事業(yè)單位人事檔案管理策略

□郎 虎

隨著我國市場經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，行政體制改革不斷深化，作為社會(huì)公共管理機(jī)構(gòu)的事業(yè)單位職責(zé)發(fā)生了一些改變，對(duì)此，我國事業(yè)單位正在改革當(dāng)中。為促使事業(yè)單位的順利轉(zhuǎn)型并實(shí)現(xiàn)良好發(fā)展，十分有必要以人才為依托，做好人事檔案管理工作，這份工作不僅是事業(yè)單位當(dāng)中一個(gè)重要組成部分，同時(shí)還可以在很大程度上幫助事業(yè)單位適當(dāng)改進(jìn)人事制度。所以，對(duì)于事業(yè)單位而言，應(yīng)該充分發(fā)揮檔案管理工作的自身優(yōu)勢，還要能夠結(jié)合一些真實(shí)信息來進(jìn)一步完善人員分配機(jī)制的具體方案，通過這些可以為事業(yè)單位建立一個(gè)更加良好的管理環(huán)境，進(jìn)而在一定程度上促進(jìn)事業(yè)單位的正常運(yùn)行。

一、事業(yè)單位人事檔案管理的重要作用

1.人事檔案分析基礎(chǔ)性作用。在事業(yè)單位選拔、招聘人才的時(shí)候，往往會(huì)先從員工的自身狀況開始著手，進(jìn)一步開展相關(guān)工作。同時(shí)也會(huì)對(duì)其人事檔案進(jìn)行分析，一般情況下都是為探究該人員之前的工作表現(xiàn)狀況，以便可以綜合分析員工的素質(zhì)與能力，看其是否與崗位相適應(yīng)。事業(yè)單位如果可以按照這些步驟來進(jìn)行，就可以更加科學(xué)合理地聘用各方面人才。

2.在決策工作中人事檔案具備的價(jià)值。在事業(yè)單位運(yùn)營過程中，應(yīng)該先從績效、員工考核等多個(gè)方面來開展。一般情況下，在對(duì)人事檔案進(jìn)行管理時(shí)，事業(yè)單位都會(huì)充分結(jié)合每一位職工的工作業(yè)績對(duì)他們來評(píng)價(jià)，通過這種方式就可以促進(jìn)事業(yè)單位決策的科學(xué)合理性以及嚴(yán)格規(guī)范性。就事業(yè)單位人事檔案本身而言，它一般都會(huì)記錄員工不同工作時(shí)期的表現(xiàn)，其中包括工作內(nèi)容的變更以及信息變化等方面，尤其是在當(dāng)前對(duì)單位干部進(jìn)行選拔的過程中，這樣更有助于獲取更多的準(zhǔn)確數(shù)據(jù)。

3.人事檔案在職工成長中具備的作用。對(duì)于一個(gè)事業(yè)單位而言，要想進(jìn)一步穩(wěn)定自身發(fā)展，他們需要更加具體了解每一位職工的實(shí)際工作狀況，進(jìn)而能夠充分尋找職工的自身優(yōu)勢，只要做到這些，就能夠培養(yǎng)出更多優(yōu)秀的職工，促使事業(yè)單位的良好持續(xù)發(fā)展。因此，事業(yè)單位必須重視人事檔案管理工作，這樣在應(yīng)用人事檔案的過程中，能夠?qū)挝粌?nèi)部的人力資源進(jìn)行適當(dāng)優(yōu)化和完善，了解員工的優(yōu)勢與價(jià)值所在，從而將其安排在與之能力相符的工作上，做到人盡其用，進(jìn)而不僅能夠?qū)崿F(xiàn)人力資源信息的共享，還可以促進(jìn)事業(yè)單位的所有工作更加順利地開展下去。

二、事業(yè)單位人事檔案管理的基本策略

1.對(duì)人事檔案管理體系加以改進(jìn)。當(dāng)前，事業(yè)單位人事制度的改革工作正在不斷深入發(fā)展，但仍然存在一些工作人員流動(dòng)較大的現(xiàn)象，對(duì)于這些狀況，如果仍然采取以往的管理體系和制度，就會(huì)很難促使流動(dòng)人員檔案管理更加科學(xué)化、合理化，這樣還可能會(huì)更加容易出現(xiàn)棄檔的狀況。所以，對(duì)于一個(gè)事業(yè)單位而言，他們應(yīng)該完善檔案管理方式，并且能夠結(jié)合社會(huì)資源適當(dāng)緩解工作人員壓力，從而使他們能夠更加合理地運(yùn)用人事檔案，為制訂人才資源方案提供積極良好的幫助。

2.加大人事檔案工作的信息化建設(shè)力度。目前，在人事檔案管理過程中，應(yīng)全面落實(shí)信息化技術(shù)，制定完善的人事檔案管理信息化體系，這個(gè)方式也可進(jìn)一步解決人事檔案管理的質(zhì)量問題。第一，在事業(yè)單位中，應(yīng)該在人事檔案管理部門適當(dāng)配備一些軟硬件器材，比如，計(jì)算機(jī)、管理軟件以及掃描儀等多個(gè)不同設(shè)備，這些設(shè)備都可以將圖片或文字形式逐漸轉(zhuǎn)化為數(shù)字形式，這樣就進(jìn)一步達(dá)到紙質(zhì)和電子格式互相儲(chǔ)存的目標(biāo)，在很大程度上提高歸檔工作效率。除此之外，還需結(jié)合一些相關(guān)的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，進(jìn)一步改善人事檔案管理工作內(nèi)容，從而為社會(huì)提供更加優(yōu)秀的檔案信息服務(wù)，這樣就可以在很大程度上解決人事檔案工作的質(zhì)量問題，促進(jìn)相關(guān)工作可以更加穩(wěn)定的發(fā)展和進(jìn)步。

3.凸顯人事檔案管理的工作職能。在一個(gè)事業(yè)單位中，需要充分發(fā)揮人事檔案管理職能等各方面的作用。比如，首先可以從事業(yè)單位的真實(shí)運(yùn)行狀況著手，逐漸建立一個(gè)符合實(shí)際情況的檔案管理體系，并且能夠進(jìn)行定期管理，從而可以更加有效地落實(shí)各項(xiàng)措施。其次，可以適當(dāng)提升檔案管理工作的方便性，并且能夠充分結(jié)合一些比較基本的使用需求以及實(shí)際特征來對(duì)其加以管理，合理劃分檔案要點(diǎn)，為查詢數(shù)據(jù)提供多方面的參考和依據(jù)。充分發(fā)揮檔案管理的作用，為人員獲取方案提供更加全面化的服務(wù)，保證檔案信息更加具有準(zhǔn)確性。能夠?qū)n案進(jìn)行有效處理，嚴(yán)格審核事業(yè)單位當(dāng)中所包含的一些檔案資料。

4.對(duì)檔案功能進(jìn)行改善和優(yōu)化。對(duì)于人事檔案管理工作本身而言，它可以保證檔案中的信息更加全面、動(dòng)態(tài)。對(duì)此，在一個(gè)事業(yè)單位中，他們需要將檔案本身所具備的功能進(jìn)行一系列改進(jìn)和升級(jí)。首先，能夠重點(diǎn)了解和掌握檔案中各個(gè)環(huán)節(jié)和過程，并且將相關(guān)內(nèi)容保存下來。其次，適當(dāng)延伸和豐富檔案的具體含義，并且可以適當(dāng)增加養(yǎng)老保險(xiǎn)與醫(yī)療保險(xiǎn)等多個(gè)方面的內(nèi)容。除此之外，還需要充分加強(qiáng)工作業(yè)績的分析力度，從而保證在一定程度上滿足單位對(duì)各方面人才所提出的不同需求。

5.相關(guān)人員需要加大對(duì)檔案工作的認(rèn)知力度。在一個(gè)事業(yè)單位中，領(lǐng)導(dǎo)人員必須做到以身作則，能夠?qū)θ耸聶n案管理工作更加重視。除此之外，他們還需要建立一個(gè)比較專業(yè)化的管理團(tuán)隊(duì)，主要任務(wù)就是對(duì)單位人事檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督，能夠及時(shí)發(fā)現(xiàn)其中存在的問題。最后，能夠?qū)θ耸聶n案工作進(jìn)行定量化考核和測試，這樣可以促使工作項(xiàng)目更加規(guī)范化。

6.增強(qiáng)事業(yè)單位檔案材料收集的主動(dòng)性和準(zhǔn)確性。將相關(guān)材料集中收集，保證檔案資料的實(shí)效性。目前，隨著社會(huì)、經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，單位職工個(gè)人檔案中所記錄的信息也會(huì)發(fā)生一定程度的變化，這樣就可能使檔案收集的內(nèi)容時(shí)刻處于一種動(dòng)態(tài)變化之中。然而，當(dāng)前開展檔案管理工作的重點(diǎn)，就是應(yīng)該采取什么途徑使檔案信息與職工真實(shí)狀況之間的關(guān)系更加貼近。對(duì)此，工作人員應(yīng)該對(duì)職工自身發(fā)展以及平時(shí)工作狀況進(jìn)行動(dòng)態(tài)化的了解，能夠?qū)⑾嚓P(guān)信息整合在一起。同時(shí)還需了解各個(gè)部門之間存在的一些聯(lián)系，始終堅(jiān)持以積極認(rèn)真的心態(tài)來收集資料，不能夠只在原地等待，而應(yīng)該更加積極主動(dòng)地走出去，到各個(gè)不同部門去收集資料，保證資料本身的準(zhǔn)確性。

三、結(jié)語

總之，在當(dāng)前事業(yè)單位中，應(yīng)建立一種現(xiàn)代化人事檔案管理措施和具體方案，這可以在很大程度上提升職工自身的管理水平以及工作效率。根據(jù)目前的發(fā)展現(xiàn)狀，在事業(yè)單位檔案管理工作當(dāng)中仍然存在著一部分的問題，比如相關(guān)工作人員沒有全面了解檔案管理中的重點(diǎn)、自身的管理能力比較弱等，因此，本文就事業(yè)單位人事檔案管理所發(fā)揮的重要作用以及其中出現(xiàn)的問題提出一些相應(yīng)的對(duì)策，以便可以為事業(yè)單位人事檔案管理更加規(guī)范提供參考。