jì)不斷發(fā)展的背景下，各行各業(yè)都得到了相應(yīng)的發(fā)展，圖書館為了保證健康持續(xù)發(fā)展，通過開展個人和家庭檔案信息的保存與服務(wù)工作，不僅能強(qiáng)化圖書館檔案管理團(tuán)隊的建設(shè)，還可以在一定程度上擴(kuò)展檔案工作的領(lǐng)域及檔案工作的服務(wù)范圍。本文針對圖書館開展的個人和家庭檔案的信息保存進(jìn)行深入分析，同時也對圖書館開展個人和家庭檔案信息的服務(wù)工作進(jìn)行探討，希望可以為圖書館服務(wù)工作的開展奠定良好的基礎(chǔ)。

一、個人檔案與家庭檔案概述

（一）個人檔案

個人檔案是國家機(jī)關(guān)部門、社會組織在人事管理活動中建立的個人信息。個人檔案不僅是記載個人生活經(jīng)歷的重要根據(jù)，也是辦理各項相關(guān)證明的必備條件。個人檔案是代表個人身份、資質(zhì)、學(xué)歷等方面的重要依據(jù)，具有一定的法律效力，直接影響到個人的工資待遇、社會保障及組織中的層級關(guān)系。在辦理各項相關(guān)證明時也起著重要作用，例如：求職就業(yè)、個人轉(zhuǎn)正合同、申報職稱認(rèn)定、養(yǎng)老保險的辦理等。

（二）家庭檔案

家庭檔案是指家庭及家庭中的成員在生活、學(xué)習(xí)、工作和各類活動中建立的歷史記錄，記載家庭成員在社會活動中產(chǎn)生的視頻、相片、錄音、獲獎經(jīng)歷等各種材料，也就是從家庭事務(wù)及社會活動中整理和保管起來以備日后查考使用的各種資料。家庭建檔不僅是人們從事社會工作的需要、家庭生活的需要，還是傳播精神文明的有效載體。

二、個人檔案和家庭檔案的信息保存

在圖書館發(fā)展的過程中，需要做好個人和家庭檔案的信息保存，以下對個人檔案的信息保存和家庭檔案的信息保存分別進(jìn)行介紹。

（一）個人檔案的信息保存

相關(guān)部門應(yīng)加強(qiáng)管理查閱檔案制度，管理人員在查看有關(guān)個人信息的同時，應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)章制度，要求自身和借閱者嚴(yán)格遵守閱檔規(guī)定和保密制度執(zhí)行查閱。同時，加強(qiáng)查閱者不泄露、不外宣檔案內(nèi)容，不得私自抽拿及撤換檔案，更不能擅自修改檔案資料，例如：涂抹、圈畫、破損等相關(guān)操作。對違規(guī)者根據(jù)情節(jié)輕重給予批評教育，情節(jié)嚴(yán)重者則追究其法律責(zé)任。在提高個人檔案信息保存質(zhì)量的同時，也應(yīng)加強(qiáng)檔案保存管理人員的相關(guān)職責(zé)，加強(qiáng)針對查閱、借閱、檢查、保密及收集相關(guān)材料等方面的職責(zé)約束，以保證個人信息保存的完整性、真實(shí)度以及標(biāo)準(zhǔn)化。隨著現(xiàn)代科技的飛速發(fā)展，圖書館通過信息技術(shù)建立對個人檔案管理的方式，使相關(guān)人員積極了解和掌握對電子數(shù)據(jù)庫的管理及聲像管理技術(shù)知識，應(yīng)加強(qiáng)監(jiān)督檔案查閱、借閱的力度，做到及時對檔案的更新和補(bǔ)充，還可以通過設(shè)置密碼鎖、指紋鎖等方式來提高對管理個人檔案的保密性。

（二）家庭檔案的信息保存

家庭檔案類型相對特殊，將家庭檔案進(jìn)行整理以后，還需要其家庭成員中的一員來作為此檔案的管理人員，具體保管方式如下。

1.檔案卷盒的收納位置應(yīng)集中存放在書柜中，也可以與家庭圖書或收藏品一同進(jìn)行管理，按照順序由上到下，由左到右進(jìn)行合理擺放。

2.在對家庭檔案進(jìn)行保存管理的同時，需要對保存的檔案進(jìn)行定期檢查，對沒有繼續(xù)保存價值的材料內(nèi)容，需要挑揀剔除并進(jìn)行銷毀。

3.在管理家庭檔案的過程中，應(yīng)提高相關(guān)人員的防火意識，檔案等重要文件儲存管理的位置需要遠(yuǎn)離電源等并杜絕火源，保證管理家庭檔案的安全性。

4.保存管理家庭檔案應(yīng)做好防潮措施。家庭檔案應(yīng)當(dāng)擺放于書柜或檔案柜中，將其放置于室內(nèi)通風(fēng)較好的位置，通過自然通風(fēng)進(jìn)行防潮;若存放環(huán)境相對濕度較大時，利用外界除濕工具對重要文件進(jìn)行防潮處理，如防潮劑、樟木條或者木炭等相關(guān)工具。

三、圖書館開展個人和家庭檔案信息的服務(wù)工作

通過建立個人和家庭檔案，可以樹立不忘血緣、增強(qiáng)團(tuán)結(jié)，利用檔案鞭策自己、廉潔奉公，教育子孫、樹立為人民服務(wù)的思想，還可利用檔案維護(hù)個人和家庭的合法權(quán)益，進(jìn)行科學(xué)研究和促進(jìn)家庭經(jīng)濟(jì)的發(fā)展。因此，圖書館需要做好個人和家庭檔案的相關(guān)服務(wù)工作。

（一）個人檔案信息服務(wù)工作

圖書館開展個人檔案信息的服務(wù)工作，應(yīng)強(qiáng)化檔案管理團(tuán)隊力量建設(shè)。提高對個人檔案保存、管理及借閱工作的重視。加強(qiáng)提升圖書館管理團(tuán)隊的專業(yè)水平。檔案管理員在保存、管理檔案文件的同時也應(yīng)當(dāng)樹立嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鲬B(tài)度，不僅要提升檔案保管意識，還要充分掌握和利用現(xiàn)代化管理技術(shù)。在堅持以人為本的原則下，公事公辦，加強(qiáng)自身保密意識，嚴(yán)格遵守檔案管理規(guī)章制度的標(biāo)準(zhǔn)和要求。在查閱檔案過程中不僅要滿足組織、勞動等各個方面的需求，發(fā)揮其應(yīng)盡職責(zé)，還要嚴(yán)格遵守檔案管理規(guī)章制度和規(guī)范。圖書館開展個人檔案信息服務(wù)工作的同時，要提升團(tuán)隊管理專業(yè)水平，充分利用現(xiàn)代化科技實(shí)行科學(xué)管理，從而發(fā)揮檔案保存和管理的重要作用。

現(xiàn)階段，在圖書館建設(shè)個人檔案的過程中，要保證其建設(shè)的規(guī)范性。在圖書館不斷發(fā)展進(jìn)步的背景下，相關(guān)部門已經(jīng)對個人檔案的建設(shè)提出了新的要求，并且在圖書館內(nèi)，也將個人檔案的管理工作納入了考核內(nèi)容中。因此，對于圖書館而言，需要抓住每個機(jī)遇，但是也會面對更大的挑戰(zhàn)，保證個人檔案建設(shè)的規(guī)范性。通過建設(shè)個人檔案，可以解決個人檔案保管的庫房問題，同時還可以解決階段性工作人員短缺的問題，從而保證個人檔案建設(shè)的規(guī)范性。

（二）家庭檔案信息服務(wù)工作

開展家庭檔案信息服務(wù)工作不僅擴(kuò)展了圖書館檔案工作的領(lǐng)域，還擴(kuò)大了檔案工作的服務(wù)范圍。家庭檔案不僅是家庭文化中的重要部分，也是為民生服務(wù)、為廣大群眾服務(wù)的重要內(nèi)容。圖書館開展家庭檔案信息服務(wù)工作，不僅能借鑒圖書管理的技術(shù)經(jīng)驗(yàn)，還能有效建立全新的檔案管理制度。家庭檔案喚醒了檔案工作機(jī)制，隨著家庭建檔的增多和家庭檔案數(shù)據(jù)日益增加，相關(guān)圖書館管理部門必須將家庭檔案工作重視起來。由于家庭檔案的類型相對特殊，圖書館檔案管理部門須建立全新的檔案管理制度，保證國家檔案資源建設(shè)順利開展。

在收集檔案材料的過程中，圖書館需要嚴(yán)格遵守國家相關(guān)檔案管理和保密工作的規(guī)定和要求，不斷完善圖書館的家庭檔案管理制度，認(rèn)真做好家庭管理工作的責(zé)任和職能。第一，需要根據(jù)家庭檔案管理工作的規(guī)律情況，還需要結(jié)合家庭檔案管理工作的特點(diǎn)，保證收集工作的完整性和準(zhǔn)確性，確保檔案整理的及時性。第二，主動與相關(guān)部門進(jìn)行聯(lián)系，掌握工作的公開情況，做好相關(guān)資料的收集工作。第三，對于收集的家庭檔案需要認(rèn)真進(jìn)行鑒別，在檔案內(nèi)容欠缺和手續(xù)不全的情況下，需要及時進(jìn)行補(bǔ)救。第四，對于新增的家庭檔案，需要做好審定工作，對于存在的材料缺漏現(xiàn)象，在進(jìn)行辦理的過程中，需要及時進(jìn)行補(bǔ)齊。

四、未來圖書館開展個人檔案和家庭檔案信息服務(wù)工作的對策

圖書館信息服務(wù)必將朝著電子信息化方向發(fā)展，這對圖書館信息服務(wù)而言面臨著巨大的挑戰(zhàn)。圖書館在開展個人和家庭檔案信息服務(wù)工作時，要改變傳統(tǒng)的圖書館發(fā)展模式，積極跟隨時代步伐經(jīng)營好相關(guān)信息資源，更好地為個人和家庭檔案信息服務(wù)。

如今，科學(xué)技術(shù)的廣泛應(yīng)用為圖書館增添了一定的活力，圖書館在開展個人和家庭檔案信息保存與服務(wù)方面必須充分利用科學(xué)技術(shù)，不斷降低信息處理的成本，借助互聯(lián)網(wǎng)的優(yōu)勢消除信息獲取的時空限制，不斷提高家庭及個人檔案信息的儲存能力。為了確保圖書館能夠更好地為個人和家庭檔案信息進(jìn)行服務(wù)，圖書館要以管理為主要方式，不斷加強(qiáng)信息服務(wù)規(guī)范化。對圖書館進(jìn)行現(xiàn)代化建設(shè)是提高其服務(wù)能力的基礎(chǔ)，是信息服務(wù)發(fā)展的可靠保障，不斷提高圖書館信息管理人員的整體素質(zhì)，是從業(yè)人員具有適應(yīng)經(jīng)濟(jì)時代信息化迅速發(fā)展的要求，為家庭和個人提供專業(yè)服務(wù)。在圖書館內(nèi)部可以適時引進(jìn)激勵機(jī)制，不斷優(yōu)化圖書館工作環(huán)境，促進(jìn)工作人員不斷提高自身工作能力，規(guī)范從業(yè)人員的服務(wù)行為，更好地為個人和家庭檔案信息管理服務(wù)。

五、結(jié)語

總而言之，對圖書館而言，通過開展個人檔案和家庭檔案信息的保存，以及做好個人檔案和家庭檔案信息的服務(wù)工作，需要借鑒圖書館管理的相關(guān)技術(shù)經(jīng)驗(yàn)，保證檔案管理制度的完善性，同時加強(qiáng)檔案保存管理的工作力度，做好相關(guān)檔案管理工作。

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（作者簡介：周青，男，本科，江西省圖書館，館員，研究方向：圖書館現(xiàn)代技術(shù)）

（責(zé)任編輯 葛星星）