大數(shù)據(jù)時代對國企檔案管理工作的啟發(fā)初探

陳祚

（瀘州市興瀘投資集團有限公司，四川 瀘州 646000）

大數(shù)據(jù)是龐大的數(shù)據(jù)信息量，數(shù)據(jù)信息處理軟件類型增多，要求計算機處理系統(tǒng)快速完成大量數(shù)據(jù)傳送，體現(xiàn)數(shù)據(jù)信息運轉(zhuǎn)的高速性。大數(shù)據(jù)技術(shù)廣泛應(yīng)用于各行業(yè)領(lǐng)域。大數(shù)據(jù)技術(shù)是新興的信息技術(shù)，目前對大數(shù)據(jù)的定義尚未統(tǒng)一明確，美國馬卡錫公司將大數(shù)據(jù)技術(shù)定義為集合收集管理能力的智慧型數(shù)據(jù)庫。2013 年互聯(lián)網(wǎng)+理念提出，我國跨入大數(shù)據(jù)時代。大數(shù)據(jù)技術(shù)發(fā)展對各行業(yè)領(lǐng)域產(chǎn)生了深刻的影響，提高了人們的生產(chǎn)工作效率，改善生活方式，對國企檔案管理工作發(fā)展帶來了新的機遇。同時對國企檔案管理人員職業(yè)技能提出新的要求，檔案管理工作是國企管理的重要內(nèi)容，研究大數(shù)據(jù)技術(shù)對國企檔案管理工作對改善檔案管理效果，促進(jìn)企業(yè)穩(wěn)定持續(xù)發(fā)展具有重要意義。

一、大數(shù)據(jù)時代對國企檔案管理的啟示

檔案記錄國企發(fā)展中的管理技術(shù)等方面的內(nèi)容。檔案記錄企業(yè)生產(chǎn)技術(shù)活動的歷史進(jìn)程，管理工作是國企發(fā)展中的重要工作，是維護國企經(jīng)濟利益與歷史面貌的基礎(chǔ)工作。隨著我國國企改革加快，國企傳統(tǒng)檔案管理方式無法適應(yīng)企業(yè)發(fā)展需求，無法適應(yīng)新形勢下市場經(jīng)濟對企業(yè)發(fā)展的要求。創(chuàng)新檔案管理工作成為國企檔案管理的重要課題[1]。

大數(shù)據(jù)時代是高度信息化的時代，在無紙化辦公下大量電子文件在網(wǎng)絡(luò)上形成，使得以往企業(yè)檔案工作難題得以解決。檔案工作者如何促使檔案工作跟上外部環(huán)境變化，使檔案工作邁入大數(shù)據(jù)時代，是大數(shù)據(jù)時代對國企檔案工作的啟示。要求實現(xiàn)文件材料即時歸檔，實現(xiàn)檔案大數(shù)據(jù)深度開發(fā)。國企檔案工作獲得檔案行政部門的支持，檔案工作建立了完整的體系，但存在文件資料遺失情況，由于部分材料無法補齊，對檔案后期利用產(chǎn)生一定影響。大數(shù)據(jù)涉及資料量規(guī)模大無法通過主流軟件在一定時間內(nèi)處理，成為幫助企業(yè)經(jīng)營決策的資訊。大數(shù)據(jù)具有體量巨大，處理速度快等特征。檔案數(shù)據(jù)是大數(shù)據(jù)的一種，具有大量、高速等特征，檔案大數(shù)據(jù)是產(chǎn)生于企業(yè)的大數(shù)據(jù)，企業(yè)可以通過分析檔案大數(shù)據(jù)對某些特定事件發(fā)展預(yù)測，成為企業(yè)經(jīng)營管理活動的參考依據(jù)。

大數(shù)據(jù)時代發(fā)展為國企檔案管理工作發(fā)展提供了良好機遇，一些企業(yè)開始對檔案管理工作方式創(chuàng)新。應(yīng)用新的管理方式實現(xiàn)企業(yè)檔案管理工作信息化建設(shè)，但部分企業(yè)檔案機構(gòu)對檔案管理信息化建設(shè)盲目，對檔案管理信息化建設(shè)目的認(rèn)識不夠深刻，忽視對檔案信息資源的開發(fā)利用。企業(yè)檔案管理人員必須具備較高的知識層次，吸收優(yōu)秀的檔案管理人才，適應(yīng)新社會經(jīng)濟環(huán)境下企業(yè)檔案管理的要求。

二、大數(shù)據(jù)時代對國企檔案管理工作的影響

大數(shù)據(jù)背景下，大數(shù)據(jù)技術(shù)滲透到各行業(yè)領(lǐng)域，在互聯(lián)網(wǎng)信息發(fā)達(dá)時代，大數(shù)據(jù)技術(shù)引進(jìn)要求國企檔案管理工作適應(yīng)無紙化辦公環(huán)境，實現(xiàn)國企檔案管理工作良性轉(zhuǎn)變。大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用下，國企檔案管理工作變化體現(xiàn)在文件材料管理工作轉(zhuǎn)變，檔案管理人員角色變化，檔案數(shù)據(jù)信息內(nèi)容深度開發(fā)[2]。

大數(shù)據(jù)時代到來解決企業(yè)檔案工作不少難題，但同時帶來系列新的難題。對檔案管理工作產(chǎn)生很大的影響，首先是檔案數(shù)據(jù)安全問題。檔案數(shù)據(jù)安全包括存儲與利用安全，存在安全可以定期對檔案數(shù)據(jù)復(fù)制備份，檔案利用安全更加復(fù)雜，在網(wǎng)絡(luò)監(jiān)控嚴(yán)重形勢下，要防止檔案數(shù)據(jù)失竊，做好檔案數(shù)據(jù)保護是大數(shù)據(jù)時代檔案工作的重要內(nèi)容。

檔案數(shù)據(jù)整合分析需要相應(yīng)技術(shù)支撐，目前檔案管理系統(tǒng)采用技術(shù)手段不能滿足檔案管理需求，對檔案信息資源整合不夠，解決技術(shù)問題才能保證大數(shù)據(jù)檔案工作有效開展。當(dāng)前國企管理中通過分析檔案大數(shù)據(jù)對可能發(fā)生某些特定事件預(yù)測，為企業(yè)管理經(jīng)營決策提供參考。傳統(tǒng)國企檔案管理工作人員為保管者，負(fù)責(zé)檔案歸檔收集整理，提供利用相關(guān)服務(wù)，但大數(shù)據(jù)時代下檔案工作人員角色發(fā)生變化。要轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔⒅R管理者，檔案工作人員必須學(xué)習(xí)掌握更多信息化知識，必須提升其業(yè)務(wù)能力，打破傳統(tǒng)思維限制，滿足工作新要求。

三、大數(shù)據(jù)時代對國企檔案管理人員的要求

大數(shù)據(jù)時代國企檔案管理工作方式對象有所變化，管理人員必須迎合大數(shù)據(jù)技術(shù)發(fā)展，創(chuàng)新改進(jìn)傳統(tǒng)檔案管理工作方式，適應(yīng)大數(shù)據(jù)技術(shù)發(fā)展對國企檔案管理的要求。大數(shù)據(jù)時下國企檔案管理人員需要具備大數(shù)據(jù)分析能力，具備大數(shù)據(jù)挖掘能力。

國企檔案大數(shù)據(jù)分析面向國企用戶，要求檔案管理人員具備大數(shù)據(jù)分析能力，數(shù)據(jù)質(zhì)量層面需要快速有效應(yīng)對國企海量檔案數(shù)據(jù)內(nèi)容，大數(shù)據(jù)時代國企檔案管理引入可視化分析內(nèi)容，是針對性的大數(shù)據(jù)分析模式。要求檔案管理人員能對檔案分類計算，解析檔案固有零散數(shù)據(jù)內(nèi)容，更好的對數(shù)據(jù)內(nèi)容預(yù)測處理，確保國企檔案完整性。

國企檔案管理中，工作人員需要具備數(shù)據(jù)挖掘能力，從海量大數(shù)據(jù)檔案庫挖掘出有價值的信息知識內(nèi)容，由于大數(shù)據(jù)呈現(xiàn)隨機性等特征，其具備很高的潛在應(yīng)用價值，國企檔案管理人員應(yīng)學(xué)會挖掘檔案數(shù)據(jù)庫文本數(shù)據(jù)，懂得如何抽取信息文本，展開知識信息訪問，撰寫數(shù)據(jù)信息報告等。檔案管理人員應(yīng)具備更強的檔案管理安全意識，國企檔案管理風(fēng)險包括社會風(fēng)險，財務(wù)風(fēng)險，市場風(fēng)險等。發(fā)現(xiàn)潛在于檔案內(nèi)容中的風(fēng)險因素，采取有效的預(yù)防處理措施確保國企檔案管理工作長久安全。

結(jié)語

大數(shù)據(jù)時代豐富了國企檔案管理形式，但同時帶來了諸多挑戰(zhàn)。需要國企檔案管理人員積極轉(zhuǎn)變工作思路方法，深入思考提升檔案管理人員素質(zhì)有效方法，改進(jìn)國企檔案管理中的不足，促進(jìn)國企檔案管理水平提升，保證國企經(jīng)營管理穩(wěn)定發(fā)展。