新時(shí)期人事檔案開發(fā)及利用策略

□歐振宇

人事檔案是在管理活動(dòng)中形成的，主要是對(duì)公民個(gè)人經(jīng)歷、學(xué)歷、思想品德、社會(huì)關(guān)系、工作狀況以及獎(jiǎng)勵(lì)等方面的原始記錄，具有重要的參考、依據(jù)和憑證作用。長(zhǎng)期以來(lái)，人事檔案一直是由人工進(jìn)行管理，耗時(shí)耗力，還容易出錯(cuò)。新時(shí)代背景下，隨著社會(huì)的發(fā)展與需要、人才競(jìng)爭(zhēng)的加劇、數(shù)字化時(shí)代的到來(lái)，我國(guó)對(duì)檔案管理工作也提出了新的要求，做好人事檔案的開發(fā)與利用工作，有利于促進(jìn)人才的培養(yǎng)與開發(fā)，加強(qiáng)人才高效配置與優(yōu)質(zhì)發(fā)展，提高國(guó)家的綜合競(jìng)爭(zhēng)力。

一、新時(shí)期人事檔案開發(fā)及利用的意義

1.為人事工作決策提供科學(xué)依據(jù)。人事檔案信息資源是開展人事工作的前提，人事檔案是對(duì)個(gè)人情況進(jìn)行全面的綜合性記錄。進(jìn)行人事檔案的開發(fā)與利用，有助于用人單位全面了解一個(gè)人的德行與才能，并且通過(guò)對(duì)個(gè)人以往的學(xué)習(xí)與工作經(jīng)歷以及所取得的成績(jī)的了解，對(duì)個(gè)人進(jìn)行更合理科學(xué)的評(píng)價(jià)，在進(jìn)行人事任命決策時(shí)，也可以判斷其是否符合崗位的需求，能否高效實(shí)現(xiàn)人事崗位匹配。目前我國(guó)正處于高速發(fā)展時(shí)期，我國(guó)的發(fā)展同各專業(yè)高素質(zhì)人才息息相關(guān)，要想建立一批高素質(zhì)、先進(jìn)性的人才隊(duì)伍，也需要開發(fā)與利用人事檔案信息資源。所以，人事檔案資源的開發(fā)及利用為人事工作提供了科學(xué)、可靠的信息資源，實(shí)現(xiàn)單位管理水平的提升。

2.實(shí)現(xiàn)人才資源的優(yōu)化配置。隨著互聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來(lái)，對(duì)信息數(shù)據(jù)的挖掘顯得尤其重要，進(jìn)行人事檔案的開發(fā)與利用，有利于從大量的檔案信息數(shù)據(jù)中發(fā)現(xiàn)人才的關(guān)鍵信息。人事檔案中記錄了很多個(gè)人相關(guān)的信息，能夠從品德、才能、成績(jī)、發(fā)展等方面反映一個(gè)人的綜合情況，而不同的崗位需要不同的人才，開發(fā)利用這些信息資源，可以選擇出高素質(zhì)、專業(yè)性的人才，然后有針對(duì)性地進(jìn)行工作人員的配置與培養(yǎng)，為他們提供更好的發(fā)展平臺(tái)與發(fā)展空間，最終達(dá)到人才資源優(yōu)化配置的目標(biāo)。

3.有利于推動(dòng)人事檔案工作發(fā)展。近些年來(lái)，社會(huì)信息化進(jìn)程加快，信息資源成為人類社會(huì)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的重要戰(zhàn)略資源，人事檔案作為個(gè)人成長(zhǎng)信息記錄的重要載體，在人力資源管理中的地位越來(lái)越突出。人事檔案信息資源的開發(fā)與利用是人事檔案工作的重要內(nèi)容，只有充分開發(fā)與利用人事檔案才能將其價(jià)值真正發(fā)揮出來(lái)，更好地服務(wù)用人單位、服務(wù)國(guó)家經(jīng)濟(jì)。人事檔案的信息化管理主要以計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為主，改變了人事信息傳統(tǒng)的存儲(chǔ)、傳輸與保管方式，為人事檔案提供了更加全面的信息，還可以避免出現(xiàn)信息丟失的情況，這對(duì)促進(jìn)人事檔案工作發(fā)展起到至關(guān)重要的作用。

二、人事檔案開發(fā)及利用工作中存在的問(wèn)題

1.人事檔案開發(fā)利用意識(shí)淡薄。人事檔案雖然在人事管理上發(fā)揮著重要的作用，但是由于檔案管理工作比較繁雜，并且無(wú)法在短時(shí)間內(nèi)做出明顯的成績(jī)，導(dǎo)致很多單位對(duì)人事檔案的重視程度不高。人事檔案開發(fā)利用的成果無(wú)法預(yù)計(jì)與衡量，尤其是與業(yè)務(wù)部門相比較，所以在人事檔案開發(fā)及利用上缺乏主動(dòng)思考、主動(dòng)作為、創(chuàng)新不足等情況，不求有功但求無(wú)過(guò)是當(dāng)下很多單位人事檔案管理的現(xiàn)狀。

2.現(xiàn)代管理技術(shù)未能深層次運(yùn)用。目前，雖然在人事檔案的硬件上已經(jīng)不斷推進(jìn)數(shù)字化建設(shè)，然而在某些具體的工作中依然采用傳統(tǒng)的人工手動(dòng)操作方式，工作方式?jīng)]有實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化的轉(zhuǎn)變，現(xiàn)在管理技術(shù)沒有得到深層次的運(yùn)用。大多數(shù)的人事檔案管理工作僅僅是把紙質(zhì)檔案由原來(lái)的鐵皮柜導(dǎo)進(jìn)加密的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，簡(jiǎn)單進(jìn)行人事檔案基本信息的錄入，信息更新不及時(shí)，無(wú)法動(dòng)態(tài)反映個(gè)人的信息。

3.人事檔案管理制度不完善。很多用人單位對(duì)于人事檔案管理極不重視，缺少制度層面的約束。比如，缺少專門的人事檔案管理科室或者是人事檔案管理人員，有些單位還會(huì)將人事檔案與其他種類的檔案混在一起進(jìn)行管理，職責(zé)分工不明確。同時(shí)，在人事檔案的資料收集、歸檔、檢索、查閱過(guò)程中沒有制定配套的制度，使人事檔案的管理缺少科學(xué)性與安全性，沒有形成完善統(tǒng)一的人事檔案管理體系。

三、新時(shí)期人事檔案開發(fā)及利用策略

1.轉(zhuǎn)變思想，加強(qiáng)人事檔案開發(fā)及利用意識(shí)。要想加強(qiáng)對(duì)人事檔案開發(fā)及利用，首先要從思想上改變個(gè)人與社會(huì)對(duì)人事檔案的認(rèn)識(shí)，加強(qiáng)對(duì)檔案開發(fā)利用重要性的宣傳，有利于從業(yè)人員轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)落后的思想觀念，促使個(gè)人重視人事檔案并積極利用人事檔案，營(yíng)造合理開發(fā)與利用人事檔案的良好氛圍。同時(shí)，進(jìn)行開發(fā)及利用理念的轉(zhuǎn)變，推陳出新，與時(shí)俱進(jìn)，在人事檔案開發(fā)及利用中采用新理念、新思路，滿足當(dāng)前用人單位的需要，滿足經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展的需要。

2.加大投入，推動(dòng)人事檔案信息化建設(shè)。新時(shí)期，人事檔案的信息化建設(shè)是進(jìn)行檔案資源開發(fā)及利用的前提條件，建立電子檔案、完善人事檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，有利于進(jìn)行資源的整合與分析。目前，各單位要加強(qiáng)資金與人力的投入，充足的資金可以保證信息化建設(shè)對(duì)硬件與軟件的需要，也能保證后期的運(yùn)行與維護(hù)。專業(yè)人才的培養(yǎng)與招募是檔案信息化建設(shè)必不可少的條件，強(qiáng)化隊(duì)伍建設(shè)，才能將現(xiàn)代管理技術(shù)充分運(yùn)用到人事檔案的開發(fā)及利用中去。目前很多單位都有專門的人力資源系統(tǒng)，員工的教育經(jīng)歷、工作經(jīng)歷、獎(jiǎng)懲情況、家庭情況等都詳細(xì)記錄在系統(tǒng)內(nèi)，員工可以自行查詢與修改，做到人事檔案資源的自動(dòng)采集，人力資源部門可以根據(jù)采集到的信息進(jìn)行有效整理，為后期的崗位安排、個(gè)人評(píng)價(jià)、績(jī)效評(píng)定等提供科學(xué)的依據(jù)。總之，人事檔案信息化建設(shè)完善了檔案信息的采集、歸納、更新等過(guò)程，為檔案動(dòng)態(tài)管理提供了良好的優(yōu)化途徑。

3.完善制度，健全人事檔案開發(fā)及利用機(jī)制。要想人事檔案開發(fā)及利用取得更好成果，就應(yīng)當(dāng)建立完善的人事檔案管理制度，這是新時(shí)期對(duì)人才管理的基本要求，缺乏完善的制度容易導(dǎo)致人事檔案無(wú)法發(fā)揮出真正的價(jià)值。健全人事檔案開發(fā)及利用機(jī)制對(duì)于加強(qiáng)人事檔案信息資源的開發(fā)與利用具有顯著的推動(dòng)作用。人事檔案工作要適應(yīng)現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展的需要，要運(yùn)用現(xiàn)代化的管理技術(shù)與管理手段去進(jìn)行人事檔案的管理，實(shí)現(xiàn)人事檔案資源開發(fā)與利用效率的最大化，最大限度地為企業(yè)提供優(yōu)質(zhì)的檔案信息服務(wù)，提升工作效率與工作質(zhì)量。