人力資源視角下人事檔案管理模式變革趨向

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人事檔案記載著檔案所有人的個人信息，而且這類信息是真實(shí)可靠的，既可以成為人事管理的重要參考，也可以成為組織部門干部提拔的重要依據(jù)，在人力資源管理中發(fā)揮著關(guān)鍵性作用。人事檔案管理是以人事檔案作為核心，通過對人事檔案信息的收集、整理、管理、使用，實(shí)現(xiàn)人事檔案價值。從人力資源視角看，人事檔案管理也是人力資源管理的重要組成部分，對于個人和單位發(fā)展都具有重要現(xiàn)實(shí)意義。

一、人力資源視角下人事檔案管理的特殊性

1.人事檔案管理具有復(fù)雜性。人事檔案來源非常廣泛，而且涉及的內(nèi)容非常復(fù)雜，傳統(tǒng)的人事檔案管理需要對人事檔案管理信息進(jìn)行收集和整理。但隨著人事檔案管理的不斷推進(jìn)，特別是在人力資源背景下，人事檔案信息來源更為廣泛，管理的對象也更為復(fù)雜，進(jìn)一步加大了人事檔案管理的難度，同時也對人事檔案管理提出了更高要求，需要人事檔案管理工作人員具備一定的能力和素質(zhì)，才能夠應(yīng)對人事檔案管理復(fù)雜性局面。

2.人事檔案需求具有多樣性。隨著我國市場經(jīng)濟(jì)的不斷完善，對人才的劃分也更為具體，既有技術(shù)人才、管理人才，也有服務(wù)人才、創(chuàng)新人才等，而這些人才都是人事檔案管理的管理對象和服務(wù)對象。在市場經(jīng)濟(jì)背景下，人事檔案利用途徑更為多元化，利用者的需求也越來越多樣化，這就對人事檔案內(nèi)容傳遞方式、服務(wù)方式提出了更高要求，也使得人事檔案不再局限于本單位之內(nèi)，與個人生活密切聯(lián)系的人事檔案經(jīng)常會被上級組織或其他單位查閱利用。由于人事檔案需求多樣化，就需要人事檔案管理部門不斷轉(zhuǎn)變服務(wù)理念，優(yōu)化服務(wù)方式。

3.人事檔案管理具有開放性。人力資源視角下，人事檔案管理變得更為開放，原來的人事檔案神秘化、政治化程度越來越低。特別是隨著網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的不斷發(fā)展，對人事檔案管理的方式方法產(chǎn)生了深刻影響，運(yùn)用現(xiàn)代化的管理手段和方法能夠進(jìn)一步提升人事檔案管理效率，同時也擴(kuò)展了人事檔案管理的范圍，需要構(gòu)建人事檔案信息化管理平臺，以網(wǎng)絡(luò)化方式對人事檔案進(jìn)行管理，為人事檔案需求者提供多樣化服務(wù)。人事檔案管理的開放性，進(jìn)一步擴(kuò)大了人事檔案的應(yīng)用范圍。

二、人事檔案管理模式變革的趨向

1.人事檔案管理內(nèi)容日趨現(xiàn)代化。隨著我國經(jīng)濟(jì)社會不斷發(fā)展，對人事檔案管理也提出了更高要求，特別是在信息化背景下人事檔案管理內(nèi)容也日趨現(xiàn)代化、數(shù)據(jù)化。傳統(tǒng)人事檔案都以紙質(zhì)文字為主，在管理過程中不僅耗費(fèi)大量人力、物力、財力，同時也影響了人事檔案管理效率。而在信息時代，可以通過數(shù)字方式對人事檔案進(jìn)行管理，不僅避免了傳統(tǒng)書紙容易磨損的問題，同時也提升了人事檔案信息的利用效率。通過信息平臺的打造，管理者可以通過快速檢索方式對所需要的信息進(jìn)行快速尋找，同時也可以對數(shù)據(jù)庫的人事檔案信息進(jìn)行綜合開發(fā)和利用，為單位人事任免提供相應(yīng)的人事信息支持。當(dāng)前我國人事檔案管理正在向現(xiàn)代化方向發(fā)展，人事檔案管理現(xiàn)代化不僅體現(xiàn)在理念上的現(xiàn)代化，同時也體現(xiàn)在基礎(chǔ)設(shè)施和機(jī)制上的現(xiàn)代化。例如，可以通過互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)打造人事檔案管理手機(jī)APP，在APP嵌入多個管理模塊和服務(wù)模塊，相關(guān)人員就可以通過賬號和密碼登錄，在一定的權(quán)限范圍內(nèi)對人事檔案信息進(jìn)行查閱和利用。

2.人事檔案管理理念日趨人本化。人事檔案作為個人綜合信息記錄最為詳細(xì)、真實(shí)的載體，與個人生活聯(lián)系緊密，忠誠地記錄著每個人的歷史情況和現(xiàn)實(shí)表現(xiàn)，為管理者選賢任能提供了重要依據(jù)。當(dāng)前很多單位都看到了人事檔案管理的重要意義，并加大了對人事檔案管理的支持力度，同時也轉(zhuǎn)變了人事檔案管理理念，以人為本理念正成為當(dāng)前人事檔案管理的主流理念。人事檔案管理要突出服務(wù)性質(zhì)，無論是企事業(yè)單位還是各級政府組織，在人事檔案管理過程中都應(yīng)該踐行以人為本理念，加大對人事檔案管理人員的教育力度，提升人事檔案管理人員的能力和素質(zhì)，更好地開展人事檔案管理服務(wù)工作，為服務(wù)對象提供更為多元化的服務(wù)，滿足服務(wù)對象的多元化需求。

3.人事檔案管理手段日趨技術(shù)化。隨著網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的不斷發(fā)展，為人事檔案管理提供了新的平臺和手段。當(dāng)前人事檔案管理應(yīng)該充分利用網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)帶來的優(yōu)勢，結(jié)合當(dāng)前人事檔案管理的具體需求，對人事檔案管理方式和手段進(jìn)行創(chuàng)新。一方面，要對傳統(tǒng)的人事檔案管理模式進(jìn)行豐富和創(chuàng)新，引入現(xiàn)代化的技術(shù)手段，進(jìn)一步提升人事檔案管理效率，同時也要倒逼人事檔案生成部門進(jìn)行無紙化和信息化建設(shè)，進(jìn)而推動人事檔案管理工作信息化進(jìn)程。另一方面，單位主要領(lǐng)導(dǎo)要注重人事檔案管理工作，并給予人事檔案管理信息化建設(shè)一定的政策支持和資金支持，推進(jìn)人事檔案管理手段信息化、技術(shù)化，進(jìn)一步提升人事檔案管理水平。

三、推進(jìn)人事檔案管理模式變革的策略

1.樹立人事檔案現(xiàn)代化管理理念。一是強(qiáng)化管理意識。單位主要領(lǐng)導(dǎo)要充分認(rèn)識到人事檔案管理現(xiàn)代化的重要意義，同時要明確人事檔案是一項(xiàng)專業(yè)化程度高、內(nèi)容復(fù)雜、責(zé)任重大的服務(wù)工作，只有主要領(lǐng)導(dǎo)在思想上對人事檔案管理加以重視，才能夠?yàn)槿耸聶n案管理模式創(chuàng)新提供更大的支持和幫助，才能更好地結(jié)合人事檔案管理出現(xiàn)的問題出謀劃策，為人事檔案管理現(xiàn)代化指明方向。二是樹立信息化意識。信息時代的人事檔案管理應(yīng)主動與信息技術(shù)進(jìn)行結(jié)合，對傳統(tǒng)的人事檔案管理模式加以創(chuàng)新，通過人事檔案管理模式變革，進(jìn)一步提升人事檔案管理服務(wù)效率，實(shí)現(xiàn)人事檔案自身價值，同時也確保人事檔案管理能夠適應(yīng)時代化發(fā)展需求，能夠?yàn)楦嗟娜耸聶n案需求者提供多樣化服務(wù)。

2.搭建人事檔案信息化管理平臺。要結(jié)合當(dāng)前人事檔案管理具體需求搭建人事檔案信息化管理平臺，充分利用網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)、大數(shù)據(jù)技術(shù)、云計算技術(shù)搭建人事檔案數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)人事檔案管理數(shù)字化、信息化、網(wǎng)絡(luò)化、智能化。通過人事檔案信息化管理平臺的搭建，能夠更好地實(shí)現(xiàn)人事檔案信息的收集、整理、分類、保存和利用。以人事檔案信息化管理平臺作為橋梁，還能夠加深與其他部門的聯(lián)系，主動宣傳人事檔案工作開展的重要意義，爭取其他部門的支持。同時通過人事檔案信息化管理平臺的搭建，也能夠有效提升人事檔案管理效率，節(jié)省人力、物力、財力投入，真正實(shí)現(xiàn)人事檔案管理工作效率最大化。